Việc sử dụng nhiều tài khoản cho cùng một ứng dụng hiện đã trở nên phổ biến trong công việc và đời sống hằng ngày. Bạn có thể có các tài khoản Gmail riêng cho công việc và thư cá nhân, nhiều không gian làm việc trên Slack, vài hồ sơ mạng xã hội hoặc tài khoản riêng cho từng khách hàng mà bạn quản lý.
Để sử dụng các tài khoản cùng lúc mà không phải đăng xuất, mỗi tài khoản cần có phiên đăng nhập riêng. Một số ứng dụng có sẵn tính năng chuyển đổi tài khoản. Nếu không, bạn có thể dùng cửa sổ riêng tư, các trình duyệt hoặc hồ sơ trình duyệt khác nhau, hay một công cụ quản lý nhiều tài khoản như WebCatalog Desktop. Công cụ này lưu từng tài khoản trong một hồ sơ riêng, duy trì trạng thái đăng nhập.
Vì sao một trình duyệt có thể gây trở ngại
Hầu hết ứng dụng web ghi nhớ một tài khoản đã đăng nhập trên mỗi trình duyệt thông qua cookie. Khi đăng nhập vào tài khoản thứ hai trên cùng trình duyệt, bạn thường sẽ thay thế phiên đăng nhập đầu tiên. Điều đó đồng nghĩa với việc phải nhập thêm mật khẩu, nhận thêm mã xác thực hai yếu tố và tăng nguy cơ gửi tin nhắn từ nhầm tài khoản. Giải pháp là giữ phiên đăng nhập của từng tài khoản riêng biệt.
Các cách phổ biến để sử dụng nhiều tài khoản
1. Dùng tính năng chuyển đổi tài khoản có sẵn trong ứng dụng
Một số dịch vụ cho phép bạn thêm nhiều tài khoản và chuyển đổi giữa chúng ngay trong ứng dụng. Ví dụ, menu tài khoản của Google cho phép duy trì trạng thái đăng nhập của nhiều tài khoản cùng lúc (xem cách quản lý nhiều tài khoản Gmail), còn Slack cho phép bạn chuyển đổi giữa các không gian làm việc mà mình đã đăng nhập (xem cách quản lý nhiều tài khoản Slack).
Cách này rất tiện khi được hỗ trợ, nhưng không phải lúc nào cũng cho phép bạn làm việc đồng thời trên hai tài khoản. Mức độ hỗ trợ cũng khác nhau giữa các ứng dụng, và thông báo từ nhiều tài khoản có thể khó phân biệt.
2. Mở cửa sổ ẩn danh hoặc riêng tư
Cửa sổ riêng tư tạo một phiên tạm thời tách biệt với cửa sổ trình duyệt chính. Bạn có thể dùng cửa sổ này để đăng nhập vào tài khoản thứ hai mà không cần đăng xuất khỏi tài khoản đầu tiên.
Tuy nhiên, phiên đăng nhập thường sẽ biến mất khi bạn đóng cửa sổ riêng tư. Lần mở tiếp theo, bạn có thể phải đăng nhập và hoàn tất xác thực hai yếu tố một lần nữa. Duyệt web riêng tư phù hợp để truy cập tạm thời, nhưng không lý tưởng cho các tài khoản bạn sử dụng hằng ngày.
3. Dùng các trình duyệt khác nhau
Bạn có thể dùng một tài khoản trên Chrome, tài khoản khác trên Firefox và tài khoản thứ ba trên Edge.
Cách này tạo ra các phiên riêng biệt, nhưng sẽ khó quản lý khi số lượng tài khoản tăng lên. Ứng dụng, dấu trang, tiện ích mở rộng và thông báo của bạn cũng bị phân tán trên nhiều trình duyệt.
4. Tạo các hồ sơ trình duyệt riêng biệt
Hồ sơ trình duyệt giữ cookie và phiên đăng nhập tách biệt. Ví dụ, bạn có thể tạo một hồ sơ Chrome cho công việc và một hồ sơ khác cho mục đích cá nhân.
Đây là lựa chọn thiết thực khi bạn chỉ có một vài nhóm danh tính chính. Tuy nhiên, việc chuyển đổi toàn bộ hồ sơ trình duyệt có thể hơi bất tiện nếu bạn chỉ muốn mở thêm một tài khoản Gmail, Slack hoặc WhatsApp.
5. Dùng công cụ quản lý nhiều tài khoản như WebCatalog Desktop
WebCatalog Desktop biến ứng dụng web thành ứng dụng máy tính, mở trong cửa sổ riêng với biểu tượng trên Dock hoặc thanh tác vụ. Tính năng hồ sơ giữ cookie, phiên đăng nhập và dữ liệu duyệt web riêng biệt, nhờ đó bạn có thể duy trì trạng thái đăng nhập cùng lúc cho nhiều tài khoản của cùng một ứng dụng.
- Tải WebCatalog Desktop cho macOS, Windows hoặc Linux, rồi thêm các ứng dụng bạn sử dụng.
- Mở WebCatalog Desktop và vào Hồ sơ.
- Chọn Thêm hồ sơ, sau đó đặt tên dễ nhận biết, chẳng hạn như “Công việc” hoặc “Khách hàng A”.
- Mở ứng dụng bằng hồ sơ đó và đăng nhập vào tài khoản tương ứng.
- Lặp lại cho từng tài khoản bổ sung.
Bạn chỉ cần đăng nhập một lần cho mỗi hồ sơ và tài khoản sẽ vẫn sẵn sàng vào lần mở ứng dụng tiếp theo. Có thể dùng lại một hồ sơ cho nhiều ứng dụng, vì vậy hồ sơ Khách hàng A có thể lưu thông tin đăng nhập Gmail, Slack và các dịch vụ khác của khách hàng đó. Bài viết trợ giúp về hồ sơ hướng dẫn cách chỉnh sửa và xóa hồ sơ.
Sắp xếp các tài khoản liên quan bằng không gian
Nếu bạn quản lý nhiều ứng dụng lẫn nhiều tài khoản, không gian giúp nhóm chúng theo khách hàng, dự án, doanh nghiệp hoặc khía cạnh trong cuộc sống. Mỗi không gian mở trong một cửa sổ riêng và có thể chứa các không gian con.
Ví dụ, một công ty dịch vụ có thể tạo:
- Không gian Khách hàng A: Gmail, Slack, Instagram và Shopify, mỗi ứng dụng được mở bằng hồ sơ Khách hàng A
- Không gian Khách hàng B: Gmail, Microsoft Teams, LinkedIn và bảng điều khiển phân tích, mỗi ứng dụng được mở bằng hồ sơ Khách hàng B
Sau đó, bạn có thể mở đúng không gian thay vì phải tìm giữa các ứng dụng không liên quan. Không gian giúp sắp xếp ứng dụng; còn hồ sơ mới là thứ giữ riêng thông tin đăng nhập của từng khách hàng.
Mẹo thiết thực để quản lý nhiều tài khoản an toàn
Đặt tên hồ sơ rõ ràng
Nếu có thể, hãy tránh các tên như “Tài khoản 1” và “Tài khoản 2”. Dùng nhãn cho biết ngay mục đích, khách hàng, khu vực hoặc tổ chức gắn với tài khoản.
Tạo điểm khác biệt trực quan giữa các tài khoản
Gán màu sắc, biểu tượng hoặc ảnh hồ sơ khác nhau cho những tài khoản có giao diện tương tự. Sự khác biệt về hình ảnh đặc biệt hữu ích khi bạn mở nhiều cửa sổ cùng lúc.
Kiểm tra tài khoản đang hoạt động trước khi đăng nội dung
Trước khi gửi email, đăng bài, thay đổi chiến dịch quảng cáo hoặc cập nhật cài đặt cửa hàng, hãy xác nhận tài khoản nào đang hoạt động.
Các phiên riêng biệt giúp giảm nhầm lẫn giữa các tài khoản, nhưng không thể ngăn chặn mọi sai sót do con người.
Bảo vệ các tài khoản nhạy cảm
Dùng mật khẩu riêng cho từng tài khoản và bật xác thực hai yếu tố ở mọi nơi có thể. Nếu người khác có thể sử dụng máy tính của bạn, hãy khóa màn hình khi rời khỏi máy.
Tuân thủ chính sách tài khoản của từng dịch vụ
Việc tách biệt phiên đăng nhập nhằm giúp quy trình sử dụng nhiều tài khoản hợp pháp trở nên dễ dàng hơn. Điều này không thay thế các quy định của những trang web bạn sử dụng.
Một số nền tảng giới hạn số lượng tài khoản mà một người có thể vận hành hoặc hạn chế một số hình thức tự động hóa và hoạt động thương mại. Hãy luôn xem lại các chính sách liên quan của nền tảng.
Sử dụng nhiều tài khoản mà không phải liên tục chuyển đổi
Hãy dùng tính năng chuyển đổi tài khoản của ứng dụng nếu tính năng đó đáp ứng nhu cầu của bạn. Với những tài khoản bạn mở hằng ngày, hãy tạo một phiên đăng nhập duy trì riêng cho từng tài khoản: tải WebCatalog Desktop và tạo hồ sơ cho mỗi tài khoản.
