Poruszanie się po Dysku Google staje się trudniejsze, gdy pliki dotyczą różnych sfer Twojego życia. Oferta znajduje się na koncie firmowym, klient udostępnia osobne konto w swojej organizacji, a dokumenty osobiste są na jeszcze innym Dysku. Wyzwanie polega na zapamiętaniu, którego konta użyć, aby dotrzeć do potrzebnego dokumentu.
Istnieje kilka dobrych sposobów zarządzania wieloma kontami Dysku Google. Google umożliwia przełączanie kont w przeglądarce, a Dysk na komputer pozwala połączyć wiele kont i uzyskiwać lokalny dostęp do plików. Profile przeglądarki i WebCatalog oferują dodatkowe sposoby organizowania kont, z których korzystasz w ciągu dnia.
Właściwa konfiguracja zależy od tego, co robisz po otwarciu Dysku. Czy od czasu do czasu czytasz udostępniony dokument, pracujesz z plikami w Finderze lub Eksploratorze plików, czy przechodzisz między pocztą klienta, dokumentami i spotkaniami? Zacznij od tego pytania, a następnie przygotuj możliwie najprostszą konfigurację, która odpowiada Twojej codziennej pracy.
Dobierz konfigurację do wykonywanej pracy
Te rozwiązania odpowiadają na różne aspekty problemu i możesz korzystać z kilku jednocześnie.
| Główna potrzeba | Dobry punkt wyjścia | O czym warto pamiętać |
|---|---|---|
| Sporadyczne otwieranie Dysku innego konta | Przełącznik kont Google | Przed edycją lub przesłaniem pliku sprawdź aktywne konto Google. |
| Dostęp do plików w chmurze przez Findera lub Eksplorator plików | Dysk Google na komputer | Google obsługuje maksymalnie cztery konta; dla każdego wybierz ustawienia synchronizacji. |
| Uporządkowanie całego środowiska przeglądania według używanego konta | Profile przeglądarki | Zarządzasz osobnym środowiskiem przeglądarki do pracy, użytku osobistego lub obsługi klienta. |
| Trzymanie Dysku obok innych aplikacji używanych w ramach danego konta | WebCatalog Desktop | Profile rozdzielają sesje, a przestrzenie porządkują aplikacje i profile, z których korzystasz razem. |
Odróżniaj też wiele kont od wielu folderów. Jeśli trzech klientów udostępnia foldery Twojemu obecnemu kontu firmowemu, być może wystarczy Ci tylko to jedno konto. Utwórz osobne środowisko konta dopiero wtedy, gdy faktycznie korzystasz z innego konta Google. W przypadku folderów na tym samym koncie wystarczająca może być przejrzysta struktura projektów.
Korzystaj z przełącznika kont Google przy sporadycznym dostępie przez przeglądarkę
Google pozwala logować się na wiele kont Google i przełączać się między nimi bez wylogowywania. W usłudze Google wybierz swoje zdjęcie profilowe lub inicjał, kliknij Dodaj konto i zaloguj się. Następnie możesz wybierać potrzebne konto z menu kont.
To rozsądny punkt wyjścia dla osoby, która zagląda na drugi Dysk kilka razy w tygodniu. Konfiguracja jest prosta, a przeglądarka pozostaje głównym środowiskiem pracy.
Przed przesłaniem gotowej pracy lub poproszeniem o dostęp do dokumentu sprawdź adres e-mail widoczny w menu konta Google. Znajomy awatar nie jest niezawodną wskazówką, zwłaszcza gdy oba konta używają tego samego zdjęcia. Google zaznacza również, że pierwsze konto, na które się zalogujesz, często staje się kontem domyślnym. Może to mieć znaczenie, gdy usługa nie jest pewna, z którego konta chcesz skorzystać.
Jeśli ciągle przerywasz pracę, aby sprawdzić menu kont, rozważ zapewnienie każdemu kontu bardziej rozpoznawalnego miejsca w swoim codziennym środowisku pracy.
Korzystaj z Dysku na komputer, gdy ważny jest lokalny dostęp do plików
Jeśli potrzebujesz plików w Finderze na Macu lub w Eksploratorze plików w systemie Windows, zacznij od klienta synchronizacji Google. Dysk na komputer obsługuje jednocześnie maksymalnie cztery konta.
Aby połączyć kolejne konto:
- Otwórz menu Dysku na komputer.
- Wybierz swoje zdjęcie profilowe w prawym górnym rogu.
- Wybierz Dodaj kolejne konto i zaloguj się w przeglądarce.
- Uruchom ponownie Dysk na komputer zgodnie z instrukcjami Google.
Po połączeniu kont zdecyduj, jaka część zawartości każdego Dysku ma znajdować się na Twoim urządzeniu. Przewodnik Google po strumieniowym przesyłaniu i duplikowaniu plików wyjaśnia różnicę: przesyłanie strumieniowe przechowuje pliki głównie w chmurze, wykorzystując miejsce lokalne na pliki otwierane lub udostępnione offline; duplikowanie zachowuje pełną kopię Mojego dysku zarówno lokalnie, jak i w chmurze. Dyski współdzielone obsługują przesyłanie strumieniowe.
Na przykład projektant może potrzebować regularnego lokalnego dostępu do materiałów roboczych na własnym koncie firmowym, a do folderu z materiałami referencyjnymi klienta zaglądać tylko od czasu do czasu. Takie potrzeby wymagają różnych decyzji dotyczących lokalnego przechowywania danych. Weź pod uwagę dostępne miejsce na dysku, pliki potrzebne w podróży oraz wszelkie wymagania Twojej organizacji.
Zadbaj o rozpoznawalne nazwy kont podczas przeglądania plików lokalnych. Zanim wybierzesz miejsce docelowe przesyłania lub eksportu, sprawdź zarówno konto, jak i folder. Nawet prawidłowo nazwany plik umieszczony na niewłaściwym Dysku oznacza dodatkową pracę dla wszystkich, którzy próbują go znaleźć.
WebCatalog pełni tu inną funkcję: porządkuje dostęp do internetowego interfejsu Dysku i powiązanych aplikacji. Nie zastępuje klienta synchronizacji plików Google ani nie łączy przestrzeni dyskowej należącej do osobnych kont Google. Możesz używać Dysku na komputer do plików lokalnych, a WebCatalog do internetowej części tego samego projektu.
Korzystaj z profili przeglądarki, aby szerzej rozdzielić środowiska przeglądania
Jeśli już pracujesz głównie w przeglądarce, osobne profile mogą wystarczyć. Profile Chrome pozwalają oddzielić takie informacje jak zakładki, historia, hasła i ustawienia.
W Chrome otwórz menu profilu przeglądarki, wybierz Dodaj profil Chrome i nadaj profilowi czytelną nazwę. Otwórz Dysk w tym profilu i zaloguj się na konto Google, którego chcesz w nim używać. W razie potrzeby powtórz te kroki dla kolejnego konta.
Nazywaj profile zgodnie z rolą, którą od razu rozpoznasz: „Osobisty”, „Studio” lub „Konto służbowe Acme”. Nazwa projektu jest mniej przydatna, jeśli konto będzie używane także po jego zakończeniu.
To wygodne podejście, gdy chcesz mieć karty z materiałami dla danego klienta, zakładki i inne witryny w osobnym środowisku przeglądarki. Wraz ze wzrostem liczby kont zwracaj uwagę, czy zarządzanie oknami przeglądarki nie staje się kolejnym zadaniem samo w sobie.
Uporządkuj regularną pracę na kontach w WebCatalog
WebCatalog przydaje się wtedy, gdy Dysk jest jednym z elementów szerszego toku pracy obejmującego pocztę, kalendarze, czat i narzędzia projektowe. Jego profile oddzielają sesje kont i dane przeglądania, dzięki czemu możesz wracać do każdego konta w jego własnym środowisku.
Zacznij od kont, których używasz najczęściej. Postępuj zgodnie z instrukcją konfiguracji profili w WebCatalog:
- Otwórz WebCatalog Desktop i przejdź do Profiles (Profile).
- Wybierz Add profile (Dodaj profil) i nadaj mu rozpoznawalną nazwę.
- Otwórz Dysk w tym profilu i zaloguj się na właściwe konto Google.
- Powtórz te kroki dla drugiego konta.
Profil firmowy używany do Dysku może również obsługiwać Gmaila i Kalendarz Google w ramach tego samego konta Google. Korzystanie z tego samego profilu zapewnia spójne środowisko konta, gdy przechodzisz od prośby w e-mailu do dokumentu, a następnie do spotkania poświęconego jego omówieniu.
Korzystaj z przestrzeni, gdy chcesz zebrać aplikacje i profile związane z klientem lub projektem. Każda przestrzeń otwiera się we własnym oknie. To profile zapewniają rozdzielenie kont, a przestrzeń pomaga je uporządkować.
Zacznij od niewielkiej konfiguracji. Dodaj aplikacje używane w jednym powtarzalnym zadaniu, zanim odtworzysz całe swoje środowisko pracy. Plan Basic WebCatalog obejmuje dwie aplikacje komputerowe, dwa profile i jedną przestrzeń. Plany Pro i Business obsługują nieograniczoną liczbę aplikacji, profili i przestrzeni, co ma znaczenie, jeśli zaczniesz obsługiwać kilku klientów lub korzystać z większych zestawów aplikacji.
Praktyczny sposób pracy z dokumentami klientów
Rozważmy konsultanta, który ma firmowe konto Google oraz osobne konto udostępnione przez Acme. Acme oczekuje, że praca nad projektem będzie odbywać się za pośrednictwem jej konta. Konsultant ma też innych klientów, którzy udostępniają dokumenty bezpośrednio na jego firmowy adres.
Praktycznym kryterium podziału jest konto Google wymagane do wykonania pracy. Acme otrzymuje własny profil. Pozostali klienci mogą pozostać w profilu firmowym, jeśli to właśnie temu kontu przyznali dostęp.
Zacznij od właściwego konta
Przed rozpoczęciem zadania otwórz profil Dysku Acme. Sprawdź adres e-mail konta, a następnie przejdź do folderu projektu. Jeśli zadanie przyszło e-mailem, upewnij się, że wiadomość dotyczy tego samego projektu i konta, które masz otwarte.
Wyrób sobie nawyk robienia tego na początku sesji pracy. Łatwiej utrzymać zwyczaj jednorazowego sprawdzenia przed blokiem skupionej pracy niż naprawiać skutki przesłania pliku z niewłaściwego konta.
Pracuj na udostępnionym dokumencie
Otwórz dokument wskazany przez klienta jako aktualna wersja. Zanim utworzysz osobną kopię, ustal, czy rzeczywiście jest ona częścią zadania. Utworzenie nowego pliku może sprawić, że recenzenci będą omawiać jedną wersję, podczas gdy Ty będziesz poprawiać inną.
Ustawienia udostępniania Google określają, czy Twoje konto może wyświetlać, komentować lub edytować dokument. Dodatkowy profil zapewnia osobne środowisko z zalogowanym kontem, ale nie zmienia tych uprawnień.
Jeśli masz tylko dostęp do wyświetlania, a potrzebujesz edycji, uzgodnij to z właścicielem dokumentu, korzystając z właściwego konta. Tworzenie kolejnych kopii nie rozwiąże podstawowego problemu z zasadami współpracy.
Wybierz miejsce docelowe przed przesłaniem pliku
W przypadku nowego materiału do przekazania klientowi przejdź do uzgodnionego folderu projektu, zanim rozpoczniesz przesyłanie. Użyj nazwy wskazującej projekt i przeznaczenie, takiej jak „Acme — oferta wdrożenia”. Jeśli klient ma własne zasady nazewnictwa, stosuj je.
Przy przekazywaniu pracy udostępnij link do uzgodnionego pliku i wskaż, co jest gotowe do sprawdzenia. Następnie przejdź do środowiska kolejnego klienta. Celem jest powtarzalna ścieżka od konta przez projekt do dokumentu, z mniejszą liczbą decyzji pozostawionych pamięci.
Zdiagnozuj problem, zanim zmienisz konfigurację
Gdy coś wygląda nieprawidłowo, rozróżnij te trzy sytuacje:
Plik otwiera się na niewłaściwym koncie. Sprawdź adres e-mail konta Google w aktywnym oknie. Otwórz link w środowisku właściwego konta i spróbuj ponownie. Zapisany link wskazuje lokalizację, ale nie gwarantuje, że korzystasz z odpowiedniego konta.
Właściwe konto nie ma dostępu do pliku. Sprawdź pierwotne zaproszenie do udostępnionego pliku i podany w nim adres. Poproś właściciela o potwierdzenie dostępu dla tego adresu. Organizacje firmowe i szkolne mogą również ograniczać udostępnianie na zewnątrz, więc inny profil nie musi rozwiązać tego problemu.
Brakuje pliku w pamięci lokalnej. Sprawdź odpowiednie konto w Dysku na komputer i przejrzyj jego ustawienia synchronizacji oraz dostępu offline. To kwestia lokalnej dostępności pliku, nawet jeśli ten sam dokument otwiera się prawidłowo w aplikacji internetowej.
To rozróżnienie pomaga zająć się właściwą warstwą problemu zamiast wielokrotnie się wylogowywać, odtwarzać profile lub przenosić dokumenty.
Ułatw sobie kolejne przekazanie pracy klientowi
Wybierz dokument, który i tak musisz dostarczyć, i uporządkuj proces pracy nad nim w WebCatalog Desktop. Utwórz jasno nazwany profil dla konta Google z odpowiednimi uprawnieniami, otwórz uzgodniony folder projektu i miej pod ręką powiązaną komunikację. Prześledź pracę nad plikiem od początkowej prośby przez edycję aż po końcową weryfikację.
W momencie przekazania pracy odpowiedzi na trzy pytania powinny być dostępne bez przeszukiwania kart: które konto zostało użyte, gdzie znajduje się aktualny plik i który link klient ma sprawdzić? Zachowaj konfigurację, która ułatwia znalezienie tych odpowiedzi, a tam, gdzie jest to potrzebne, powierz lokalną synchronizację Dyskowi na komputer.
