Google Voice は、個人的な予約の電話、クライアントとの打ち合わせ、同僚の代理で対応する会話など、さまざまな通話に利用できます。ログインを追加する前に、実際に何を区別する必要があるのかを決めましょう。
複数の Google Voice アカウントを管理するには、すでに所有しているアカウントごとに個別のデスクトップセッションを使い、それぞれの Voice 番号を確認し、そのアカウントを中心に作業を整理します。複数の人が1つの番号への着信に応答する必要がある場合は、アカウントのウィンドウを追加するよりも、Google Voice のビジネス向け通話機能のほうが適していることがあります。
WebCatalog は、各アカウントの作業環境にデスクトップからアクセスしやすくするのに役立ちます。番号の割り当て、サブスクリプション、転送、通話ルーティングの動作は、引き続き Google Voice 側で管理されます。
まずアカウントと番号の構成を決める
Google アカウントは、ログインしているユーザーを識別するものです。Voice 番号は、サービスを通じて提供または割り当てられる番号です。リンク済み電話番号は、転送された着信を受けられる既存の電話番号です。
Google の番号のリンクに関する手順では、Voice 番号への着信がリンク済みの電話に転送されると説明されています。携帯電話をリンクしても、2つ目の Google Voice のユーザー ID や別の受信トレイが作成されるわけではありません。
業務に合った構成から始めましょう。
| 必要なこと | 適切な出発点 | デスクトップのワークスペースが提供するもの |
|---|---|---|
| 個人用と勤務先から提供された Voice アカウントの両方にアクセスできるようにする | 個別に利用設定されたアカウント | 分離されたセッションと、見分けやすい作業環境 |
| 既存の Voice 番号への着信に別の電話で応答する | 利用可能な場合は、リンク済み番号への転送 | アカウントの設定と履歴へのアクセス |
| 共有の業務用番号への着信をチームで処理する | 対象の Workspace プランの着信グループ | 関連するチーム用ツールや記録 |
| 役員の通話対応を支援する | 対象プランで許可された通話の委任 | 合意したフォローアップ用ツールを並べた、自分自身の作業セッション |
これらはそれぞれ異なる仕組みです。アカウントのウィンドウを増やしても着信グループは作成されません。また、番号を転送しても、その会話への対応責任が別の人に割り当てられるわけではありません。どこに表示するかを選ぶ前に、通話をどのように扱うかを決めましょう。
実際の Voice サブスクリプションに合った仕組みを選ぶ
Google Voice の個人用アカウントとビジネス用アカウントで、すべて同じ機能が使えるわけではありません。Google のサブスクリプション比較では、単一ユーザー向けプランと、Google Workspace に追加するサブスクリプションが区別されています。
無料の一般ユーザー向けサービスは、単一ユーザー向けの選択肢の1つです。Google は、米国内の対象となる個人用 Gmail アカウント向けに、Starter スタンドアロンと Standard スタンドアロンのサブスクリプションも提供しています。そのため、個人用 Gmail でログインしているというだけでは、そのアカウントが無料サービスを使っているのか、有料プランを使っているのかはわかりません。
ビジネス向け機能を比較するときは、スタンドアロンプランのドキュメントを確認することが重要です。Standard スタンドアロンには自動応答が含まれますが、着信グループや通話の委任は含まれません。これらの共同作業向け機能は、Workspace のアドオンとして提供される Voice Standard と Premierで利用できます。
会社が管理するアカウントの場合は、そのユーザーに Voice が利用設定されていることを確認してください。仕事用のメールアドレスを持っているだけでは、Voice サービスや必要な通話機能が使えるとは限りません。
所在地も選択に影響します。単一ユーザー向けプランは米国限定です。組織向けの提供状況は、国や、電話サービスを Google の通話プラン、Carrier Link、SIP Link のどれで利用するかによって異なります。複数の地域への導入を計画する前に、Google の国とプロバイダに関するガイドを確認してください。
既存の2つのアカウントを整理するために、電話システム全体を設計し直す必要はありません。ただし、両方で同じ機能を使えると考える前に、それぞれのアカウントでどのサービスを利用しているのかを把握する必要があります。
用途に合う場合は Google 標準のアカウント管理機能を使う
Google には、すでに複数アカウントへのログインと切り替えの機能があります。デスクトップでは、プロフィール画像またはイニシャルからアカウントを追加または選択し、開いたサービスでどのアカウントが有効になっているかを確認します。
Voice モバイルアプリでも、Android と iPhone または iPad でのアカウント切り替えが案内されています。作業環境をときどき切り替えるだけなら、アカウント選択機能は便利な選択肢です。
デスクトップでは、Google Voice をウェブ経由で利用できます。Google の通話に関するガイダンスには、Chrome、Edge、Firefox、Safari などの対応ブラウザが記載されています。シンプルな構成なら、ブラウザで Voice を使えるようにしておくだけで十分な場合もあります。
個人用と仕事用のアカウントに、名前を付けた定位置を用意したい場合は、WebCatalog の個別のプロファイルが役立ちます。特に、通話後にドキュメント、予定、プロジェクトの記録を扱う場合に便利です。通常のブラウザウィンドウでたまたまどの Google アカウントが選択されているかだけに頼らず、目的のセッションに戻れます。
アカウントごとに見分けやすいデスクトップ上の定位置を用意する
WebCatalog Desktop に Google Voice を追加します。**Profiles（プロファイル）**で **Add profile（プロファイルを追加）**を選び、アカウントの用途に応じた名前を付け、そのプロファイルで Voice を開きます。使用する Google アカウントでログインしてください。もう一方のアカウント用にも2つ目のプロファイルを作成し、同じ手順を繰り返します。
WebCatalog のプロファイルに関するドキュメントでは、Cookie、セッション、閲覧データがプロファイル間で分離されると説明されています。「個人用 Voice」や「コンサルティング業務」などの名前を付けるとわかりやすくなります。
先に進む前に、各セッションでアカウントのメールアドレスと Voice 番号を確認してください。通話履歴が空だったり、登録画面が表示されたりする場合は、サービスを利用しているアカウントとは別の Google アカウントを選択している可能性があります。番号を作成または変更する前に、正しいアカウントかどうかを確認しましょう。
Voice、カレンダー、通話後に使う記録をまとめた仕事用のスペースを作成します。各スペースは独立したウィンドウで開きます。プロファイルはアカウントのセッションを分離し、スペースは目的に沿ってアプリを整理します。
同じ業務用番号を複数のクライアントのプロジェクトで使っている場合は、そのプロファイルを複数のプロジェクト用スペースで再利用できます。その場合も、同じ Voice アカウントを使っており、元の履歴も共通です。予定している構成に必要なプロファイル、アプリ、スペースに対応した WebCatalog プランを選んでください。
ワークフロー1：勤務中の個人的な通話と仕事の通話
既存の個人用 Voice アカウントと、別途利用設定されたビジネス用アカウントを使うコンサルタントを想定してみましょう。目的は、それぞれの会話の文脈を把握し、そこから生じる作業を適切な場所にまとめることです。
1日の始めに、仕事用セッションを予約カレンダーや現在のクライアントメモと並べて開きます。個人用セッションは、必要なときに専用のウィンドウで開いておきます。2つの通話履歴を1つのタスクリストとして扱うのは避けましょう。個人的な予約に関する不在着信と、クライアントからの依頼とでは、次に取るべき行動が異なります。
デスクトップで着信を受けるには、セッションが実際に利用できる状態である必要があります。Google は、パソコンで着信を受けるには Voice を開いたままにする必要があると説明しています。選択されているマイク、スピーカー、関連する通知の権限を確認し、予定の通話で新しい構成を使う前にテスト通話を行いましょう。
リンク済みの電話も使う場合は、正しいアカウントで転送設定を確認してください。Google の説明によると、すでに別の Voice 番号にリンクされている電話番号を、さらに別の Voice 番号にリンクすることはできません。サービスで許可されている内容を確認せずに、両方のアカウントから同じリンク済み番号へ転送する前提で、2つのデスクトップセッションを構成しないようにしましょう。
不在着信に折り返すときは、まず該当するアカウントの履歴を開きます。通話の文脈を確認してから折り返し、関連する予定やクライアント業務の記録に次の対応を残します。
ワークフロー2：複数のクライアントのプロジェクトで1つの業務用番号を使う
クライアントが2社になったからといって、必ずしも2つ目の Voice アカウントが必要になるわけではありません。コンサルティング業務ですでに1つの業務用番号を使っているなら、プロジェクトごとに通話関連の作業を整理するほうが有益な改善になる場合があります。
電話での打ち合わせが多いプロジェクト用にスペースを作成します。既存の業務用プロファイルで Voice を追加し、プロジェクト概要、スケジュール、意思決定ログも配置します。別のプロジェクト用スペースでも、そのプロファイルを再利用しながら、それぞれに必要な補助ツールを表示できます。
クライアントから電話がかかってきたら、該当するプロジェクトの作業環境を開き、最新の概要資料を見ながら対応します。終了時には、決定事項、担当者、次の手順を記録します。たとえば、「変更後の納品日をプロジェクトスポンサーに確認し、更新したスケジュールを送付する」といった内容です。会話のすべてを書き写さなくても、これなら行動につなげられます。
プロファイルを再利用しても、Voice の履歴がプロジェクト別に分かれたり、プロジェクト専用のボイスメールボックスが作成されたり、通話に使う番号が変わったりするわけではありません。プロジェクトの区別は、普段使っている記録の中で管理してください。WebCatalog はツールを使いやすく配置しますが、発信者を自動で分類するわけではありません。
業務を終える前に、ビジネス用アカウントの不在着信とボイスメールを、プロジェクトの記録と照らし合わせて確認します。作業を管理している場所にフォローアップを記録しておけば、翌日プロジェクトを開いたときに、まだ対応が必要なことがわかります。
ワークフロー3：同僚の代理で通話に対応する
役員秘書には、2つの個人用ログインを管理する人とは異なる要件があります。秘書は、自分自身の仕事用アカウントを使い続けながら、別の人の通話に対応する権限を必要とします。
対象となる Workspace Voice プランでは、通話の委任を利用します。管理者は、委任者に代わって電話をかける、着信を受ける、ボイスメールにアクセスするといった権限を代理人に割り当てられます。対応できる業務の範囲は、割り当てられた権限によって決まります。
代理対応を始める前に、どの電話を転送すべきか、どの電話は直接対応してよいか、折り返しの依頼をどう記録するかといった、実務上の引き継ぎ方法を合意しておきましょう。「役員サポート」スペースに、自分の Voice セッションと、アクセスを許可されたカレンダーやフォローアップの記録を並べて配置します。
着信への対応に追加の作業が必要になったら、誰が対応すべきか、その人にどのような背景情報が必要かを記録します。このワークスペースは、役員のアカウントにログインした2つ目のプロファイルを用意しなくても、そのプロセスを支援します。委任の権限を付与するのは Google Voice であり、WebCatalog ではありません。
チームで着信に対応する場合は、代わりに着信グループを検討してください。Google は、対象プランでルーティング方法、営業時間、応答されなかった着信の処理を設定できるようにしています。また、ドキュメントには、着信グループへの通話はメンバーのリンク済み携帯電話番号に転送されないと記載されているため、対応体制を設計するときは、実際にどのデバイスで応答するかを確認してください。
アカウントのウィンドウをいくつも開いても、こうしたルーティングルールの代わりにはなりません。適切な Voice の機能を使い、そのうえで各自の関連作業を整理しましょう。
次の通話を中心にワークスペースを構築する
まずは、すでに自分に割り当てられているアカウントと番号から始めましょう。次に必要な改善が、個人用と仕事用のセッションの分離なのか、プロジェクトの作業環境の充実なのか、あるいはサポートされている委任や着信グループの導入なのかを見極めます。
そのうえで、WebCatalog で Google Voice を開きます。異なるアカウントには個別のプロファイルを用意し、通話を意思決定につなげるツールの隣に作業用アカウントを配置し、次の予定された会話の前に着信設定を確認してください。こうすれば、アカウントの整理と電話システムの設定を混同することなく、通話とその後の対応を、よりわかりやすい環境で進められます。
