Các cuộc trò chuyện cá nhân của bạn cần một nơi riêng, tách biệt với những câu hỏi của khách hàng, thông tin cập nhật đơn hàng và yêu cầu đặt lịch hẹn. Với WhatsApp trong WebCatalog, bạn có thể giữ các tài khoản đó trong những hồ sơ máy tính riêng biệt và sắp xếp tài khoản doanh nghiệp bên cạnh các ứng dụng khác mà bạn dùng cho công việc.
Để quản lý nhiều tài khoản WhatsApp, hãy bắt đầu với hai tài khoản đã đăng ký, tạo một hồ sơ riêng cho từng tài khoản và liên kết từng hồ sơ từ đúng tài khoản trên điện thoại. Số điện thoại xác định tài khoản WhatsApp; còn hồ sơ giúp tách biệt phiên sử dụng tài khoản đó trên máy tính.
Hướng dẫn thực hành này sẽ trình bày cách thiết lập đó, sau đó giải thích những điều cần kiểm tra khi cả hai cửa sổ hiển thị cùng một cuộc trò chuyện, mã QR xuất hiện trở lại hoặc bạn không thể liên kết thêm thiết bị.
Trước khi ghép nối: xác định rõ hồ sơ dành cho từng số điện thoại
Hãy ghi lại tài khoản nào tương ứng với hồ sơ nào trước khi quét bất kỳ mã nào. Một cách sắp xếp đơn giản có thể như sau:
| Mục đích | Tài khoản WhatsApp | Tên hồ sơ WebCatalog | Nơi mở trên máy tính |
|---|---|---|---|
| Bạn bè và gia đình | Số cá nhân | Personal | WhatsApp mở bằng hồ sơ Personal |
| Trò chuyện với khách hàng | Số doanh nghiệp | Shop | WhatsApp mở bằng hồ sơ Shop |
Hãy dùng những tên mà bạn có thể nhận ra ngay khi nhìn vào. “Personal” và “Shop” hữu ích hơn “Profile 1” và “Profile 2” trong một buổi chiều bận rộn.
Mỗi tài khoản cần có số điện thoại riêng. Tính năng nhiều tài khoản tích hợp sẵn của WhatsApp hỗ trợ hai tài khoản trên một thiết bị di động; tài liệu trợ giúp của WhatsApp mô tả việc chuyển đổi giữa nhiều tài khoản là một tính năng trên thiết bị di động. Điều này khác với việc duy trì các phiên liên kết riêng biệt trên máy tính. WebCatalog cung cấp môi trường sử dụng trên máy tính, chứ không cung cấp thêm số điện thoại hay tài khoản WhatsApp mới.
Bạn cũng cần có quyền truy cập vào điện thoại chính của từng tài khoản để cho phép liên kết. Hãy kiểm tra các thiết bị đã liên kết của tài khoản: giới hạn thiết bị liên kết tiêu chuẩn của WhatsApp là tối đa bốn thiết bị cho mỗi tài khoản. Một số gói dịch vụ dành cho doanh nghiệp có giới hạn khác, vì vậy hãy kiểm tra các điều khoản áp dụng cho tài khoản của bạn.
WhatsApp hiện đã cung cấp ứng dụng chính thức cho Mac và Windows, cũng như WhatsApp Web. Đây đều là những lựa chọn hữu ích. WebCatalog đặc biệt phù hợp khi bạn muốn có nhiều phiên được đặt tên rõ ràng và một nơi tập trung các ứng dụng khác phục vụ công việc liên quan đến những cuộc trò chuyện.
Bước thiết lập 1: tạo phiên cá nhân
Tạo hồ sơ trước khi đăng nhập
Cài đặt WebCatalog Desktop, tìm WhatsApp trong danh mục ứng dụng và mở ứng dụng dành cho máy tính. Làm theo hướng dẫn về hồ sơ của WebCatalog: mở Profiles, chọn Add profile và đặt cho hồ sơ mới một cái tên dễ nhận biết, chẳng hạn như “Personal”. Chọn hồ sơ đó rồi mở WhatsApp.
Các hồ sơ tách biệt cookie, phiên đăng nhập và dữ liệu duyệt web. Nhờ đó, hai phiên bản của cùng một dịch vụ có thể duy trì trạng thái đăng nhập bằng hai tài khoản khác nhau. Chỉ mở thêm một cửa sổ không tạo ra sự tách biệt này.
Nếu bạn đã dùng WhatsApp trong WebCatalog, hãy xác định hồ sơ đang chứa phiên hiện tại trước khi thêm hồ sơ khác. Bạn có thể giữ hồ sơ đó làm hồ sơ cá nhân và chỉ cần tạo thêm hồ sơ doanh nghiệp còn thiếu. Không cần thiết phải bắt đầu lại nếu việc ghép nối hiện tại đã đúng.
Ghép nối đúng tài khoản
Trong hồ sơ Personal, hãy mở màn hình đăng nhập web của WhatsApp. Sau đó, cho phép liên kết phiên này từ tài khoản WhatsApp cá nhân trên điện thoại chính.
Quy trình liên kết thiết bị của WhatsApp bắt đầu trên điện thoại. Trên Android, truy cập Thiết bị đã liên kết qua Tùy chọn khác. Trên iPhone, truy cập qua Cài đặt. Chọn Liên kết thiết bị, hoàn tất bước xác thực thiết bị nếu được yêu cầu, rồi quét mã QR hiển thị trong đúng hồ sơ trên máy tính.
Nếu điện thoại có nhiều tài khoản WhatsApp, trước tiên hãy bảo đảm tài khoản bạn muốn liên kết đang được chọn. Mã QR sẽ liên kết tài khoản cho phép thao tác đó; tên bạn đặt cho hồ sơ WebCatalog không tự chọn số điện thoại giúp bạn.
Khi các cuộc trò chuyện xuất hiện, hãy kiểm tra thông tin hồ sơ của tài khoản và một cuộc trò chuyện quen thuộc. Xác nhận đúng tài khoản trước khi trả lời bất kỳ ai. Giữ nguyên phiên đó trong khi thiết lập tài khoản thứ hai.
Bước thiết lập 2: thêm phiên doanh nghiệp mà không thay thế phiên đầu tiên
Tạo hồ sơ WebCatalog thứ hai với tên dành cho doanh nghiệp, chẳng hạn như “Shop”. Mở WhatsApp bằng hồ sơ đó. Một hồ sơ chưa được ghép nối sẽ hiển thị quy trình đăng nhập thay vì các cuộc trò chuyện hiện có của tài khoản cá nhân.
Nếu hồ sơ đó lập tức hiển thị các cuộc trò chuyện cá nhân, hãy dừng tại đây và làm theo mục khắc phục sự cố đầu tiên bên dưới. Chưa cần quét mã khác cho đến khi bạn xác nhận rằng các phiên trên máy tính đã được tách biệt.
Với số điện thoại đã đăng ký WhatsApp Business, hãy cho phép liên kết phiên máy tính mới từ ứng dụng WhatsApp Business trên điện thoại chính. Hướng dẫn liên kết bằng mã QR cho Business của WhatsApp cũng mô tả cách thực hiện qua mục Thiết bị đã liên kết: chọn Liên kết thiết bị và quét mã QR trong hồ sơ Shop.
Nếu đây là tài khoản thứ hai trong WhatsApp thông thường, hãy dùng quy trình liên kết của tài khoản đó. Điểm quan trọng là tài khoản nào đang cho phép liên kết, chứ không phải bạn có đặt tên hồ sơ là “Business” hay không.
Sau khi liên kết, hãy xác minh danh tính doanh nghiệp và một cuộc trò chuyện với khách hàng mà bạn nhận ra. Sau đó, chuyển về Personal và xác nhận rằng các cuộc trò chuyện ở đó vẫn thuộc tài khoản cá nhân. Việc kiểm tra cả hai chiều này giúp phát hiện ghép nối nhầm trước khi bạn bắt đầu sử dụng thường xuyên.
Giờ đây, bạn đã có một cách bố trí thiết thực cho hai tài khoản WhatsApp trên PC hoặc Mac: hai danh tính, hai hồ sơ và một phiên liên kết riêng cho từng tài khoản.
Đặt cuộc trò chuyện với khách hàng bên cạnh các công việc phát sinh từ đó
Tin nhắn của khách hàng thường dẫn đến một nhiệm vụ khác: kiểm tra đơn hàng, gửi hóa đơn hoặc xác nhận đặt chỗ. Hãy tạo một không gian dành cho công việc và thêm WhatsApp với hồ sơ Shop bên cạnh hệ thống quản lý đơn hàng, tài khoản email hoặc ứng dụng đặt lịch có liên quan.
Mỗi không gian mở trong một cửa sổ riêng. Không gian giúp sắp xếp các ứng dụng và hồ sơ theo một mục đích; còn hồ sơ đảm nhiệm việc tách biệt tài khoản. Khi thêm WhatsApp với cùng một hồ sơ vào hai không gian, bạn sẽ có cùng một tài khoản ở cả hai nơi.
Giữ Personal bên ngoài không gian công việc hoặc tạo cho nó một không gian riêng nếu phù hợp với thói quen sử dụng và giới hạn của gói dịch vụ. Mục tiêu là giúp bạn dễ dàng biết cần làm gì tiếp theo: tin nhắn khách hàng dẫn đến các công cụ làm việc, trong khi tin nhắn cá nhân vẫn dễ nhận biết.
Cách bố trí này giúp bạn dễ truy cập các hộp thư riêng biệt. Nó không hợp nhất lịch sử trò chuyện hay bổ sung chức năng phân công và chuyển tiếp hội thoại của hộp thư dùng chung. Nếu nhiều đồng nghiệp cần phân chia các cuộc trò chuyện với khách hàng, hãy đánh giá riêng các tính năng dành cho nhóm do WhatsApp hoặc hệ thống hỗ trợ khách hàng của bạn cung cấp.
Khắc phục sự cố: bắt đầu từ dấu hiệu bạn thấy
“Cả hai cửa sổ đều hiển thị cùng một tài khoản”
Trước tiên, hãy kiểm tra hồ sơ WebCatalog được chọn trong từng cửa sổ. Nếu cả hai đều dùng Personal, chúng sẽ dùng chung một phiên ngay cả khi được mở từ các không gian khác nhau. Hãy mở một cửa sổ bằng hồ sơ Shop riêng biệt.
Nếu các hồ sơ khác nhau nhưng tài khoản vẫn giống nhau, rất có thể bạn đã cho phép liên kết cả hai phiên từ cùng một tài khoản WhatsApp. Trên điện thoại chính, hãy kiểm tra Thiết bị đã liên kết và đăng xuất phiên bị liên kết nhầm. Sau đó, ghép nối hồ sơ mong muốn từ đúng tài khoản.
Hãy xác định cẩn thận mục thiết bị trước khi ngắt kết nối. Bạn chỉ cần sửa liên kết sai; không cần tạo lại cả hai tài khoản WhatsApp.
“Quét mã QR nhưng không thể hoàn tất kết nối”
Kiểm tra xem bạn có đang dùng quy trình Liên kết thiết bị của WhatsApp trên điện thoại hay không. Việc quét bằng camera thông thường không thay thế được quy trình cho phép liên kết này. Xác nhận rằng cả máy tính và điện thoại chính đều có kết nối Internet hoạt động bình thường.
Hướng dẫn khắc phục sự cố kết nối của WhatsApp khuyến nghị làm mới phiên web và kiểm tra mạng. Hãy thử những bước đơn giản đó trước khi xóa dữ liệu hồ sơ, vì thao tác này có thể xóa phiên mà bạn đang muốn giữ lại.
Nếu việc quét vẫn khó thực hiện, WhatsApp cũng có hướng dẫn liên kết bằng số điện thoại và mã gồm tám ký tự cho WhatsApp Web và Windows. Khi tùy chọn đó xuất hiện, hãy làm theo lời nhắc và phê duyệt yêu cầu trên đúng điện thoại chính. Đây là một phương thức liên kết khác, không phải đăng ký tài khoản.
“WhatsApp không cho phép tôi liên kết thêm máy tính”
Kiểm tra danh sách thiết bị đã liên kết của tài khoản trên điện thoại chính. Một máy tính xách tay cũ, phiên trình duyệt hoặc hồ sơ WebCatalog trước đây có thể vẫn đang chiếm một vị trí được phép liên kết.
Xóa một thiết bị bạn không còn sử dụng rồi thử lại. Kiểm tra từng tài khoản riêng biệt: số vị trí còn trống của tài khoản cá nhân không cho biết điều gì về danh sách của tài khoản doanh nghiệp. WebCatalog không tăng giới hạn thiết bị của WhatsApp và việc tạo thêm hồ sơ cũng không thể vượt qua giới hạn đó.
Đừng hủy liên kết phiên doanh nghiệp mà đồng nghiệp đang sử dụng chỉ vì tên thiết bị trông lạ. Trước tiên, hãy xác định phiên nào không còn được dùng.
“Hôm qua vẫn dùng được, nhưng giờ lại thấy mã QR”
Trước tiên, hãy xác nhận rằng bạn đã mở đúng hồ sơ ban đầu. Hồ sơ mới có dữ liệu phiên riêng và việc được yêu cầu liên kết lại là bình thường.
Tiếp theo, kiểm tra Thiết bị đã liên kết trên điện thoại chính. Một phiên đã bị đăng xuất tại đó cần được cho phép liên kết lại. WhatsApp cũng cho biết các thiết bị đã liên kết sẽ bị ngắt kết nối sau hơn 14 ngày điện thoại chính không hoạt động, vì vậy hãy duy trì hoạt động của tài khoản trên điện thoại ngay cả khi phần lớn cuộc trò chuyện diễn ra trên máy tính.
Sau khi xác định nguyên nhân, hãy liên kết lại hồ sơ hiện có từ đúng tài khoản. Đổi tên hồ sơ sẽ không khôi phục được một phiên WhatsApp đã hết hạn hoặc bị thu hồi quyền truy cập.
“Nhắn tin vẫn được, nhưng khả năng gọi điện không như tôi mong đợi”
Các phiên tài khoản riêng biệt giải quyết vấn đề truy cập và sắp xếp. Chúng không bảo đảm rằng mọi tính năng có trong ứng dụng WhatsApp gốc sẽ hoạt động giống hệt trên phiên bản web.
Nếu gọi điện là phần quan trọng trong công việc hằng ngày của bạn, hãy đối chiếu ứng dụng chính thức cho Mac hoặc Windows với nhu cầu của mình. Bạn có thể dùng ứng dụng gốc cho tài khoản gọi điện chính và WebCatalog cho quy trình công việc liên quan. Hãy đánh giá cách thiết lập dựa trên những hoạt động bạn thực sự cần: nhắn tin, gửi tệp đính kèm, gọi điện và truy cập các công cụ liên quan.
Giữ cách thiết lập rõ ràng khi mở rộng
Trước khi gửi câu trả lời cho khách hàng, hãy nhìn qua hồ sơ đang được chọn và danh tính tài khoản. Khi thêm một doanh nghiệp khác hoặc thay số điện thoại, hãy cập nhật bảng đối chiếu tài khoản với hồ sơ trước khi ghép nối phiên mới.
Khi ngừng sử dụng một phiên trên máy tính, hãy hủy liên kết phiên đó trong WhatsApp thay vì chỉ xóa lối tắt. Việc này sẽ chấm dứt liên kết với thiết bị cũ và giúp danh sách thiết bị đã liên kết dễ hiểu hơn về sau.
Để sắp xếp nhiều tài khoản WhatsApp trên máy tính, hãy bắt đầu với WhatsApp trong WebCatalog, tạo hồ sơ cho từng tài khoản và liên kết lần lượt từng tài khoản. Thêm các công cụ làm việc vào một không gian khi những cuộc trò chuyện bắt đầu phát sinh các công việc cần được xử lý ngay bên cạnh đó.
