Zoho Cliqでの会話は、会社の枠を越えて行われることがあります。勤務先の組織内で働きながら、サプライヤーと連携し、別の業務ではクライアントから発行された専用アカウントを使うこともあるでしょう。それぞれの関係で、必要なアクセス権は異なる場合があります。
複数のZoho Cliqアカウントを管理するには、まずそれぞれの関係性を整理します。ログインが別であれば、セッションも分ける必要があります。一方、外部チャンネル、ゲスト招待、またはNetworkを使えば、すでに利用しているアカウントで連携できる場合があります。デスクトッププロフィールをもう1つ作成しても、組織で認められている利用方法が決まるわけではありません。
アクセス方法を確認したら、Cliqのデスクトップアプリでは最大10個のログインを個別のウィンドウで開けます。各ログインを、その関係で使うほかのWebアプリとまとめて管理したい場合は、WebCatalog Desktopでアカウントごとにプロフィールを分けられます。
ログインの問題と組織の問題を切り分ける
「複数の組織」という言葉は、いくつかの異なる状況を指すことがあります。別の会社発行のログインを持つ従業員と、共有の会話に招待されたパートナーとでは、抱える問題が異なります。
ZohoのCRM PlusでのCliq利用に関するドキュメントでは、この違いが明示されています。ユーザーは1つの組織にメインユーザーとして所属し、外部ユーザーとしてほかの組織に参加できます。また、内部メンバーとしてのアクセス権とは異なる権限で、こうしたコンテキストを切り替える方法も説明されています。
さらに最近、Cliqのゲストユーザー管理機能により、別の組織内で指定されたチャンネルや連絡先にアクセスできるようになりました。参加の可否は、招待と関連する組織のポリシーによって決まります。
つまり、同じメールアドレスが複数の会社の業務で使われているからといって、独立したCliqアカウントが2つあるとは限りません。別々のログインを使っているのか、外部メンバーとして参加しているのか、特定のコラボレーション招待を受けているのかを確認しましょう。ほかのZoho製品における複数組織のルールが、そのままCliqにも適用されると考えてはいけません。
デスクトップアカウントを追加する前にアクセス状況を整理する
必要な業務を簡単な一覧にまとめましょう。アクセス先ごとに、ログイン方法、アクセスの種類、担当管理者、関連資料を確認します。
| 業務上の関係 | 確認するアクセス権 | 推奨されるデスクトップ構成 |
|---|---|---|
| 主な勤務先の従業員 | 社内アカウントと割り当てられたチャンネル | 会社用プロフィールとワークスペース |
| クライアントから別の正規ログインを発行されている | そのアカウントの組織とチャンネルへのアクセス権 | クライアント名を付けた別プロフィール |
| サプライヤーがすでにCliqを利用している | 外部チャンネル、または許可された別の連携方法 | 既存アカウントをサプライヤーのプロジェクトツールと並べて利用 |
| 限定的な業務に参加する契約スタッフ | 対応している場合、必要な会話へのゲストアクセス | 承認済みのゲストコンテキストとプロジェクト概要 |
| 長期的なパートナーコミュニティ | Cliq Networkへの参加 | 関連するNetworkをパートナー向けリソースと並べて配置 |
この一覧は、実際に付与されているアクセス権を表すものとして扱いましょう。「Client North」というスペースを作っても、その中のアカウントで目的の会話にアクセスできなければ意味がありません。
たとえば、サプライヤー専用のログインが存在しない場合は、「サプライヤーアカウント」ではなく「会社ログイン、サプライヤーの外部チャンネル、調達担当者」のように記録します。わかりやすいラベルを付ければ、アクセス設定の問題を解決するために重複したプロフィールを作ることを防げます。
すでに利用できる標準機能を確認する
Cliqのデスクトップアプリで複数のアカウントにログインできる
Zoho Cliqの標準デスクトップアプリは、すでに複数アカウントに対応しています。Zohoの説明によると、アカウント → アカウントを追加からログインを追加でき、最大10個のアカウントを登録できます。「アカウント」メニューからアカウントを選択すると、そのアカウント用のCliqウィンドウが新たに開きます。
業務のほとんどをCliq内で行うなら、これが直接的な方法です。アプリのアカウントメニューから、すでに持っている複数の会社用ログインにアクセスできます。各アカウントを、プロジェクト情報、ドキュメント、カレンダーなど、より広いワークフローで使うWebアプリとまとめたい場合は、WebCatalog Desktopがより便利です。
外部チャンネルで組織間の会話をつなぐ
外部チャンネルを使うと、異なる組織のメンバーが一緒に連携できます。アクセス権は、必要なポリシーや招待によって決まります。Zohoは、指定されたデータセンター間での外部チャンネルを通じた連携にも対応していますが、データセンターをまたぐダイレクトメッセージには別の制限があります。
外部チャンネルの作成可否はプランによって異なります。Freeプランでは作成できず、有料プランで作成できるユーザーも、エディションと管理者権限によって異なります。サプライヤーとの連携にこの方法を選ぶ前に、チャンネルをホストする組織の設定を確認してください。
ゲストアクセスとNetworkは異なる関係に適している
Zohoの新しいゲスト機能では、招待された共同作業者が既存のチャンネルに参加できます。特定のキャンペーンを支援する契約スタッフなどに適した方法です。Cliq Networkは、継続的なパートナーコミュニティのような、より広範な外部連携のための専用環境を提供します。
新しいワークフローを提案する前に、最新のゲスト機能のドキュメントを確認しましょう。Zohoによると、現在、Guest Users 2.0はZoho Oneではサポートされておらず、データセンターをまたぐダイレクトメッセージにも対応していません。利用可能な方法は、実際の組織のエディションと設定に基づいて判断してください。
こうした標準機能を使えば、別のアカウントを用意せずに済むことがあります。業務上、本当に別のログインが必要な場合は専用アカウントを使い、外部との連携には適切なコラボレーション機能を利用しましょう。
WebCatalog Desktopで承認済みの環境を整理する
アクセス状況を整理したら、それに合わせてデスクトップを設定します。WebCatalog Desktopを使えば、Cliqを専用ウィンドウで起動し、ほかのWebアプリとまとめて管理できます。
ログインが2つある場合は、プロフィールの設定方法に沿って設定します。
- WebCatalog Desktopを開き、プロフィールに移動してプロフィールを追加を選択します。
- 「Company Operations」など、登録するアカウントに合わせて最初のプロフィールに名前を付けます。
- そのプロフィールでCliqを開き、組織の通常の手順でサインインします。
- 「Client North」などの2つ目のプロフィールを作成し、クライアントから発行された別のアカウントでサインインします。
- 接続先を追加する前に、両方のセッションでアカウントと組織を確認します。
プロフィールごとにCookie、セッション、閲覧データが分離されます。ただし、プロフィールを作成しても招待が発行されたり、ライセンスが割り当てられたり、Cliq内で付与されるアクセス権が変更されたりするわけではありません。
次に、作業コンテキストごとにスペースを作成します。会社用スペースには、Cliq、業務管理ツール、社内ハンドブックをまとめられます。クライアント用スペースには、クライアントのCliqセッション、プロジェクト計画、レビュー用ドキュメントを配置できます。
各スペースは独立したウィンドウで開きます。同じプロフィールを複数のスペースで使うと、同じログインが再利用されます。スペースの名前を変えても、別のアカウントとして認識されるわけではありません。1つのアカウントが複数のプロジェクトの会話に正当に参加する場合は、この再利用が適しています。
業務の変化に応じてアクセス状況を更新する
クライアント案件が始まったとき、契約スタッフの業務が終わったとき、または担当者が別の同僚に変わったときは、一覧を更新しましょう。組織またはゲストのアクセス権を削除するには、メンバーシップを管理する組織を通じてCliqで操作します。プロフィールを削除しても、ローカルのセッションが削除されるだけです。
プロジェクトが終了したら、そのプロジェクトのアプリとスペースをデスクトップから削除し、表示内容を現在進行中の業務に合わせましょう。
次の組織にもデスクトップ上のわかりやすい場所を用意する
まず、会社用ログインを1つと、外部との関係を1つ選びます。その関係に別アカウント、ゲスト招待、外部チャンネル、Networkのどれが必要かを判断し、デスクトップを設定する前に答えを記録しておきましょう。
次にWebCatalog Desktopをダウンロードし、ログインが異なる場合はプロフィールを作成して、それぞれの関係で発生する業務に合わせてスペースを組み立てます。アカウント構成を各組織が提供するアクセス権に合わせながら、会話やツールをまとめて見つけやすくできます。
