仕入先から、Zaloで更新された見積書が届きます。顧客からは、納品日が確定したかどうかの問い合わせが来ています。家族のグループでは、週末の予定について話し合っています。こうした会話がそれぞれ別のアカウントにある場合、目的のチャットを見つけることは作業の一部にすぎません。適切な文書、最新の決定事項、そして明確な次のアクションも必要です。
デスクトップで複数のZaloアカウントを管理するには、既存のアカウントごとに、個別のログイン用プロファイルと、見分けやすい作業場所を用意しましょう。WebCatalogを使えば、各セッションを分離し、仕事用アカウントを文書、カレンダー、進捗管理ツールとまとめて利用できます。
目指すのは、メッセージの受信からタスクの完了まで、繰り返し使える手順を整えることです。このガイドでは、ベトナムの仕入先とやり取りしながら、個人的な会話を別のアカウントで管理するプロジェクトコーディネーターを例に、実践的な方法を紹介します。
Zaloアカウントごとに定位置を用意する
まず、どの会話を実際に別のアカウントで扱うべきかを判断します。個人用アカウントと、すでに運用している仕事用アカウントには、別々のセッションが必要かもしれません。一方、同じ仕事用アカウントで複数の顧客とやり取りしているなら、そのまま1つのアカウントにまとめておけます。新しいプロジェクトが始まるたびに、別のログインが必要になるわけではありません。
Zaloはすでに、Windows・Mac用アプリ、モバイルアプリ、Web版を提供しています。1つのアカウントをネイティブアプリで使い、もう1つを別のブラウザーセッションで使う方法もあります。名前付きのプロファイルと、会話に関連するWebアプリを、整理された1つのデスクトップ環境で使いたい場合には、WebCatalogが役立ちます。
PCで2つのZaloアカウントを使う場合は、すでに利用していて認証できるアカウントから始めましょう。WebCatalog Desktopで、次の操作を行います。
- Profilesを開き、Add profileを選択して、最初のプロファイルに「Zalo Work」と名前を付けます。
- そのプロファイルでZaloを開き、使用する仕事用アカウントにログインします。
- 「Zalo Personal」という名前のプロファイルをもう1つ追加します。
- PersonalプロファイルでZaloを開き、もう一方のアカウントにログインします。
- 返信する前に、各ウィンドウでアカウントと想定している会話が表示されていることを確認します。
WebCatalogのプロファイルに関するドキュメントでは、プロファイルによってCookie、セッション、閲覧データが分離されることが説明されています。同じプロファイルで別のウィンドウを開くと、そのセッションが再利用されます。別のアカウントを使うときは、もう一方のプロファイルを選択してください。
QRコード認証について、Zaloの公式ログイン手順では、コンピューターにコードを表示し、スマートフォンのZaloでスキャンして、ログイン情報を確認したうえで承認するよう案内されています。スマートフォンで、そのデスクトッププロファイルに使う予定のアカウントを使用していることを確認してください。プロファイルに「Work」と名前を付けても、ログインを承認したアカウントが変わるわけではありません。
サービスを直接開く場合は、Zalo HelpでWebチャットのアドレスとして案内されているZalo Webを使用してください。後でZaloから再認証を求められた場合は、適切なプロファイル内で通常のログイン手順を完了します。
会話の周りに仕事に必要なツールをそろえる
アカウントのウィンドウは、便利な出発点です。ただし、実際に仕事を進めるには、事実を確認し、決定事項を記録する場所も必要です。
WebCatalogのスペースで、「Supplier Projects」というスペースを作成します。Workプロファイルを使用するZalo、文書アプリ、発注管理ツール、納期の約束を管理するカレンダーを追加しましょう。スペースは、特定の目的に使うアプリやブックマークを、専用のウィンドウにまとめる機能です。
それぞれの役割を明確にしておきましょう。プロファイルはログイン済みのセッションを選択し、スペースはツールをまとめます。複数のプロジェクトで同じZaloアカウントを使う場合、同じ仕事用プロファイルを複数のプロジェクトスペースで再利用できます。別のスペースを作るだけでは、異なるアカウントが作成されたり、そのアカウントの利用先が特定の顧客に限定されたりすることはありません。
まずは仕事用スペースを1つと、個人用Zaloの別ウィンドウから始めましょう。構成に必要なアプリ、プロファイル、スペースに対応したWebCatalogプランを選びます。ツールを追加するのは、見積書の確認や会議日程の確定など、タスクの完了に役立つ場合にしましょう。
1つの依頼をチャットから次のアクションの確定まで進める
顧客のイベントで使う印刷物を調整しているとします。仕入先から、仕事用Zaloアカウントに修正版の見積書が届きました。顧客は、数量、印刷データ、納品について回答を求めています。
次のワークフローを使うと、会話と、その会話に基づく判断を結び付けて管理できます。
依頼の内容を解釈する前に、どの会話かを確認する
Workプロファイルを開き、送信者、プロジェクト、最新のメッセージを確認します。似た名前、同じようなグループアイコン、古い会話などがあると、見慣れたチャットでも取り違えやすくなります。
何が変更されたのかを理解できるだけの文脈を読みましょう。「進めてもよいですか？」という質問は、数量、価格改定、最終版の印刷データのいずれを指している可能性もあります。何を判断すべきか特定する前に答えると、追加のやり取りが発生しかねません。
この例では、仕入先の修正版見積書で、用紙の仕様が変更されています。最初に行うべきことは、その変更を承認済みの仕様書と比較することです。作業中は、会話と仕様書の両方を見える状態にしておきましょう。
個人用アカウントは、専用のウィンドウで利用できる状態にしておけます。そこから仕事に戻るときは、プロジェクトへの返信を送る前に、仕事用アカウントと会話をもう一度確認してください。ラベルは移動の手がかりになりますが、メッセージの送信先を確認する決め手は、Zalo内に表示されるアカウントと宛先です。
回答の根拠となるファイルを確認する
見積書を開き、日付やバージョンを確認します。数量、仕様、承認済みの金額、希望納品日など、関連する詳細をプロジェクトの記録と照合してください。新しいメッセージに、最終承認済みの文書が含まれているとは限りません。
修正版の見積書に重要な変更がある場合は、その違いを明確に示します。例えば、「修正版の見積書では、厚手の用紙が使われています。承認前に、納品日に影響するかどうかをご確認ください」と伝えます。
修正版の見積書は、プロジェクトとバージョンが分かるファイル名でプロジェクトフォルダーに保存し、承認が確認できるまでは確認待ちとして扱います。これは、意識して行う必要のあるファイル整理作業です。Zaloの隣にストレージアプリを配置すれば作業しやすくなりますが、WebCatalogがチャットの添付ファイルをプロジェクトフォルダーへ自動的にコピーするわけではありません。
ファイルを送り返す前には、宛先と添付ファイルの両方を確認してください。複数のアカウントを開いておくとアクセスは便利になりますが、最終的な送信先には、やはり少し注意を払う必要があります。
返信の内容を追跡可能な約束にする
仕入先から詳細の確認が取れたら、その会話を受けて何をすべきかを決めます。明日印刷データを送ると約束したなら、担当者と期限が必要です。納品日が確定したなら、プロジェクトのスケジュールに反映する必要があります。
普段使っている管理ツールに、次のような簡潔な記録を残しましょう。
| 項目 | 記録例 |
|---|---|
| 依頼 | 変更後の印刷仕様を承認する |
| 根拠資料 | 修正版の見積書をプロジェクトフォルダーに保存済み |
| 決定事項 | 仕様は承認済み。納品日の確認は引き続き保留中 |
| 次のアクション | コーディネーターが仕入先に納品日を確認する |
| 期限 | 顧客との次回プロジェクトレビューまで |
これらはプロジェクトメモの例であり、WebCatalogがZaloに追加する項目ではありません。目的は、会話がチャット一覧の下の方に移動した後でも、仕事の状況を理解できるようにすることです。
返信では、確定したことを伝え、未確定のことを明示します。「印刷データは承認済みです。仕入先から回答があり次第、納品日を確定してお知らせします」と伝えれば、曖昧な受領連絡よりも、顧客にとって役立つ報告になります。
他の人が使える引き継ぎ情報を用意する
同僚がプロジェクトを引き継ぐ必要がある場合は、普段の業務ツールを使って、承認済みの文書と決定事項の記録を共有します。最新の状況、次のアクション、誰からの回答を待っているかを含めましょう。
引き継ぎを受ける人が、あなた個人のチャット履歴をたどり直さなくても仕事を理解できるようにする必要があります。同じ顧客との会話に複数の従業員が返信する必要があるなら、それはチームでのメッセージ対応という要件として、直接対処する価値があります。
顧客への返信をチームで担当するなら、Zalo Official Accountの役割を活用する
Zalo Official Account（Zalo OA）は、個人用のZaloアカウントを2つ同時に開いておくこととは目的が異なります。組織の顧客向け窓口を設け、スタッフがその管理ツールにアクセスできるようにするものです。
ZaloのOfficial Accountスタートガイドによると、スタッフは個人のZaloアカウントでOA Managerにログインし、管理権限を持つOAを選択します。管理者は、Quản lý → Quản lý adminからスタッフを招待し、必要な権限を選択したうえで、相手が承諾するための招待を送信できます。
同じ権限付きログインを使って複数の組織のZalo Official Accountを管理している場合は、OA Manager内で正しいOAを選択します。OAごとに異なる個人アカウントやWebCatalogプロファイルを用意する必要はありません。顧客用スペースには関連するリンクや文書をまとめておき、どの組織の業務を行うかは、選択したOAによって決まります。
共同での顧客対応について、Zaloは会話の割り当てとスタッフによる絞り込みについても説明しています。これらの機能を利用できるかどうかは、OAのプランと従業員の権限によって異なります。利用できる環境であれば、顧客を誰が担当するかを明確にするために活用しましょう。
会話の割り当ては、Zalo OAが提供する機能です。WebCatalogは、他の業務アプリと並べて、そのサービスへのアクセスを整理します。顧客対応をチームで分担する必要がある場合はOAの機能を、異なるアカウントのログイン状態を分けて管理する必要がある場合は個別のプロファイルを選びましょう。
日々の業務に影響する点を確認する
日常業務を新しいデスクトップ環境へ移す前に、典型的な会話を1つ選び、最初から最後まで試してみましょう。必要なメッセージを開き、その文書を確認し、意図した返信を送り、フォローアップを記録できるでしょうか。通話がワークフローに含まれる場合は、実際に使用する予定の環境で確認してください。ZaloのネイティブアプリとWeb版では、利用できる機能が異なる場合があります。
各アカウントの通知と、デスクトップの設定を見直しましょう。仕事用アカウントでは、自分が担当する会話に気付けるようにし、個人用の通知は、希望する勤務時間中の運用方針に合わせて調整します。迅速な返信が必要な場面でこの構成に頼る前に、想定どおり通知が届くことを確認してください。
重要な履歴とファイルは、別途確認しましょう。Zaloは、スマートフォンの機種変更に関するバックアップと復元のガイダンスを提供しています。端末やセッションの変更後に何を利用できるかは、Zalo側の仕組みによって決まります。WebCatalogのプロファイルは、Zaloのメッセージ履歴のバックアップではありません。重要なプロジェクト記録は、チームで決めた保管場所に保存してください。
次の実際の会話から始める
仕事用アカウントを1つ、個人用アカウントを1つ、そして日常的にZaloでのやり取りが発生するプロジェクトを1つ選びましょう。WebCatalogにZaloを追加し、ログインごとに名前付きのプロファイルを用意して、仕事用セッションを、そのプロジェクトに必要な文書や管理ツールの隣に配置します。
そして、次に届く依頼で、一連の手順を最後まで実行してみてください。アカウントと会話を確認し、根拠となる情報を調べ、明確に返信し、次のアクションを記録します。これが、各メッセージの背景にある仕事を整理しながら、Zaloの仕事用アカウントと個人用アカウントを管理する実践的な方法です。
