Phần mềm cổng thông tin khách hàng hoạt động như một cửa ngõ giữa doanh nghiệp và khách hàng, tạo điều kiện cho sự tương tác từ xa giữa hai bên. Các cổng này đóng vai trò là giải pháp toàn diện cho các doanh nghiệp hoặc tổ chức tương tác với nhiều bên liên quan hoặc khách hàng bên ngoài. Chúng cho phép các doanh nghiệp chia sẻ và yêu cầu tài liệu, cung cấp thông tin cập nhật và hóa đơn của dự án, thu thập phản hồi và duy trì liên lạc với khách hàng và các bên liên quan. Các chức năng cụ thể của cổng thông tin khách hàng có thể khác nhau đáng kể tùy thuộc vào nhà cung cấp và các trường hợp sử dụng dự định. Một số nhà cung cấp tích hợp cổng khách hàng dưới dạng tệp đính kèm tùy chọn vào phần mềm phòng dữ liệu ảo lớn hơn hoặc nền tảng cộng tác nội dung đám mây của họ. Nhiều cổng thông tin khách hàng được trang bị các tính năng có trong phần mềm quản lý dự án, cho phép khách hàng theo dõi tiến độ dự án một cách dễ dàng đồng thời giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch cho khách hàng của mình.