Zarządzanie kontami Zangi zaczyna się od ustalenia, z której tożsamości korzystają osoby, aby się z Tobą skontaktować. Kontakt służbowy może znać jeden numer prywatny Zangi, a znajomi — inny. W przypadku każdego konta trzeba też uwzględnić urządzenie, dane logowania i historię rozmów.
Ważna kwestia na początek: aktualna dokumentacja kont Zangi opisuje komunikator dla użytkowników indywidualnych jako dostępny wyłącznie na urządzeniach mobilnych, z jednym aktywnym urządzeniem na konto. Drugie konto i drugie urządzenie to zatem inne decyzje niż otwarcie kolejnego okna przeglądarki.
Aby zarządzać wieloma kontami Zangi, uporządkuj tożsamości, z których już korzystasz, zadbaj o dostęp do ich danych logowania i wybierz obsługiwany sposób korzystania z urządzeń mobilnych. WebCatalog może uporządkować aplikacje internetowe wspierające tę pracę, takie jak dokumenty i kalendarz. Nie zmienia jednak Zangi Private Messenger w komunikator internetowy.
Zacznij od osób, które muszą się z Tobą kontaktować
Zanim skonfigurujesz kolejne konto, określ, co chcesz od siebie oddzielić. Oddzielenie komunikacji z klientami od rozmów prywatnych może uzasadniać utworzenie kolejnej tożsamości. Prowadzenie kilku projektów z tymi samymi współpracownikami może wymagać jedynie bardziej uporządkowanych rozmów i dokumentacji projektowej.
Przygotuj krótki opis każdego istniejącego konta. „Kontakty prywatne” i „Praca konsultingowa” są bardziej przydatne niż „Konto 1” i „Konto 2”, ponieważ wskazują, gdzie powinna trafić nowa rozmowa.
Praktyczna mapa kont może być prosta:
| Przeznaczenie konta | Osoby, które z niego korzystają | Zwykle sprawdzane urządzenie | Informacje przechowywane poza kontem |
|---|---|---|---|
| Prywatne | Znajomi i rodzina | Telefon prywatny | Prywatne plany i spotkania |
| Praca konsultingowa | Uzgodnione osoby kontaktowe po stronie klientów | Telefon służbowy | Założenia projektu, notatki ze spotkań i kolejne działania |
To przykład własnej notatki organizacyjnej, a nie panelu w Zangi. Hasła przechowuj w menedżerze haseł, a nie we współdzielonym dokumencie projektowym.
Zdecyduj też, czy obie tożsamości muszą być dostępne jednocześnie. Osoba, która sporadycznie sprawdza prywatne rozmowy, ma inne potrzeby niż ktoś, kto przez cały czas pracy czeka na telefon od klienta. To rozróżnienie powinno decydować o sposobie korzystania z urządzeń.
Wybierz sposób korzystania z dwóch kont
Według Zangi, jeśli chcesz korzystać z usługi na więcej niż jednym urządzeniu, możesz utworzyć oddzielne konto na każdym z nich. W przypadku dwóch używanych już tożsamości, które są istotne w ciągu dnia, osobne urządzenie dla każdej z nich zapewnia wyraźny podział w codziennym użytkowaniu.
Praktyczną zaletą jest przejrzystość: wiesz, który telefon odpowiada której roli. Wadą jest konieczność dbania o oba urządzenia i sprawdzania ich. Dodatkowy telefon, który pozostaje rozładowany lub poza zasięgiem ręki, nie sprawi, że drugie konto będzie użyteczne.
Zanim przełączysz konto na jednym urządzeniu, upewnij się, że bieżące konto ma ustawione hasło i że dane logowania do obu kont są bezpiecznie zapisane. Podczas wylogowywania wybierz Keep History (Zachowaj historię), aby zachować czaty i pliki tego konta na urządzeniu. Opcja Delete History (Usuń historię) usuwa te dane lokalne, bez kopii w chmurze umożliwiającej ich przywrócenie. Następnie zaloguj się na drugie konto i sprawdź jego numer prywatny. Zmienia to aktywne konto; nie tworzy wspólnej skrzynki odbiorczej dla dwóch kont działających jednocześnie.
Profil przeglądarki nie zmieni mobilnego modelu kont Zangi. Jeśli Twoje wymaganie brzmi konkretnie „dwa konta Zangi na komputerze”, najpierw rozstrzygnij kwestię obsługi tej platformy, zanim zorganizujesz resztę środowiska pracy na komputerze. Wpis w katalogu lub skrót do witryny nie potwierdza, że komunikator dla użytkowników indywidualnych ma klienta przeglądarkowego.
Uwzględnij dostęp do konta podczas konfiguracji
Podczas rejestracji Zangi przydziela numer prywatny, zamiast wymagać numeru telefonu lub adresu e-mail. Przykłady dla początkujących wyjaśniają, jak ten numer służy do nawiązywania kontaktu z innymi osobami.
Dla każdego konta zapisz trzy informacje: jego przeznaczenie, numer prywatny oraz urządzenie, na którym zwykle z niego korzystasz. Hasło przechowuj oddzielnie i w bezpiecznym miejscu. Te szczegóły mają znaczenie, gdy dwa konta mają podobne nazwy lub zdjęcia profilowe.
Instrukcja dotycząca kont Zangi wskazuje, że do ponownego zalogowania po wylogowaniu potrzebne jest hasło, a usługa nie może zresetować zapomnianego hasła. Sprawdź posiadane dane logowania, zanim zaczniesz eksperymentować z przełączaniem kont przez wylogowywanie.
Gdy konto będzie gotowe, przetestuj typową interakcję, z której zamierzasz korzystać. Poproś zaufaną osobę o wysłanie wiadomości na właściwy numer prywatny, sprawdź, czy wiadomość dotarła na oczekiwane konto, i odpowiedz. Sprawdzasz tożsamość i ścieżkę komunikacji, a nie dowodzisz, że każde przyszłe powiadomienie dotrze w każdych warunkach działania urządzenia.
Jeśli przekazujesz dotychczasowemu kontaktowi informacje o koncie służbowym, najpierw wyjaśnij zmianę w znanej mu rozmowie. Wskaż, na które konto mają trafiać przyszłe wiadomości projektowe i od kiedy zmiana obowiązuje. Jasne przejście jest bardziej przydatne niż pozostawienie drugiej osoby z koniecznością zgadywania, którego z dwóch podobnych profili użyć.
Zapewnij kontaktom jeden pewny kanał dla każdego celu
Rozdzielenie kont działa najlepiej wtedy, gdy osoby, które z Tobą rozmawiają, rozumieją ten podział. Uzgodnij z klientem konto do koordynacji projektu. W kontaktach ze znajomymi nadal korzystaj z tożsamości prywatnej, którą już znają.
Wskazówki Zangi dotyczące prywatności wyjaśniają, że bezpośrednie odnalezienie użytkownika wymaga numeru prywatnego i nie ma publicznego wyszukiwania według imienia i nazwiska, numeru telefonu ani adresu e-mail. Udostępniaj odpowiedni numer bezpośrednio osobom, które go potrzebują.
Na przykład konsultant może używać konta służbowego do ustalania harmonogramu wywiadów, zmian terminów spotkań i krótkich wyjaśnień. Dokument z założeniami projektu może wskazywać preferowany sposób kontaktu bez ujawniania konta prywatnego. Konto prywatne może pozostać przeznaczone do relacji niezwiązanych z tym zleceniem.
Gdy kilka osób pracuje nad jednym zadaniem, zastanów się, czy grupa nie będzie bardziej przydatna niż kolejne konto. Dokumentacja grup Zangi opisuje tworzenie grup i zarządzanie ich członkami. Grupa projektowa z jednoznaczną nazwą może zgromadzić odpowiednich uczestników w jednej rozmowie, a każdy z nich zachowa własne konto.
Uzgodnijcie, co powinno trafiać do tej rozmowy. Krótkie pytania organizacyjne mogą pozostać w grupie, natomiast zatwierdzone decyzje powinny znaleźć się w aktualizowanym dokumencie projektowym. Dzięki temu wątek wiadomości nie stanie się jedynym miejscem, w którym można sprawdzić ustalenia zespołu.
Oddziel historię rozmów od dokumentacji roboczej
Ponowne uzyskanie dostępu do konta i odnalezienie jego wcześniejszych rozmów to dwie odrębne kwestie. Dokumentacja Zangi dotycząca bezpieczeństwa i prywatności opisuje przechowywanie rozmów na urządzeniach uczestników, a nie w archiwum na serwerze, które można później przeglądać.
Przed zmianą telefonu lub wyczyszczeniem danych aplikacji skorzystaj z aktualnych instrukcji dla swojej platformy. Zangi opisuje opcję przenoszenia danych w systemie Android i informuje, że obecnie nie jest ona dostępna w systemie iOS. Samo zalogowanie się na konto na innym urządzeniu nie powinno być traktowane jako gwarancja, że pojawi się tam cała historia rozmów.
Multimedia mają również własne ustawienia przechowywania. Przewodnik dotyczący przechowywania danych wyjaśnia działanie ustawień Keep Media (Zachowaj multimedia) oraz opcji zarządzania pamięcią. Sprawdź te ustawienia, gdy załącznik jest ważny dla projektu, zamiast zakładać, że pozostanie dostępny bezterminowo.
W pracy zdecyduj, co musi stać się częścią aktualizowanej dokumentacji. Zatwierdzony termin spotkania powinien trafić do kalendarza. Potwierdzone wymaganie — do dokumentu z założeniami. Plik potrzebny współpracownikom — do uzgodnionej lokalizacji projektu, o ile jego udostępnienie jest właściwe.
To świadome przeniesienie informacji z rozmowy do systemu wykorzystywanego w pracy. Zachowuj tylko materiały potrzebne do zadania i przestrzegaj ustaleń z pozostałymi uczestnikami dotyczących miejsca ich przechowywania. Unikaj kopiowania całej prywatnej rozmowy, jeśli wystarczy krótka notatka z decyzją.
Używaj WebCatalog do pracy wynikającej z rozmowy
Wyobraź sobie niezależnego konsultanta przygotowującego warsztaty. Zangi na telefonie służbowym służy do krótkiej wymiany wiadomości z klientem. Praca na komputerze obejmuje dokument z założeniami, kalendarz i dokument, który stanie się programem warsztatów.
Utwórz przestrzeń w WebCatalog o nazwie „Planowanie warsztatów” dla tych aplikacji internetowych i odpowiednich zakładek. Zapewnij sobie łatwy dostęp do założeń klienta i programu, pozostawiając rozmowę Zangi w obsługiwanej aplikacji mobilnej.
Gdy klient potwierdzi zmianę, wykonaj kilka prostych kroków:
- Przeczytaj wiadomość na koncie używanym do danego zlecenia.
- Ustal, co się zmieniło: termin, grupa odbiorców, program czy oczekiwany rezultat pracy.
- Zaktualizuj odpowiedni dokument roboczy lub wpis w kalendarzu.
- Zapisz wszelkie nierozstrzygnięte pytania i wskaż, kto powinien na nie odpowiedzieć.
- Odpowiedz w pierwotnej rozmowie Zangi, potwierdzając kolejny krok.
Na przykład wiadomość „Warsztaty zaczynają się teraz o 10:00; program jest już zaktualizowany, a poprawioną wersję wyślę dziś po południu” łączy rozmowę z faktycznie wykonanym działaniem.
Jeśli pomocnicze aplikacje internetowe korzystają z różnych loginów prywatnych i służbowych, profile WebCatalog pozwalają rozdzielić te sesje przeglądarki. Otwórz Profiles (Profile), wybierz Add profile (Dodaj profil), nadaj mu jednoznaczną nazwę i zaloguj się do odpowiedniej aplikacji internetowej przy użyciu tego profilu.
Przestrzenie porządkują narzędzia, a profile rozdzielają ich sesje internetowe. Żadna z tych funkcji nie importuje czatów Zangi ani nie steruje kontami mobilnymi. Wybierz plan WebCatalog, który obsługuje aplikacje, profile i przestrzenie potrzebne w Twojej pracy.
Sprawdź, z którego produktu Zangi korzysta Twoja organizacja
Niektóre wyszukiwania Zangi na komputer prowadzą do Zangi for Business. Strona tego produktu opisuje oddzielną ofertę biznesową obejmującą zarządzanie zespołem oraz opcje aplikacji i korzystania na komputerze.
Jeśli Twoja organizacja kupiła ten produkt, korzystaj z jego instrukcji wdrożenia i dostępu zapewnionego przez administratora. Zapytaj, którą aplikację zainstalować, jakiej tożsamości używać i kto zarządza zmianami na kontach. Ofertę biznesową należy oceniać na podstawie jej własnej dokumentacji, a nie traktować jako dowód, że numer prywatny użytkownika indywidualnego działa w publicznie dostępnej skrzynce wiadomości w przeglądarce.
To rozróżnienie jest przydatne, gdy kilku współpracowników potrzebuje skoordynowanego dostępu. Ustal, czy potrzebujesz dwóch własnych tożsamości — prywatnej i służbowej — czy usługi komunikacyjnej zarządzanej przez organizację. Z tymi potrzebami wiążą się różne obowiązki dotyczące kont i różne zasady wsparcia.
Zadbaj o łatwą do utrzymania rutynę
Sprawdzaj przeznaczenie każdego konta zawsze, gdy zmieniają się Twoje obowiązki. Upewnij się, że kontakty nadal korzystają z właściwej tożsamości, odpowiednie urządzenie jest dostępne, a ważne decyzje projektowe mają jasno określone miejsce.
Skorzystaj z ustawień powiadomień Zangi, aby dostosować powiadomienia o wiadomościach, grupach i połączeniach do swojego trybu pracy, a następnie sprawdź oczekiwane alerty na urządzeniu, którego faktycznie używasz. Konto służbowe jest pomocne wtedy, gdy wiesz, kiedy je sprawdzać i co robić z prowadzonymi na nim rozmowami.
Zacznij od dwóch jasno określonych tożsamości i jednego powtarzalnego procesu pracy. Prowadź komunikację Zangi na obsługiwanej platformie, a za pomocą WebCatalog Desktop uporządkuj aplikacje internetowe, które pomagają przekuwać te rozmowy w ukończoną pracę.
