Dodavatel posílá aktualizovanou cenovou nabídku přes Zalo. Klient se ptá, zda je termín dodání potvrzený. Vaše rodinná skupina probírá plány na víkend. Pokud tyto konverzace patří k různým účtům, najít správný chat je jen část práce. Potřebujete také správný dokument, nejnovější rozhodnutí a jasný další krok.
Chcete-li na počítači spravovat více účtů Zalo, přidělte každému stávajícímu účtu samostatný přihlášený profil a snadno rozpoznatelné pracovní prostředí. WebCatalog dokáže tyto relace udržovat oddělené a propojit pracovní účet s vašimi dokumenty, kalendářem a nástroji pro sledování úkolů.
Praktickým výsledkem je opakovatelný postup od zprávy k dokončenému úkolu. Tento průvodce vychází z konkrétního příkladu: koordinátor projektu spolupracuje s vietnamským dodavatelem a osobní konverzace přitom vede v jiném účtu.
Dejte každému účtu Zalo stálé místo
Nejprve si ujasněte, které konverzace skutečně patří k různým identitám. Osobní účet a zavedený pracovní účet mohou potřebovat samostatné relace. Několik zákazníků, kteří komunikují se stejnou pracovní identitou, může zůstat v jednom účtu; nový projekt automaticky nevyžaduje další přihlášení.
Zalo již nabízí aplikace pro Windows a Mac, mobilní aplikace a webovou verzi. Jednou z možností je používat pro jeden účet nativní aplikaci a pro druhý samostatnou relaci prohlížeče. WebCatalog se hodí, když chcete mít pojmenované profily a webové aplikace související s vašimi konverzacemi v jednom přehledném desktopovém prostředí.
Pokud chcete používat dva účty Zalo na PC, začněte s účty, které už používáte a ke kterým se můžete přihlásit. Ve WebCatalog Desktop:
- Otevřete Profiles, vyberte Add profile a první profil pojmenujte „Zalo pracovní“.
- Otevřete Zalo s tímto profilem a přihlaste se k požadovanému pracovnímu účtu.
- Přidejte další profil s názvem „Zalo osobní“.
- Otevřete Zalo s osobním profilem a přihlaste se ke svému druhému účtu.
- Než odpovíte, zkontrolujte v každém okně identitu účtu a očekávané konverzace.
Dokumentace profilů WebCatalogu vysvětluje, že profily udržují soubory cookie, relace a data prohlížení oddělené. Otevřením dalšího okna se stejným profilem znovu použijete stejnou relaci; pokud potřebujete druhý účet, vyberte druhý profil.
Při ověřování pomocí QR kódu je podle oficiálních pokynů Zalo k přihlášení třeba zobrazit kód na počítači, naskenovat ho pomocí Zalo v telefonu, zkontrolovat údaje o přihlášení a přihlášení potvrdit. Ujistěte se, že v telefonu používáte účet určený pro daný profil na počítači. Pojmenování profilu „Pracovní“ nezmění, který účet přihlášení schválil.
Pokud službu otevíráte přímo, používejte Zalo Web, webovou adresu chatu uvedenou v nápovědě Zalo. Pokud vás Zalo později vyzve k opětovnému ověření, proveďte běžný postup přihlášení v příslušném profilu.
Soustřeďte kolem konverzace i související práci
Okno s účtem je užitečný výchozí bod. Pracovní prostředí ale potřebuje také místo, kde lze ověřovat fakta a zaznamenávat rozhodnutí.
Vytvořte si prostor ve WebCatalogu s názvem „Projekty s dodavateli“. Přidejte Zalo s pracovním profilem, aplikaci pro dokumenty, nástroj pro sledování objednávek a kalendář používaný pro dohodnuté termíny dodání. Prostor sdružuje aplikace a záložky pro určitý účel ve vlastním okně.
Rozlišujte jejich role: profil určuje přihlášenou relaci, prostor seskupuje nástroje. Stejný pracovní profil můžete používat v různých projektových prostorech, pokud projekty využívají stejnou identitu Zalo. Další prostor sám o sobě nevytváří jiný účet ani neomezuje daný účet na konkrétního zákazníka.
Začněte s jedním pracovním prostorem a samostatným osobním oknem Zalo. Vyberte si tarif WebCatalogu, který podporuje aplikace, profily a prostory ve vašem uspořádání. Přidávejte jen to, co vám pomůže dokončit úkol, například zkontrolovat cenovou nabídku nebo potvrdit schůzku.
Proveďte jeden požadavek od chatu až k potvrzenému dalšímu kroku
Představte si, že koordinujete tiskoviny pro akci klienta. Dodavatel vám na pracovní účet Zalo pošle upravenou cenovou nabídku. Klient potřebuje odpověď ohledně množství, grafických podkladů a dodání.
Následující pracovní postup udržuje konverzaci propojenou s rozhodnutím, ke kterému slouží.
Než začnete vykládat požadavek, ověřte konverzaci
Otevřete pracovní profil a ověřte odesílatele, projekt a nejnovější zprávu. Podobná jména, opakující se ikony skupin nebo stará konverzace mohou snadno vést k nesprávnému pochopení zdánlivě známého chatu.
Přečtěte si dostatek kontextu, abyste pochopili, co se změnilo. Otázka „Můžeme pokračovat?“ se může týkat množství, úpravy ceny nebo finálních grafických podkladů. Odpověď bez určení, o jaké rozhodnutí jde, může vyvolat další kolo zpráv.
V tomto příkladu se upravená nabídka dodavatele týká jiné specifikace papíru. Prvním užitečným krokem je porovnat tuto změnu se schváleným zadáním. Mějte při tom konverzaci i zadání na očích.
Osobní účet může zůstat dostupný ve vlastním okně. Když se z něj vrátíte, před odesláním odpovědi k projektu znovu zkontrolujte pracovní identitu a konverzaci. Názvy vám pomáhají s orientací; účet a příjemce zobrazení přímo v Zalo potvrzují, kam bude zpráva odeslána.
Zkontrolujte soubor, o který se vaše odpověď opírá
Otevřete cenovou nabídku a zjistěte její datum nebo verzi. Porovnejte podstatné údaje s projektovou evidencí: množství, specifikaci, schválenou částku a požadovaný termín dodání. Novější zpráva nemusí nutně obsahovat konečný schválený dokument.
Pokud upravená nabídka mění něco podstatného, pojmenujte rozdíl výslovně. Například: „Upravená nabídka počítá s papírem o vyšší gramáži. Než ji schválíme, potvrďte prosím, zda to má vliv na termín dodání.“
Uložte upravenou nabídku do složky projektu pod názvem souboru, který určuje projekt a verzi, a do potvrzení schválení ji označte jako čekající na kontrolu. Jde o vědomý krok při ukládání dokumentů. Když máte aplikaci pro ukládání souborů vedle Zalo, provede se snáze; WebCatalog však přílohy z chatu do složky projektu automaticky nekopíruje.
Před odesláním souboru zpět zkontrolujte příjemce i přílohu. Více otevřených účtů může usnadnit přístup, ale konečný cíl si stále zaslouží chvíli pozornosti.
Proměňte odpověď v závazek, který lze sledovat
Jakmile dodavatel potvrdí podrobnosti, určete, co z konverzace nyní vyplývá. Příslib zaslání grafických podkladů zítra potřebuje odpovědnou osobu a termín. Potvrzené dodání se musí promítnout do harmonogramu projektu.
Ve svém stávajícím nástroji pro sledování úkolů použijte například tento stručný záznam:
| Položka | Příklad záznamu |
|---|---|
| Požadavek | Schválit upravenou specifikaci tisku |
| Podklad | Upravená nabídka uložená ve složce projektu |
| Rozhodnutí | Specifikace schválena; potvrzení dodání stále čeká |
| Další krok | Koordinátor potvrdí dodání s dodavatelem |
| Termín | Před příští kontrolou projektu s klientem |
Jde o příklady projektových poznámek, nikoli o pole, která WebCatalog přidává do Zalo. Jejich účelem je zajistit srozumitelnost práce i poté, co se konverzace posune níže v seznamu chatů.
V odpovědi uveďte, co je potvrzené a co stále čeká na vyřízení. „Grafické podklady jsou schválené; termín dodání potvrdím, jakmile dodavatel odpoví“ poskytne klientovi užitečnější informaci než neurčité potvrzení přijetí zprávy.
Připravte předání, se kterým může někdo další pracovat
Pokud má v projektu pokračovat kolega, sdílejte schválený dokument a záznam rozhodnutí prostřednictvím běžných pracovních nástrojů. Uveďte aktuální stav, další krok a od koho se očekává odpověď.
Předání by mu mělo umožnit pochopit práci bez nutnosti rekonstruovat historii vašich osobních chatů. Pokud firma potřebuje, aby na stejnou zákaznickou konverzaci odpovídalo více zaměstnanců, jde o požadavek na týmovou komunikaci, který stojí za to řešit přímo.
Pokud na zprávy zákazníků odpovídá tým, používejte role Zalo Official Account
Zalo Official Account, zkráceně Zalo OA, slouží k jinému účelu než k současnému otevření dvou individuálních přihlášení Zalo. Poskytuje organizaci oficiální účet pro komunikaci se zákazníky a zaměstnancům přístup k nástrojům pro jeho správu.
Podle úvodního průvodce Zalo Official Account se zaměstnanci přihlašují do OA Manageru prostřednictvím osobních účtů Zalo a vybírají OA, ke kterému mají oprávnění ke správě. Správce může pozvat zaměstnance přes Quản lý → Quản lý admin, vybrat příslušná oprávnění a odeslat pozvánku, kterou daná osoba přijme.
Pokud prostřednictvím stejného oprávněného přihlášení spravujete účty Zalo Official Account pro více organizací, vyberte správný OA přímo v OA Manageru. Pro každý OA nepotřebujete jiný osobní účet ani profil WebCatalogu. Prostor pro klienta může sdružovat příslušné odkazy a dokumenty, zatímco vybraný OA určuje, pro kterou firmu právě pracujete.
Pro sdílenou zákaznickou podporu Zalo také dokumentuje přiřazování konverzací a filtrování podle zaměstnanců. Tyto funkce závisejí na tarifu OA a oprávněních zaměstnance. Pokud je vaše nastavení podporuje, použijte je k určení, kdo se danému zákazníkovi věnuje.
Přiřazování konverzací zajišťuje Zalo OA. WebCatalog organizuje přístup ke službě spolu s dalšími pracovními aplikacemi. Funkce OA zvolte tehdy, když potřebujete sdílenou odpovědnost za zákazníky; samostatné profily zvolte tehdy, když potřebujete oddělené přihlášené identity.
Ověřte podrobnosti, které ovlivňují vaši každodenní práci
Než své běžné postupy přesunete do nového uspořádání na počítači, vyzkoušejte jednu typickou konverzaci od začátku do konce. Dokážete otevřít potřebnou zprávu, prohlédnout její dokument, odeslat zamýšlenou odpověď a zaznamenat navazující úkol? Pokud jsou součástí tohoto postupu hovory, ověřte je přímo v prostředí, které hodláte používat. Nativní aplikace a webová verze Zalo mohou mít odlišné možnosti.
Zkontrolujte oznámení v každém účtu i nastavení počítače. Pracovní účet by vás měl upozorňovat na konverzace, za které odpovídáte, zatímco osobní oznámení si můžete nastavit podle své preferované pracovní doby. Než se na toto uspořádání spolehnete u odpovědí, kde záleží na čase, ověřte, že očekávaná oznámení skutečně přicházejí.
Důležitou historii a soubory zkontrolujte samostatně. Zalo poskytuje pokyny k zálohování a obnovení při změně telefonu a o tom, co bude po změně zařízení nebo relace dostupné, rozhodují jeho vlastní postupy. Profil WebCatalogu není zálohou historie vašich zpráv Zalo. Zásadní projektové záznamy uchovávejte na místě, které pro ně váš tým určil.
Začněte svou příští skutečnou konverzací
Vyberte jeden pracovní účet, jeden osobní účet a jeden projekt, v němž pravidelně přicházejí zprávy přes Zalo. Přidejte Zalo do WebCatalogu, každému přihlášení přiřaďte pojmenovaný profil a pracovní relaci umístěte vedle dokumentů a nástroje pro sledování úkolů potřebných pro daný projekt.
U dalšího příchozího požadavku pak projděte celý postup: ověřte účet a konverzaci, zkontrolujte podkladové informace, odešlete jasnou odpověď a zaznamenejte další krok. Je to praktický způsob, jak spravovat pracovní i osobní účty Zalo a zároveň mít uspořádanou práci, která stojí za každou zprávou.
