Gedeelde inboxsoftware creëert een samenwerkingsomgeving waarin teams samen e-mails kunnen afhandelen. Deze tools kunnen meerdere e-mailaccounts consolideren in één inbox, waardoor het e-mailbeheer wordt vereenvoudigd. Bedrijven hebben doorgaans een hoofd-e-mailaccount voor vragen of klantenservice, toegankelijk voor verschillende medewerkers, maar zonder mogelijkheden voor gezamenlijke respons. Gedeelde inbox-oplossingen pakken dit aan door een platform te bieden waar teams gezamenlijk kunnen reageren op externe vragen, waarbij gebruik wordt gemaakt van crowdsourced kennis en in-app-communicatie. Daarnaast bieden ze tools voor het bouwen van workflows en taken rond e-mailvragen. Deze gedeelde inboxen halen e-mails uit accounts van leveranciers van e-mailsoftware, waardoor gezamenlijke discussie en reactie mogelijk wordt. Ze functioneren vaak als op zichzelf staande oplossingen die kunnen worden geïntegreerd met CRM-software, waardoor een naadloos overzicht van klantinteracties wordt gegarandeerd. Integratie met taakbeheersoftware is ook gebruikelijk, waardoor gebruikers eenvoudig taken kunnen maken die verband houden met e-mail of ticketing.