Masz kilka dobrych sposobów na zarządzanie wieloma kontami Google Drive. Google umożliwia przełączanie kont w przeglądarce, a Dysk Google na komputer może łączyć się z wieloma kontami, zapewniając dostęp do plików lokalnych. Profile przeglądarki i WebCatalog Desktop oferują kolejne sposoby porządkowania kont używanych w ciągu dnia. WebCatalog Desktop pozwala mieć Dysk Google dla każdej tożsamości zalogowany obok innych aplikacji, z których korzystasz w tym kontekście.
Korzystanie z Dysku Google staje się trudniejsze, gdy pliki dotyczą różnych sfer życia. Oferta znajduje się na koncie firmowym, klient udostępnia osobny login do swojej firmy, a prywatne dokumenty są na jeszcze innym Dysku. Trudność polega na zapamiętaniu, która tożsamość jest powiązana z potrzebnym dokumentem.
Właściwa konfiguracja zależy od tego, co robisz po otwarciu Dysku Google. Czy od czasu do czasu czytasz udostępniony dokument, pracujesz z plikami w Finderze lub Eksploratorze plików, czy przełączasz się między pocztą klienta, dokumentami i spotkaniami? Zacznij od tego pytania, a następnie przygotuj jak najprostszą konfigurację, która wystarczy do codziennych zadań.
Dobierz konfigurację do wykonywanej pracy
Te opcje rozwiązują różne problemy i możesz korzystać z kilku jednocześnie.
| Główna potrzeba | Dobry punkt wyjścia | O czym warto pamiętać |
|---|---|---|
| Okazjonalne otwieranie Dysku innego konta | Przełącznik kont Google | Przed edycją lub przesłaniem pliku sprawdź, które konto Google jest aktywne. |
| Dostęp do plików w chmurze przez Finder lub Eksplorator plików | Dysk Google na komputer | Google obsługuje maksymalnie cztery konta; wybierz ustawienia synchronizacji dla każdego z nich. |
| Uporządkowanie całego środowiska przeglądania według tożsamości | Profile przeglądarki | Zarządzasz osobnym kontekstem przeglądarki do pracy, użytku prywatnego lub obsługi klienta. |
| Korzystanie z Dysku obok innych aplikacji powiązanych z daną tożsamością | WebCatalog Desktop | Profile oddzielają sesje, a przestrzenie porządkują używane razem aplikacje i profile. |
Warto też odróżnić wiele kont od wielu folderów. Jeśli trzech klientów udostępnia foldery na Twoim obecnym koncie firmowym, być może wystarczy Ci to jedno konto. Twórz osobny kontekst konta tylko wtedy, gdy rzeczywiście masz do dyspozycji kolejną tożsamość Google. W przypadku folderów w ramach tej samej tożsamości wystarczy być może przejrzysta struktura projektów.
Do okazjonalnego dostępu przez przeglądarkę używaj przełącznika kont Google
Google pozwala zalogować się na wiele kont Google i przełączać się między nimi bez wylogowywania. W usłudze Google wybierz zdjęcie profilowe lub inicjał, kliknij Dodaj konto i zaloguj się. Następnie możesz wybrać potrzebne konto z menu kont.
To dobry punkt wyjścia dla osoby, która kilka razy w tygodniu zagląda na drugi Dysk. Konfiguracja jest prosta, a przeglądarka pozostaje głównym środowiskiem pracy.
Zanim prześlesz gotowy plik lub poprosisz o dostęp do dokumentu, sprawdź adres e-mail wyświetlany w menu kont Google. Znany awatar nie jest niezawodnym przypomnieniem, zwłaszcza gdy oba konta mają to samo zdjęcie. Google informuje też, że pierwsze konto, na które się zalogujesz, często staje się domyślne, co może mieć znaczenie, gdy usługa nie wie, którego konta chcesz użyć.
Jeśli często przerywasz pracę, by sprawdzać menu kont, rozważ nadanie każdej tożsamości bardziej rozpoznawalnego miejsca w codziennej konfiguracji.
Gdy potrzebujesz lokalnego dostępu do plików, używaj Dysku Google na komputer
Jeśli potrzebujesz plików w Finderze na Macu lub Eksploratorze plików w systemie Windows, zacznij od oficjalnego klienta synchronizacji Google. Dysk Google na komputer obsługuje jednocześnie maksymalnie cztery konta.
Aby dodać kolejne konto:
- Otwórz menu Dysku Google na komputer.
- Wybierz zdjęcie profilowe w prawym górnym rogu.
- Kliknij Dodaj kolejne konto i zaloguj się w przeglądarce.
- Uruchom ponownie Dysk Google na komputer zgodnie z instrukcjami Google.
Po połączeniu kont zdecyduj, jaka część zawartości każdego Dysku ma być dostępna na urządzeniu. W przewodniku Google dotyczącym przesyłania strumieniowego i dublowania wyjaśniono różnicę: przesyłanie strumieniowe przechowuje pliki głównie w chmurze, wykorzystując lokalne miejsce na pliki, które otwierasz lub udostępniasz do pracy offline; dublowanie przechowuje pełną kopię Mojego dysku zarówno lokalnie, jak i w chmurze. Dyski współdzielone obsługują przesyłanie strumieniowe.
Na przykład projektant może potrzebować regularnego lokalnego dostępu do materiałów roboczych na własnym koncie firmowym, a do folderu z materiałami referencyjnymi klienta zaglądać tylko od czasu do czasu. Te potrzeby wymagają różnych decyzji dotyczących lokalnego przechowywania plików. Weź pod uwagę dostępną przestrzeń dyskową, pliki potrzebne podczas podróży oraz wymagania Twojej organizacji.
Podczas przeglądania plików lokalnych zadbaj o to, by nazwy kont były łatwe do rozpoznania. Przed wybraniem miejsca docelowego przesyłania lub eksportu sprawdź jednocześnie konto i folder. Plik o prawidłowej nazwie zapisany na niewłaściwym Dysku nadal przysparza dodatkowej pracy osobom, które próbują go znaleźć.
WebCatalog Desktop pełni tu inną funkcję: porządkuje dostęp do interfejsu internetowego Dysku i powiązanych aplikacji. Nie zastępuje klienta synchronizacji plików Google ani nie łączy przestrzeni dyskowej należącej do różnych kont Google. Możesz używać Dysku Google na komputer do pracy z plikami lokalnymi, a WebCatalog Desktop do obsługi internetowej części tego samego projektu.
Do pełniejszego oddzielenia środowisk przeglądania używaj profili przeglądarki
Jeśli praca odbywa się głównie w przeglądarce, mogą wystarczyć oddzielne profile. Profile Chrome oddzielają między innymi zakładki, historię, hasła i ustawienia.
W Chrome otwórz menu profilu przeglądarki, wybierz Dodaj profil Chrome i nadaj mu czytelną nazwę. Otwórz Dysk w tym profilu i zaloguj się na konto Google, którego chcesz tam używać. W razie potrzeby powtórz te czynności dla kolejnej tożsamości.
Nazywaj profile według ról, które łatwo rozpoznasz: „Prywatne”, „Studio” lub „Konto służbowe Acme”. Nazwa projektu jest mniej przydatna, jeśli to samo konto będzie używane także po zakończeniu projektu.
To rozwiązanie sprawdza się, gdy chcesz mieć zakładki z materiałami danego klienta, zakładki zapisane w przeglądarce i inne strony w osobnym środowisku. Gdy liczba kont rośnie, zwróć uwagę, czy zarządzanie oknami przeglądarki nie stało się osobnym zadaniem.
Porządkuj regularną pracę na różnych kontach w WebCatalog Desktop
WebCatalog Desktop przydaje się, gdy Dysk Google jest jednym z elementów większej rutyny obejmującej pocztę, kalendarze, czat i narzędzia projektowe. Jego profile przechowują oddzielnie sesje kont i dane przeglądania, dzięki czemu możesz wracać do każdego konta w osobnym kontekście.
Zacznij od najczęściej używanych tożsamości. Postępuj zgodnie z instrukcją konfiguracji profili w WebCatalog:
- Otwórz WebCatalog Desktop i przejdź do sekcji Profile.
- Wybierz Dodaj profil i nadaj mu rozpoznawalną nazwę.
- Otwórz Dysk w tym profilu i zaloguj się na odpowiednie konto Google.
- Powtórz te czynności dla pozostałych kont.
Profil firmowy używany do obsługi Dysku może też służyć do korzystania z Gmaila i Kalendarza Google w ramach tej samej tożsamości Google. Dzięki temu zachowujesz spójny kontekst konta, przechodząc od prośby otrzymanej w e-mailu, przez dokument, aż po spotkanie dotyczące jego przeglądu.
Korzystaj z przestrzeni, gdy chcesz zebrać aplikacje i profile powiązane z klientem lub projektem. Każda przestrzeń otwiera się we własnym oknie. Profile odpowiadają za oddzielenie kont, a przestrzeń porządkuje powiązane z nimi elementy.
Na początku nie rozbudowuj konfiguracji ponad potrzebę. Dodaj aplikacje potrzebne do jednego regularnie wykonywanego zadania, zanim odtworzysz całe środowisko pracy.
Praktyczny sposób pracy z dokumentami klienta
Wyobraź sobie konsultanta, który ma firmowe konto Google oraz osobne konto udostępnione przez firmę Acme. Acme oczekuje, że prace projektowe będą wykonywane na jej koncie. Konsultant ma też innych klientów, którzy bezpośrednio udostępniają mu dokumenty na firmowy adres.
Przydatnym kryterium podziału jest tożsamość Google wymagana do wykonania pracy. Dla Acme utwórz osobny profil. Pozostali klienci mogą pozostać w profilu firmowym, jeśli właśnie to konto upoważnili do dostępu.
Zacznij od właściwego konta
Zanim rozpoczniesz zadanie, otwórz profil Dysku Acme. Sprawdź adres e-mail konta, a następnie przejdź do folderu projektu. Jeśli zadanie przyszło e-mailem, upewnij się, że wiadomość dotyczy tego samego projektu i konta, które masz otwarte.
Wyrób sobie nawyk sprawdzania tego na początku sesji roboczej. Jednorazowa kontrola przed dłuższym blokiem pracy jest łatwiejsza do utrzymania niż naprawianie skutków przesłania pliku z niewłaściwej tożsamości.
Pracuj na udostępnionym dokumencie
Otwórz dokument wskazany przez klienta jako aktualna wersja. Zanim utworzysz osobną kopię, zastanów się, czy rzeczywiście wymaga tego zlecenie. Może się zdarzyć, że recenzenci będą omawiać jedną wersję, podczas gdy Ty będziesz poprawiać inną.
Ustawienia udostępniania Google określają, czy Twoje konto może wyświetlać, komentować lub edytować plik. Dodatkowy profil zapewnia kolejny kontekst zalogowanego konta, ale nie zmienia tych uprawnień.
Jeśli masz tylko dostęp do wyświetlania, a musisz edytować dokument, skontaktuj się w tej sprawie z jego właścicielem, używając właściwego konta. Tworzenie kolejnych kopii nie rozwiąże podstawowego problemu z konfiguracją współpracy.
Przed przesłaniem wybierz miejsce docelowe
Aby dostarczyć nowy plik, najpierw przejdź do uzgodnionego folderu projektu, a dopiero potem wybierz plik do przesłania. Użyj nazwy, która określa projekt i przeznaczenie, na przykład „Oferta wdrożeniowa Acme”. Jeśli klient stosuje własne zasady nazewnictwa, przestrzegaj ich.
Przekazując plik, udostępnij link do uzgodnionego dokumentu i napisz, co jest gotowe do sprawdzenia. Następnie przejdź do kontekstu kolejnego klienta. Chodzi o powtarzalny proces prowadzący od konta przez projekt do dokumentu, w którym mniej decyzji trzeba podejmować z pamięci.
Zanim zmienisz konfigurację, ustal przyczynę problemu
Gdy coś działa nieprawidłowo, rozróżnij trzy przypadki:
Plik otwiera się na niewłaściwym koncie. Sprawdź adres e-mail Google w aktywnym oknie. Otwórz link w kontekście właściwego konta i spróbuj ponownie. Zapisany link wskazuje lokalizację, ale nie gwarantuje, że używasz właściwej tożsamości.
Właściwe konto nie ma dostępu do pliku. Sprawdź pierwotne zaproszenie do udostępniania i wskazany w nim adres. Poproś właściciela o potwierdzenie, że ten adres ma dostęp. Organizacje firmowe i szkolne mogą też ograniczać udostępnianie poza organizację, więc zmiana profilu może nie rozwiązać problemu.
Brakuje pliku w lokalnej pamięci. Sprawdź odpowiednie konto w Dysku Google na komputer i przejrzyj ustawienia synchronizacji oraz dostępu offline. To kwestia dostępności lokalnego pliku, nawet jeśli ten sam dokument otwiera się prawidłowo w aplikacji internetowej.
To rozróżnienie pozwala zająć się właściwą warstwą problemu zamiast wielokrotnie się wylogowywać, tworzyć profile od nowa lub przenosić dokumenty.
Ułatw sobie kolejne przekazanie pracy klientowi
Wybierz dokument, który i tak musisz dostarczyć, i uporządkuj związany z nim proces w WebCatalog Desktop. Przypisz upoważnioną tożsamość Google do profilu o czytelnej nazwie, otwórz uzgodniony folder projektu i miej powiązaną korespondencję pod ręką. Śledź plik od pierwszego zlecenia, przez edycję, aż po końcowy przegląd.
Przekazując pracę, powinieneś móc bez przeszukiwania kart odpowiedzieć na trzy pytania: którego konta użyłem, gdzie znajduje się aktualny plik i który link klient ma sprawdzić? Zachowaj taką konfigurację, która ułatwia znalezienie tych informacji, a synchronizację lokalną — tam, gdzie jest potrzebna — pozostaw Dyskowi Google na komputer.
