Bạn có thể quản lý nhiều tài khoản Gmail thông qua trình chuyển đổi tài khoản của Google, các hồ sơ trình duyệt riêng biệt hoặc ứng dụng máy tính như WebCatalog Desktop. Google đã hỗ trợ chuyển đổi giữa các tài khoản đã đăng nhập mà không cần đăng xuất. WebCatalog Desktop mang đến một cách khác để sắp xếp công việc đó: mở Gmail trong cửa sổ riêng, với một hồ sơ riêng cho mỗi tài khoản, để mọi hộp thư đến luôn được đăng nhập.
Bạn có thể dùng cùng một máy tính cho hộp thư cá nhân, địa chỉ công việc và tài khoản dành cho dự án phụ. Mục tiêu là giúp bạn dễ nhận biết từng tài khoản khi trả lời thư, mở tài liệu hoặc kiểm tra lời mời họp. Sau đây là cách chọn cấu hình phù hợp và tận dụng nó trong suốt ngày làm việc.
Chọn cách sắp xếp các tài khoản Gmail
Hãy bắt đầu từ công việc đang gây nhiều bất tiện nhất.
| Nhu cầu chính | Cách bắt đầu thiết thực |
|---|---|
| Thỉnh thoảng kiểm tra hộp thư thứ hai | Trình chuyển đổi tài khoản của Google |
| Tách biệt việc duyệt web cho công việc và cá nhân trên nhiều trang web | Hồ sơ trình duyệt |
| Truy cập các tài khoản Gmail cùng với ứng dụng bạn dùng cho từng dự án | WebCatalog Desktop |
| Gộp thư đến vào một hộp thư duy nhất | Chuyển tiếp Gmail hoặc ứng dụng email riêng |
Giữ các tài khoản luôn có thể truy cập và gộp thư của chúng là hai nhu cầu khác nhau. Nếu muốn dùng một hộp thư đến duy nhất, Gmail có thể tự động chuyển tiếp thư đến một địa chỉ khác. Cấu hình bên dưới giữ từng hộp thư Gmail trong tài khoản riêng, phù hợp khi bạn muốn danh tính, trao đổi với khách hàng và thói quen hằng ngày vẫn tách biệt.
Dùng trình chuyển đổi tài khoản Google để thiết lập đơn giản
Nếu chỉ thỉnh thoảng chuyển đổi, hãy bắt đầu với menu tài khoản có sẵn trong Gmail:
- Đăng nhập Gmail trên máy tính.
- Chọn ảnh hồ sơ hoặc chữ cái đầu tên ở góc trên bên phải.
- Chọn Thêm tài khoản rồi hoàn tất đăng nhập vào tài khoản thứ hai.
- Mở lại menu này mỗi khi muốn chọn một tài khoản khác.
Các bước này dựa trên hướng dẫn của Google về nhiều tài khoản.
Cách này phù hợp khi bạn có ít hộp thư và có thể nhanh chóng nhận ra từng địa chỉ. Hãy tập thói quen kiểm tra địa chỉ đang hoạt động trước khi soạn thư mới.
Google cũng giải thích rằng tài khoản được đăng nhập đầu tiên thường là tài khoản mặc định. Một số dịch vụ của Google có thể áp dụng cài đặt của tài khoản đó khi không rõ bạn muốn dùng tài khoản nào. Nếu một liên kết mở nhầm tài khoản Google, hãy kiểm tra danh tính đang hoạt động trước khi thay đổi bất cứ điều gì.
Dùng hồ sơ trình duyệt để tách biệt rộng hơn
Hồ sơ trình duyệt rất hữu ích khi một tài khoản email gắn liền với toàn bộ môi trường duyệt web. Bạn có thể muốn giữ dấu trang, mật khẩu đã lưu và lịch sử duyệt web của công việc riêng với cấu hình cá nhân.
Trong Chrome, mở menu hồ sơ của trình duyệt, chọn Thêm hồ sơ Chrome, rồi đặt tên và chọn giao diện dễ nhận biết. Đăng nhập vào tài khoản Gmail phù hợp trong hồ sơ đó. Lặp lại các bước cho danh tính còn lại. Google hướng dẫn cách tạo và chuyển đổi hồ sơ Chrome.
Hãy chọn tên thể hiện mục đích sử dụng, chẳng hạn như “Cá nhân” và “Studio”. Tên “Hồ sơ 2” sẽ chẳng giúp ích được bao nhiêu khi có nhiều cửa sổ đang mở.
Hồ sơ trình duyệt là lựa chọn hợp lý nếu bạn muốn có các môi trường duyệt web riêng biệt. Nếu công việc hằng ngày chủ yếu xoay quanh việc mở đi mở lại cùng một số ứng dụng và tài khoản, WebCatalog Desktop mang đến cách sắp xếp trực tiếp hơn.
Quản lý nhiều tài khoản Gmail bằng WebCatalog Desktop
Ứng dụng Gmail trong WebCatalog Desktop mở Gmail trong cửa sổ riêng và đặt ứng dụng trên Dock hoặc thanh tác vụ. Bạn vẫn sử dụng giao diện web của Gmail, đồng thời có thể chọn cách tích hợp các tài khoản vào quy trình làm việc trên máy tính.
Cấu hình hữu ích nhất là bắt đầu với các hồ sơ được đặt tên rõ ràng, rồi chỉ bổ sung cấu trúc khi cần.
1. Thêm Gmail vào máy tính
Tải WebCatalog Desktop và cài đặt. Tìm Gmail trong danh mục rồi thêm ứng dụng này vào máy tính.
2. Tạo hồ sơ cho từng danh tính Google
Trong WebCatalog Desktop, vào Hồ sơ, chọn Thêm hồ sơ rồi nhập tên mô tả. Mở Gmail bằng hồ sơ đó và làm theo lời nhắc đăng nhập của Google.
Lặp lại với các tài khoản khác. Ví dụ: tạo “Cá nhân”, “Công việc” và “Khách hàng A”. Hướng dẫn về hồ sơ của WebCatalog cũng giải thích cách dùng lại một hồ sơ trong các ứng dụng máy tính.
Để tách biệt rõ ràng, hãy dùng một danh tính Google trong mỗi hồ sơ. Nhờ vậy, tên hồ sơ sẽ là dấu hiệu đáng tin cậy cho biết bạn sắp mở hộp thư nào.
3. Xác định mục đích cụ thể cho từng tài khoản
Trước khi thêm hồ sơ khác, hãy quyết định nội dung nào thuộc về hồ sơ đó. Cách sắp xếp hữu ích có thể như sau:
| Hồ sơ | Dùng cho |
|---|---|
| Cá nhân | Thư từ gia đình, lịch hẹn và các đăng ký cá nhân |
| Công việc | Trao đổi nội bộ và hộp thư công việc chính |
| Khách hàng A | Thư từ và tài nguyên liên quan đến khách hàng đó |
Tránh tạo hồ sơ mới cho mọi công việc tạm thời. Hãy thêm hồ sơ khi bạn cần một tài khoản khác hoặc muốn duy trì sự tách biệt lâu dài trong công việc.
Hồ sơ giữ riêng các phiên đăng nhập và dữ liệu duyệt web. Nhờ đó, bạn có thể quay lại các tài khoản khác nhau mà không phải đăng xuất chỉ để chuyển đổi giữa chúng. Google vẫn có thể yêu cầu xác thực khi quy trình kiểm tra bảo mật hoặc chính sách của tổ chức yêu cầu.
4. Nhóm các ứng dụng Google liên quan với nhau
Email thường dẫn đến một công việc khác: xem tài liệu trên Drive, kiểm tra lịch hoặc cập nhật bảng dự án. Hãy dùng lại hồ sơ Google phù hợp cho Gmail, Google Drive và Google Calendar để danh tính cần dùng luôn sẵn có trong các ứng dụng đó.
Sau đó, sắp xếp các công cụ trong một không gian. Mỗi không gian mở trong cửa sổ riêng và có thể tập hợp các ứng dụng cùng hồ sơ dành cho một khách hàng hoặc dự án.
Ví dụ: một không gian dành cho khách hàng có thể chứa hồ sơ Gmail của khách hàng đó, Drive, Calendar và ứng dụng quản lý dự án. Khi bắt đầu làm việc với tài khoản này, bạn sẽ có một nơi quen thuộc để mở các công cụ liên quan.
Hãy bắt đầu với một không gian dành cho công việc bạn thường làm nhất. Bạn có thể tạo thêm khi đã biết ranh giới nào giúp mình sắp xếp hiệu quả hơn.
Giúp việc quản lý hộp thư dễ dàng hơn
Cách sắp xếp trên máy tính giúp bạn truy cập tài khoản. Một vài thói quen trong Gmail sẽ giúp xử lý thư dễ dàng hơn.
Dùng hệ thống nhãn nhất quán
Nhãn Gmail cho phép bạn phân loại thư. Hãy cân nhắc dùng một nhóm nhãn nhỏ trong các hộp thư công việc, chẳng hạn như “Cần xử lý”, “Đang chờ” và “Tham khảo”.
Dùng chung một hệ thống thuật ngữ giúp bạn dễ tiếp tục công việc sau khi chuyển đổi tài khoản. Hãy dùng tên hồ sơ để nhận biết tài khoản và nhãn để thể hiện trạng thái thư. Như vậy, mỗi thành phần trong hệ thống đều có chức năng rõ ràng.
Đặt chữ ký phù hợp cho từng tài khoản
Kiểm tra cài đặt chữ ký Gmail trong từng hộp thư. Gmail hỗ trợ đặt chữ ký mặc định cho thư mới và thư trả lời.
Sử dụng thông tin liên hệ và chi tiết công ty phù hợp với địa chỉ đó. Chữ ký đặc trưng là một dấu hiệu dễ nhận biết khác khi soạn thư, dù kiểm tra địa chỉ người gửi vẫn là bước quan trọng nhất.
Quyết định hộp thư nào nên gửi thông báo
Trong cài đặt thông báo trên máy tính của Gmail, bạn có thể chọn nhận thông báo khi có thư mới, thư quan trọng hoặc không nhận thông báo.
Một cách bắt đầu hợp lý là bật cảnh báo cho công việc cần xử lý kịp thời và kiểm tra các tài khoản ít khẩn cấp hơn theo những khoảng thời gian đã định. Nếu không thấy thông báo, hãy kiểm tra cả cài đặt Gmail lẫn quyền thông báo trên máy tính.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có thể đăng nhập cùng lúc vào hai tài khoản Gmail không?
Có. Google hỗ trợ đăng nhập nhiều tài khoản. Hồ sơ trình duyệt và hồ sơ WebCatalog Desktop cung cấp thêm cách sắp xếp các môi trường tài khoản riêng biệt.
WebCatalog Desktop có gộp toàn bộ thư Gmail vào một hộp thư đến không?
Không. Cấu hình này giúp bạn truy cập các tài khoản Gmail riêng biệt, chứ không gộp thư của chúng vào một hộp thư chung. Nếu muốn đọc thư theo cách đó, hãy dùng tính năng chuyển tiếp Gmail hoặc ứng dụng email.
Gmail, Drive và Calendar có nên dùng chung một hồ sơ WebCatalog Desktop không?
Hãy dùng chung một hồ sơ khi các ứng dụng đó cần dùng cùng một danh tính Google. Tạo hồ sơ khác cho danh tính khác, chẳng hạn tài khoản cá nhân hoặc tài khoản đăng nhập riêng cho khách hàng.
Tạo một vị trí rõ ràng cho từng tài khoản Gmail
Nếu chỉ thỉnh thoảng kiểm tra hộp thư, trình chuyển đổi tài khoản của Google có thể đáp ứng nhu cầu của bạn. Khi nhiều tài khoản trở thành một phần trong công việc hằng ngày, cách sắp xếp trên máy tính có thể giúp bạn xác định rõ hơn mục đích và vị trí của từng tài khoản.
Bắt đầu với WebCatalog Desktop bằng cách thêm Gmail và tạo hồ sơ cho những tài khoản bạn dùng nhiều nhất. Tạo một không gian cho quy trình làm việc chính, rồi thêm lịch, tài liệu và ứng dụng giúp bạn hoàn thành công việc liên quan đến từng email.
