Możesz zarządzać wieloma kontami Gmail za pomocą przełącznika kont Google, oddzielnych profili przeglądarki lub aplikacji komputerowej, takiej jak WebCatalog Desktop. Google już umożliwia przełączanie się między zalogowanymi kontami bez wylogowywania. WebCatalog Desktop oferuje inny sposób organizacji pracy: Gmail w osobnym oknie oraz oddzielny profil dla każdego konta, dzięki czemu każda skrzynka pozostaje zalogowana.
Prywatna skrzynka, służbowy adres i konto do projektu pobocznego mogą być używane na tym samym komputerze. Chodzi o to, by łatwo rozpoznać każde z nich podczas odpowiadania na wiadomość, otwierania dokumentu czy sprawdzania zaproszenia na spotkanie. Oto jak wybrać konfigurację i korzystać z niej przez cały dzień.
Wybierz sposób organizacji kont Gmail
Zacznij od zadania, które sprawia najwięcej trudności.
| Twoja główna potrzeba | Praktyczny punkt wyjścia |
|---|---|
| Sporadyczne sprawdzanie drugiej skrzynki | Przełącznik kont Google |
| Oddzielenie przeglądania służbowego i prywatnego w wielu witrynach | Profile przeglądarki |
| Dostęp do kont Gmail obok aplikacji używanych przy poszczególnych projektach | WebCatalog Desktop |
| Połączenie przychodzących wiadomości w jednej skrzynce | Przekazywanie poczty w Gmailu lub osobny klient poczty e-mail |
Zapewnienie dostępu do kont i łączenie ich wiadomości to dwie różne potrzeby. Jeśli chcesz korzystać z jednej skrzynki odbiorczej, Gmail może automatycznie przekazywać przychodzącą pocztę na inny adres. Opisana poniżej konfiguracja zachowuje każdą skrzynkę Gmail na osobnym koncie. Przydaje się, gdy tożsamości, rozmowy z klientami i codzienne obowiązki powinny pozostać rozdzielone.
Skorzystaj z przełącznika kont Google, aby szybko skonfigurować dostęp
Jeśli przełączasz się między kontami tylko od czasu do czasu, zacznij od istniejącego menu kont w Gmailu:
- Zaloguj się do Gmaila na komputerze.
- Wybierz swoje zdjęcie profilowe lub inicjał w prawym górnym rogu.
- Wybierz Dodaj konto i zaloguj się na drugie konto.
- Za każdym razem, gdy chcesz wybrać inne konto, otwórz to samo menu.
Te czynności są zgodne z instrukcjami Google dotyczącymi wielu kont.
To dobre rozwiązanie, jeśli masz niewiele skrzynek i szybko rozpoznajesz poszczególne adresy. Przed napisaniem nowej wiadomości wyrób sobie nawyk sprawdzania, który adres jest aktywny.
Google wyjaśnia również, że domyślnym kontem często staje się to, na które zalogowano się jako pierwsze. Niektóre usługi Google mogą stosować ustawienia tego konta, gdy nie jest jasne, które konto ma być użyte. Jeśli link otworzy nieoczekiwane konto Google, przed wprowadzeniem zmian sprawdź, która tożsamość jest aktywna.
Korzystaj z profili przeglądarki, aby szerzej oddzielić środowiska
Profil przeglądarki przydaje się, gdy konto e-mail jest powiązane z całym środowiskiem przeglądania. Możesz chcieć oddzielić służbowe zakładki, zapisane hasła i historię przeglądania od ustawień prywatnych.
W Chrome otwórz menu profilu przeglądarki, wybierz Dodaj profil Chrome i nadaj mu rozpoznawalną nazwę oraz wygląd. W tym profilu zaloguj się na odpowiednie konto Gmail. Powtórz te czynności dla kolejnej tożsamości. Google wyjaśnia, jak tworzyć profile Chrome i się między nimi przełączać.
Wybieraj nazwy opisujące przeznaczenie profilu, na przykład „Prywatny” i „Studio”. Nazwa „Profil 2” niewiele pomoże, gdy masz otwartych kilka okien.
Profile przeglądarki to rozsądne rozwiązanie, gdy chcesz oddzielić środowiska przeglądania. Jeśli w ciągu dnia wielokrotnie otwierasz te same aplikacje i konta, WebCatalog Desktop oferuje bardziej bezpośredni sposób ich uporządkowania.
Zarządzaj wieloma kontami Gmail za pomocą WebCatalog Desktop
Aplikacja Gmail w WebCatalog Desktop otwiera Gmaila w osobnym oknie i zapewnia mu miejsce w Docku lub na pasku zadań. Nadal korzystasz z internetowego interfejsu Gmaila, ale możesz samodzielnie zdecydować, jak konta mają być włączone w Twój komputerowy przepływ pracy.
Najbardziej przydatna konfiguracja zaczyna się od profili o jasnych nazwach. Rozbudowuj ją tylko wtedy, gdy potrzebujesz dodatkowego uporządkowania.
1. Dodaj Gmaila do komputera
Pobierz WebCatalog Desktop i zainstaluj aplikację. Znajdź Gmaila w katalogu i dodaj go jako aplikację komputerową.
2. Utwórz profil dla każdej tożsamości Google
W WebCatalog Desktop przejdź do Profile, wybierz Add profile i wpisz opisową nazwę. Otwórz Gmaila w tym profilu i wykonaj instrukcje logowania Google.
Powtórz te czynności dla pozostałych kont. Możesz na przykład utworzyć profile „Prywatny”, „Praca” i „Klient A”. Instrukcje dotyczące profili w WebCatalog wyjaśniają również, jak używać tego samego profilu w różnych aplikacjach komputerowych.
Aby wyraźnie oddzielić konta, używaj w każdym profilu jednej tożsamości Google. Dzięki temu nazwa profilu będzie wiarygodną wskazówką, którą skrzynkę zamierzasz otworzyć.
3. Określ konkretne przeznaczenie każdego konta
Zanim dodasz kolejny profil, zdecyduj, co ma się w nim znaleźć. Przykładowy układ może wyglądać tak:
| Profil | Przeznaczenie |
|---|---|
| Prywatny | Wiadomości domowe, spotkania i prywatne subskrypcje |
| Praca | Rozmowy wewnętrzne i główna służbowa skrzynka odbiorcza |
| Klient A | Wiadomości i materiały związane z tym klientem |
Nie twórz nowego profilu dla każdego tymczasowego zadania. Dodaj go, gdy potrzebujesz innego konta lub trwałego rozdzielenia pracy.
Profile oddzielają sesje i dane przeglądania. Dzięki temu możesz wracać do różnych kont bez wylogowywania się wyłącznie po to, by się między nimi przełączać. Google może jednak nadal wymagać uwierzytelnienia, gdy wymagają tego jego zabezpieczenia lub zasady obowiązujące w Twojej organizacji.
4. Trzymaj powiązane aplikacje Google razem
Korzystanie z poczty często prowadzi do kolejnego zadania: przejrzenia dokumentu na Dysku, sprawdzenia kalendarza lub zaktualizowania tablicy projektu. Używaj tego samego profilu Google w Gmailu, Dysku Google i Kalendarzu Google, jeśli chcesz korzystać z tych aplikacji w ramach tej samej tożsamości.
Następnie uporządkuj narzędzia w przestrzeni. Każda przestrzeń otwiera się w osobnym oknie i może łączyć aplikacje oraz profile związane z klientem lub projektem.
Na przykład przestrzeń klienta może zawierać profil Gmail tego klienta, Dysk, Kalendarz i aplikację do zarządzania projektami. Gdy siadasz do pracy nad jego sprawami, powiązane narzędzia znajdują się w przewidywalnym miejscu.
Zacznij od jednej przestrzeni poświęconej pracy, którą wykonujesz najczęściej. Możesz dodać kolejne, gdy już ustalisz, które podziały pomagają Ci zachować porządek.
Ułatw sobie zarządzanie skrzynkami odbiorczymi
Lepsza organizacja na komputerze ułatwia dostęp. Kilka nawyków w Gmailu pomoże Ci sprawniej porządkować same wiadomości.
Stosuj spójny system etykiet
Etykiety Gmaila pozwalają organizować wiadomości w kategorie. Warto stosować niewielki zestaw etykiet w służbowych skrzynkach, na przykład „Do zrobienia”, „Oczekuje” i „Do wglądu”.
Używanie tych samych nazw ułatwia powrót do pracy po przełączeniu konta. Tożsamość konta określaj nazwą profilu, a stan wiadomości — etykietą. Dzięki temu każdy element systemu ma jasno określoną funkcję.
Ustaw odpowiedni podpis na każdym koncie
Sprawdź ustawienia podpisu w Gmailu dla każdej skrzynki. Gmail pozwala ustawić domyślny podpis dla nowych wiadomości i odpowiedzi.
Używaj danych kontaktowych i informacji o firmie odpowiednich dla danego adresu. Charakterystyczny podpis to dodatkowa, widoczna wskazówka podczas pisania, choć najważniejszym krokiem pozostaje sprawdzenie adresu nadawcy.
Zdecyduj, które skrzynki mają Ci przerywać pracę
W ustawieniach powiadomień Gmaila na komputerze możesz wybrać powiadomienia o nowej poczcie, tylko o ważnych wiadomościach albo całkowicie je wyłączyć.
Rozsądnym punktem wyjścia jest włączenie alertów dla pilnych spraw służbowych i sprawdzanie mniej pilnych kont o zaplanowanych porach. Jeśli powiadomienie się nie pojawi, sprawdź zarówno ustawienia Gmaila, jak i uprawnienia na komputerze.
Najczęściej zadawane pytania
Czy mogę jednocześnie pozostawać zalogowanym na dwóch kontach Gmail?
Tak. Google obsługuje wiele zalogowanych kont. Profile przeglądarki i profile WebCatalog Desktop to dodatkowe sposoby organizowania oddzielnych kontekstów kont.
Czy WebCatalog Desktop łączy wszystkie wiadomości Gmail w jednej skrzynce?
Nie. Ta konfiguracja zapewnia dostęp do oddzielnych kont Gmail. Nie łączy ich poczty we wspólną skrzynkę. Jeśli chcesz tak czytać wiadomości, skorzystaj z przekazywania poczty w Gmailu lub klienta poczty e-mail.
Czy Gmail, Dysk i Kalendarz powinny korzystać z tego samego profilu WebCatalog Desktop?
Używaj tego samego profilu, gdy te aplikacje mają działać w ramach tej samej tożsamości Google. Dla innej tożsamości, na przykład konta prywatnego lub osobnego loginu klienta, utwórz oddzielny profil.
Przypisz każdemu kontu Gmail wyraźne miejsce
Jeśli tylko od czasu do czasu sprawdzasz skrzynkę, przełącznik kont Google może w zupełności wystarczyć. Gdy kilka kont to część codziennej pracy, konfiguracja komputerowa może znacznie ułatwić rozpoznawanie ich przeznaczenia i lokalizacji.
Rozpocznij korzystanie z WebCatalog Desktop, dodając Gmaila i tworząc profile dla najczęściej używanych kont. Zbuduj jedną przestrzeń dla swojego głównego przepływu pracy, a następnie dodaj kalendarz, dokumenty i aplikacje, które pomogą Ci wykonać zadania związane z każdą wiadomością.
