Konverzace v Zoho Cliq mohou překračovat hranice firem. Můžete pracovat v organizaci svého zaměstnavatele, spolupracovat s dodavatelem a pro další zakázku používat samostatný účet poskytnutý klientem. Každý takový vztah může vyžadovat jiný typ přístupu.
Prvním krokem při správě více účtů Zoho Cliq je zmapování těchto vztahů. Samostatná přihlášení vyžadují samostatné relace. Externí kanál, pozvánka pro hosta nebo síť Network vám mohou umožnit spolupráci prostřednictvím účtu, který už používáte. Vytvoření dalšího desktopového profilu neurčuje, jaké uspořádání vaše organizace povoluje.
Jakmile máte jasno v modelu přístupu, můžete zvolit integrované ovládací prvky účtů v Cliq nebo tyto účty uspořádat společně se souvisejícími pracovními aplikacemi ve WebCatalogu.
Oddělte otázku přihlášení od otázky organizace
„Více organizací“ může označovat několik různých situací. Zaměstnanec s dalším firemním přihlášením řeší jiný problém než partner pozvaný do sdílené konverzace.
Dokumentace Zoho pro Cliq s CRM Plus tento rozdíl výslovně uvádí: uživatel patří do jedné primární organizace a k dalším organizacím se může připojit jako externí uživatel. Popisuje přepínání mezi těmito kontexty, přičemž přístup se liší od interního členství.
Nověji zavedly funkce pro správu hostů v Cliq přístup k přiřazeným kanálům a kontaktům v jiné organizaci. Účast závisí na pozvánce a příslušných zásadách organizace.
To znamená, že stejná e-mailová adresa používaná při práci pro více firem nemusí nutně představovat dva nezávislé účty Cliq. Ujasněte si, zda používáte samostatné přihlášení, externí členství, nebo konkrétní pozvánku ke spolupráci. Nepředpokládejte, že pravidla pro více organizací v jiných produktech Zoho platí beze změny i pro Cliq.
Než přidáte účty do desktopového prostředí, vytvořte si mapu přístupů
Vytvořte si stručný přehled práce, kterou potřebujete vykonávat. U každého cílového prostředí určete přihlášení, typ přístupu, odpovědného správce a podpůrné materiály.
| Pracovní vztah | Přístup k ověření | Doporučené uspořádání desktopového prostředí |
|---|---|---|
| Zaměstnanec ve vaší hlavní firmě | Váš interní účet a přiřazené kanály | Firemní profil a pracovní prostor |
| Klient vám poskytne samostatné autorizované přihlášení | Přístup daného účtu k organizaci a kanálům | Samostatný profil pojmenovaný podle klienta |
| Dodavatel již používá Cliq | Externí kanál nebo jiný povolený způsob spolupráce | Váš stávající účet vedle projektových nástrojů dodavatele |
| Externista se zapojí do časově či rozsahově omezené zakázky | Přístup hosta k potřebným konverzacím, pokud je podporován | Schválený kontext hosta a zadání projektu |
| Dlouhodobá partnerská komunita | Členství v síti Cliq Network | Příslušná síť Network vedle partnerských materiálů |
Mapu chápejte jako popis skutečného přístupu. Prostor nazvaný „Klient Sever“ je užitečný jen tehdy, pokud účet v něm má přístup k zamýšleným konverzacím.
Pokud například neexistuje samostatné přihlášení u dodavatele, zapište si „firemní přihlášení, externí kanál dodavatele, odpovědná osoba za nákup“ místo „účet dodavatele“. Jasné popisky vám zabrání vytvářet duplicitní profily ve snaze vyřešit problém, který je třeba řešit v nastavení přístupu.
Seznamte se s dostupnými integrovanými možnostmi
Desktopová aplikace Cliq zvládá přihlášení k více účtům
Nativní desktopová aplikace Zoho Cliq již podporuje více účtů. Zoho v dokumentaci uvádí postup Accounts → Add account pro přidání přihlášení, přičemž maximální počet je deset účtů. Výběrem účtu z nabídky Accounts se pro něj otevře nové okno Cliq.
Pokud většinu práce provádíte v Cliq, jde o přímočaré řešení. Prostřednictvím nabídky účtů v aplikaci můžete přistupovat k samostatným firemním přihlášením, která už máte. WebCatalog je užitečnější tehdy, když je každý účet součástí širšího pracovního postupu zahrnujícího projektové záznamy, dokumenty, kalendáře a další webové aplikace.
Externí kanály propojují organizace v rámci konverzace
Externí kanál umožňuje spolupráci lidí z různých organizací. Přístup určují požadované zásady a pozvánka. Zoho také podporuje spolupráci v externích kanálech mezi vybranými datovými centry, zatímco pro přímé zprávy mezi datovými centry platí jiná omezení.
Vytváření externích kanálů závisí na tarifu: v tarifu Free je vytvářet nelze a u placených tarifů záleží na edici a oprávněních správce, kdo je vytvářet může. Než tuto možnost zvolíte pro spolupráci s dodavatelem, ověřte nastavení hostitelské organizace.
Přístup hostů a sítě Network slouží různým typům vztahů
Aktualizovaná funkce hostů od Zoho umožňuje pozvaným spolupracovníkům připojit se k existujícím kanálům. To se může hodit například pro externistu, který pomáhá s konkrétní kampaní. Cliq Network poskytuje vyhrazené prostředí pro širší externí spolupráci, například pro dlouhodobou partnerskou komunitu.
Než navrhnete novější pracovní postup, podívejte se do aktuální dokumentace pro hosty: Zoho v současnosti uvádí, že Guest Users 2.0 není podporováno v Zoho One, a nepodporuje přímé zprávy mezi datovými centry. Dostupný způsob spolupráce by měl vycházet ze skutečné edice a konfigurace dané organizace.
Tyto integrované možnosti mohou odstranit potřebu dalšího účtu. Samostatné přihlášení používejte tehdy, když ho práce skutečně vyžaduje, a pokud jde o externí účast, využijte odpovídající funkci spolupráce.
Uspořádejte schválené nastavení ve WebCatalogu
Jakmile máte mapu přístupů připravenou, nastavte podle ní desktopové prostředí. WebCatalog Desktop vám umožňuje spouštět Cliq v samostatném okně a uspořádat jej společně s dalšími webovými aplikacemi.
Pro dvě různá přihlášení postupujte podle nastavení profilů ve WebCatalogu:
- Otevřete Profiles a zvolte Add profile.
- První profil pojmenujte podle účtu, který v něm budete používat, například „Firemní provoz“.
- Otevřete Cliq s tímto profilem a přihlaste se obvyklým postupem své organizace.
- Vytvořte druhý profil, například „Klient Sever“, a přihlaste se v něm k samostatnému účtu poskytnutému klientem.
- Než přidáte další prostředí, ověřte účet a organizaci v obou relacích.
Profily udržují soubory cookie, relace a data prohlížení oddělené. Nezajišťují pozvánku, nepřidělují licenci ani nemění přístup udělený v Cliq.
Dále vytvořte prostor pro každý pracovní kontext. Firemní prostor může zahrnovat Cliq, nástroj pro sledování provozních úkolů a interní příručku. Klientský prostor může obsahovat relaci Cliq klienta, projektový plán a dokumenty ke kontrole.
Každý prostor se otevírá ve vlastním okně. Použití stejného profilu WebCatalog ve více prostorech znamená použití stejného přihlášení; jiný název prostoru nevytváří další identitu účtu. Takové opakované použití je vhodné, když se jeden účet oprávněně účastní konverzací k několika projektům.
Zvolte tarif WebCatalog, který odpovídá počtu aplikací, profilů a prostorů, jež potřebujete. Počet samostatných přihlášení počítejte odděleně od projektů: pět projektů využívajících jeden účet automaticky nevyžaduje pět profilů.
Příklad: manažer realizace pracující ve třech různých vztazích
Představte si manažera realizace, který koordinuje interní uvedení produktu, implementaci u klienta a předání od dodavatele. Projekty mají společného člověka, ale nesdílejí všechny účty ani dokumenty.
Interní uvedení produktu: mějte týmovou konverzaci vedle plánu
Pro interní uvedení produktu použijte firemní účet. Tuto relaci Cliq umístěte vedle kontrolního seznamu pro vydání a záznamu rozhodnutí do prostoru „Uvedení produktu“.
Když se člen týmu zeptá, zda je některý milník připravený, máte plán k dispozici ve stejném pracovním kontextu. Zaznamenejte rozhodnutí tam, kde ho projektový tým očekává, a poté odpovězte v příslušném kanálu. Výhodou je snazší přechod od diskuse k záznamu, který ji podkládá.
Nový účet Cliq není potřeba jen proto, že má uvedení produktu vlastní prostor. Firemní přihlášení lze znovu použít i v provozním prostoru, pokud oba kontexty patří ke stejné identitě.
Implementace u klienta: udržujte přihlášení poskytnuté klientem oddělené
Předpokládejme, že vám klient poskytne účet pro svou organizaci. Přiřaďte toto přihlášení k profilu Klient Sever a používejte ho s projektovými nástroji klienta.
Před první kontrolou ověřte přístup k implementačnímu kanálu a k probíranému dokumentu. Pokud se chat otevře, ale projektový soubor ne, zjistěte, jaký účet služba pro práci se soubory očekává. Funkční relace Cliq nedokazuje, že všechny podpůrné aplikace používají stejné přihlašovací údaje.
Klientský prostor používejte jako připomínku aktuální zakázky. Při sdílení souboru zkontrolujte, komu je určen, a cílovou konverzaci. Cílem je usnadnit dodržování běžného postupu kontroly tím, že budete mít příslušné dokumenty po ruce.
Předání od dodavatele: tam, kde je to vhodné, znovu použijte firemní identitu
Pro dodavatele může stačit schválený externí kanál. Ponechte firemní účet a dokumenty k předání od dodavatele přidejte do samostatného projektového prostoru.
Mapa přístupů by měla ukazovat, že tato konverzace stále používá profil Firemní provoz. Tento rozdíl je důležitý, když se k práci vracíte po přerušení: jste zaměstnanec spolupracující s externím subjektem, nikoli někdo přihlášený do interní organizace dodavatele.
Pokud se dodavatel nemůže připojit, požádejte odpovědné správce o kontrolu pozvánky a zásad spolupráce. Vytvoření nového profilu WebCatalog nezmění oprávnění na straně serveru, které účast řídí.
Udržujte mapu přístupů užitečnou i při změnách v práci
Mapu aktualizujte, když začíná zakázka pro klienta, externista končí nebo odpovědnost přechází na jiného kolegu. Užitečné otázky jsou konkrétní: jaké přihlášení se používá, které konverzace jsou nadále potřebné a kdo může tento přístup změnit?
Odchod může vyžadovat, aby správce odebral přístup do organizace nebo přístup hosta. Odstranění zástupce z desktopového prostředí je samostatný úklidový krok. Nejprve dokončete změnu na úrovni služby prostřednictvím organizace, která členství spravuje, a poté podle toho upravte pracovní prostor.
Zkontrolujte také aplikace související s konverzací. Projekt může skončit, zatímco staré zadání, kalendář nebo účet pro práci s dokumenty zůstávají každý den na očích. Odstraňte položky, které již neslouží aktivní práci, aby prostor nadále odpovídal svému účelu.
Pokud vás oznámení začnou rozptylovat, určete, které konverzace vyžadují odpověď během jednotlivých pracovních bloků. Použijte ovládací prvky oznámení dostupné v příslušném prostředí Cliq a než se na nastavení spolehnete, ověřte výsledek. To, že máte přístup k více účtům, neznamená, že každému musíte celý den věnovat stejnou pozornost.
Dejte další organizaci jasné místo ve svém desktopovém prostředí
Začněte jedním firemním přihlášením a jedním externím vztahem. Rozhodněte, zda tento vztah vyžaduje samostatný účet, pozvánku pro hosta, externí kanál, nebo síť Network. Odpověď si zaznamenejte ještě před nastavením desktopového prostředí.
Poté přidejte Zoho Cliq do WebCatalogu, vytvořte profily pro jednotlivá přihlášení a sestavte prostory podle práce, která z jednotlivých vztahů vyplývá. Struktura vašich účtů tak zůstane v souladu s přístupem, který vám organizace poskytují, a související konverzace a nástroje snáze najdete na jednom místě.
