O software de caixa de entrada compartilhada cria um ambiente colaborativo para as equipes lidarem com e-mails juntas. Essas ferramentas podem consolidar várias contas de e-mail em uma caixa de entrada, simplificando o gerenciamento de e-mail. Normalmente, as empresas têm uma conta de e-mail principal para consultas ou atendimento ao cliente, acessível a vários funcionários, mas sem recursos de resposta colaborativa. As soluções de caixa de entrada compartilhada resolvem isso fornecendo uma plataforma onde as equipes podem responder em conjunto a consultas externas, aproveitando o conhecimento de crowdsourcing e a comunicação no aplicativo. Além disso, eles oferecem ferramentas para criar fluxos de trabalho e tarefas em torno de consultas por e-mail. Essas caixas de entrada compartilhadas extraem e-mails de contas fornecidas por fornecedores de software de e-mail, permitindo discussões e respostas colaborativas. Muitas vezes funcionam como soluções independentes que podem ser integradas ao software CRM, garantindo um registro contínuo das interações com os clientes. A integração com software de gerenciamento de tarefas também é comum, permitindo aos usuários criar facilmente tarefas relacionadas a e-mail ou emissão de tickets.