Prywatna skrzynka odbiorcza, adres służbowy i konto do dodatkowego projektu mogą znajdować się na tym samym komputerze. Wyzwanie polega na tym, aby każde z nich było łatwe do rozpoznania podczas odpowiadania na wiadomość, otwierania dokumentu czy sprawdzania zaproszenia na spotkanie.
Możesz zarządzać wieloma kontami Gmail za pomocą przełącznika kont Google, oddzielnych profili przeglądarki lub środowiska pracy na komputerze, takiego jak WebCatalog. Google już teraz umożliwia przełączanie się między zalogowanymi kontami bez wylogowywania. WebCatalog oferuje inny sposób organizacji tej pracy: osobny dostęp do aplikacji, oddzielne profile i przestrzenie na powiązane narzędzia.
Oto jak wybrać konfigurację i sprawić, by była przydatna przez cały dzień.
Wybierz sposób organizacji kont Gmail
Zacznij od zadania, które sprawia najwięcej trudności.
| Twoja główna potrzeba | Praktyczny punkt wyjścia |
|---|---|
| Sporadyczne sprawdzanie drugiej skrzynki | Przełącznik kont Google |
| Oddzielenie przeglądania służbowego od prywatnego w wielu witrynach | Profile przeglądarki |
| Dostęp do kont Gmail obok aplikacji używanych w poszczególnych projektach | WebCatalog Desktop |
| Zebranie przychodzących wiadomości w jednej skrzynce | Osobna konfiguracja do konsolidacji poczty |
Zapewnienie dostępu do kont i łączenie ich wiadomości to dwie różne potrzeby. W opisanej poniżej konfiguracji każda skrzynka Gmail pozostaje na własnym koncie, co przydaje się, gdy tożsamości, rozmowy z klientami i codzienne czynności powinny pozostać rozdzielone.
Użyj przełącznika kont Google, aby uzyskać prostą konfigurację
Jeśli przełączasz się sporadycznie, zacznij od dostępnego w Gmailu menu kont:
- Zaloguj się do Gmaila na komputerze.
- Wybierz swoje zdjęcie profilowe lub inicjał w prawym górnym rogu.
- Wybierz Dodaj konto i zaloguj się na drugie konto.
- Otwieraj to samo menu za każdym razem, gdy chcesz wybrać inne konto.
Te kroki są zgodne z instrukcjami Google dotyczącymi wielu kont.
To rozwiązanie sprawdza się, gdy masz niewiele skrzynek i potrafisz szybko rozpoznać każdy adres. Wyrób sobie nawyk sprawdzania aktywnego adresu przed napisaniem nowej wiadomości.
Google wyjaśnia również, że konto, na które zalogowano się jako pierwsze, jest często kontem domyślnym. Niektóre usługi Google mogą stosować ustawienia tego konta, gdy nie jest jasne, którego konta chcesz użyć. Jeśli link otworzy się na nieoczekiwanym koncie Google, przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian sprawdź aktywną tożsamość.
Użyj profili przeglądarki, aby uzyskać szersze rozdzielenie
Profil przeglądarki przydaje się, gdy konto e-mail jest częścią całego środowiska przeglądania. Możesz chcieć oddzielić służbowe zakładki, zapisane hasła i historię przeglądania od ustawień prywatnych.
W Chrome otwórz menu profilu przeglądarki, wybierz Dodaj profil Chrome, a następnie ustaw rozpoznawalną nazwę i wygląd. W tym profilu zaloguj się na odpowiednie konto Gmail. Powtórz te czynności dla drugiej tożsamości. Google opisuje, jak tworzyć profile Chrome i przełączać się między nimi.
Wybierz nazwy opisujące przeznaczenie, takie jak „Prywatne” i „Studio”. Nazwa „Profil 2” niewiele pomoże, gdy otwartych jest kilka okien.
Profile przeglądarki to rozsądny wybór, jeśli potrzebujesz oddzielnych środowisk przeglądania. Jeśli jednak Twój dzień polega na wielokrotnym otwieraniu tych samych aplikacji i kont, WebCatalog oferuje bardziej bezpośredni sposób organizacji.
Zarządzaj wieloma kontami Gmail za pomocą WebCatalog
Aplikacja Gmail na komputer od WebCatalog zapewnia Gmailowi własne okno oraz miejsce w Docku lub na pasku zadań. Nadal korzystasz z interfejsu internetowego Gmaila, jednocześnie decydując, jak jego konta wpisują się w Twój sposób pracy na komputerze.
Najbardziej użyteczna konfiguracja zaczyna się od jasno nazwanych profili i rozbudowuje się ją dopiero wtedy, gdy potrzebna jest dodatkowa struktura.
1. Dodaj Gmaila do swojego komputera
Pobierz WebCatalog Desktop, zainstaluj go i zaloguj się na swoje konto WebCatalog. Znajdź Gmaila w katalogu i dodaj go jako aplikację komputerową.
Otwórz Gmaila, aby upewnić się, że uruchamiasz właściwą usługę. Konto WebCatalog służy do zarządzania konfiguracją WebCatalog; na konto Google, którego chcesz używać, nadal logujesz się oddzielnie.
2. Utwórz profil dla każdej tożsamości Google
W WebCatalog przejdź do Profile, wybierz Dodaj profil i wpisz opisową nazwę. Otwórz Gmaila przy użyciu tego profilu i wykonaj instrukcje logowania Google.
Powtórz te czynności dla pozostałych kont. Możesz na przykład utworzyć profile „Prywatne”, „Praca” i „Klient A”. Wybierz plan WebCatalog, który obejmuje aplikacje, profile i przestrzenie potrzebne w Twojej konfiguracji. Instrukcje dotyczące profili WebCatalog wyjaśniają również, jak korzystać z jednego profilu w różnych aplikacjach komputerowych.
Aby zachować wyraźne rozdzielenie, używaj jednej tożsamości Google w każdym profilu. Dzięki temu nazwa profilu będzie wiarygodną wskazówką, którą skrzynkę zamierzasz otworzyć.
3. Nadaj każdemu kontu konkretne przeznaczenie
Zanim dodasz kolejny profil, zdecyduj, co ma się w nim znaleźć. Przydatny układ może wyglądać tak:
| Profil | Do czego go używać |
|---|---|
| Prywatne | Wiadomości dotyczące domu, umówione wizyty i prywatne subskrypcje |
| Praca | Rozmowy wewnętrzne i główna skrzynka służbowa |
| Klient A | Wiadomości i zasoby związane z danym klientem |
Unikaj tworzenia nowego profilu dla każdego tymczasowego zadania. Dodaj go, gdy potrzebujesz innego konta lub trwałego rozdzielenia obszarów pracy.
Profile WebCatalog przechowują sesje i dane przeglądania oddzielnie. Dzięki temu możesz wracać do różnych kont bez wylogowywania się wyłącznie po to, by się między nimi przełączyć. Google nadal może wymagać uwierzytelnienia, jeśli wynika to z kontroli bezpieczeństwa lub zasad obowiązujących w Twojej organizacji.
4. Trzymaj powiązane aplikacje Google razem
Wiadomość e-mail często prowadzi do kolejnego zadania: przejrzenia dokumentu na Dysku, sprawdzenia kalendarza lub zaktualizowania tablicy projektu. Używaj odpowiedniego profilu Google w Gmailu, na Dysku Google i w Kalendarzu Google, aby właściwa tożsamość była dostępna we wszystkich tych aplikacjach.
Następnie uporządkuj narzędzia w przestrzeni WebCatalog. Każda przestrzeń otwiera się we własnym oknie i może skupiać aplikacje oraz profile związane z klientem lub projektem.
Na przykład przestrzeń klienta może zawierać jego profil Gmail, Dysk, Kalendarz i aplikację do zarządzania projektami. Gdy zaczynasz pracę dla tego klienta, powiązane narzędzia mają swoje stałe miejsce.
Zacznij od jednej przestrzeni dla pracy, którą wykonujesz najczęściej. Kolejne możesz dodać, gdy już ustalisz, jaki podział pomaga Ci zachować porządek.
Ułatw sobie zarządzanie skrzynkami odbiorczymi
Lepsza organizacja na komputerze ułatwia dostęp. Kilka nawyków w samym Gmailu pozwala sprawniej pracować z wiadomościami.
Stosuj spójny system etykiet
Etykiety Gmaila pozwalają porządkować wiadomości według kategorii. Rozważ używanie niewielkiego zestawu etykiet we wszystkich skrzynkach służbowych, na przykład „Do zrobienia”, „Oczekujące” i „Do wglądu”.
To samo nazewnictwo ułatwia powrót do pracy po przełączeniu konta. Tożsamość konta określaj w nazwie profilu, a status wiadomości — w etykiecie. Dzięki temu każda część systemu ma jasno określoną funkcję.
Ustaw właściwy podpis na każdym koncie
Sprawdź ustawienia podpisu Gmaila w każdej skrzynce. Gmail obsługuje domyślne podpisy dla nowych wiadomości i odpowiedzi.
Używaj danych kontaktowych i firmowych odpowiednich dla danego adresu. Charakterystyczny podpis stanowi dodatkową wskazówkę podczas pisania wiadomości, choć najważniejszym krokiem pozostaje sprawdzenie adresu nadawcy.
Zdecyduj, które skrzynki mogą Ci przerywać pracę
W ustawieniach powiadomień Gmaila na komputerze możesz wybrać powiadomienia o nowej poczcie, ważnej poczcie lub wyłączyć je całkowicie.
Rozsądnym punktem wyjścia jest włączenie powiadomień dotyczących pilnych spraw służbowych i sprawdzanie mniej pilnych kont w zaplanowanych odstępach czasu. Jeśli powiadomienie się nie pojawia, sprawdź zarówno ustawienia Gmaila, jak i uprawnienia na komputerze.
Sprawdzaj konta w ustalonej kolejności
Wypróbuj krótką rutynę: najpierw przejrzyj pilne wiadomości służbowe, następnie zajmij się bieżącymi rozmowami z klientami, a prywatną pocztę sprawdź o wybranej porze.
Chodzi o to, by ostatnio otwarta skrzynka przestała decydować o Twoim następnym zadaniu. Prowadź oddzielną listę zadań dla zobowiązań, które wymagają czegoś więcej niż szybkiej odpowiedzi.
Najczęściej zadawane pytania
Czy mogę korzystać z dwóch kont Gmail jednocześnie bez wylogowywania?
Tak. Google umożliwia jednoczesne zalogowanie na wiele kont. Profile przeglądarki i profile WebCatalog zapewniają dodatkowe sposoby organizacji oddzielnych środowisk kont.
Czy WebCatalog łączy wszystkie wiadomości Gmail w jednej skrzynce?
Ta konfiguracja zapewnia dostęp do oddzielnych kont Gmail. Nie łączy ich poczty we wspólnej skrzynce odbiorczej. Jeśli chcesz czytać wiadomości w ten sposób, osobno wybierz rozwiązanie do konsolidacji poczty.
Czy Gmail, Dysk i Kalendarz powinny korzystać z tego samego profilu WebCatalog?
Używaj tego samego profilu, gdy te aplikacje mają korzystać z tej samej tożsamości Google. Utwórz inny profil dla innej tożsamości, na przykład konta prywatnego lub oddzielnego konta klienta.
Wyznacz jasne miejsce dla każdego konta Gmail
Do sporadycznego sprawdzania skrzynek przełącznik kont Google może w zupełności wystarczyć. Gdy kilka kont jest częścią Twojej codziennej pracy, konfiguracja na komputerze może znacznie wyraźniej określić ich przeznaczenie i miejsce.
Zacznij korzystać z WebCatalog Desktop, dodając Gmaila i tworząc profile dla kont, których używasz najczęściej. Zbuduj jedną przestrzeń wokół swojego głównego sposobu pracy, a następnie dodaj kalendarz, dokumenty i aplikacje, które pomogą Ci wykonać zadania kryjące się za każdą wiadomością e-mail.
