Các cuộc trò chuyện cá nhân của bạn cần một không gian riêng, tách biệt với câu hỏi của khách hàng, cập nhật đơn hàng và yêu cầu đặt lịch. Với WhatsApp trong WebCatalog, bạn có thể giữ các tài khoản đó trong những hồ sơ máy tính riêng biệt và sắp xếp tài khoản công việc cùng với các ứng dụng khác mà bạn sử dụng để làm việc.
Để quản lý nhiều tài khoản WhatsApp, hãy bắt đầu với hai tài khoản đã đăng ký, tạo một hồ sơ riêng cho mỗi tài khoản và liên kết từng hồ sơ với đúng tài khoản trên điện thoại. Số điện thoại xác định tài khoản WhatsApp; hồ sơ giúp tách riêng phiên trên máy tính.
Hướng dẫn thực tế này sẽ trình bày cách thiết lập, sau đó giải thích những điều cần kiểm tra khi cả hai cửa sổ hiển thị cùng một cuộc trò chuyện, mã QR xuất hiện lại hoặc thiết bị khác không thể liên kết.
Trước khi ghép nối: xác định rõ nơi sử dụng của từng số điện thoại
Hãy ghi lại mối liên hệ giữa tài khoản và hồ sơ trước khi quét mã. Một cách sắp xếp đơn giản có thể như sau:
| Mục đích | Tài khoản WhatsApp | Tên hồ sơ WebCatalog | Nơi mở trên máy tính |
|---|---|---|---|
| Bạn bè và gia đình | Số cá nhân | Cá nhân | WhatsApp mở bằng hồ sơ Cá nhân |
| Trao đổi với khách hàng | Số kinh doanh | Cửa hàng | WhatsApp mở bằng hồ sơ Cửa hàng |
Hãy dùng những tên dễ nhận ra chỉ trong nháy mắt. Vào một buổi chiều bận rộn, “Cá nhân” và “Cửa hàng” hữu ích hơn “Hồ sơ 1” và “Hồ sơ 2”.
Mỗi tài khoản cần có số điện thoại riêng. Tính năng nhiều tài khoản gốc của WhatsApp hỗ trợ hai tài khoản trên một thiết bị di động; tài liệu trợ giúp mô tả việc chuyển đổi giữa nhiều tài khoản là tính năng trên di động. Điều này khác với việc duy trì các phiên đã liên kết riêng biệt trên máy tính. WebCatalog cung cấp môi trường máy tính, chứ không cung cấp thêm số điện thoại hay tạo tài khoản WhatsApp mới.
Bạn cũng cần truy cập vào điện thoại chính của từng tài khoản để cho phép liên kết. Kiểm tra danh sách thiết bị đã liên kết hiện có: giới hạn thiết bị liên kết tiêu chuẩn của WhatsApp là tối đa bốn thiết bị cho mỗi tài khoản. Một số gói dịch vụ dành cho doanh nghiệp có giới hạn khác, vì vậy hãy kiểm tra điều khoản áp dụng cho tài khoản của bạn.
WhatsApp đã có các ứng dụng chính thức cho Mac và Windows, cũng như WhatsApp Web. Đây đều là những lựa chọn hữu ích. WebCatalog đặc biệt phù hợp nếu bạn muốn có nhiều phiên được đặt tên rõ ràng và một nơi nhất quán để dùng các ứng dụng khác hỗ trợ công việc xoay quanh những cuộc trò chuyện.
Lượt thiết lập 1: tạo phiên cá nhân
Tạo hồ sơ trước khi đăng nhập
Cài đặt WebCatalog Desktop, tìm WhatsApp trong danh mục ứng dụng và mở ứng dụng trên máy tính. Làm theo hướng dẫn về hồ sơ của WebCatalog: mở Hồ sơ, chọn Thêm hồ sơ, rồi đặt cho hồ sơ mới một tên dễ nhận biết, chẳng hạn như “Cá nhân”. Mở WhatsApp khi hồ sơ đó đang được chọn.
Hồ sơ tách riêng cookie, phiên đăng nhập và dữ liệu duyệt web. Nhờ vậy, hai phiên bản của cùng một dịch vụ có thể duy trì những danh tính đã đăng nhập khác nhau. Chỉ mở một cửa sổ khác không tạo ra sự tách biệt đó.
Nếu bạn đã dùng WhatsApp trong WebCatalog, hãy xác định phiên hiện tại thuộc hồ sơ nào trước khi thêm hồ sơ khác. Bạn có thể giữ hồ sơ hiện có làm hồ sơ cá nhân và chỉ tạo thêm hồ sơ kinh doanh còn thiếu. Không cần thiết phải bắt đầu lại nếu việc ghép nối hiện tại đã đúng.
Ghép nối đúng tài khoản
Trong hồ sơ Cá nhân, mở màn hình đăng nhập WhatsApp Web. Sau đó, cho phép phiên này từ tài khoản WhatsApp cá nhân trên điện thoại chính.
Quy trình liên kết thiết bị của WhatsApp bắt đầu trên điện thoại. Trên Android, mở Thiết bị đã liên kết qua Tùy chọn khác. Trên iPhone, vào Cài đặt. Chọn Liên kết thiết bị, hoàn tất mọi bước xác thực thiết bị được yêu cầu, rồi quét mã QR hiển thị trong hồ sơ máy tính dự định sử dụng.
Nếu điện thoại có nhiều tài khoản WhatsApp, trước tiên hãy đảm bảo tài khoản cần dùng đang hoạt động. Mã QR sẽ liên kết với tài khoản cho phép liên kết; tên bạn đặt cho hồ sơ WebCatalog không tự chọn số điện thoại thay bạn.
Khi các cuộc trò chuyện xuất hiện, hãy kiểm tra thông tin hồ sơ tài khoản và một cuộc trò chuyện quen thuộc. Xác nhận đúng danh tính trước khi trả lời bất kỳ ai. Giữ nguyên phiên này trong khi thiết lập tài khoản thứ hai.
Lượt thiết lập 2: thêm phiên kinh doanh mà không thay thế phiên đầu tiên
Tạo hồ sơ WebCatalog thứ hai với tên dành cho doanh nghiệp, chẳng hạn như “Cửa hàng”. Mở WhatsApp bằng hồ sơ đó. Một hồ sơ chưa ghép nối sẽ hiển thị quy trình đăng nhập thay vì các cuộc trò chuyện hiện có của tài khoản cá nhân.
Nếu hồ sơ này lập tức hiển thị các cuộc trò chuyện cá nhân, hãy dừng lại và làm theo mục khắc phục sự cố đầu tiên bên dưới. Chưa cần quét mã khác cho đến khi bạn xác nhận các phiên trên máy tính đã được tách biệt.
Với số đã đăng ký WhatsApp Business, hãy cho phép phiên máy tính mới từ ứng dụng WhatsApp Business trên điện thoại chính. Hướng dẫn liên kết bằng mã QR của WhatsApp Business mô tả cùng đường dẫn Thiết bị đã liên kết: chọn Liên kết thiết bị và quét mã QR trong hồ sơ Cửa hàng.
Nếu là tài khoản thứ hai trên WhatsApp thông thường, hãy dùng quy trình liên kết của chính tài khoản đó. Điều quan trọng là tài khoản nào thực hiện việc cho phép, chứ không phải bạn gọi hồ sơ là “Doanh nghiệp” hay gì khác.
Sau khi liên kết, hãy xác minh danh tính doanh nghiệp và một cuộc trò chuyện quen thuộc với khách hàng. Sau đó chuyển lại sang Cá nhân và xác nhận các cuộc trò chuyện ở đó vẫn là cuộc trò chuyện cá nhân. Việc kiểm tra theo cả hai chiều giúp phát hiện ghép nối nhầm trước khi bạn biến thiết lập này thành thói quen.
Giờ đây, bạn đã có cách thiết thực để dùng hai tài khoản WhatsApp trên PC hoặc Mac: hai danh tính, hai hồ sơ và một phiên đã liên kết riêng cho mỗi tài khoản.
Đặt cuộc trò chuyện công việc cạnh những việc phát sinh từ đó
Tin nhắn của khách hàng thường kéo theo một việc khác: kiểm tra đơn hàng, gửi hóa đơn hoặc xác nhận lịch hẹn. Tạo một không gian dành cho công việc kinh doanh và thêm WhatsApp bằng hồ sơ Cửa hàng, cùng với hệ thống đơn hàng, tài khoản email hoặc ứng dụng lên lịch có liên quan.
Mỗi không gian mở trong một cửa sổ riêng. Không gian sắp xếp ứng dụng và hồ sơ theo mục đích; hồ sơ đảm nhiệm việc tách biệt tài khoản. Thêm WhatsApp bằng cùng một hồ sơ vào hai không gian sẽ cho bạn cùng một tài khoản ở cả hai nơi.
Hãy để Cá nhân bên ngoài không gian kinh doanh, hoặc tạo một không gian riêng cho tài khoản đó nếu phù hợp với thói quen của bạn. Mục tiêu là giúp bạn thấy rõ việc cần làm tiếp theo: tin nhắn khách hàng dẫn đến các công cụ kinh doanh, còn tin nhắn cá nhân vẫn dễ nhận biết.
Cách sắp xếp này giúp bạn truy cập các hộp thư riêng biệt. Nó không gộp lịch sử trò chuyện, cũng không bổ sung tính năng phân công và định tuyến hộp thư chung. Nếu nhiều đồng nghiệp cần phân chia các cuộc trò chuyện với khách hàng, hãy đánh giá riêng các tính năng dành cho nhóm do WhatsApp hoặc hệ thống hỗ trợ khách hàng của bạn cung cấp.
Khắc phục sự cố: bắt đầu từ dấu hiệu bạn nhìn thấy
“Cả hai cửa sổ đều hiển thị cùng một tài khoản”
Trước tiên, hãy kiểm tra hồ sơ WebCatalog đang được chọn trong mỗi cửa sổ. Nếu cả hai đều dùng Cá nhân, chúng sẽ dùng chung một phiên dù được mở từ những không gian khác nhau. Hãy mở một cửa sổ bằng hồ sơ Cửa hàng riêng.
Nếu hồ sơ khác nhau nhưng tài khoản vẫn giống nhau, có thể bạn đã cho phép cả hai phiên từ cùng một tài khoản WhatsApp. Trên điện thoại chính, xem lại Thiết bị đã liên kết và đăng xuất khỏi phiên ghép nối nhầm. Sau đó, ghép nối hồ sơ cần dùng từ đúng tài khoản.
Hãy xác định kỹ mục thiết bị trước khi ngắt kết nối. Bạn chỉ cần sửa ghép nối sai; không cần tạo lại cả hai tài khoản WhatsApp.
“Mã QR không hoàn tất kết nối”
Kiểm tra xem bạn có đang dùng quy trình Liên kết thiết bị của WhatsApp trên điện thoại hay không. Quét mã bằng ứng dụng camera thông thường không thay thế được quy trình cho phép này. Xác nhận máy tính và điện thoại chính đều có kết nối Internet hoạt động.
Hướng dẫn khắc phục sự cố kết nối của WhatsApp khuyến nghị làm mới phiên web và kiểm tra mạng. Hãy thử những bước đơn giản này trước khi xóa dữ liệu hồ sơ, vì thao tác đó có thể xóa phiên bạn đang muốn giữ lại.
Nếu việc quét mã vẫn khó thực hiện, WhatsApp cũng hướng dẫn liên kết bằng số điện thoại và mã gồm tám ký tự cho WhatsApp Web và Windows. Nếu thấy tùy chọn này, hãy làm theo hướng dẫn và phê duyệt yêu cầu trên đúng điện thoại chính. Đây là một phương thức liên kết khác, không phải đăng ký tài khoản.
“WhatsApp không cho phép tôi liên kết thêm máy tính”
Xem lại danh sách thiết bị đã liên kết của tài khoản trên điện thoại chính. Một máy tính xách tay cũ, phiên trình duyệt hoặc hồ sơ WebCatalog trước đây vẫn có thể đang chiếm một vị trí khả dụng.
Gỡ thiết bị bạn không còn dùng rồi thử lại. Kiểm tra riêng từng tài khoản: số lượng thiết bị còn khả dụng của tài khoản cá nhân không cho biết gì về danh sách của tài khoản kinh doanh. WebCatalog không tăng giới hạn thiết bị của WhatsApp, và tạo thêm hồ sơ cũng không giúp vượt qua giới hạn đó.
Đừng hủy liên kết phiên kinh doanh đang hoạt động của đồng nghiệp chỉ vì tên thiết bị trông lạ. Trước tiên, hãy xác định phiên nào đã lỗi thời.
“Hôm qua vẫn dùng được, nhưng giờ mã QR lại xuất hiện”
Trước tiên, hãy xác nhận bạn đã mở đúng hồ sơ ban đầu. Hồ sơ mới có dữ liệu phiên riêng và có thể cần bạn liên kết lại.
Tiếp theo, xem lại mục Thiết bị đã liên kết trên điện thoại chính. Phiên đã bị đăng xuất tại đó cần được cho phép lại. WhatsApp cũng cho biết thiết bị liên kết sẽ ngắt kết nối nếu điện thoại chính không hoạt động trong hơn 14 ngày, vì vậy hãy duy trì hoạt động của tài khoản trên điện thoại ngay cả khi bạn chủ yếu trò chuyện trên máy tính.
Khi đã xác định nguyên nhân, hãy liên kết lại hồ sơ hiện có từ đúng tài khoản. Đổi tên hồ sơ sẽ không khôi phục được phiên WhatsApp đã hết hạn hoặc bị thu hồi.
“Tin nhắn hoạt động, nhưng đây không phải cách thiết lập cuộc gọi như tôi mong đợi”
Các phiên tài khoản riêng biệt giải quyết vấn đề truy cập và sắp xếp. Chúng không đảm bảo mọi tính năng có trên ứng dụng WhatsApp gốc sẽ hoạt động giống hệt trong phiên bản web.
Nếu cuộc gọi là phần thiết yếu trong ngày làm việc, hãy đối chiếu ứng dụng Mac hoặc Windows chính thức với nhu cầu của bạn. Bạn có thể dùng ứng dụng gốc cho tài khoản thường dùng để gọi điện, còn WebCatalog cho quy trình công việc kinh doanh liên quan. Hãy đánh giá cách thiết lập dựa trên những hoạt động bạn thực sự cần: tin nhắn, tệp đính kèm, cuộc gọi và quyền truy cập vào các công cụ liên quan.
Giữ cho cách thiết lập dễ nhận biết khi mở rộng
Trước khi trả lời khách hàng, hãy liếc nhìn hồ sơ đang hoạt động và danh tính tài khoản. Khi thêm doanh nghiệp khác hoặc đổi số, hãy cập nhật mối liên hệ giữa tài khoản và hồ sơ trước khi ghép nối phiên mới.
Khi ngừng sử dụng một phiên trên máy tính, hãy hủy liên kết phiên đó khỏi WhatsApp thay vì chỉ xóa lối tắt. Việc này chấm dứt kết nối với thiết bị cũ và giúp danh sách thiết bị đã liên kết dễ theo dõi hơn về sau.
Để sắp xếp nhiều tài khoản WhatsApp trên máy tính, bắt đầu với WhatsApp trong WebCatalog, tạo một hồ sơ cho mỗi tài khoản và liên kết lần lượt từng tài khoản. Thêm các công cụ kinh doanh vào một không gian khi những cuộc trò chuyện bắt đầu tạo ra công việc cần được xử lý bên cạnh chúng.
