午前9時。あるブランドでは新商品の投稿が必要で、別のブランドには今夜のレッスンについて質問が届き、さらに別のブランドではキャプションの承認待ちになっています。Instagramを開き、使う画像を選ぼうとして、ふと手が止まります。「これはどのアカウントだろう？」
複数のInstagramアカウントをうまく管理するには、各ブランドのログイン、コンテンツ、やり取り、判断事項を確実に切り替えられる仕組みが必要です。アカウントを素早く切り替えられることも役立ちます。そして、切り替えた後の仕事を完了させるには、繰り返し使える作業手順が役立ちます。
ベーカリー、フィットネススタジオ、オンラインショップを担当する運用担当者を例に考えてみましょう。以下のワークフローでは、この3ブランドを担当する典型的な1日を追っていきます。アカウントが2つの場合も、ウィンドウの数と確認作業を減らせば、同じ方法を使えます。
午前9:00：作業を選ぶ前に、ブランドを選ぶ
まず、各アカウントについて簡単な計画を立てましょう。ベーカリーなら、今日の最優先事項は週末メニューの告知かもしれません。スタジオなら、レッスンの予約を埋めることかもしれません。ショップなら、新商品の発売準備に入る前に、配送に関する質問に答えることかもしれません。
各優先事項の横に、正確なInstagramのユーザーネームを記載します。ブランド名やプロフィール写真は似ていることがあり、同じ事業の複数店舗を管理している場合は特にそうです。ユーザーネームがあれば、具体的に照合できる目印になります。
Instagramには、すでにアカウントの追加と切り替えのための機能があります。デスクトップでInstagramアカウントを切り替える必要がたまにある程度なら、標準の切り替え機能で普段の作業に対応できるかもしれません。切り替え後は現在のユーザーネームを確認し、Instagramから求められたログイン確認を完了してください。
ブランドと、それぞれが使うほかのツールの間を何度も行き来するなら、ブランドごとに別々のWebCatalogプロファイルを用意しましょう。プロファイルはログインセッションを分離して保持します。この設定方法は公式プロファイルガイドで説明されています。
- WebCatalog Desktopを開き、Profilesに移動します。
- Add profileを選び、識別しやすいブランド名を付けます。
- そのプロファイルでInstagramを開き、利用権限のあるアカウントにログインします。
- 次のブランドについても同じ手順を繰り返し、各セッション内でユーザーネームを確認します。
設定では、「ベーカリー — Instagram」「スタジオ — Instagram」のような名前を一貫して使いましょう。同じプロファイルを別の場所で開き直しても、そのプロファイルのセッションが使われます。別のログインが必要な場合は、別のプロファイルを作成してください。
3ブランドの例では、必要な数のプロファイル、アプリ、スペースに対応するWebCatalogプランを選びましょう。
オーナーが定めたアクセス方法に従ってください。Meta Business Suite経由で権限が付与されている場合は、その正規の経路を使います。WebCatalogプロファイルを作成しても、ブランドのInstagramに直接ログインする権限が付与されるわけではありません。
午前9:15：作業概要を同じ作業環境にまとめる
次に、ベーカリーの承認済みメニュー、コンテンツカレンダー、Instagramアカウントを開きます。別のクライアントのファイルを探し回らなくても、次の3つの質問に答えられる状態にしましょう。何を宣伝するのか。何が承認済みなのか。お客様に次に何をしてほしいのか。
WebCatalogのスペースは、クライアントやプロジェクトごとにアプリとプロファイルを1つのウィンドウにまとめる機能です。ベーカリーのスペースには、そのInstagramプロファイル、企画書、デザインツールを入れられます。スタジオには、アカウントと予約関連の資料をまとめた専用スペースを用意できます。
追加するアプリごとに、適切なプロファイルを選んでください。スペースは作業を整理するものであり、アプリがどのログインセッションを使うかはプロファイルによって決まります。同じプロファイルをスペース間で移動しても、別々のアカウントが作成されるわけではありません。
構成は、一目で把握できる程度に絞りましょう。おそらく必要なのは、今日の作業概要、承認済み素材、アカウント、お客様対応に必要な情報源です。すべてのキャンペーンのアーカイブを、仕上げ中の投稿の隣に置いておく必要はありません。
文章を書く前に、ビジネス上の目標を明確にします。ベーカリーの告知なら、事前注文を促すことかもしれません。スタジオの投稿なら、特定のレッスンへ誘導することかもしれません。ショップの新商品発売なら、商品コレクションへ案内することかもしれません。この判断によって、キャプションも、その後の成果の振り返りも、より有用になります。
午前10:00：ブランドを切り替える前に、投稿一式を完成させる
スタジオのキャプションを書き始める前に、ベーカリーの投稿に必要なものをすべて仕上げましょう。承認済みの画像や動画、最終原稿、タグ、誘導先、予定時刻を、そのブランドの企画ドキュメントにまとめておきます。
ファイル名には、ブランドとキャンペーンの両方が分かる名前を使いましょう。「ベーカリー — 週末メニュー — 承認済み」は、「final-v3」よりもアップロード画面で見分けやすくなります。承認状況は企画管理ツールにも記録してください。ファイル名だけでは、その後に誰かが修正を依頼したかどうかは分からないためです。
お客様の立場で投稿を見直しましょう。何が、いつ提供され、どうすれば利用できるのかが伝わりますか。画像には、キャプションで紹介している商品が写っていますか。案内内容は、現在のメニューや予約ページと一致していますか。
同じキャンペーンを複数店舗で展開する場合は、各店舗の情報を意識して調整してください。営業時間、予約先、受け取り方法、店舗ごとに異なる価格を再確認しましょう。似たアカウントだからこそ、コピーしたキャプションに昨日の情報や別の支店の情報が残り、そのまま今日の投稿に入り込むことがあります。
次に、公開方法を決めます。
- 今すぐ公開する： コンテンツが承認済みで、Instagramの利用可能なエディターに投稿に必要な機能がそろっている場合は、Instagramを使います。
- 後で公開するよう予約する： そのブランドのカレンダーを管理している予約投稿ツールを使います。Meta Business SuiteはFacebookとInstagramのコンテンツの予約投稿に対応しており、Metaの公式投稿トレーニングで説明されています。
- モバイルで仕上げる： その形式にスマートフォン版Instagramアプリの機能が必要な場合は、素材、キャプション、投稿先アカウントを明記して引き継ぎます。
WebCatalogは、これらのツールを使うためのデスクトップ作業環境を提供します。予約投稿や公開の機能は、Instagram、Meta Business Suite、または利用している投稿サービスによって提供されます。
実行する直前に、投稿先アカウント、素材、最終キャプション、公開タイミングをまとめて確認してください。Meta Business Suiteでは、ブランド専用のスペースから開いた場合でも、選択されているビジネスアセットと投稿先を確認しましょう。Metaのログインには、複数ブランドへのアクセス権がある場合があります。
公開後は、実際の投稿を開いて確認します。予約後は、投稿ツールのスケジュールに、想定したアカウントと時刻で項目が表示されているか確認してください。スタジオの作業へ移る前に、結果のステータスを記録します。「キャプション承認済み」「予約済み」「公開済み」は、それぞれ異なる作業段階です。
午前11:30：メッセージとコメントへの対応時間を別に設ける
コミュニティ対応では、コンテンツ制作とは異なる資料が必要です。予約に関する質問に答える前にスタジオの最新レッスン情報を開き、注文についてやり取りする前にショップの配送案内を開きましょう。
1つのブランドのやり取りをまとめて処理します。まずは、今夜のレッスン、今日の受け取り、約束した連絡を待っているお客様など、直近の出来事に関わるメッセージから対応しましょう。その後、通常の質問やコメントに対応します。
返信するたびに、アカウントと会話履歴を確認してください。リピーターのお客様には、すでに同僚が回答しているかもしれません。スレッドを読むことで、矛盾した約束をすることなく、それまでの会話を引き継げます。
各ブランドのアカウントのそばに、チームが承認した内容を含む返信テンプレートを用意しておきましょう。ただし、そのまま送るのではなく、下書きとして扱います。送信前に、名前、商品、日付、実際の質問に合わせて修正してください。親しみやすいベーカリーの返信も、事実を的確に伝える配送状況の案内も、それぞれのビジネスらしい文面にする必要があります。
返信にほかの人の判断が必要な場合は、質問内容、担当者、次に連絡すると約束したタイミングを、チームの作業管理ツールに記録します。未読の会話を残すだけでは、十分な引き継ぎになりません。別の人が、未完了の理由を知らずに開いてしまう可能性があるためです。
Meta Business Suiteを使うチームでは、その受信箱ツールで、ほかの業務と並行してお客様とのコミュニケーションに対応できます。チームがどの受信箱で作業し、誰が各ブランドを担当するかを決めましょう。WebCatalogは選んだツールにアクセスしやすくしますが、別々のInstagram受信箱を統合したり、会話を同僚に割り当てたりするものではありません。
最後に、未解決のものを確認して、この対応時間を終えます。まだ対応が必要なすべての会話について、次に何をすべきか説明できる状態にしておきましょう。
午後2:00：中断後は正しいアカウントに戻る
クライアントからの電話や急なデザイン変更で、きちんと整理して進めていた午前中の作業が中断されることもあります。戻ってきたら、開いているアカウントが今も必要なものだと思い込まず、まずそのブランドの計画記録を確認しましょう。
対応するプロファイルを開き、ユーザーネームを確認して、最後に記録されたステータスを読みます。ベーカリーの投稿がすでに予約済みなら、新しいものを作成する前に、その予約済み投稿を確認してください。スタジオのキャプションが承認待ちなら、メッセージスレッド内の古いコピーではなく、承認対象のドキュメントから作業を再開します。
デスクトップのウィンドウを分けると、それぞれの作業環境を視覚的に区別できます。ただし、それでこの確認が不要になるわけではありません。間違ったブランドを開いたり、投稿ツールで別の投稿先を選んだり、別アカウント向けの文章を貼り付けたりする可能性は依然としてあります。
Instagramから再認証を求められたら、通常の認証手続きを完了してください。保存済みのプロファイルは独立したセッションを維持しますが、それでもInstagramがログインやその他のアカウント確認を求める場合があります。WebCatalogは、そうした要件を回避したり、プラットフォームのルールを変更したりするものではありません。
午後4:30：次の担当者が行動に移せる引き継ぎを残す
ビジネス用のInstagramアカウントを複数管理するには、自分が対応できないときに、誰かが作業を引き継げる必要があります。各ブランドの1日を終える際に、完了した作業、判断待ちの事項、期限の迫ったやり取りを簡潔に記録しましょう。
役立つ引き継ぎの例は、次のようなものです。
スタジオ： 明日のレッスンの投稿は予約済みです。承認済みのキャプションはコンテンツカレンダーにあります。予約に関する質問が2件あり、受付への確認が必要です。返信する前に受付に確認してください。次の受信箱チェックは夜のマネージャーが担当します。
利用しているツールで対応していれば、実際の投稿、計画項目、会話へのリンクを追加しましょう。顧客情報は一般的な引き継ぎドキュメントにコピーせず、利用が認められたシステム内に保持してください。
同僚のアクセス権は、Metaがサポートするアカウント権限またはビジネス権限を通じて設定します。Metaのビジネスポートフォリオに関するガイドでは、アカウントと権限の管理について説明しています。業務に必要なアクセス権をオーナーから付与してもらい、同僚が自分自身の正規のログインで必要な作業を行えることを確認してください。
WebCatalogプロファイルはローカルの作業環境であり、クライアントに代わって操作する権限ではありません。担当業務が変わったときは、デスクトップの設定だけでなく、元となるMetaのアクセス権も見直しましょう。
最後に、繰り返し寄せられる質問、分かりにくい案内、振り返る価値のある投稿など、明日に向けた気付きを1つ書き留めます。パフォーマンスの数値は、Instagramで利用可能なレポート機能や、ビジネス用のレポートツールから取得してください。WebCatalogはそうしたツールへのアクセスを整理するものであり、複数のInstagramアカウントをまとめた分析値を算出するものではありません。
最もよく使う2つのアカウントから始める
実際の業務に合わせて、ブランドを選ぶ、ユーザーネームを確認する、作業を終える、結果を記録する、という手順を習慣にしましょう。アプリを追加するのは、これらの手順を進めるのに役立つ場合だけにします。
WebCatalogでInstagramを設定し、最もよく使う2つのアカウント用に別々のプロファイルを作成して、それぞれを計画用の資料と並べて配置しましょう。次の投稿作業と受信箱への対応を、その環境で行ってみてください。次のブランドに対応する必要が生じたとき、戻る場所が明確になります。
