Sử dụng nhiều tài khoản cho cùng một ứng dụng giờ đây đã trở thành điều bình thường trong công việc và cuộc sống hằng ngày. Bạn có thể có các tài khoản Gmail riêng cho công việc và thư từ cá nhân, nhiều không gian làm việc Slack, một số hồ sơ mạng xã hội hoặc các tài khoản khác nhau cho từng khách hàng mà bạn quản lý.
Vấn đề là hầu hết các ứng dụng web được thiết kế để chỉ có một tài khoản hoạt động tại một thời điểm. Để truy cập tài khoản khác, bạn thường phải đăng xuất, chọn hồ sơ trình duyệt khác, mở cửa sổ ẩn danh hoặc nhập lại thông tin đăng nhập.
Có một cách đơn giản hơn. Bằng cách giữ mỗi tài khoản trong một phiên riêng biệt, bạn có thể duy trì đăng nhập nhiều tài khoản và mở ngay tài khoản mình cần.
Vì sao việc sử dụng nhiều tài khoản trở nên phiền toái
Quản lý hai tài khoản nghe có vẻ không khó. Nhưng khi phải lặp đi lặp lại quy trình đăng xuất rồi đăng nhập suốt cả ngày, công việc của bạn sẽ nhanh chóng bị gián đoạn.
Các vấn đề thường gặp bao gồm:
- Mất vị trí đang làm việc khi đăng xuất
- Phải nhập lại mật khẩu và mã xác thực hai yếu tố
- Phải mở nhiều trình duyệt hoặc cửa sổ ẩn danh
- Gửi tin nhắn từ nhầm tài khoản
- Lẫn lộn thông báo cá nhân và công việc
- Quên hồ sơ trình duyệt nào chứa thông tin đăng nhập nào
- Đóng cửa sổ ẩn danh và mất phiên đăng nhập
Những vấn đề này càng rõ rệt hơn đối với người làm việc tự do, người quản lý mạng xã hội, nhóm hỗ trợ khách hàng, nhà phát triển và các công ty dịch vụ quản lý tài khoản cho nhiều khách hàng.
Vấn đề thực sự không nằm ở số lượng tài khoản, mà ở việc các phiên đăng nhập của chúng đang dùng chung — hoặc tranh chấp — cùng một môi trường trình duyệt.
Những cách phổ biến để sử dụng nhiều tài khoản
- Sử dụng tính năng chuyển đổi tài khoản tích hợp của ứng dụng
Một số dịch vụ cho phép bạn thêm nhiều tài khoản và chuyển đổi giữa chúng ngay trong ứng dụng.
Tính năng này rất tiện lợi khi có sẵn, nhưng không phải lúc nào cũng cho phép bạn làm việc song song trên hai tài khoản. Mức độ hỗ trợ cũng khác nhau giữa các ứng dụng, và thông báo từ các tài khoản khác nhau có thể trở nên khó phân biệt.
- Mở cửa sổ ẩn danh hoặc riêng tư
Cửa sổ riêng tư tạo một phiên tạm thời, tách biệt với cửa sổ trình duyệt chính. Bạn có thể dùng cửa sổ này để đăng nhập tài khoản thứ hai mà không cần đăng xuất khỏi tài khoản đầu tiên.
Tuy nhiên, phiên này thường biến mất khi bạn đóng cửa sổ riêng tư. Bạn có thể phải đăng nhập và hoàn tất xác thực hai yếu tố một lần nữa vào lần mở tiếp theo.
Duyệt web riêng tư phù hợp với nhu cầu truy cập tạm thời, nhưng không lý tưởng cho những tài khoản bạn sử dụng hằng ngày.
- Sử dụng các trình duyệt khác nhau
Bạn có thể giữ một tài khoản trong Chrome, tài khoản khác trong Firefox và tài khoản thứ ba trong Edge.
Cách này tạo ra các phiên riêng biệt, nhưng sẽ khó quản lý khi số lượng tài khoản tăng lên. Ứng dụng, dấu trang, tiện ích mở rộng và thông báo của bạn cũng bị phân tán trên nhiều trình duyệt.
- Tạo các hồ sơ trình duyệt riêng biệt
Hồ sơ trình duyệt có thể tách riêng cookie và các phiên đăng nhập. Ví dụ, bạn có thể tạo một hồ sơ Chrome cho công việc và một hồ sơ khác cho mục đích cá nhân.
Đây là lựa chọn thiết thực khi bạn chỉ cần một vài hồ sơ cho các vai trò chính. Tuy nhiên, việc chuyển đổi toàn bộ hồ sơ trình duyệt có thể khá rườm rà khi bạn chỉ muốn mở tài khoản Gmail, Slack, WhatsApp hoặc Instagram thứ hai.
- Tạo hồ sơ ứng dụng riêng biệt cho từng tài khoản
Một công cụ quản lý nhiều tài khoản chuyên dụng giữ mỗi tài khoản trong một phiên riêng biệt và được duy trì lâu dài. Bạn chỉ cần đăng nhập một lần, đặt tên dễ nhận biết cho tài khoản và mở lại bất cứ khi nào cần.
Cách tiếp cận này kết hợp khả năng tách biệt của hồ sơ trình duyệt với sự tiện lợi của các ứng dụng máy tính riêng lẻ.
Sắp xếp các tài khoản liên quan bằng không gian
Nếu bạn quản lý nhiều ứng dụng cùng với nhiều tài khoản, các hồ sơ riêng lẻ mới chỉ là một phần của giải pháp.
Không gian trong WebCatalog cho phép bạn nhóm các ứng dụng và tài khoản theo khách hàng, dự án, doanh nghiệp hoặc từng lĩnh vực trong cuộc sống.
Ví dụ, một công ty dịch vụ có thể tạo:
- Không gian Khách hàng A
- Gmail của Khách hàng A
- Slack của Khách hàng A
- Instagram của Khách hàng A
- Shopify của Khách hàng A
- Không gian Khách hàng B
- Gmail của Khách hàng B
- Teams của Khách hàng B
- LinkedIn của Khách hàng B
- Bảng điều khiển phân tích của Khách hàng B
Sau đó, bạn có thể mở không gian phù hợp thay vì tìm kiếm giữa những tài khoản không liên quan. Mỗi không gian có cửa sổ, ứng dụng và thông tin đăng nhập riêng, giúp tránh lẫn lộn công việc giữa các khách hàng hoặc dự án.
Mẹo thiết thực để quản lý nhiều tài khoản an toàn
Đặt tên hồ sơ rõ ràng
Nếu có thể, hãy tránh những tên như “Tài khoản 1” và “Tài khoản 2”. Hãy dùng tên giúp bạn nhận biết ngay mục đích, khách hàng, khu vực hoặc tổ chức gắn với tài khoản.
Tạo sự khác biệt trực quan giữa các tài khoản
Gán màu sắc, biểu tượng hoặc ảnh hồ sơ khác nhau cho những tài khoản có giao diện tương tự. Sự khác biệt trực quan đặc biệt hữu ích khi bạn mở nhiều cửa sổ cùng lúc.
Kiểm tra tài khoản đang hoạt động trước khi đăng nội dung
Trước khi gửi email, đăng bài, thay đổi chiến dịch quảng cáo hoặc cập nhật cài đặt cửa hàng, hãy xác nhận tài khoản nào đang hoạt động.
Các phiên riêng biệt giúp giảm nhầm lẫn tài khoản, nhưng không thể ngăn chặn mọi sai sót của con người.
Bảo vệ các tài khoản nhạy cảm
Sử dụng mật khẩu riêng cho từng tài khoản và bật xác thực hai yếu tố bất cứ khi nào có thể. Nếu người khác có thể truy cập máy tính của bạn, hãy cân nhắc sử dụng tính năng khóa ứng dụng hoặc các tính năng bảo mật của hệ điều hành.
Tuân thủ chính sách tài khoản của từng dịch vụ
Việc tách biệt các phiên được thiết kế để giúp quy trình làm việc hợp lệ với nhiều tài khoản trở nên dễ dàng hơn. Điều này không có nghĩa là bạn được phép bỏ qua quy định của các trang web mình sử dụng.
Một số nền tảng giới hạn số lượng tài khoản mà một người có thể vận hành hoặc hạn chế một số hình thức tự động hóa và hoạt động thương mại. Hãy luôn xem kỹ các chính sách liên quan của nền tảng.
Ai được hưởng lợi từ việc thiết lập nhiều tài khoản?
Việc thiết lập các tài khoản với phiên riêng biệt, được duy trì lâu dài đặc biệt hữu ích cho:
-
Người làm việc tự do: Tách biệt công cụ cá nhân khỏi tài khoản của khách hàng.
-
Công ty dịch vụ: Tạo một nhóm ứng dụng và tài khoản nhất quán cho từng khách hàng.
-
Người quản lý mạng xã hội: Giữ các hồ sơ thương hiệu luôn sẵn sàng mà không phải đăng nhập nhiều lần.
-
Nhóm hỗ trợ khách hàng: Theo dõi nhiều hộp thư đến hoặc không gian làm việc.
-
Người vận hành thương mại điện tử: Quản lý nhiều cửa hàng và tài khoản theo khu vực.
-
Nhà phát triển và nhóm đảm bảo chất lượng (QA): Mở riêng các môi trường phát triển, tiền sản xuất và sản xuất.
-
Người làm việc từ xa: Tránh lẫn lộn tài khoản công ty và tài khoản cá nhân.
-
Học sinh, sinh viên và nhà giáo: Tách biệt tài khoản trường học khỏi các dịch vụ cá nhân.
Ngay cả khi bạn chỉ quản lý một tài khoản công việc và một tài khoản cá nhân, việc tách riêng các phiên cũng có thể giúp ngày làm việc của bạn ngăn nắp hơn nhiều.
Sử dụng nhiều tài khoản mà không phải liên tục chuyển đổi
Bạn không cần dành cả ngày để đăng xuất, mở cửa sổ riêng tư hoặc ghi nhớ tài khoản nào nằm trong trình duyệt nào.
Điều quan trọng là mỗi tài khoản cần có một phiên riêng được duy trì lâu dài. Khi mỗi tài khoản có một hồ sơ riêng biệt, tài khoản đó có thể duy trì trạng thái đăng nhập và luôn sẵn sàng bất cứ khi nào bạn cần.
WebCatalog tập hợp các tài khoản này thành những ứng dụng máy tính riêng và cho phép bạn sắp xếp các công cụ liên quan vào từng không gian. Thay vì thiết lập lại mọi thứ mỗi sáng, bạn có thể mở đúng tài khoản — hoặc toàn bộ không gian làm việc của một khách hàng — chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Tải WebCatalog Desktop và tạo bộ tài khoản đầu tiên của bạn.
