Việc sử dụng nhiều hơn một tài khoản cho cùng một ứng dụng hiện đã trở thành một phần bình thường của công việc và cuộc sống hằng ngày. Bạn có thể có các tài khoản Gmail riêng cho công việc và tin nhắn cá nhân, nhiều không gian làm việc Slack, nhiều hồ sơ mạng xã hội hoặc các tài khoản khác nhau cho từng khách hàng mà bạn quản lý.
Vấn đề là hầu hết ứng dụng web được thiết kế xoay quanh một tài khoản đang hoạt động tại một thời điểm. Để truy cập tài khoản khác, bạn thường phải đăng xuất, chọn hồ sơ trình duyệt khác, mở cửa sổ ẩn danh hoặc nhập lại thông tin đăng nhập.
Có một cách đơn giản hơn. Bằng cách giữ mỗi tài khoản trong một phiên riêng biệt, bạn có thể duy trì đăng nhập vào nhiều tài khoản và mở ngay tài khoản mình cần.
Vì sao việc sử dụng nhiều tài khoản trở nên phiền phức
Quản lý hai tài khoản có thể nghe không khó. Nhưng khi bạn lặp lại cùng một quy trình đăng xuất và đăng nhập suốt cả ngày, nó nhanh chóng trở nên gián đoạn.
Các vấn đề thường gặp gồm:
- Mất vị trí đang làm dở khi đăng xuất
- Nhập lại mật khẩu và mã xác thực hai yếu tố
- Mở nhiều trình duyệt hoặc cửa sổ ẩn danh
- Gửi tin nhắn từ nhầm tài khoản
- Lẫn lộn thông báo cá nhân và công việc
- Quên hồ sơ trình duyệt nào chứa thông tin đăng nhập nào
- Đóng cửa sổ ẩn danh và mất phiên làm việc
Những vấn đề này càng dễ nhận thấy hơn đối với freelancer, người quản lý mạng xã hội, nhóm hỗ trợ khách hàng, nhà phát triển và các agency quản lý tài khoản cho nhiều khách hàng.
Vấn đề thực sự không nằm ở số lượng tài khoản. Mà là các phiên đăng nhập của chúng đang dùng chung — hoặc cạnh tranh với nhau trong — cùng một môi trường trình duyệt.
Các cách phổ biến để sử dụng nhiều tài khoản
- Sử dụng trình chuyển đổi tài khoản tích hợp của ứng dụng
Một số dịch vụ cho phép bạn thêm nhiều tài khoản và chuyển đổi giữa chúng ngay trong ứng dụng.
Điều này thuận tiện khi có sẵn, nhưng không phải lúc nào cũng cho phép bạn làm việc với hai tài khoản song song. Mức độ hỗ trợ cũng khác nhau giữa các ứng dụng, và thông báo từ các tài khoản khác nhau có thể trở nên khó phân biệt.
- Mở cửa sổ ẩn danh hoặc riêng tư
Cửa sổ riêng tư tạo một phiên tạm thời tách biệt với cửa sổ trình duyệt chính của bạn. Bạn có thể dùng nó để đăng nhập vào tài khoản thứ hai mà không cần đăng xuất khỏi tài khoản đầu tiên.
Tuy nhiên, phiên này thường biến mất khi bạn đóng cửa sổ riêng tư. Lần sau khi mở lại, bạn có thể phải đăng nhập và hoàn tất xác thực hai yếu tố một lần nữa.
Duyệt web riêng tư phù hợp để truy cập tạm thời, nhưng không lý tưởng cho các tài khoản bạn sử dụng mỗi ngày.
- Sử dụng các trình duyệt khác nhau
Bạn có thể giữ một tài khoản trong Chrome, một tài khoản khác trong Firefox và tài khoản thứ ba trong Edge.
Cách này tạo các phiên riêng biệt, nhưng sẽ trở nên khó quản lý khi số lượng tài khoản tăng lên. Ứng dụng, dấu trang, tiện ích mở rộng và thông báo của bạn cũng bị phân tán trên nhiều trình duyệt.
- Tạo các hồ sơ trình duyệt riêng biệt
Hồ sơ trình duyệt có thể giữ cookie và phiên đăng nhập tách biệt. Ví dụ, bạn có thể tạo một hồ sơ Chrome cho công việc và một hồ sơ khác cho mục đích cá nhân.
Đây là lựa chọn thiết thực khi bạn chỉ có một vài danh tính lớn. Tuy nhiên, việc chuyển đổi toàn bộ hồ sơ trình duyệt có thể gây cảm giác quá mức khi bạn chỉ muốn mở tài khoản Gmail, Slack, WhatsApp hoặc Instagram thứ hai.
- Cấp cho mỗi tài khoản một hồ sơ ứng dụng riêng biệt
Một trình quản lý đa tài khoản chuyên dụng giữ mỗi tài khoản trong một phiên riêng biệt, ổn định. Bạn đăng nhập một lần, đặt cho tài khoản một tên dễ nhận biết và mở lại bất cứ khi nào cần.
Cách tiếp cận này kết hợp sự tách biệt của hồ sơ trình duyệt với sự tiện lợi của các ứng dụng máy tính để bàn riêng lẻ.
Sắp xếp các tài khoản liên quan bằng Spaces
Nếu bạn quản lý nhiều ứng dụng cũng như nhiều tài khoản, các hồ sơ riêng lẻ chỉ là một phần của giải pháp.
Spaces trong WebCatalog cho phép bạn nhóm các ứng dụng và tài khoản theo khách hàng, dự án, doanh nghiệp hoặc lĩnh vực trong cuộc sống.
Ví dụ, một agency có thể tạo:
- Space Khách hàng A
- Gmail Khách hàng A
- Slack Khách hàng A
- Instagram Khách hàng A
- Shopify Khách hàng A
- Space Khách hàng B
- Gmail Khách hàng B
- Teams Khách hàng B
- LinkedIn Khách hàng B
- Bảng điều khiển phân tích của Khách hàng B
Sau đó, bạn có thể mở space phù hợp thay vì tìm kiếm trong các tài khoản không liên quan. Mỗi space có cửa sổ, ứng dụng và thông tin đăng nhập riêng, giúp ngăn công việc của khách hàng hoặc dự án này bị lẫn với khách hàng hoặc dự án khác.
##Mẹo thực tế để quản lý nhiều tài khoản an toàn
Sử dụng tên hồ sơ rõ ràng
Tránh sử dụng các tên như “Tài khoản 1” và “Tài khoản 2” nếu có thể. Hãy dùng nhãn thể hiện ngay mục đích, khách hàng, khu vực hoặc tổ chức liên quan đến tài khoản.
Tạo khác biệt trực quan cho các tài khoản
Gán màu sắc, biểu tượng hoặc ảnh hồ sơ khác nhau cho các tài khoản có giao diện tương tự. Những khác biệt trực quan đặc biệt hữu ích khi bạn mở nhiều cửa sổ cùng lúc.
Kiểm tra tài khoản đang hoạt động trước khi đăng
Trước khi gửi email, đăng bài, thay đổi chiến dịch quảng cáo hoặc cập nhật cài đặt cửa hàng, hãy xác nhận tài khoản nào đang hoạt động.
Các phiên riêng biệt giúp giảm nhầm lẫn tài khoản, nhưng không thể ngăn mọi lỗi do con người.
Bảo vệ các tài khoản nhạy cảm
Sử dụng mật khẩu riêng biệt và bật xác thực hai yếu tố bất cứ khi nào có thể. Nếu người khác có thể truy cập máy tính của bạn, hãy cân nhắc sử dụng tính năng khóa ứng dụng hoặc các tính năng bảo mật của hệ điều hành.
Tuân thủ chính sách tài khoản của từng dịch vụ
Việc tách biệt phiên được thiết kế để giúp các quy trình làm việc đa tài khoản hợp pháp trở nên dễ dàng hơn. Nó không thay thế các quy tắc của những trang web bạn sử dụng.
Một số nền tảng giới hạn số lượng tài khoản mà một người có thể vận hành hoặc hạn chế một số hình thức tự động hóa và hoạt động thương mại. Hãy luôn xem lại các chính sách của nền tảng liên quan.
Ai hưởng lợi từ thiết lập đa tài khoản?
Thiết lập tài khoản riêng biệt, ổn định đặc biệt hữu ích cho:
-
Freelancer: Tách các công cụ cá nhân khỏi tài khoản khách hàng.
-
Agency: Tạo nhóm ứng dụng và tài khoản nhất quán cho từng khách hàng.
-
Người quản lý mạng xã hội: Giữ các hồ sơ thương hiệu luôn sẵn sàng mà không cần đăng nhập lại nhiều lần.
-
Nhóm hỗ trợ khách hàng: Theo dõi nhiều hộp thư đến hoặc không gian làm việc.
-
Người vận hành thương mại điện tử: Quản lý nhiều cửa hàng và tài khoản theo khu vực.
-
Nhà phát triển và nhóm QA: Mở riêng các môi trường phát triển, staging và production.
-
Người làm việc từ xa: Tránh để tài khoản công ty và cá nhân bị lẫn lộn.
-
Học sinh, sinh viên và nhà giáo dục: Tách danh tính trường học khỏi các dịch vụ cá nhân.
Ngay cả khi bạn chỉ quản lý một tài khoản công việc và một tài khoản cá nhân, việc giữ các phiên của chúng tách biệt cũng có thể giúp ngày làm việc của bạn trở nên ngăn nắp hơn nhiều.
Nhiều tài khoản mà không phải chuyển đổi tài khoản liên tục
Bạn không cần dành cả ngày để đăng xuất, mở cửa sổ riêng tư hoặc nhớ trình duyệt nào chứa từng tài khoản.
Điều quan trọng là cấp cho mỗi tài khoản một phiên ổn định riêng. Khi mỗi tài khoản có hồ sơ riêng, tài khoản đó có thể luôn duy trì trạng thái đăng nhập và sẵn sàng bất cứ khi nào bạn cần.
WebCatalog tập hợp các tài khoản này dưới dạng các ứng dụng máy tính để bàn chuyên dụng và cho phép bạn sắp xếp các công cụ liên quan vào các space. Thay vì phải thiết lập lại mọi thứ mỗi sáng, bạn có thể mở đúng tài khoản — hoặc toàn bộ không gian làm việc của khách hàng — chỉ với một cú nhấp chuột. Tìm hiểu thêm
Tải WebCatalog Desktop và tạo thiết lập đa tài khoản đầu tiên của bạn.