サプライヤーから、更新版の見積書がZalo経由で届きます。クライアントからは、納品日が確定しているかどうか尋ねられます。家族のグループでは週末の予定を話し合っています。こうしたやり取りが別々のアカウントに分かれている場合、適切なチャットを見つけるだけでは十分ではありません。正しい書類、最新の決定事項、明確な次の手順も確認する必要があります。
スマートフォンなら、Zaloに標準搭載されているアカウント切り替え機能だけで足りるかもしれません。パソコンでは、Zalo PCとZalo Webはそれぞれ1つのアカウントでサインインした状態を保つため、通常、2つのアカウントを使うには、片方をデスクトップアプリ、もう片方をブラウザーで開きます。複数のアカウントをそれぞれ別のウィンドウで同時に使いたい場合は、WebCatalog Desktopで各アカウントに個別のプロファイルを割り当て、仕事用アカウントを関連する書類、カレンダー、進捗管理ツールの隣に配置しましょう。
このガイドでは、ベトナムのサプライヤーと仕事をしながら、別のアカウントで個人的なやり取りを続けるプロジェクトコーディネーターを例に、実践的な方法を紹介します。
各Zaloアカウントに専用の場所を用意する
まず、どのやり取りを別々の本人として扱う必要があるかを決めましょう。個人アカウントと、すでに使っている仕事用アカウントは、別々のセッションにする必要があるかもしれません。同じ仕事用アカウントで複数の顧客とやり取りしているなら、それらは同じアカウントのままで構いません。新しいプロジェクトが始まったからといって、別のログインが必ず必要になるわけではありません。
ZaloはすでにWindows版・Mac版アプリ、モバイルアプリ、Web版を提供しています。モバイルアプリの最近のバージョンでは、2つ目のアカウントを追加し、アプリの設定にある「Chuyển tài khoản」（アカウントの切り替え）から切り替えられます。アカウントを一度に1つずつ確認する使い方には適しています。パソコンでは、1つのアカウントをZalo PCで、もう1つをブラウザーのZalo Webで使うのが標準的な方法です。WebCatalog Desktopは、会話に関連するWebアプリと並べて、目的別の名前を付けた各アカウントをそれぞれ専用のウィンドウとDockまたはタスクバーのアイコンで使いたい場合に便利です。
PCまたはMacで2つのZaloアカウントを使うには、まず、すでに利用していて認証できるアカウントを用意します。WebCatalog Desktopをインストールし、アプリカタログからZaloを追加したら、次の手順に進みます。
- Profilesを開き、Add profileを選んで、最初のプロファイルに「Zalo Work」という名前を付けます。
- そのプロファイルでZaloを開き、仕事用アカウントにサインインします。
- もう1つプロファイルを追加し、「Zalo Personal」という名前を付けます。
- PersonalプロファイルでZaloを開き、もう一方のアカウントにサインインします。
- 返信する前に、各ウィンドウでアカウントの本人確認情報と、表示される会話が想定どおりかを確認します。
WebCatalogのプロファイルに関するドキュメントによると、プロファイルごとにCookie、セッション、閲覧データが分離されます。同じプロファイルで別のウィンドウを開くと、同じセッションが再利用されます。もう一方のアカウントを使うときは、別のプロファイルを選択してください。
QRコードで認証する場合は、Zaloの公式サインイン手順に従って、パソコンにコードを表示し、スマートフォンのZaloでスキャンして、ログイン情報を確認したうえで承認します。そのデスクトッププロファイルで使う予定のアカウントが、スマートフォンで選択されていることを確認してください。プロファイルに「Work」と名前を付けても、サインインを承認したアカウントが変わるわけではありません。
サービスに直接アクセスする場合は、Zalo Helpが案内しているWebチャットのアドレス、Zalo Webを使ってください。後でZaloから再認証を求められたら、該当するプロファイルで通常のサインイン手続きを行います。
会話の周りに仕事環境を整える
アカウントのウィンドウは、作業を始めるのに役立ちます。仕事を進めるには、情報を確認し、決定事項を記録する場所も必要です。
WebCatalog Desktopに「Supplier Projects」というスペースを作成します。Workプロファイルを使ったZalo、書類アプリ、注文管理ツール、納期の確約に使うカレンダーを追加しましょう。スペースを使うと、目的に合わせてアプリやブックマークをまとめ、専用のウィンドウに表示できます。
役割を明確にしておきましょう。プロファイルはサインイン中のセッションを選び、スペースはツールをまとめます。複数のプロジェクトで同じZaloアカウントを使うなら、同じ仕事用プロファイルを複数のプロジェクトスペースで使い回せます。別のスペースを作っただけでは、別のアカウントが作成されたり、そのアカウントを特定の顧客専用に制限したりすることはありません。
まずは仕事用スペースを1つ作り、個人用のZaloウィンドウを別に用意します。見積書の確認や打ち合わせの確定など、タスクの完了に役立つものから追加しましょう。
顧客からの返信をチームで担当する場合は、Zalo Official Accountの役割を使う
Zalo Official Account、略してZalo OAは、個人用ログインを2つ同時に開いておくこととは別の課題を解決します。企業が顧客対応用のアカウントを持ち、複数のスタッフで管理できるようにするものです。ZaloのOfficial Account導入ガイドによると、スタッフはそれぞれの個人ZaloアカウントでOA Managerにサインインし、管理者は必要な権限を付与したうえで、Quản lý → Quản lý adminからスタッフを招待します。
複数のOAを管理している場合は、OA Manager内で適切なアカウントを選びます。OAごとに別のプロファイルを作る必要はありません。Zalo OAには、OAのプランやスタッフの権限に応じて利用できる会話の割り当て機能もあります。顧客対応をチームで分担する必要があるならOAの役割を使い、サインインする本人を分ける必要があるなら個別のプロファイルを使いましょう。
日々の仕事に影響する点を確認する
新しいデスクトップ環境に日常の作業を移す前に、代表的な会話を1つ選び、最初から最後まで試してみましょう。必要なメッセージを開き、添付書類を確認し、意図した返信を送り、フォローアップを記録できますか？その作業で通話も行うなら、実際に使う予定の環境で確認してください。ZaloのネイティブアプリとWeb版では、使える機能が異なることがあります。
各アカウントの通知設定とデスクトップの設定を確認します。仕事用アカウントでは、自分が担当する会話に気付けるようにし、個人用の通知は希望する勤務時間に合わせられます。時間に敏感な返信をこの環境に頼る前に、想定どおり通知が届くことを確認してください。
重要な履歴やファイルは、個別に確認しましょう。Zaloは機種変更に関するバックアップと復元の手順を案内しており、端末やセッションを変更した後に利用できる情報は、Zalo独自の手続きによって決まります。WebCatalogのプロファイルは、Zaloのメッセージ履歴のバックアップではありません。重要なプロジェクト記録は、チームで定めた保管場所に保存してください。
次に実際にやり取りするときから始める
仕事用アカウント、個人用アカウント、そしてZaloのメッセージが定期的に発生するプロジェクトを1つ選びます。WebCatalog Desktopをダウンロードし、各Zaloログインに分かりやすい名前のプロファイルを設定して、そのプロジェクトで使う書類や管理ツールの隣に仕事用セッションを配置しましょう。
