Zoho Mailの複数アカウントをどう管理するかは、それぞれのアカウントの用途によって異なります。すべてのアドレスが同じ組織に属しているなら、エイリアスやグループアドレスを使うことで、2つ目のアカウントを作らずに済む場合があります。別々のアカウントが本当に必要なら、ZohoのAndroidアプリとWindows向けデスクトップアプリのTridentでは、複数のアカウントを追加できます。Webブラウザーについては、Zohoのヘルプセンターに2つのZohoアカウントへ同時にサインインして使う方法が記載されていません。そのため、ブラウザープロファイルを別々にするか、それぞれのアカウントを関連アプリと並べて別々のウィンドウで使いたい場合は、WebCatalog Desktopを利用する必要があります。
2つ目のアカウントが必要か確認する
「Zoho Mailの複数アカウント」を使っている人の多くは、実際には1つの職場で複数のアドレスを利用しています。自分用のアドレスに加えて、同じ会社のsales@やsupport@などを使うケースです。Zoho Mailでは、1つのメールボックスに複数のメールエイリアスやグループアドレスを設定でき、メール作成時に差出人のアドレスを選べます。組織の管理者がZoho Mail管理コンソールでユーザー向けに設定します。サインインは1回、受信トレイも1つで、切り替えは不要です。
同じページでは、外部アカウントをPOPアカウントとしてZoho Mailに追加し、Zohoのメールボックスからそのアドレスで送信する方法も説明されています。2つ目のアドレスが別のプロバイダーのものなら、この方法が役立ちます。
アドレスが異なる組織や異なる人に属している場合、あるいはセキュリティ要件が異なる場合は、別のZohoアカウントを使うのが適切です。たとえば、自社のメールボックスと、クライアントがあなたのために作成したメールボックスを使う場合です。
Zohoのアプリでアカウントを追加する
Zohoの一部アプリでは、複数のアカウントを利用できます。
- Android： Zoho Mailアプリで、左上のメニューアイコン、設定アイコンの順にタップし、+ アカウントを追加を選んでサインインします。詳しくはZohoのAndroid向けガイドをご覧ください。
- Windows： Zohoのメール・カレンダー用デスクトップアプリTridentでメインメニューを開き、設定 → アカウント → アカウントを追加を選んでサインインします。最初のアカウントがメインアカウントとなり、それ以降のアカウントはセカンダリアカウントとして追加されます。Tridentは、有料のZoho Mail、Zoho Workplace、Zoho Oneユーザーのみ利用できます。
- 任意のメールクライアント： Apple Mail、Outlook、Thunderbirdでは、IMAPを使って複数のZohoアカウントを利用できます。各アカウントのZoho Mailで、設定 → メールアカウントからIMAPアクセスを有効にしてください。Zohoの無料プランで新規作成したアカウントでは利用できません。また、2段階認証を有効にしている場合は、アプリ専用パスワードが必要になることがあります。
メールクライアントはメールの送受信には便利ですが、Zohoの他のアプリとの連携など、Zoho MailのWebインターフェースにある機能は利用できなくなります。
Webではブラウザープロファイルを分ける
2つ目のアカウントをたまに確認するだけなら、Chrome、Edge、Firefoxで別のプロファイルを作成し、そのプロファイルでZoho Mailを開いて、もう一方のアカウントにサインインします。プロファイルごとにCookieが分かれているため、両方のアカウントに同時にサインインした状態を保てます。たまに使う場合には適していますが、アカウントが複数あると、見た目が同じブラウザーウィンドウをいくつも切り替えることになります。
WebCatalog DesktopでZohoアカウントごとにウィンドウを分ける
WebCatalog Desktop（macOS、Windows、Linux対応）を使うと、Zoho MailのWeb版を、専用のウィンドウとDockまたはタスクバーのアイコンを備えたデスクトップアプリにできます。プロファイルごとにCookie、セッション、閲覧データが分かれているため、各Zohoアカウントに同時にサインインした状態を保てます。
- WebCatalog Desktopを開き、プロファイルに移動します。
- プロファイルを追加を選び、「Northwind」や「クライアント：Acme」など、アカウント名を付けます。
- そのプロファイルでZoho Mailを開き、該当するZohoアカウントにサインインします。
- 使用するZohoアカウントごとに同じ操作を繰り返します。
プロファイルは1つのアプリだけに限られません。Northwindの業務でZoho CRMやZoho Cliqも使うなら、同じNorthwindプロファイルでそれらを開けば、そのアカウントのサインイン情報が共有されます。プロファイルの名前変更や削除については、プロファイルの作成と管理ガイドをご覧ください。
クライアントごとにツールをまとめるには、スペースを使います。NorthwindのスペースにはZoho Mail、CRM、Cliqを、Acmeのスペースにはそのクライアントのアプリをまとめられます。スペースはアプリを整理するためのもので、ログイン情報を分けるのはプロファイルです。
WebCatalog Desktopは、複数のアカウントを1つの受信トレイに統合するものではありません。各アカウントはそれぞれ別のウィンドウで開きます。どの組織のアカウントからメールを書いているかを確実に把握したい場合に便利です。
よくある質問
プロファイルを削除すると、メールはどうなりますか？
Zoho側では何も変わりません。プロファイルを削除すると、そのプロファイルのローカルデータとセッションがコンピューターから削除されます。Zohoアカウントとメールはそのまま残り、後から再びサインインできます。
まとめ
同じ組織で追加のアドレスを使うならエイリアスを、用途に合う場合はZohoのアプリを、複数のZohoアカウントに同時にサインインした状態を保つなら別々のプロファイルを使いましょう。WebCatalog Desktopをダウンロードすれば、各アカウントを専用のウィンドウで使えます。
