Správa účtů Zangi začíná tím, že víte, pod jakou identitou vás lidé kontaktují. Pracovní kontakt může znát jedno soukromé číslo Zangi, zatímco přátelé znají jiné. U každého účtu je také třeba brát v úvahu zařízení, přihlašovací údaje a historii konverzací.
Důležitý výchozí bod: aktuální dokumentace k účtům Zangi popisuje komunikační aplikaci pro běžné uživatele jako výhradně mobilní službu s jedním aktivním zařízením na účet. Druhý účet a druhé zařízení tedy představují jiná rozhodnutí než otevření dalšího okna prohlížeče.
Chcete-li spravovat více účtů Zangi, uspořádejte si identity, které již používáte, mějte k dispozici jejich přístupové údaje a zvolte podporovaný způsob používání na mobilních zařízeních. WebCatalog vám může pomoci uspořádat webové aplikace související s touto prací, například dokumenty a kalendář. Neudělá však ze Zangi Private Messenger webovou komunikační službu.
Začněte u lidí, kteří vás potřebují kontaktovat
Než si založíte další účet, ujasněte si, co chcete oddělit. Oddělení komunikace s klienty od osobních konverzací může být důvodem pro další identitu. Několik projektů se stejnými spolupracovníky však může vyžadovat pouze přehlednější konverzace a projektové záznamy.
Ke každému stávajícímu účtu si napište krátký popis. „Osobní kontakty“ a „Konzultační činnost“ jsou užitečnější než „Účet 1“ a „Účet 2“, protože vám říkají, kam patří nová konverzace.
Praktický přehled účtů může být jednoduchý:
| Účel účtu | Lidé, kteří ho používají | Zařízení, které běžně kontrolujete | Pracovní podklady vedené jinde |
|---|---|---|---|
| Osobní | Přátelé a rodina | Osobní telefon | Osobní plány a schůzky |
| Konzultační činnost | Dohodnuté kontakty u klientů | Pracovní telefon | Zadání projektu, poznámky ze schůzek a další kroky |
Jde o příklad vašeho vlastního plánovacího záznamu, nikoli o ovládací panel v Zangi. Hesla uchovávejte ve správci hesel, ne ve sdíleném projektovém dokumentu.
Také se rozhodněte, zda potřebujete být dostupní pod oběma identitami současně. Člověk, který občas zkontroluje osobní konverzaci, má jiné požadavky než někdo, kdo po celou dobu práce čeká na hovor od klienta. Tento rozdíl by měl určovat, jak si používání zařízení uspořádáte.
Zvolte způsob používání obou účtů
Zangi uvádí, že pokud chcete službu používat na více než jednom zařízení, můžete si na každém zařízení vytvořit samostatný účet. Pro dvě zavedené identity, které jsou během dne obě důležité, poskytuje samostatné zařízení pro každou z nich jasné provozní oddělení.
Praktickou výhodou je přehlednost: víte, který telefon odpovídá které roli. Nevýhodou je, že se musíte starat o obě zařízení a kontrolovat je. Další telefon, který zůstává vybitý nebo mimo dosah, druhému účtu na užitečnosti nepřidá.
Před přepnutím účtů na jednom zařízení se ujistěte, že má aktuální účet nastavené heslo a že máte bezpečně uložené přihlašovací údaje k oběma účtům. Při odhlašování zvolte Keep History (Zachovat historii), aby se chaty a soubory daného účtu na zařízení zachovaly. Možnost Delete History (Smazat historii) tato místní data odstraní, aniž by existovala cloudová kopie, ze které by je bylo možné obnovit. Poté se přihlaste k druhému účtu a ověřte jeho soukromé číslo. Tím se změní aktivní účet; nevytvoří se společná schránka pro dva současně přihlášené účty.
Profil prohlížeče nemůže změnit způsob fungování mobilních účtů Zangi. Pokud výslovně potřebujete „dva účty Zangi na PC“, vyřešte tento požadavek na platformu dříve, než si uspořádáte zbytek pracovního prostředí na počítači. Záznam v katalogu ani zástupce webové stránky nepotvrzují, že komunikační aplikace pro běžné uživatele má klienta pro prohlížeč.
Zahrňte do nastavení i přístup k účtům
Zangi při registraci přiděluje soukromé číslo namísto toho, aby vyžadovalo telefonní číslo nebo e-mailovou adresu. Jeho příklady pro začátečníky vysvětlují, jak se toto číslo používá ke spojení s dalšími lidmi.
U každého účtu si uchovávejte tři údaje: jeho účel, soukromé číslo a zařízení, na kterém ho běžně používáte. Heslo uložte odděleně a bezpečně. Tyto údaje jsou důležité, pokud mají dva účty podobná jména nebo profilové fotografie.
Průvodce účty Zangi uvádí, že k opětovnému přihlášení po odhlášení je potřeba heslo a že služba nedokáže zapomenuté heslo resetovat. Než začnete s přepínáním účtů experimentovat pomocí odhlašování, ověřte si své stávající přihlašovací údaje.
Jakmile je účet připravený, vyzkoušejte běžnou komunikaci, na kterou se chcete spoléhat. Požádejte důvěryhodný kontakt, aby poslal zprávu na příslušné soukromé číslo, ověřte, že jste ji obdrželi v očekávaném účtu, a odpovězte. Ověřujete tím identitu a cestu komunikace, nikoli to, že každé budoucí oznámení dorazí za všech podmínek na zařízení.
Pokud stávajícímu kontaktu představujete pracovní účet, nejprve mu změnu vysvětlete ve známé konverzaci. Uveďte, na který účet mají chodit budoucí zprávy k projektu a od kdy změna platí. Jasný přechod je užitečnější než nechat druhou stranu hádat, který ze dvou podobných profilů má použít.
Dejte kontaktům pro každý účel jedno spolehlivé místo, kde vás zastihnou
Oddělení účtů funguje nejlépe tehdy, když mu lidé, kteří s vámi komunikují, rozumějí. S klientem se dohodněte na účtu pro koordinaci projektu. S přáteli dál používejte osobní identitu, kterou již znají.
Informace o ochraně soukromí Zangi vysvětlují, že přímé vyhledání uživatele závisí na soukromém čísle a že neexistuje veřejné vyhledávání podle jména, telefonního čísla ani e-mailové adresy. Příslušné číslo sdílejte přímo s lidmi, kteří ho potřebují.
Konzultant může například používat pracovní účet pro domlouvání termínů rozhovorů, změny schůzek a krátká upřesnění. V zadání projektu lze uvést preferovaný způsob kontaktu, aniž by se odhalil osobní účet. Osobní účet pak může zůstat zaměřený na vztahy mimo tuto zakázku.
Pokud na jednom úkolu pracuje několik lidí, zvažte, zda nebude užitečnější skupina než další účet. Dokumentace ke skupinám Zangi popisuje vytváření skupin a správu jejich členů. Jasně pojmenovaná projektová skupina může udržet příslušné účastníky v jedné konverzaci, zatímco si každý ponechá vlastní účet.
Dohodněte se, co do této konverzace patří. Krátké koordinační dotazy mohou zůstat ve skupině, zatímco schválená rozhodnutí patří do průběžně aktualizovaného projektového dokumentu. Pomůže to zabránit tomu, aby vlákno zpráv bylo jediným místem, kde lze zjistit, na čem se tým dohodl.
Oddělte historii konverzací od pracovních záznamů
Znovu získat přístup k účtu a najít jeho minulé konverzace jsou dvě různé věci. Dokumentace k zabezpečení a ochraně soukromí Zangi popisuje ukládání konverzací na zařízeních účastníků, nikoli v serverovém archivu, který byste si mohli později procházet.
Před výměnou telefonu nebo vymazáním dat aplikace postupujte podle aktuálních pokynů pro svou platformu. Zangi popisuje možnost přenosu dat v systému Android; uvádí, že v systému iOS tato možnost v současnosti dostupná není. Samotné přihlášení k účtu na jiném zařízení byste neměli považovat za záruku, že se na něm objeví celá historie.
Také média mají vlastní nastavení uchovávání. Průvodce ukládáním dat vysvětluje ovládací prvky Keep Media (Uchovávat média) a možnosti správy úložiště. Pokud je příloha důležitá pro projekt, zkontrolujte tato nastavení a nepředpokládejte, že zůstane dostupná neomezeně dlouho.
Pro pracovní účely se rozhodněte, z čeho je třeba vytvořit průběžně udržovaný záznam. Schválený termín schůzky patří do kalendáře. Potvrzený požadavek patří do zadání. Soubor, který potřebují kolegové, patří do dohodnutého projektového úložiště, pokud je vhodné ho tam sdílet.
Jde o záměrný přenos informací z konverzace do pracovního systému. Uchovávejte pouze materiály potřebné pro daný úkol a dodržujte dohodu s ostatními účastníky o tom, kam patří. Nekopírujte celou soukromou konverzaci, pokud stejnou službu udělá krátká poznámka o rozhodnutí.
Používejte WebCatalog pro práci, která navazuje na konverzaci
Představte si nezávislého konzultanta, který připravuje workshop. Zangi na pracovním telefonu slouží ke krátké komunikaci s klientem. Práce na počítači zahrnuje zadání, kalendář a dokument, ze kterého vznikne program workshopu.
Vytvořte si pro tyto webové aplikace a související záložky prostor ve WebCatalogu s názvem „Plánování workshopu“. Mějte zadání od klienta a program snadno po ruce, zatímco konverzace v Zangi zůstane v podporované mobilní aplikaci.
Když klient potvrdí změnu, postupujte v několika krátkých krocích:
- Přečtěte si zprávu v účtu používaném pro danou zakázku.
- Určete, co se změnilo: datum, cílová skupina, program nebo požadovaný výstup.
- Aktualizujte příslušný pracovní dokument nebo položku v kalendáři.
- Poznamenejte si případnou nevyřešenou otázku a to, kdo na ni má odpovědět.
- V původní konverzaci v Zangi odpovězte s potvrzením dalšího kroku.
Například zpráva „Workshop teď začíná v 10:00; program je aktualizovaný a upravenou verzi pošlu dnes odpoledne“ propojuje konverzaci s krokem, který jste skutečně provedli.
Pokud podpůrné webové aplikace používají různé osobní a pracovní přihlašovací údaje, profily WebCatalogu mohou tyto relace prohlížeče oddělit. Otevřete Profiles (Profily), vyberte Add profile (Přidat profil), dejte mu jasný název a prostřednictvím tohoto profilu se přihlaste k příslušné webové aplikaci.
Prostory uspořádávají nástroje; profily oddělují jejich webové relace. Ani jedna z těchto funkcí neimportuje chaty Zangi ani neovládá jeho mobilní účty. Vyberte si tarif WebCatalogu, který podporuje aplikace, profily a prostory potřebné pro vaši práci.
Ověřte, který produkt Zangi vaše organizace používá
Některá vyhledávání Zangi pro počítač vedou k produktu Zangi for Business. Jeho produktová stránka popisuje samostatnou firemní nabídku se správou týmu a možnostmi pro aplikace i počítače.
Pokud vaše organizace tento produkt zakoupila, řiďte se jeho pokyny k nasazení a použijte přístup poskytnutý správcem. Zeptejte se, kterou aplikaci nainstalovat, jakou identitu používat a kdo spravuje změny účtů. Firemní nabídku je třeba posuzovat podle její vlastní dokumentace, nikoli ji považovat za důkaz, že soukromé číslo běžného uživatele funguje ve veřejně dostupné webové schránce.
Toto rozlišení je užitečné, když několik kolegů potřebuje koordinovaný přístup. Rozhodněte se, zda potřebujete dvě vlastní osobní/pracovní identity, nebo komunikační službu spravovanou organizací. Tyto potřeby vedou k odlišným odpovědnostem za účty a odlišnému zajištění podpory.
Nastavte si snadno udržitelnou rutinu
Pokaždé, když se změní vaše povinnosti, znovu zvažte účel každého účtu. Ověřte, že kontakty stále používají zamýšlenou identitu, příslušné zařízení je dostupné a důležitá projektová rozhodnutí mají jasně určené místo.
Pomocí nastavení oznámení Zangi přizpůsobte zprávy, skupiny a hovory svému režimu a poté na zařízení, které skutečně používáte, ověřte očekávaná upozornění. Pracovní účet je užitečný tehdy, když víte, kdy ho kontrolovat a jak s jeho konverzacemi dále pracovat.
Začněte se dvěma jasně vymezenými identitami a jedním opakujícím se pracovním postupem. Komunikaci v Zangi ponechte na podporované platformě a pomocí WebCatalog Desktop si uspořádejte webové aplikace, které tyto konverzace promění v hotovou práci.
