Le logiciel de boîte de réception partagée crée un environnement collaboratif permettant aux équipes de gérer ensemble les e-mails. Ces outils peuvent consolider plusieurs comptes de messagerie dans une seule boîte de réception, simplifiant ainsi la gestion des e-mails. En règle générale, les entreprises disposent d'un compte de messagerie principal pour les demandes de renseignements ou le service client, accessible par différents employés mais dépourvu de capacités de réponse collaborative. Les solutions de boîte de réception partagée répondent à ce problème en fournissant une plate-forme sur laquelle les équipes peuvent répondre conjointement aux demandes externes, en tirant parti des connaissances issues du crowdsourcing et de la communication dans l'application. De plus, ils offrent des outils pour créer des flux de travail et des tâches autour des demandes de renseignements par courrier électronique. Ces boîtes de réception partagées extraient les e-mails des comptes fournis par les fournisseurs de logiciels de messagerie, permettant ainsi des discussions et des réponses collaboratives. Ils fonctionnent souvent comme des solutions autonomes pouvant s'intégrer au logiciel CRM, garantissant ainsi un enregistrement transparent des interactions avec les clients. L'intégration avec un logiciel de gestion de tâches est également courante, permettant aux utilisateurs de créer facilement des tâches liées au courrier électronique ou à la billetterie.