Google Voice může sloužit k velmi různým hovorům: domluvě osobní schůzky, jednání s klientem nebo rozhovoru vedenému jménem kolegy. Než přidáte další přihlášení, rozhodněte se, jaký rozdíl vlastně potřebujete zohlednit.
Chcete-li spravovat více účtů Google Voice, používejte pro každý účet, který už máte, samostatnou relaci na počítači, ověřte jeho číslo Voice a uspořádejte práci kolem daného účtu. Pokud má na jednom čísle přijímat hovory více lidí, mohou být vhodnější firemní funkce Google Voice než další okno s účtem.
WebCatalog pomáhá udržovat prostředí jednotlivých účtů snadno dostupná na počítači. Přiřazování čísel, předplatné, přesměrování a směrování hovorů zůstávají součástí Google Voice.
Nejprve zvolte uspořádání účtů a čísel
Účet Google určuje identitu přihlášeného uživatele. Číslo Voice je číslo poskytnuté nebo přiřazené prostřednictvím služby. Propojené telefonní číslo je existující telefonní číslo, na které lze přesměrovávat hovory.
Google v pokynech k propojeným číslům vysvětluje, že přesměrování předává hovory na vaše číslo Voice dál na propojené telefony. Propojením mobilního telefonu nevznikne druhá identita Google Voice ani samostatná schránka.
Začněte uspořádáním, které odpovídá vaší práci:
| Co potřebujete | Vhodný výchozí bod | Co přináší pracovní prostředí na počítači |
|---|---|---|
| Mít po ruce osobní účet Voice i účet poskytnutý zaměstnavatelem | Samostatné účty s aktivovanou službou | Oddělené relace a jasně rozpoznatelná pracovní prostředí |
| Přijímat hovory na stávající číslo Voice na jiném telefonu | Přesměrování na propojené číslo, pokud je dostupné | Přístup k nastavení a historii účtu |
| Umožnit týmu vyřizovat hovory na sdíleném firemním čísle | Vyzváněcí skupina v podporovaném tarifu Workspace | Související týmové nástroje a záznamy |
| Pomáhat vedoucímu pracovníkovi vyřizovat hovory | Oprávněné delegování hovorů v podporovaném tarifu | Vlastní pracovní relace vedle dohodnutých nástrojů pro navazující úkoly |
Jde o různá řešení. Přidáním dalších oken s účty nevytvoříte vyzváněcí skupinu a přesměrováním čísla nepřidělíte jiné osobě odpovědnost za rozhovor. Než zvolíte, kde se budou hovory zobrazovat, rozhodněte se, jak mají fungovat.
Přizpůsobte řešení skutečnému předplatnému Voice
Osobní a firemní účty Google Voice nenabízejí všechny stejné funkce. Srovnání předplatných od Googlu rozlišuje tarify pro jednoho uživatele a předplatná přidaná ke Google Workspace.
Bezplatná služba pro běžné uživatele je jednou z možností pro jednoho uživatele. Google také nabízí předplatná Starter standalone a Standard standalone pro způsobilé osobní účty Gmail v USA. Samotné přihlášení osobním účtem Gmail tedy neříká, zda účet využívá bezplatnou službu, nebo placený tarif.
Při porovnávání firemních funkcí je důležitá dokumentace k samostatným tarifům: Standard standalone zahrnuje automatické telefonní spojovatelky, ale nezahrnuje vyzváněcí skupiny ani delegování hovorů. Tyto funkce pro spolupráci jsou dostupné v rámci Voice Standard a Premier jako doplňků ke Workspace.
U účtu spravovaného firmou ověřte, že má uživatel službu Voice aktivovanou. Samotná pracovní e-mailová adresa neznamená, že je služba Voice funkční nebo že má požadovanou funkci pro volání.
Volbu ovlivňuje také lokalita. Tarify pro jednoho uživatele jsou dostupné pouze v USA. U organizací závisí dostupnost na zemi a na tom, zda je telefonní služba zajištěna prostřednictvím tarifu volání od Googlu, Carrier Link, nebo SIP Link. Před plánováním nasazení ve více lokalitách si prostudujte průvodce zeměmi a poskytovateli od Googlu.
K uspořádání dvou existujících účtů nepotřebujete kompletně přepracovat telefonní systém. Než ale budete od obou očekávat stejné funkce, musíte vědět, jakou službu každý účet využívá.
Když to vyhovuje, využijte integrované ovládání účtů od Googlu
Google už nabízí přihlášení k více účtům a přepínání mezi nimi. Na počítači přidejte nebo vyberte účet pomocí profilového obrázku či iniciály a pak ověřte, který účet je v otevřené službě aktivní.
Mobilní aplikace Voice také popisuje přepínání účtů v systémech Android a na zařízeních iPhone nebo iPad. Přepínač účtů je užitečnou možností, pokud potřebujete měnit prostředí jen občas.
Na počítači funguje Google Voice prostřednictvím webového rozhraní. Google v pokynech k volání uvádí podporované prohlížeče včetně Chrome, Edge, Firefoxu a Safari. Pro jednoduché uspořádání může stačit mít Voice k dispozici v prohlížeči.
Samostatné profily WebCatalog se hodí, když osobní a pracovní účet potřebují stálá, pojmenovaná prostředí, zejména pokud po hovorech následuje práce s dokumenty, schůzkami nebo projektovými záznamy. Můžete se vrátit do požadované relace, aniž byste spoléhali jen na to, který účet Google je zrovna vybraný v běžném okně prohlížeče.
Dejte každému účtu rozpoznatelné místo na počítači
Přidejte Google Voice do WebCatalog Desktop. V části Profiles zvolte Add profile, pojmenujte profil podle účelu účtu a otevřete v něm Voice. Přihlaste se požadovaným účtem Google. Totéž zopakujte s druhým profilem pro druhý účet.
Dokumentace k profilům WebCatalog vysvětluje, že soubory cookie, relace a data prohlížení zůstávají mezi profily oddělené. Vhodné názvy mohou být například „Osobní Voice“ a „Konzultační práce“.
Než budete pokračovat, zkontrolujte v každé relaci e-mail účtu a číslo Voice. Prázdná historie hovorů nebo registrační obrazovka mohou znamenat, že jste vybrali jiný účet Google než ten, který má službu aktivní. Než vytvoříte nebo změníte čísla, vyřešte tuto otázku identity účtu.
Vytvořte pracovní prostor obsahující Voice, kalendář a záznamy, se kterými pracujete po hovorech. Každý prostor se otevírá ve vlastním okně. Profily oddělují relace účtů; prostory sdružují aplikace podle účelu.
Pokud stejné firemní číslo slouží pro několik klientských projektů, můžete jeho profil používat v různých projektových prostorech. Stále jde o tentýž účet Voice se stejnou společnou historií. Vyberte si tarif WebCatalog, který podporuje profily, aplikace a prostory potřebné pro zamýšlené uspořádání.
Pracovní postup 1: Osobní a pracovní hovory během pracovního dne
Představte si konzultanta, který používá stávající osobní účet Voice a samostatně zřízený firemní účet. Cílem je rozpoznat kontext každého rozhovoru a udržet výslednou práci na správném místě.
Na začátku dne otevřete pracovní relaci vedle kalendáře schůzek a aktuálních poznámek ke klientům. Osobní relaci ponechte ve vlastním okně, když ji potřebujete. Neberte obě historie hovorů jako jeden seznam úkolů: zmeškaný hovor kvůli osobní schůzce a požadavek klienta vyžadují různé další kroky.
Pro příchozí hovory na počítači musí být relace skutečně dostupná. Google uvádí, že pro příjem hovorů na počítači musí Voice zůstat otevřený. Zkontrolujte vybraný mikrofon, reproduktory a příslušná oprávnění k oznámením a předtím, než se na nové nastavení spolehnete při domluvených hovorech, proveďte zkušební hovor.
Pokud používáte i propojené telefony, zkontrolujte nastavení jejich přesměrování ve správném účtu. Google v dokumentaci uvádí, že telefonní číslo nelze propojit s dalším číslem Voice, pokud už je propojené jinde. U dvou relací na počítači byste neměli počítat s přesměrováním obou účtů na stejné propojené číslo, aniž byste ověřili, co služba dovoluje.
Při zpětném volání po zmeškaném hovoru nejprve otevřete historii příslušného účtu. Ověřte kontext hovoru, pak zavolejte zpět a zaznamenejte další krok k související schůzce nebo práci pro klienta.
Pracovní postup 2: Několik klientských projektů používá jedno firemní číslo
Druhý klient automaticky nevyžaduje druhý účet Voice. Pokud vaše konzultační činnost už využívá jedno firemní číslo, užitečnějším zlepšením může být uspořádání hovorů podle projektů.
Vytvořte prostor pro projekt, který vyžaduje časté telefonické konzultace. Přidejte Voice se stávajícím firemním profilem a k němu zadání projektu, harmonogram a přehled rozhodnutí. Další projektový prostor může používat stejný profil a přitom zobrazovat vlastní podpůrné nástroje.
Když klient zavolá, otevřete příslušné projektové prostředí a pracujte s aktuálním zadáním. Na závěr zaznamenejte rozhodnutí, odpovědnou osobu a další krok. Například: „Potvrdit upravený termín dodání se sponzorem projektu a poté odeslat aktualizovaný harmonogram.“ Takový záznam je konkrétním úkolem, aniž by bylo nutné přepisovat celý rozhovor.
Opakované použití profilu nerozděluje historii Voice podle projektů, nevytváří projektové hlasové schránky ani nemění číslo používané pro hovory. Rozlišení projektů udržujte v záznamech, které už používáte. WebCatalog nabízí pohodlné uspořádání nástrojů; volající automaticky netřídí.
Před koncem pracovního dne porovnejte zmeškané hovory a hlasové zprávy z firemního účtu s těmito projektovými záznamy. Navazující úkol označte tam, kde práci spravujete, aby po zítřejším otevření projektu bylo vidět, čemu je ještě potřeba věnovat pozornost.
Pracovní postup 3: Vyřizování hovorů jménem kolegy
Asistent vedoucího pracovníka má jiné požadavky než někdo, kdo si udržuje dvě osobní přihlášení. Potřebuje oprávnění vyřizovat hovory jiné osoby a přitom nadále používat vlastní pracovní identitu.
V podporovaných tarifech Workspace Voice využijte delegování hovorů. Administrátor může delegátovi přidělit oprávnění uskutečňovat hovory, přijímat hovory a přistupovat k hlasové schránce jménem delegující osoby. Přidělená oprávnění určují, které činnosti může vykonávat.
Než začne zastupování, dohodněte se na praktickém předávání: které hovory se mají přepojovat, které lze vyřídit přímo a jak zaznamenávat žádosti o zpětné zavolání. V prostoru „Podpora vedení“ mějte vlastní relaci Voice vedle kalendáře, ke kterému máte oprávněný přístup, a záznamů navazujících úkolů.
Pokud příchozí hovor vyžaduje další kroky, zaznamenejte, kdo má odpovědět a jaké souvislosti potřebuje znát. Pracovní prostředí tento postup podporuje, aniž by byl nutný druhý profil přihlášený k účtu vedoucího pracovníka. Delegování umožňuje Google Voice, nikoli WebCatalog.
Pro týmové přijímání hovorů zvažte místo toho vyzváněcí skupinu. Google v podporovaných tarifech nabízí možnosti směrování, pracovní dobu a zpracování nepřijatých hovorů. V dokumentaci také uvádí, že hovory vyzváněcí skupiny se nepřesměrovávají na propojená mobilní čísla jejích členů, proto při plánování dostupnosti ověřte, na kterých zařízeních se budou hovory skutečně přijímat.
Sada otevřených oken s účty tato pravidla směrování nenahradí. Použijte vhodnou funkci Voice a pak kolem ní uspořádejte podpůrnou práci jednotlivých lidí.
Uspořádejte pracovní prostředí s ohledem na příští hovor
Začněte účty a čísly, které už máte přidělené. Určete, zda má být dalším zlepšením oddělená osobní a pracovní relace, lepší projektový kontext, nebo podporované řešení delegování či vyzváněcí skupiny.
Poté otevřete Google Voice ve WebCatalog. Různým účtům přidělte samostatné profily, používaný účet umístěte vedle nástrojů, které proměňují hovory v rozhodnutí, a před dalším plánovaným rozhovorem zkontrolujte nastavení příchozích hovorů. Výsledkem je přehlednější místo pro vyřizování hovorů a navazujících úkolů, aniž byste zaměňovali organizaci účtů s konfigurací telefonního systému.
