Zoho Cliqでの会話は、会社の枠を越えて行われることがあります。勤務先の組織内で仕事をしながら、仕入先と協業し、別の業務ではクライアントから発行された専用アカウントを使うこともあるでしょう。それぞれの関係で、異なる種類のアクセスが必要になる場合があります。
複数のZoho Cliqアカウントを管理する最初のステップは、こうした関係を整理することです。別々のログインには、別々のセッションが必要です。一方、外部チャンネル、ゲスト招待、Networkを利用すれば、普段使っているアカウントで共同作業できる場合もあります。デスクトッププロファイルを追加しても、組織がどの利用形態を許可するかが決まるわけではありません。
アクセスの仕組みが明確になったら、Cliq標準のアカウント管理機能を使うか、WebCatalogで関連する業務アプリと一緒にアカウントを整理するかを選べます。
ログインの問題と組織の問題を切り分ける
「複数の組織」という言葉は、いくつかの異なる状況を指します。別の会社から発行されたログイン情報を持つ従業員と、共有の会話に招待されたパートナーとでは、直面する課題が異なります。
ZohoのCRM PlusでCliqを使用する場合のドキュメントでは、この違いが明確にされています。ユーザーは1つの主たる組織に所属し、外部ユーザーとしてほかの組織に参加できます。このドキュメントには、それらの利用先を切り替える方法と、内部メンバーとは異なるアクセス権について説明されています。
さらに最近では、Cliqのゲストユーザー管理機能により、別の組織内で割り当てられたチャンネルや連絡先にアクセスできるようになりました。参加できる範囲は、招待内容と関連する組織のポリシーによって決まります。
つまり、複数の会社との業務で同じメールアドレスを使っていても、それが必ずしも独立した2つのCliqアカウントを意味するわけではありません。別のログインを使っているのか、外部メンバーとして参加しているのか、それとも特定の共同作業への招待を受けているのかを確認してください。ほかのZoho製品における複数組織のルールが、そのままCliqにも当てはまるとは限りません。
デスクトップアカウントを追加する前にアクセス関係を整理する
必要な業務を簡単に記録しましょう。アクセス先ごとに、ログイン、アクセスの種類、担当管理者、関連資料を明確にします。
| 業務上の関係 | 確認するアクセス | 推奨するデスクトップ構成 |
|---|---|---|
| 主な勤務先の従業員 | 社内アカウントと割り当てられたチャンネル | 会社用のプロファイルと業務用スペース |
| クライアントから別の正式なログインが提供される | そのアカウントの組織とチャンネルへのアクセス | クライアント名を付けた専用プロファイル |
| 仕入先がすでにCliqを使っている | 外部チャンネル、または許可されたほかの共同作業手段 | 既存のアカウントを仕入先のプロジェクトツールと並べて配置 |
| 業務委託先が限定的な業務に参加する | 対応している場合、必要な会話へのゲストアクセス | 許可されたゲストとしての利用環境とプロジェクト概要 |
| 長期的なパートナーコミュニティ | Cliq Networkへの参加 | 関連するNetworkをパートナー向け資料と並べて配置 |
この一覧には、実際のアクセス状況を記載してください。「北クライアント」という名前のスペースも、その中のアカウントで目的の会話にアクセスできてこそ役立ちます。
たとえば、仕入先用の別ログインが存在しない場合は、「仕入先アカウント」ではなく、「会社のログイン、仕入先との外部チャンネル、調達担当者」と記録します。ラベルを明確にすることで、本来アクセス設定で解決すべき問題のために、重複したプロファイルを作成することを防げます。
すでに利用できる標準機能を理解する
Cliqのデスクトップアプリは複数アカウントのログインに対応
Zoho Cliqの標準デスクトップアプリは、すでに複数アカウントに対応しています。Zohoの説明では、Accounts → Add accountからログインを追加でき、最大10アカウントまで利用できます。Accountsメニューでアカウントを選択すると、そのアカウント用の新しいCliqウィンドウが開きます。
業務の大部分をCliq内で行うなら、これは手軽な選択肢です。アプリのアカウントメニューから、すでに持っている各社のログインにアクセスできます。各アカウントが、プロジェクト記録、ドキュメント、カレンダー、そのほかのウェブアプリを含む大きなワークフローの一部である場合には、WebCatalogがより役立ちます。
外部チャンネルで組織を越えた会話をつなぐ
外部チャンネルを使うと、異なる組織のメンバーが共同作業できます。アクセスは、必要なポリシーと招待によって決まります。Zohoは、指定されたデータセンター間での外部チャンネルによる共同作業にも対応していますが、データセンター間のダイレクトメッセージには別の制限があります。
外部チャンネルを作成できるかどうかはプランによって異なります。無料プランでは作成できず、有料プランでも、作成できるユーザーはエディションと管理者権限によって決まります。仕入先との連携にこの方法を選ぶ前に、ホストとなる組織の設定を確認してください。
ゲストアクセスとNetworkは異なる関係に対応
Zohoの更新されたゲスト機能では、招待された共同作業者が既存のチャンネルに参加できます。特定のキャンペーンを支援する業務委託先などに適しています。Cliq Networkは、継続的なパートナーコミュニティなど、より広範な外部との共同作業に特化した環境を提供します。
新しいワークフローを提案する前に、最新のゲスト関連ドキュメントを確認してください。Zohoは現在、Guest Users 2.0はZoho Oneではサポートされていないと案内しており、この機能はデータセンター間のダイレクトメッセージにも対応していません。利用する方法は、実際の組織のエディションと設定に基づいて選ぶ必要があります。
これらの標準機能を使えば、別のアカウントを用意せずに済む場合があります。業務で本当に必要なときは別のログインを使い、外部からの参加という関係であれば、適切な共同作業機能を使いましょう。
承認された構成をWebCatalogで整理する
アクセス関係の一覧ができたら、それに合わせてデスクトップを設定します。WebCatalog Desktopでは、Cliqを専用ウィンドウで起動し、ほかのウェブアプリと一緒に整理できます。
2つの異なるログインを使う場合は、WebCatalogのプロファイル設定手順に従ってください。
- Profilesを開き、Add profileを選択します。
- 最初のプロファイルに、「会社業務」など、そこで使うアカウントに合った名前を付けます。
- そのプロファイルでCliqを開き、組織の通常の手順に従ってサインインします。
- 「北クライアント」などの2つ目のプロファイルを作成し、クライアントから発行された別アカウントでサインインします。
- ほかのアクセス先を追加する前に、両方のセッションでアカウントと組織を確認します。
プロファイルは、Cookie、セッション、閲覧データを分離します。招待を提供したり、ライセンスを割り当てたり、Cliq内で付与されているアクセス権を変更したりするものではありません。
次に、業務の状況ごとにスペースを作成します。会社用のスペースには、Cliq、業務管理ツール、社内ハンドブックを配置できます。クライアント用のスペースには、そのクライアントのCliqセッション、プロジェクト計画、レビュー資料をまとめられます。
各スペースは、それぞれ専用のウィンドウで開きます。複数のスペースで同じWebCatalogプロファイルを再利用すると、同じログインが使われます。スペース名を変えても、別のアカウントとして扱われるわけではありません。1つのアカウントで複数のプロジェクトの会話に正当に参加できる場合は、この再利用が適しています。
必要なアプリ、プロファイル、スペースの数に合ったWebCatalogプランを選びましょう。異なるログインの数とプロジェクトの数は、分けて数えてください。1つのアカウントで5つのプロジェクトに参加しているからといって、必ずしも5つのプロファイルが必要になるわけではありません。
例：3つの関係をまたいで働くデリバリーマネージャー
社内の製品展開、クライアントへの導入、仕入先との引き継ぎを調整するデリバリーマネージャーを想像してください。担当者は同じでも、すべてのアカウントやドキュメントが共通しているわけではありません。
社内展開：チームの会話を計画のそばに置く
社内展開には会社のアカウントを使います。「製品展開」スペースに、そのCliqセッションをリリースチェックリストや意思決定ログと並べて配置します。
チームメンバーから、マイルストーンの達成に向けて準備が整っているかを尋ねられたとき、同じ作業環境ですぐに計画を確認できます。プロジェクトチームが確認する所定の場所に決定事項を記録してから、適切なチャンネルで返信しましょう。議論から、その裏付けとなる記録へ簡単に移れることが利点です。
製品展開用のスペースがあるからといって、新しいCliqアカウントが必要になるわけではありません。どちらも同じアカウントで行う業務であれば、会社のログインを業務管理用スペースでも再利用できます。
クライアントへの導入：クライアント発行のログインを分離する
クライアントから、その組織用のアカウントが提供されたとします。そのログインを「北クライアント」プロファイルに割り当て、クライアントのプロジェクトツールと一緒に使います。
最初のレビューの前に、導入用チャンネルと議論の対象となるドキュメントにアクセスできるか確認してください。チャットは開けてもプロジェクトファイルが開けない場合は、そのファイルサービスでどのアカウントを使う必要があるかを確認します。Cliqのセッションが正常に使えるからといって、関連するすべてのアプリで同じ認証情報を使えるとは限りません。
クライアント用スペースを、現在どの業務に取り組んでいるかを意識する手がかりにしましょう。ファイルを共有するときは、想定する閲覧者と送信先の会話を確認します。関連ドキュメントをあらかじめ手元にそろえ、通常のレビュープロセスを進めやすくすることが目的です。
仕入先との引き継ぎ：適切な場合は会社のアカウントを再利用する
仕入先とのやり取りには、承認済みの外部チャンネルで十分な場合があります。会社のアカウントをそのまま使い、別のプロジェクトスペースに仕入先との引き継ぎ資料を追加します。
アクセス関係の一覧には、この会話でも引き続き「会社業務」のアカウントを使うことを記載します。この区別は、作業を中断した後に戻ってきたときに重要です。自分は外部と共同作業している従業員であり、仕入先の内部組織にサインインしているわけではないことを把握できます。
仕入先が参加できない場合は、担当管理者に招待と共同作業のポリシーを確認してもらってください。新しいWebCatalogプロファイルを作成しても、参加を制御するサーバー側の権限は変わりません。
業務の変化に合わせてアクセス関係の一覧を更新する
クライアントの業務が始まったとき、業務委託先の作業が終わったとき、担当が別の同僚に移ったときには、一覧を更新してください。確認すべきなのは、どのログインを使うのか、どの会話が引き続き必要なのか、誰がそのアクセスを変更できるのかという具体的な点です。
離任時には、管理者が組織へのアクセスやゲストアクセスを削除する必要がある場合があります。デスクトップのショートカットを削除するのは、それとは別の整理作業です。まず、メンバー資格を管理する組織を通じてサービス側の変更を完了し、その後でワークスペースをそれに合わせて整理しましょう。
会話の周辺にあるアプリも見直してください。プロジェクトが終了しても、古い概要資料、カレンダー、ドキュメント用アカウントが日常的に目に入る場所に残っていることがあります。進行中の業務に不要になったアクセス先は削除し、スペースが引き続き本来の目的に沿った状態になるようにしましょう。
通知が気になる場合は、各作業時間帯にどの会話へ対応する必要があるかを決めます。利用しているCliq環境の通知設定を使い、意図どおりに動作するかを確認してから運用してください。多くのアカウントにアクセスできるようにしても、すべてのアカウントに一日中同じだけ注意を向ける必要はありません。
次に関わる組織のために、デスクトップ上の居場所を明確にする
まずは会社のログイン1つと、外部との関係1つから始めましょう。その関係に必要なのが、別アカウント、ゲスト招待、外部チャンネル、Networkのどれなのかを判断します。デスクトップを設定する前に、その答えを記録してください。
そのうえで、Zoho CliqをWebCatalogに追加し、異なるログインごとにプロファイルを作成して、それぞれの関係で生じる業務に合わせてスペースを組み立てます。組織から提供されるアクセス権とアカウント構成の整合性を保ちながら、会話とツールをまとめて見つけやすくできます。
