Když Google Chat používáte pro osobní konverzace, projekty zaměstnavatele i práci pro klienty, základem organizace je vědět, která identita patří do které konverzace. Potom můžete uspořádat projektový chat, dokumenty a kalendář tak, abyste je měli snadno dostupné na jednom místě.
Projekt automaticky nevyžaduje další účet Google. Jeden pracovní účet můžete používat pro spolupráci s několika klienty, zatímco jiný klient vám poskytne vlastní spravovanou identitu. Každá z těchto situací vyžaduje jiné uspořádání pracovního prostředí na počítači.
Google už přepínání mezi přihlášenými účty podporuje. WebCatalog přidává izolované profily a projektově zaměřené prostory, které vám mohou usnadnit orientaci během náročnějšího pracovního dne. Cílem je mít při každém zahájení práce jasno v tom, který účet, konverzaci a související nástroje chcete používat.
Přidělte identitám a projektům různé role
„Účet“, „organizace“ a „prostor“ označují různé součásti pracovního postupu v Google Chatu. Když je budete rozlišovat, usnadníte si nastavení i řešení problémů.
| Součást nastavení | Co řídí nebo organizuje | Praktický příklad |
|---|---|---|
| Účet Google | Identita, kterou používáte k přihlášení a účasti v konverzacích | Váš osobní účet nebo účet přidělený zaměstnavatelem |
| Organizace Google Workspace | Spravovaný přístup a zásady pro své uživatele | Nastavení Chatu a externí spolupráce u vašeho zaměstnavatele |
| Prostor v Google Chatu | Místo pro konverzaci s vlastními účastníky | Diskuze projektového týmu o uvedení produktu na trh |
| Profil ve WebCatalogu | Oddělené přihlášení k webovým stránkám a data relace | Profil s názvem „Práce — Acme“ |
| Prostor ve WebCatalogu | Okno na ploše seskupující aplikace a profily | Pracovní prostor pro uvedení produktu obsahující Chat, Disk a zadání projektu |
Google popisuje přístup k Chatu prostřednictvím účtu Google nebo organizace Workspace. Prostory v Chatu lze vytvářet s osobními účty Google i placenými účty Workspace, jejich dostupné funkce se však liší; viz srovnání účtů od Googlu.
To znamená, že profily v desktopové aplikaci byste měli vytvářet podle skutečných přihlašovacích identit a projektové pracovní prostory pak uspořádat podle práce. Vytvořením prostoru ve WebCatalogu nevytvoříte prostor v Google Chatu, nepozvete spolupracovníky ani nezměníte oprávnění organizace.
Začněte stávajícími možnostmi Googlu pro počítače
Jen kvůli přidání druhého přihlášení ke Googlu nepotřebujete novou aplikaci. Průvodce přihlašováním k více účtům od Googlu vysvětluje, jak přidávat účty a přepínat mezi nimi bez odhlašování. V podporované službě Google použijte nabídku účtu a přidejte nebo vyberte účet, který potřebujete.
Chat je k dispozici na adrese chat.google.com a v Gmailu. Google nabízí také samostatnou aplikaci Chat, která se instaluje přes Chrome jako progresivní webová aplikace. Aby tato aplikace fungovala, musí být Chrome otevřený. Na spravovaných zařízeních může být k její instalaci potřeba povolení.
Tyto možnosti mohou stačit, pokud přepínač účtů a stávající uspořádání prohlížeče vyhovují vašemu způsobu práce. Ať už zvolíte jakoukoli cestu, ověřte, který účet má přístup ke konverzaci, kterou chcete otevřít.
WebCatalog se hodí, když chcete mít jasně vymezená a opakovaně použitelná prostředí jednotlivých účtů a uspořádat na ploše i ostatní součásti každého projektu. Osobní identitu můžete oddělit od pracovní a pracovní identitu pak používat všude, kde má oprávnění. Následující tři způsoby spolupráce ukazují, jak se při tom rozhodovat.
Osobní konverzace: vytvořte jim stálé místo
Váš osobní účet může sloužit pro rodinné plány, dobrovolnickou skupinu i několik přátel, kteří dávají přednost Chatu. Dejte těmto konverzacím snadno rozpoznatelné místo, abyste je našli, aniž byste nejprve museli procházet seznam projektů zaměstnavatele.
Ve WebCatalogu pojmenujte profil Osobní nebo použijte jiný název, který jasně označuje dané přihlášení ke Googlu. Otevřete Chat s tímto profilem a přihlaste se k zamýšlenému osobnímu účtu. Název by měl označovat identitu, nikoli dočasnou aktivitu, například „Víkendový výlet“. Aktivita se změní, účet vám ale může sloužit ještě roky.
V Google Chatu využijte jeho vlastní možnosti uspořádání konverzací pro lidi a skupiny, ke kterým se vracíte nejčastěji. Google uvádí připínání a odepínání prostorů nebo konverzací mezi funkcemi dostupnými uživatelům osobních i placených účtů Workspace.
Představte si, že vaše dobrovolnická skupina má konverzaci o připravované akci a plánovací dokument. Konverzaci můžete mít připnutou v Chatu a aplikaci s dokumentem umístit vedle ní do příslušného prostoru ve WebCatalogu. Než dokument otevřete nebo nasdílíte, ověřte, že osobní účet má požadovaný přístup.
Oddělení účtů a oddělení projektů nyní slouží různým účelům. Profil udržuje přihlašovací prostředí oddělené. Prostor sdružuje věci, které potřebujete pro danou akci. Ani jedno nenahrazuje nastavení členství v konverzaci ani nastavení sdílení dokumentu.
Pracovní projekty: používejte správnou identitu napříč prací týmu
Účet přidělený zaměstnavatelem obvykle patří do jasně pojmenovaného pracovního profilu, například Práce — Acme. Tuto identitu používejte pro konverzace v Chatu, které vaše organizace zpřístupnila a do kterých vás pozvala.
Pokud pro daný účet Chat není dostupný, obraťte se na správce Workspace. Google v pokynech k přihlášení uvádí, že pracovní a školní organizace musí Chat svým uživatelům nastavit. Otevřením stejné identity v jiné desktopové aplikaci nezpřístupníte službu, která v organizaci není dostupná.
Jakmile přístup funguje, uspořádejte opakovaně řešené projekty podle informací, které každý z nich potřebuje. U uvedení produktu na trh to může být:
- Prostor v Google Chatu, kde tým rozhoduje o uvedení produktu.
- Složka na Disku obsahující schválené kreativní podklady.
- Dokument s kontrolním seznamem pro vydání.
- Kalendář používaný k potvrzování termínů kontrol.
Příslušné aplikace a profily můžete ve WebCatalogu seskupit do prostoru s názvem Uvedení produktu. Další prostor, Provoz týmu, může obsahovat nástroje pro běžnou interní práci.
Oba mohou používat stejný pracovní profil, pokud má tentýž účet Google oprávnění pro oba projekty. Pro každé projektové okno nepotřebujete nový účet Google ani oddělené přihlášení. Opakovaným použitím profilu znovu používáte i jeho data relace, takže okna nepředstavují samostatné identity.
Prostor ve WebCatalogu také neomezí Chat na konkrétní projektovou konverzaci. Než zveřejníte novinky o uvedení produktu, vyberte zamýšlený prostor v Google Chatu a zkontrolujte jeho účastníky. Pracovní prostor na ploše vám pomůže dostat se k práci; konverzace v Google Chatu určuje, kdo zprávu obdrží.
Projektová rozhodnutí uchovávejte v konverzaci, kde je tým očekává. Pokud se v přímé zprávě vyřeší něco, co ovlivňuje celou skupinu, přidejte odpovídající shrnutí do projektové diskuze. Pracovní prostor tak bude užitečný i pro dalšího člověka, který bude rozhodnutí potřebovat, nejen pro toho, kdo právě posílá zprávy.
Spolupráce s klienty: uspořádejte identitu, kterou klient skutečně pozval
Než vytvoříte další profil, je vhodné si jasně ujasnit způsob přístupu ke klientovi. Zeptejte se, kterou e-mailovou adresu nebo spravovanou identitu od vás klient očekává.
Možných uspořádání je několik. Klient může pozvat váš stávající pracovní nebo osobní účet Google jako externího účastníka. Může vám také přidělit účet ve své vlastní organizaci Workspace. Google nyní popisuje i schválený postup pozvání hostů, kteří nemají stávající účet Google; pozvánka vytvoří účet hosta spravovaný zvoucí organizací. Dostupné postupy a omezení vysvětluje průvodce externími uživateli a hosty od Googlu.
Přizpůsobte tomu uspořádání pracovního prostředí na počítači:
| Uspořádání u klienta | Vhodná volba profilu |
|---|---|
| Klient pozve váš stávající pracovní účet | Použijte stávající profil pro tento účet |
| Klient poskytne samostatný účet Workspace | Vytvořte profil označený názvem klienta a identitou |
| Klient použije schválené pozvání hosta | Dokončete přijetí pozvánky, ověřte přístup k Chatu a výslednou identitu přehledně zařaďte |
Pokud se váš stávající pracovní účet účastní tří klientských projektů, mohou se hodit tři projektové prostory. Tři nové účty Google ale nejsou automaticky nutné. Naopak umístění identity přidělené klientem do stejného projektového okna jako účtu zaměstnavatele neznamená, že jsou tyto identity zaměnitelné.
Externí spolupráce závisí také na zapojených organizacích. Nastavení externího Chatu od Googlu popisuje nastavení správce, omezení na důvěryhodné domény a možnosti externích prostorů závislé na edici. Pokud pozvánka nefunguje, ověřte pozvanou identitu a požádejte klienta, aby zkontroloval příslušná nastavení přístupu.
U společného projektu používejte způsob spolupráce, který klient schválil. Pokud jde o prostor v Google Chatu s povoleným externím přístupem, veďte projektovou konverzaci tam. Profil ve WebCatalogu může zachovat přihlašovací prostředí, nemůže však udělit členství v prostoru ani obejít zásady organizace pro externí chat.
Samostatně kontrolujte i odkazované dokumenty. Pokyny Googlu k externímu přístupu rozlišují přístup k Chatu a přístup k souborům na Disku a úkolům. Před kontrolou otevřete samotný dokument pod zamýšleným účtem a ověřte, že je dostupný. Fungující konverzace sama o sobě neřeší všechny otázky oprávnění k souborům.
Převeďte přehled spolupráce do nastavení WebCatalogu
Nejprve nastavte účty. Pokyny k profilům ve WebCatalogu popisují vytvoření profilu a otevření aplikace s tímto profilem:
- Přidejte Google Chat z katalogu aplikací WebCatalogu.
- Otevřete Profiles, vyberte Add profile a dejte identitě snadno rozpoznatelný název.
- Otevřete Chat s tímto profilem a přihlaste se k odpovídajícímu účtu.
- Ověřte přístup ke konverzaci nebo prostoru, ke kterým by měl mít účet přístup.
Postup zopakujte pro jednotlivé odlišné identity, které skutečně používáte. Otevřením dalšího okna se stejným profilem neoddělíte druhý účet; používá se stejné prostředí relace.
Dále ve WebCatalogu uspořádejte prostory podle probíhající práce. Prostor klienta může obsahovat Chat, klientovy nástroje pro dokumenty a nástroj pro sledování projektu. Pokud je zamýšlené přihlášení stejné, použijte stávající profil. Když několik aplikací Google používá jednu identitu, příslušný profil může uchovávat jejich společné přihlašovací prostředí; při otevírání každé aplikace účet zkontrolujte.
Než toto uspořádání rozšíříte, porovnejte potřebné aplikace, profily a prostory s aktuálními tarify WebCatalogu. Počet projektových pracovních prostorů a počet identit účtů jsou dvě samostatná rozhodnutí při plánování.
Usnadněte orientaci při každém předání projektu
Před odesláním aktualizace proveďte krátkou kontrolu: Který účet používám, kdo je v této konverzaci a mohou tito lidé otevřít odkazované materiály? Odhalíte tak nesoulad účtů a přístupových oprávnění, který samotná uklizená plocha nevyřeší.
Dodejte aktualizaci dostatek souvislostí, aby byla užitečná: pojmenujte rozhodnutí, připojte odkaz na aktuální dokument a uveďte, co bude následovat. To je zvlášť užitečné, když se klient účastní prostřednictvím jiné organizace nebo pozvané identity hosta.
Pro příští projektovou poradu si vytvořte jeden pracovní prostor Google Chatu ve WebCatalogu obsahující skutečnou konverzaci, nástroje pro dokumenty a program jednání. Použijte jej ke kompletnímu předání informací a poté si ponechte takové uspořádání, ve kterém nejsnáze rozpoznáte správnou identitu a projekt.
