Il software di posta in arrivo condiviso crea un ambiente collaborativo in cui i team possono gestire insieme le e-mail. Questi strumenti possono consolidare più account di posta elettronica in un'unica casella di posta, semplificando la gestione della posta elettronica. In genere, le aziende dispongono di un account di posta elettronica principale per richieste o assistenza clienti, accessibile da vari dipendenti ma privo di capacità di risposta collaborativa. Le soluzioni di posta in arrivo condivise risolvono questo problema fornendo una piattaforma in cui i team possono rispondere congiuntamente a richieste esterne, sfruttando la conoscenza del crowdsourcing e la comunicazione in-app. Inoltre, offrono strumenti per creare flussi di lavoro e attività relative alle richieste di posta elettronica. Queste caselle di posta condivise estraggono e-mail da account forniti dai fornitori di software di posta elettronica, consentendo discussioni e risposte collaborative. Spesso funzionano come soluzioni autonome che possono integrarsi con il software CRM, garantendo una registrazione continua delle interazioni con i clienti. È comune anche l'integrazione con il software di gestione delle attività, che consente agli utenti di creare facilmente attività relative alla posta elettronica o all'emissione di ticket.
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