Osobní schránka, pracovní adresa i účet pro vedlejší projekt mohou mít své místo na jednom počítači. Výzvou je zajistit, abyste je snadno rozpoznali při odpovídání na zprávu, otevírání dokumentu nebo kontrole pozvánky na schůzku.
Více účtů Gmail můžete spravovat pomocí přepínače účtů Google, samostatných profilů prohlížeče nebo desktopového pracovního prostředí, jako je WebCatalog. Google již podporuje přepínání mezi přihlášenými účty bez odhlášení. WebCatalog nabízí jiný způsob, jak si tuto práci uspořádat: přímý přístup k aplikacím, samostatné profily a prostory pro související nástroje.
Zde je návod, jak vybrat vhodné uspořádání a využívat ho po celý den.
Vyberte si, jak chcete účty Gmail uspořádat
Začněte činností, která vám působí největší potíže.
| Vaše hlavní potřeba | Praktický výchozí bod |
|---|---|
| Občas zkontrolovat druhou schránku | Přepínač účtů Google |
| Oddělit pracovní a osobní prohlížení na mnoha webech | Profily prohlížeče |
| Mít účty Gmail po ruce vedle aplikací používaných pro jednotlivé projekty | WebCatalog Desktop |
| Sloučit příchozí zprávy do jedné schránky | Samostatné řešení pro sloučení e-mailů |
Mít účty snadno dostupné a slučovat jejich zprávy jsou dva různé požadavky. Níže popsané uspořádání ponechává každou schránku Gmail v jejím vlastním účtu, což je užitečné, pokud mají identity, komunikace s klienty a každodenní postupy zůstat oddělené.
Pro jednoduché uspořádání použijte přepínač účtů Google
Pokud účty přepínáte jen občas, začněte nabídkou účtů přímo v Gmailu:
- Přihlaste se na počítači do Gmailu.
- V pravém horním rohu vyberte svůj profilový obrázek nebo iniciálu.
- Zvolte Přidat účet a dokončete přihlášení k druhému účtu.
- Kdykoli budete chtít vybrat jiný účet, otevřete stejnou nabídku.
Tyto kroky vycházejí z pokynů Googlu pro používání více účtů.
Tento postup funguje dobře, pokud máte jen několik schránek a každou adresu dokážete rychle rozpoznat. Před napsáním nové zprávy si zvykněte zkontrolovat aktivní adresu.
Google také vysvětluje, že účet, ke kterému se přihlásíte jako k prvnímu, bývá výchozí. Některé služby Google mohou použít nastavení tohoto účtu, pokud není jasné, který účet chcete použít. Pokud vás odkaz přesměruje do jiného účtu Google, než jste očekávali, před provedením jakýchkoli změn zkontrolujte aktivní identitu.
Pro širší oddělení použijte profily prohlížeče
Profil prohlížeče je užitečný, když e-mailový účet patří k celému prostředí prohlížení. Možná chcete mít pracovní záložky, uložená hesla a historii prohlížení oddělené od osobního prostředí.
V Chromu otevřete nabídku profilů prohlížeče, vyberte Přidat profil Chrome a zvolte snadno rozpoznatelný název a vzhled. V tomto profilu se přihlaste k příslušnému účtu Gmail. Totéž zopakujte pro další identitu. Google popisuje, jak vytvářet a přepínat profily Chrome.
Vybírejte názvy, které vystihují účel, například „Osobní“ a „Studio“. Profil s názvem „Profil 2“ vám při více otevřených oknech příliš nepomůže.
Profily prohlížeče jsou rozumnou volbou, pokud chcete oddělená prostředí prohlížení. Pokud během dne opakovaně otevíráte stejné aplikace a účty, WebCatalog nabízí přímočařejší uspořádání.
Spravujte více účtů Gmail pomocí WebCatalogu
Desktopová aplikace Gmail od WebCatalogu poskytuje Gmailu vlastní okno a místo v Docku nebo na hlavním panelu. Nadále používáte webové rozhraní Gmailu a zároveň si volíte, jak jeho účty začleníte do svého pracovního postupu na počítači.
Nejužitečnější uspořádání začíná jasně pojmenovanými profily a rozšiřuje se teprve tehdy, když potřebujete další členění.
1. Přidejte Gmail na plochu
Stáhněte si WebCatalog Desktop, nainstalujte jej a přihlaste se ke svému účtu WebCatalog. Najděte v katalogu Gmail a přidejte jej jako desktopovou aplikaci.
Jednou Gmail otevřete a ověřte, že se otevřela očekávaná služba. Účet WebCatalog slouží ke správě vašeho nastavení WebCatalogu; k účtu Google, který chcete používat, se stále přihlašujete samostatně.
2. Vytvořte profil pro každou identitu Google
Ve WebCatalogu přejděte do sekce Profily, vyberte Přidat profil a zadejte výstižný název. Otevřete Gmail s tímto profilem a dokončete přihlášení podle pokynů Googlu.
Postup zopakujte pro ostatní účty. Vytvořte například profily „Osobní“, „Práce“ a „Klient A“. Vyberte si tarif WebCatalog, který pokryje aplikace, profily a prostory ve vašem zamýšleném uspořádání. Pokyny k profilům ve WebCatalogu také vysvětlují, jak jeden profil používat napříč desktopovými aplikacemi.
Pro přehledné oddělení používejte v každém profilu jednu identitu Google. Název profilu pak bude spolehlivým vodítkem ke schránce, kterou chcete otevřít.
3. Dejte každému účtu konkrétní účel
Než přidáte další profil, rozhodněte se, co do něj patří. Užitečné uspořádání může vypadat takto:
| Profil | K čemu jej používat |
|---|---|
| Osobní | Zprávy týkající se domácnosti, schůzky a osobní odběry |
| Práce | Interní komunikace a hlavní pracovní schránka |
| Klient A | Zprávy a podklady související s daným klientem |
Nevytvářejte nový profil pro každý dočasný úkol. Přidejte jej tehdy, když potřebujete jiný účet nebo trvalé oddělení určité oblasti práce.
Profily WebCatalogu uchovávají relace a data prohlížení odděleně. Díky tomu se můžete vracet k různým účtům, aniž byste se museli odhlašovat jen kvůli přepnutí mezi nimi. Google může i nadále vyžadovat ověření, pokud to vyžadují jeho bezpečnostní kontroly nebo zásady vaší organizace.
4. Udržujte související aplikace Google pohromadě
E-mail často vede k dalšímu úkolu: kontrole dokumentu na Disku, nahlédnutí do kalendáře nebo aktualizaci projektové nástěnky. Pro Gmail, Disk Google a Kalendář Google používejte stejný příslušný profil Google, aby byla požadovaná identita dostupná ve všech těchto aplikacích.
Poté nástroje uspořádejte do prostoru WebCatalog. Každý prostor se otevírá ve vlastním okně a může sdružovat aplikace a profily pro určitého klienta nebo projekt.
Prostor pro klienta může například obsahovat jeho profil Gmailu, Disk, Kalendář a aplikaci pro správu projektů. Když se pustíte do práce pro tohoto klienta, budete přesně vědět, kde související nástroje najdete.
Začněte jedním prostorem pro práci, kterou děláte nejčastěji. Další můžete přidat, až zjistíte, jaké rozdělení vám pomáhá udržet si pořádek.
Usnadněte si správu schránek
Lepší uspořádání na počítači řeší přístup k účtům. Několik návyků přímo v Gmailu vám usnadní zpracování samotných zpráv.
Používejte jednotný systém štítků
Štítky Gmailu umožňují třídit zprávy do kategorií. Zvažte používání malé sady štítků ve všech pracovních schránkách, například „K vyřízení“, „Čeká se“ a „Pro informaci“.
Stejné názvosloví usnadňuje navázání na práci po přepnutí účtu. Identitu účtu ponechte v názvu profilu a stav zprávy ve štítku. Každá část vašeho systému tak bude mít jasnou úlohu.
Nastavte v každém účtu správný podpis
Zkontrolujte nastavení podpisu v Gmailu u každé schránky. Gmail podporuje výchozí podpisy pro nové zprávy i odpovědi.
Použijte kontaktní a firemní údaje odpovídající dané adrese. Odlišný podpis poskytuje při psaní další viditelné vodítko, zásadním krokem však zůstává kontrola adresy odesílatele.
Rozhodněte, které schránky vás mají vyrušovat
V nastavení oznámení Gmailu na ploše si můžete zvolit oznámení o nové poště, důležité poště nebo oznámení zcela vypnout.
Rozumným výchozím nastavením je povolit upozornění pro časově naléhavou práci a méně urgentní účty kontrolovat v naplánovaných intervalech. Pokud se oznámení nezobrazí, zkontrolujte nastavení Gmailu i oprávnění v počítači.
Kontrolujte účty v předem zvoleném pořadí
Vyzkoušejte krátkou rutinu: nejprve projděte naléhavé pracovní zprávy, poté vyřiďte probíhající komunikaci s klienty a osobní e-maily zkontrolujte ve zvolený čas.
Cílem je přestat nechávat naposledy otevřenou schránku rozhodovat o tom, co budete dělat dál. Pro závazky, které vyžadují více než rychlou odpověď, si veďte samostatný seznam úkolů.
Často kladené otázky
Mohu zůstat přihlášený ke dvěma účtům Gmail současně?
Ano. Google podporuje současné přihlášení k více účtům. Profily prohlížeče a profily WebCatalogu nabízejí další způsoby, jak uspořádat oddělená prostředí jednotlivých účtů.
Sloučí WebCatalog všechny zprávy z Gmailu do jedné schránky?
Toto uspořádání vám poskytuje přístup k samostatným účtům Gmail. Neslučuje jejich poštu do společné schránky. Pokud chcete zprávy číst tímto způsobem, zvolte si samostatné řešení pro jejich sloučení.
Měly by Gmail, Disk a Kalendář používat stejný profil WebCatalogu?
Použijte stejný profil, pokud mají tyto aplikace používat stejnou identitu Google. Pro jinou identitu, například osobní účet nebo samostatné přihlášení klienta, vytvořte jiný profil.
Dejte každému účtu Gmail jasné místo
Pro občasnou kontrolu schránek vám může stačit přepínač účtů Google. Pokud je součástí vaší každodenní práce více účtů, desktopové uspořádání může výrazně zpřehlednit jejich účel i umístění.
Začněte s WebCatalog Desktop přidáním Gmailu a vytvořením profilů pro účty, které používáte nejčastěji. Vytvořte jeden prostor kolem svého hlavního pracovního postupu a poté přidejte kalendář, dokumenty a aplikace, které vám pomohou dokončit práci spojenou s každým e-mailem.
