Google Voice kan användas för mycket olika typer av samtal: en privat tidsbokning, en kunddiskussion eller ett samtal som hanteras för en kollegas räkning. Innan du lägger till ytterligare en inloggning bör du avgöra vilken skillnad du faktiskt behöver återspegla.
För att hantera flera Google Voice-konton använder du en separat skrivbordssession för varje konto du redan har, kontrollerar dess Voice-nummer och organiserar arbetet kring det kontot. När flera personer behöver besvara samtal till ett och samma nummer kan Google Voices företagstelefonifunktioner vara lämpligare än ännu ett kontofönster.
WebCatalog hjälper dig att hålla de olika kontomiljöerna lättillgängliga på datorn. Nummertilldelning, abonnemang, vidarekoppling och samtalsdirigering hanteras fortfarande i Google Voice.
Välj upplägg för konton och nummer först
Ett Google-konto identifierar den inloggade användaren. Ett Voice-nummer är ett nummer som tillhandahålls eller tilldelas via tjänsten. Ett länkat telefonnummer är ett befintligt telefonnummer som kan ta emot vidarekopplade samtal.
Googles anvisningar för länkade nummer förklarar att vidarekoppling skickar samtal till ditt Voice-nummer vidare till länkade telefoner. Att länka din mobiltelefon skapar inte en andra Google Voice-identitet eller en separat inkorg.
Börja med det upplägg som passar arbetet:
| Vad du behöver | Lämplig utgångspunkt | Vad en skrivbordsarbetsyta bidrar med |
|---|---|---|
| Ha tillgång till både privata och arbetsgivarens Voice-konton | Separata konton där tjänsten har aktiverats | Åtskilda sessioner och tydliga arbetskontexter |
| Besvara samtal till ditt befintliga Voice-nummer på en annan telefon | Vidarekoppling till länkat nummer, där det är tillgängligt | Tillgång till kontots inställningar och historik |
| Låta ett team hantera samtal till ett gemensamt företagsnummer | En ringgrupp i Workspace med ett abonnemang som stöder funktionen | Teamets övriga verktyg och dokumentation |
| Hjälpa en chef att hantera sina samtal | Behörig samtalsdelegering med ett abonnemang som stöder funktionen | Din egen arbetssession bredvid de överenskomna uppföljningsverktygen |
Det här är olika upplägg. Fler kontofönster skapar inte en ringgrupp, och vidarekoppling av ett nummer innebär inte att någon annan tilldelas ansvaret för samtalet. Bestäm hur samtalen ska fungera innan du väljer var de ska visas.
Anpassa upplägget efter det faktiska Voice-abonnemanget
Alla privata Google Voice-konton och företagskonton erbjuder inte samma funktioner. Googles abonnemangsjämförelse skiljer mellan abonnemang för en enskild användare och abonnemang som läggs till i Google Workspace.
Den kostnadsfria konsumenttjänsten är ett alternativ för enskilda användare. Google erbjuder även de fristående abonnemangen Starter standalone och Standard standalone för berättigade privata Gmail-konton i USA. En privat Gmail-inloggning säger därför inte om kontot använder gratistjänsten eller ett betalabonnemang.
Dokumentationen om fristående abonnemang är viktig när du jämför företagsfunktioner: Standard standalone omfattar automatiska telefonister, men inte ringgrupper eller samtalsdelegering. Dessa samarbetsfunktioner finns i Voice Standard och Premier som tillägg till Workspace.
För ett företagshanterat konto bör du kontrollera att Voice har aktiverats för användaren. En e-postadress på jobbet innebär inte i sig att det finns en fungerande Voice-tjänst eller den samtalsfunktion som behövs.
Även platsen påverkar valet. Abonnemang för enskilda användare är endast tillgängliga i USA. För organisationer beror tillgängligheten på landet och på om telefonitjänsten tillhandahålls via Googles samtalsabonnemang, Carrier Link eller SIP Link. Läs Googles guide till länder och operatörer innan du planerar en utrullning på flera platser.
Du behöver inte göra om hela telefonisystemet för att organisera två befintliga konton. Däremot behöver du veta vilken tjänst varje konto har innan du förväntar dig samma funktioner från båda.
Använd Googles inbyggda kontofunktioner när de passar
Google erbjuder redan inloggning med och växling mellan flera konton. På datorn använder du profilbilden eller initialen för att lägga till eller välja ett konto och kontrollerar sedan vilket konto som är aktivt i tjänsten du öppnar.
Även Voice-mobilappens dokumentation beskriver hur du växlar konto på Android och iPhone eller iPad. Kontoväljaren är ett användbart alternativ när du bara behöver byta kontext ibland.
På datorn används Google Voice via webbversionen. Googles vägledning för samtal listar webbläsare som stöds, bland annat Chrome, Edge, Firefox och Safari. Att ha Voice tillgängligt i en webbläsare kan räcka för ett enkelt upplägg.
Separata WebCatalog-profiler blir användbara när det privata kontot och arbetskontot behöver fasta, namngivna platser, särskilt när samtal leder vidare till dokument, bokningar eller projektdokumentation. Du kan återvända till rätt session utan att enbart förlita dig på vilket Google-konto som råkar vara valt i ett vanligt webbläsarfönster.
Ge varje konto en tydlig plats på skrivbordet
Lägg till Google Voice i WebCatalog Desktop. Under Profiles väljer du Add profile, namnger profilen efter kontots syfte och öppnar Voice med den profilen. Logga in med det avsedda Google-kontot. Upprepa med en andra profil för det andra kontot.
WebCatalogs dokumentation om profiler förklarar att cookies, sessioner och webbläsardata hålls åtskilda mellan profilerna. Användbara namn kan vara ”Privat Voice” och ”Konsultarbete”.
Innan du fortsätter bör du kontrollera kontots e-postadress och Voice-nummer i varje session. En tom samtalshistorik eller en registreringssida kan betyda att du har valt ett annat Google-konto än det som har tjänsten. Red ut vilket konto som är rätt innan du skapar eller ändrar nummer.
Skapa en arbetsyta som innehåller Voice, din kalender och den dokumentation du använder efter samtalen. Varje arbetsyta öppnas i ett eget fönster. Profiler håller kontosessioner åtskilda, medan arbetsytor organiserar apparna utifrån ett syfte.
Om samma företagsnummer används för flera kundprojekt kan du återanvända dess profil i olika projektarbetsytor. Det är fortfarande samma Voice-konto, med samma underliggande historik. Välj ett WebCatalog-abonnemang som stöder de profiler, appar och arbetsytor som ingår i ditt tänkta upplägg.
Arbetsflöde 1: Privata samtal och arbetssamtal under en arbetsdag
Tänk dig en konsult som använder ett befintligt privat Voice-konto och ett separat företagskonto där tjänsten har aktiverats. Målet är att kunna se sammanhanget för varje samtal och hålla det efterföljande arbetet på rätt plats.
Öppna arbetssessionen bredvid bokningskalendern och de aktuella kundanteckningarna i början av dagen. Ha den privata sessionen i ett eget fönster när du behöver den. Undvik att behandla de två samtalshistorikerna som en enda att-göra-lista: ett missat samtal om en privat bokning och en kundförfrågan kräver olika nästa steg.
För inkommande samtal på datorn måste sessionen faktiskt vara tillgänglig. Google anger att Voice måste vara öppet för att du ska kunna ta emot samtal på en dator. Kontrollera vald mikrofon, högtalare och relevanta aviseringsbehörigheter och ring sedan ett testsamtal innan du förlitar dig på ett nytt upplägg för bokade samtal.
Om du även använder länkade telefoner bör du granska deras vidarekopplingsinställningar i rätt konto. Google dokumenterar att ett telefonnummer inte kan länkas till ett annat Voice-nummer om det redan är länkat någon annanstans. Planera därför inte två skrivbordssessioner utifrån att båda kontona ska vidarekopplas till samma länkade nummer utan att först kontrollera vad tjänsten tillåter.
När du ska ringa tillbaka efter ett missat samtal öppnar du först historiken i rätt konto. Kontrollera samtalets sammanhang, ring sedan tillbaka och dokumentera nästa steg tillsammans med den tillhörande bokningen eller kundarbetet.
Arbetsflöde 2: Flera kundprojekt använder ett företagsnummer
En andra kund kräver inte automatiskt ett andra Voice-konto. Om din konsultverksamhet redan använder ett företagsnummer kan det vara mer värdefullt att organisera samtalen efter projekt.
Skapa en arbetsyta för ett projekt som medför många telefonsamtal. Lägg till Voice med den befintliga företagsprofilen, tillsammans med projektbeskrivningen, tidsplanen och beslutsloggen. En annan projektarbetsyta kan återanvända samma profil men visa sina egna stödverktyg.
När en kund ringer öppnar du det relevanta projektsammanhanget och arbetar utifrån den aktuella projektbeskrivningen. Efteråt dokumenterar du beslutet, den ansvariga och nästa steg. Till exempel: ”Bek
