Google Voice は、個人的な予約、顧客との打ち合わせ、同僚に代わって対応する通話など、さまざまな通話に利用できます。ログインをもう一つ追加する前に、実際に区別する必要があるのは何かを考えましょう。
複数の Google Voice アカウントを管理するには、Google のアカウントメニューでアカウントを切り替えるか、WebCatalog Desktop で各アカウント専用のプロファイルを作成し、両方に同時にログインした状態にできます。それぞれのアカウントの Voice 番号を確認し、そのアカウントに合わせて作業を整理してください。複数の人が1つの番号への通話に対応する必要がある場合は、別のアカウントウィンドウを追加するより、Google Voice のビジネス通話機能のほうが適している可能性があります。
WebCatalog Desktop を使えば、デスクトップ上で各アカウントのコンテキストにアクセスしやすくなります。番号の割り当て、サブスクリプション、転送、通話ルーティングの動作は、引き続き Google Voice 側で管理されます。
まずアカウントと番号の構成を決める
Google アカウントは、ログインしているユーザーを識別します。Voice 番号は、サービスを通じて提供または割り当てられる番号です。リンク済みの電話番号は、転送された通話を受け取ることができる既存の電話番号です。
個人用 Google アカウントで利用できる Voice 番号は1つです。すでに番号があるアカウントには、Google は2つ目の番号を移行することさえできません。そのため、個人用の番号をもう1つ取得するには、別の Google アカウントが必要となり、複数アカウントの管理が必要になります。
Google のリンク済み番号に関する説明によると、通話転送では、Voice 番号にかかってきた通話をリンク済みの電話に転送します。携帯電話をリンクしても、2つ目の Google Voice ID や別の受信トレイが作成されるわけではありません。
まず、利用目的に合った構成を選びましょう。
| 必要なこと | 適切な開始方法 | デスクトップのワークスペースでできること |
|---|---|---|
| 個人用と勤務先から提供された Voice アカウントを使える状態にしておく | 個別にプロビジョニングされたアカウント | セッションを分け、目的が分かりやすい作業環境を用意する |
| 既存の Voice 番号への通話を別の電話で受ける | 利用可能な場合は、リンク済み番号への転送 | アカウントの設定や履歴にアクセスする |
| チームで共有のビジネス番号への通話に対応する | 利用資格を満たす Workspace の着信グループ | チームで使う関連ツールや記録をまとめる |
| 役員に代わって通話に対応する | 対象プランでの通話委任 | 合意したフォローアップ用ツールと並べて自分の業務セッションを使う |
これらはそれぞれ異なる構成です。アカウントウィンドウを増やしても着信グループは作成されず、番号を転送しても、別の人に通話対応の責任が割り当てられるわけではありません。通話をどのように扱うかを決めてから、どこに表示するかを選びましょう。
実際の Voice サブスクリプションに合わせて構成する
Google Voice の個人用アカウントとビジネスアカウントでは、利用できる機能がすべて同じというわけではありません。Google のサブスクリプション比較では、単一ユーザー向けプランと Google Workspace に追加するサブスクリプションが区別されています。
無料の一般ユーザー向けサービスは、単一ユーザー向けの選択肢の1つです。また、米国では、条件を満たす個人用 Gmail アカウント向けに Starter スタンドアロン と Standard スタンドアロン のサブスクリプションも提供されています。そのため、個人用 Gmail でログインしているというだけでは、そのアカウントが無料サービスなのか有料プランなのかは分かりません。
ビジネス機能を比較する際は、スタンドアロンプランのドキュメントが参考になります。Standard スタンドアロンには自動応答機能が含まれますが、着信グループや通話委任は含まれていません。これらのコラボレーション機能は、Workspace アドオンとして提供される Voice Standard と Premier で利用できます。
会社が管理するアカウントの場合は、そのユーザーに Voice がプロビジョニングされていることを確認してください。勤務先のメールアドレスを持っているだけでは、Voice サービスが使えることや、必要な通話機能が有効になっていることは保証されません。
地域も選択に影響します。単一ユーザー向けプランは米国限定です。組織向けのサービスは、国や、電話サービスが Google の通話プラン、Carrier Link、SIP Link のいずれを通じて提供されるかによって利用可否が異なります。複数の地域で導入を計画する前に、Google の国とプロバイダに関するガイドを確認してください。
既存の2つのアカウントを整理するために、電話システム全体を再設計する必要はありません。ただし、両方のアカウントで同じ機能が使えると想定する前に、それぞれがどのサービスを利用しているか把握する必要があります。
適している場合は Google の標準アカウント切り替え機能を使う
Google には、標準で複数アカウントへのログインと切り替え機能があります。デスクトップでは、プロフィール画像またはイニシャルを選んでアカウントを追加または選択し、開いたサービスでどのアカウントが有効になっているか確認します。
Google Voice モバイルアプリでのアカウント切り替え方法も、AndroidおよびiPhone または iPad向けに案内されています。必要なときに時々コンテキストを切り替えるだけであれば、アカウント選択機能が便利です。
デスクトップでは、Google Voice はウェブ版で利用できます。Google の通話に関する案内には、Chrome、Edge、Firefox、Safari などの対応ブラウザが記載されています。シンプルな構成であれば、ブラウザで Voice を開いておくだけで十分な場合もあります。
個人用アカウントと仕事用アカウントに、それぞれ分かりやすい名前の付いた専用の場所が必要な場合は、WebCatalog Desktop の個別プロファイルが役立ちます。特に、通話の後に書類、予約、プロジェクト記録などを扱う場合に便利です。一般的なブラウザウィンドウで、たまたまどの Google アカウントが選択されているかに頼らず、目的のセッションに戻れます。
WebCatalog Desktop で各アカウントに分かりやすい専用環境を用意する
WebCatalog Desktop に Google Voice を追加します。Profiles で Add profile を選び、アカウントの用途が分かる名前を付け、そのプロファイルで Voice を開きます。目的の Google アカウントでログインします。もう一方のアカウントについても、2つ目のプロファイルを作成して同じ手順を繰り返します。各プロファイルでは Voice が独立したデスクトップウィンドウで開き、誤って閉じてしまう可能性のあるブラウザタブではなく、Dock またはタスクバーのアイコンからアクセスできます。
WebCatalog のプロファイルに関するドキュメントでは、Cookie、セッション、閲覧データがプロファイルごとに分離されると説明されています。「個人用 Voice」「コンサルティング業務」などの名前が便利です。
次に進む前に、各セッションでアカウントのメールアドレスと Voice 番号を確認してください。通話履歴が空だったり、登録画面が表示されたりする場合は、サービスを利用しているアカウントとは別の Google アカウントを選択している可能性があります。番号を新しく作成したり変更したりする前に、まずアカウントを確認しましょう。
Voice、カレンダー、通話後に使用する記録類を含む業務用のスペースを作成します。スペースごとに専用のウィンドウが開きます。プロファイルはアカウントのセッションを分け、スペースは目的に合わせてアプリを整理します。
同じビジネス番号を複数のクライアントプロジェクトで使う場合は、異なるプロジェクトのスペースで同じプロファイルを再利用できます。ただし、基盤となる通話履歴は同じ Voice アカウントのものです。
ワークフロー1：勤務中の個人的な通話と仕事の通話
たとえば、すでに使っている個人用 Voice アカウントと、別途プロビジョニングされた業務用アカウントを持つコンサルタントを考えてみましょう。目的は、通話ごとに状況を把握し、その後の作業を適切な場所に記録することです。
一日の始めに、業務用セッションを予約カレンダーや現在のクライアントメモの隣に開きます。必要なときは、個人用セッションを別のウィンドウに開いておきます。2つの通話履歴を1つのタスクリストとして扱わないようにしましょう。個人的な予約に関する不在着信と、クライアントからの依頼では、次に取るべき行動が異なります。
デスクトップで着信を受けるには、該当するセッションを実際に利用できる状態にしておく必要があります。Google によると、パソコンで着信を受けるにはVoice を開いたままにしておく必要があります。マイク、スピーカー、関連する通知の許可を確認し、新しい構成を予約の通話に使う前にテスト通話を行ってください。
リンク済みの電話も使う場合は、正しいアカウントで転送設定を確認してください。Google の説明では、電話番号は、すでに別の場所にリンクされている場合、別の Voice 番号にリンクできません。許可されているか確認せずに、2つのデスクトップセッションから同じリンク済み番号に転送する前提で計画しないでください。
不在着信に折り返すときは、まず適切なアカウントの履歴を開きます。通話の状況を確認してから折り返し、関連する予約やクライアント業務とともに次の対応を記録してください。
ワークフロー2：複数のクライアントプロジェクトで1つのビジネス番号を使う
2社目のクライアントができても、自動的に2つ目の Voice アカウントが必要になるわけではありません。コンサルティング業務ですでに1つのビジネス番号を使っている場合は、プロジェクトごとに通話を整理するほうが役立つ改善策かもしれません。
電話での打ち合わせが頻繁に発生するプロジェクト用のスペースを作成します。既存のビジネス用プロファイルに加えて、プロジェクト概要、スケジュール、決定事項の記録を追加します。別のプロジェクト用スペースでは、同じプロファイルを再利用しつつ、そのプロジェクト固有の関連ツールを表示できます。
プロファイルを再利用しても、Voice の履歴がプロジェクトごとに分割されたり、プロジェクト専用のボイスメールボックスが作られたり、通話に使う番号が変更されたりするわけではありません。既存の記録を使ってプロジェクトを区別してください。WebCatalog Desktop はツールを使いやすく配置できますが、発信者を自動で分類するものではありません。
ワークフロー3：同僚に代わって通話に対応する
役員秘書に必要なものは、個人用ログインを2つ管理する人が必要とするものとは異なります。秘書には、自分自身の業務用アカウントを使いながら、他の人の通話に対応する権限が必要です。
対象となる Workspace Voice プランでは、通話委任を利用します。管理者は、代理人が委任者に代わって発信し、着信を受け、ボイスメールにアクセスするための権限を割り当てられます。担当できる業務は、割り当てられた権限によって決まります。
対応を開始する前に、実務上の引き継ぎ方法を決めておきましょう。どの通話を転送するか、どの通話は直接対応できるか、折り返し依頼をどのように記録するかを確認します。自分自身の Voice セッションは、「役員サポート」スペースにある、許可されたカレンダーやフォローアップ記録と並べておきます。
着信に追加対応が必要な場合は、誰が対応すべきか、どのような情報が必要かを記録します。役員のアカウントにログインした2つ目のプロファイルを作成しなくても、ワークスペースを活用してこの手順を進められます。通話委任は Google Voice で設定するものであり、WebCatalog Desktop が付与するものではありません。
チームで着信に対応する場合は、代わりに着信グループを検討してください。対象プランでは、Google がルーティング方法、営業時間、不在着信への対応をサポートしています。また、着信グループへの通話はメンバーのリンク済み携帯電話には転送されないことも、Google のドキュメントに記載されています。対応体制を設計する際は、実際にどの端末で着信を受けるか確認してください。
アカウントウィンドウをいくつ開いても、こうしたルーティングルールの代わりにはなりません。適切な Voice 機能を使い、その周辺の作業を各担当者に合わせて整理してください。
次の通話に合わせてワークスペースを整える
まず、すでに割り当てられているアカウントと番号を確認します。次に改善すべき点が、個人用と仕事用のセッションの分離なのか、プロジェクトの状況を把握しやすくすることなのか、あるいは対応可能な通話委任や着信グループの構成なのかを見極めましょう。
次に、WebCatalog Desktop をダウンロードします。異なるアカウントには別々のプロファイルを割り当て、通話を意思決定につなげるツールの隣に業務用アカウントを配置し、次の予定された会話の前に着信設定を確認します。こうすることで、アカウントの整理と電話システムの設定を混同せずに、通話とその後の対応を明確に管理できます。
