Một hộp thư cá nhân, một địa chỉ email công việc và một tài khoản cho dự án phụ đều có thể cùng được sử dụng trên một máy tính. Thách thức là làm sao để dễ dàng nhận biết từng tài khoản khi bạn trả lời thư, mở tài liệu hoặc kiểm tra lời mời họp.
Bạn có thể quản lý nhiều tài khoản Gmail thông qua trình chuyển đổi tài khoản của Google, các hồ sơ trình duyệt riêng biệt hoặc một không gian làm việc trên máy tính như WebCatalog. Google đã hỗ trợ chuyển đổi giữa các tài khoản đã đăng nhập mà không cần đăng xuất. WebCatalog bổ sung một cách khác để tổ chức công việc đó: truy cập ứng dụng riêng, các hồ sơ tách biệt và không gian dành cho những công cụ liên quan.
Dưới đây là cách chọn một phương án thiết lập và tận dụng nó trong suốt ngày làm việc.
Chọn cách bạn muốn tổ chức các tài khoản Gmail
Hãy bắt đầu từ tác vụ gây nhiều bất tiện nhất.
| Nhu cầu chính của bạn | Phương án khởi đầu phù hợp |
|---|---|
| Thỉnh thoảng kiểm tra hộp thư thứ hai | Trình chuyển đổi tài khoản của Google |
| Tách biệt việc duyệt web cho công việc và cá nhân trên nhiều trang web | Hồ sơ trình duyệt |
| Truy cập các tài khoản Gmail cùng những ứng dụng bạn dùng cho từng dự án | WebCatalog Desktop |
| Gộp thư đến vào một hộp thư | Một phương án hợp nhất email riêng |
Giữ cho các tài khoản dễ truy cập và gộp thư của chúng là hai yêu cầu khác nhau. Cách thiết lập dưới đây giữ mỗi hộp thư Gmail trong tài khoản riêng, phù hợp khi bạn cần tách biệt danh tính, các cuộc trao đổi với khách hàng và quy trình hằng ngày.
Sử dụng trình chuyển đổi tài khoản Google để thiết lập đơn giản
Nếu chỉ thỉnh thoảng chuyển đổi, hãy bắt đầu bằng menu tài khoản có sẵn của Gmail:
- Đăng nhập vào Gmail trên máy tính.
- Chọn ảnh hồ sơ hoặc chữ cái đầu tên bạn ở góc trên bên phải.
- Chọn Thêm tài khoản và hoàn tất đăng nhập vào tài khoản thứ hai.
- Mở lại menu đó bất cứ khi nào bạn muốn chọn tài khoản khác.
Các bước này dựa trên hướng dẫn của Google về việc sử dụng nhiều tài khoản.
Cách này phù hợp khi bạn có ít hộp thư và có thể nhanh chóng nhận biết từng địa chỉ. Hãy tạo thói quen kiểm tra địa chỉ đang hoạt động trước khi soạn thư mới.
Google cũng giải thích rằng tài khoản đăng nhập đầu tiên thường là tài khoản mặc định. Một số dịch vụ của Google có thể áp dụng cài đặt của tài khoản đó khi chưa xác định rõ tài khoản bạn muốn dùng. Nếu một liên kết đưa bạn đến tài khoản Google không như mong đợi, hãy kiểm tra danh tính đang hoạt động trước khi thay đổi bất cứ điều gì.
Sử dụng hồ sơ trình duyệt để tách biệt toàn diện hơn
Hồ sơ trình duyệt hữu ích khi một tài khoản email gắn với cả một môi trường duyệt web. Bạn có thể muốn giữ dấu trang công việc, mật khẩu đã lưu và lịch sử duyệt web tách biệt với môi trường cá nhân.
Trong Chrome, mở menu hồ sơ của trình duyệt, chọn Thêm hồ sơ Chrome, rồi chọn tên và giao diện dễ nhận biết. Đăng nhập vào tài khoản Gmail phù hợp trong hồ sơ đó. Lặp lại cho danh tính còn lại. Google có tài liệu hướng dẫn cách tạo và chuyển đổi hồ sơ Chrome.
Hãy chọn những tên mô tả mục đích sử dụng, chẳng hạn như “Cá nhân” và “Studio”. Tên hồ sơ “Hồ sơ 2” không giúp ích nhiều khi bạn mở nhiều cửa sổ.
Hồ sơ trình duyệt là lựa chọn hợp lý khi bạn muốn có các môi trường duyệt web riêng biệt. Nếu công việc hằng ngày của bạn xoay quanh việc mở đi mở lại cùng những ứng dụng và tài khoản, WebCatalog cung cấp một cách sắp xếp trực tiếp hơn.
Quản lý nhiều tài khoản Gmail bằng WebCatalog
Ứng dụng Gmail trên máy tính của WebCatalog mang đến cho Gmail một cửa sổ riêng và một vị trí trên Dock hoặc thanh tác vụ. Bạn tiếp tục sử dụng giao diện web của Gmail, đồng thời lựa chọn cách đưa các tài khoản vào quy trình làm việc trên máy tính.
Cách thiết lập hữu ích nhất bắt đầu bằng những hồ sơ có tên rõ ràng và chỉ mở rộng khi bạn cần tổ chức chi tiết hơn.
1. Thêm Gmail vào máy tính
Tải WebCatalog Desktop, cài đặt và đăng nhập vào tài khoản WebCatalog của bạn. Tìm Gmail trong danh mục và thêm dưới dạng ứng dụng trên máy tính.
Mở Gmail một lần để xác nhận bạn đang truy cập đúng dịch vụ mong muốn. Tài khoản WebCatalog dùng để quản lý thiết lập WebCatalog; bạn vẫn cần đăng nhập riêng vào tài khoản Google muốn sử dụng.
2. Tạo hồ sơ cho từng danh tính Google
Trong WebCatalog, vào Hồ sơ, chọn Thêm hồ sơ rồi nhập tên mô tả. Mở Gmail bằng hồ sơ đó và làm theo các lời nhắc đăng nhập của Google.
Lặp lại cho các tài khoản khác. Ví dụ: tạo “Cá nhân”, “Công việc” và “Khách hàng A”. Chọn một gói WebCatalog đáp ứng số lượng ứng dụng, hồ sơ và không gian trong thiết lập dự kiến của bạn. Hướng dẫn về hồ sơ của WebCatalog cũng giải thích cách dùng lại một hồ sơ trên nhiều ứng dụng máy tính.
Để tách biệt rõ ràng, hãy dùng một danh tính Google trong mỗi hồ sơ. Nhờ đó, tên hồ sơ trở thành dấu hiệu đáng tin cậy để nhận biết hộp thư bạn định mở.
3. Xác định mục đích cụ thể cho từng tài khoản
Trước khi thêm một hồ sơ khác, hãy quyết định những gì nên thuộc về hồ sơ đó. Một cách sắp xếp hữu ích có thể như sau:
| Hồ sơ | Mục đích sử dụng |
|---|---|
| Cá nhân | Thư từ gia đình, lịch hẹn và các đăng ký cá nhân |
| Công việc | Trao đổi nội bộ và hộp thư công việc chính |
| Khách hàng A | Thư từ và tài nguyên liên quan đến khách hàng đó |
Tránh tạo hồ sơ mới cho mọi tác vụ tạm thời. Chỉ thêm hồ sơ khi bạn cần một tài khoản khác hoặc sự tách biệt lâu dài trong công việc.
Hồ sơ WebCatalog giữ riêng các phiên đăng nhập và dữ liệu duyệt web. Điều này cho phép bạn quay lại các tài khoản khác nhau mà không cần đăng xuất chỉ để chuyển đổi giữa chúng. Google vẫn có thể yêu cầu xác thực khi hoạt động kiểm tra bảo mật hoặc chính sách của tổ chức bạn đòi hỏi.
4. Đặt các ứng dụng Google liên quan cạnh nhau
Email thường dẫn đến một tác vụ khác: xem tài liệu Drive, kiểm tra lịch hoặc cập nhật bảng dự án. Hãy dùng lại hồ sơ Google phù hợp cho Gmail, Google Drive và Google Calendar để danh tính bạn muốn dùng luôn sẵn có trên các ứng dụng đó.
Sau đó, sắp xếp các công cụ vào một không gian WebCatalog. Mỗi không gian mở trong một cửa sổ riêng và có thể tập hợp các ứng dụng cùng hồ sơ dành cho một khách hàng hoặc dự án.
Ví dụ: một không gian khách hàng có thể chứa hồ sơ Gmail của khách hàng đó, Drive, Calendar và ứng dụng quản lý dự án. Khi bạn bắt đầu xử lý công việc cho khách hàng này, các công cụ liên quan đều có một vị trí cố định, dễ tìm.
Hãy bắt đầu bằng một không gian dành cho công việc bạn làm thường xuyên nhất. Bạn có thể thêm các không gian khác khi đã biết cách phân chia nào giúp mình tổ chức công việc tốt hơn.
Giúp các hộp thư dễ quản lý hơn
Cách sắp xếp trên máy tính tốt hơn giúp bạn truy cập thuận tiện. Một vài thói quen bên trong Gmail sẽ giúp bạn xử lý thư dễ dàng hơn.
Sử dụng hệ thống nhãn nhất quán
Nhãn Gmail cho phép bạn phân loại thư theo danh mục. Hãy cân nhắc sử dụng một nhóm nhãn nhỏ trên các hộp thư công việc, chẳng hạn như “Cần xử lý”, “Đang chờ” và “Tham khảo”.
Việc dùng cùng một hệ thống tên giúp bạn dễ tiếp tục công việc sau khi chuyển tài khoản. Hãy thể hiện danh tính tài khoản trong tên hồ sơ và trạng thái thư trong nhãn. Như vậy, mỗi phần trong hệ thống đều có một nhiệm vụ rõ ràng.
Đặt chữ ký phù hợp cho từng tài khoản
Kiểm tra cài đặt chữ ký Gmail của từng hộp thư. Gmail hỗ trợ chữ ký mặc định cho thư mới và thư trả lời.
Sử dụng thông tin liên hệ và thông tin công ty phù hợp với địa chỉ đó. Một chữ ký đặc trưng cung cấp thêm dấu hiệu dễ nhận biết khi soạn thư, dù việc kiểm tra địa chỉ người gửi vẫn là bước quan trọng.
Quyết định hộp thư nào được phép làm gián đoạn bạn
Trong cài đặt thông báo trên máy tính của Gmail, bạn có thể chọn nhận thông báo cho thư mới, thư quan trọng hoặc không nhận thông báo.
Một khởi đầu hợp lý là cho phép thông báo đối với công việc cần xử lý kịp thời và kiểm tra các tài khoản ít khẩn cấp hơn theo lịch đã định. Nếu thông báo không xuất hiện, hãy kiểm tra cả cài đặt Gmail lẫn các quyền trên máy tính.
Kiểm tra tài khoản theo thứ tự có chủ đích
Hãy thử một quy trình ngắn: xem thư công việc khẩn cấp trước, tiếp theo là xử lý các cuộc trao đổi đang diễn ra với khách hàng, rồi kiểm tra email cá nhân vào thời điểm bạn đã chọn.
Mục tiêu là không để hộp thư mở gần nhất quyết định việc bạn làm tiếp theo. Hãy giữ một danh sách công việc riêng cho những việc cần thực hiện mà không thể giải quyết chỉ bằng một câu trả lời nhanh.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có thể duy trì đăng nhập đồng thời vào hai tài khoản Gmail không?
Có. Google hỗ trợ đăng nhập nhiều tài khoản. Hồ sơ trình duyệt và hồ sơ WebCatalog cung cấp thêm những cách tổ chức các môi trường tài khoản riêng biệt.
WebCatalog có gộp tất cả thư Gmail vào một hộp thư không?
Cách thiết lập này cho phép bạn truy cập các tài khoản Gmail riêng biệt. Nó không gộp thư của các tài khoản vào một hộp thư chung. Hãy chọn riêng một quy trình hợp nhất nếu bạn muốn đọc thư theo cách đó.
Gmail, Drive và Calendar có nên dùng cùng một hồ sơ WebCatalog không?
Hãy dùng cùng một hồ sơ khi các ứng dụng đó cần sử dụng cùng một danh tính Google. Tạo hồ sơ khác cho danh tính khác, chẳng hạn như tài khoản cá nhân hoặc thông tin đăng nhập riêng của một khách hàng.
Dành cho mỗi tài khoản Gmail một vị trí rõ ràng
Nếu chỉ thỉnh thoảng kiểm tra hộp thư, trình chuyển đổi tài khoản của Google có thể đáp ứng nhu cầu của bạn. Khi nhiều tài khoản là một phần trong công việc hằng ngày, cách thiết lập trên máy tính có thể giúp mục đích và vị trí của từng tài khoản trở nên rõ ràng hơn nhiều.
Bắt đầu với WebCatalog Desktop bằng cách thêm Gmail và tạo hồ sơ cho những tài khoản bạn dùng nhiều nhất. Xây dựng một không gian xoay quanh quy trình làm việc chính, sau đó đưa vào lịch, tài liệu và các ứng dụng giúp bạn hoàn thành công việc đằng sau mỗi email.
