Gemeinsam genutzte Posteingangssoftware schafft eine kollaborative Umgebung, in der Teams E-Mails gemeinsam bearbeiten können. Diese Tools können mehrere E-Mail-Konten in einem Posteingang konsolidieren und so die E-Mail-Verwaltung vereinfachen. In der Regel verfügen Unternehmen über ein Haupt-E-Mail-Konto für Anfragen oder den Kundenservice, auf das verschiedene Mitarbeiter zugreifen können, es jedoch an Möglichkeiten zur gemeinsamen Beantwortung mangelt. Shared-Inbox-Lösungen lösen dieses Problem, indem sie eine Plattform bieten, auf der Teams gemeinsam auf externe Anfragen reagieren und dabei Crowdsourcing-Wissen und In-App-Kommunikation nutzen können. Darüber hinaus bieten sie Tools zum Aufbau von Arbeitsabläufen und Aufgaben rund um E-Mail-Anfragen. Diese gemeinsamen Posteingänge rufen E-Mails von Konten ab, die von E-Mail-Softwareanbietern bereitgestellt werden, und ermöglichen so gemeinsame Diskussionen und Antworten. Sie fungieren häufig als eigenständige Lösungen, die in CRM-Software integriert werden können und so eine nahtlose Aufzeichnung der Kundeninteraktionen gewährleisten. Auch die Integration mit Aufgabenverwaltungssoftware ist üblich, sodass Benutzer problemlos Aufgaben im Zusammenhang mit E-Mail oder Ticketing erstellen können.
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