複数の Google Drive アカウントを管理する方法はいくつかあります。Google はブラウザーでのアカウント切り替えに対応しており、パソコン版 Google ドライブでは複数のアカウントを接続して、ローカルのファイルにアクセスできます。ブラウザープロフィールや WebCatalog Desktop を使えば、日中に利用するアカウントをさらに整理できます。WebCatalog Desktop では、各アカウントでログインした Google Drive を、連携して使うほかのアプリと並べて管理できます。
生活の複数の領域にまたがるファイルを扱うようになると、Drive 内の移動は難しくなります。提案書は仕事用アカウントにあり、クライアントからは別の会社用ログイン情報が提供され、個人文書はさらに別の Drive に保存されているかもしれません。必要な文書にどのアカウントでアクセスすればよいかを覚えておくのが課題になります。
適切な設定は、Drive を開いたあとに何をするかによって異なります。共有文書をたまに読むだけですか？ Finder やエクスプローラーでファイルを扱いますか？ それとも、クライアントとのメール、文書、会議の間を行き来しますか？ まずはこの点を考え、日々の作業に必要な範囲で最小限の環境を整えましょう。
必要な作業に合わせて環境を選ぶ
それぞれの方法で解決できる課題は異なります。複数の方法を組み合わせて使うこともできます。
| 主なニーズ | まず試したい方法 | 留意点 |
|---|---|---|
| 別のアカウントの Drive をたまに開く | Google のアカウント切り替え機能 | 編集やアップロードの前に、現在の Google アカウントを確認しましょう。 |
| Finder やエクスプローラーからクラウド上のファイルにアクセスする | パソコン版 Google ドライブ | Google が対応しているアカウントは最大 4 つです。それぞれの同期設定を選びましょう。 |
| アカウントごとにブラウジング環境全体を整理する | ブラウザープロフィール | 仕事用、個人用、クライアント用など、別々のブラウザー環境を管理できます。 |
| アカウントごとに Drive と関連アプリをまとめておく | WebCatalog Desktop | プロフィールでセッションを分け、スペースで一緒に使うアプリやプロフィールを整理します。 |
また、複数のアカウントと複数のフォルダは区別して考えましょう。3 社のクライアントが既存の仕事用アカウントにフォルダを共有しているなら、必要なのはその 1 つのアカウントだけかもしれません。別の Google アカウントを実際に使う場合にのみ、新しいアカウント環境を作成しましょう。同じアカウント内のフォルダであれば、プロジェクトごとに分かりやすく整理するだけで十分な場合があります。
ウェブでたまにアクセスするなら Google のアカウント切り替え機能を使う
Google では、ログアウトせずに複数の Google アカウントにログインして切り替えられます。Google のサービスでプロフィール写真またはイニシャルを選択し、アカウントを追加を選んでログインします。その後はアカウントメニューから必要なアカウントを選べます。
週に数回、別の Drive を確認する程度なら、これが妥当な出発点です。設定はほとんど必要なく、引き続きブラウザーを主な作業環境として使えます。
納品物をアップロードしたり、文書へのアクセスをリクエストしたりする前に、Google アカウントメニューに表示されているメールアドレスを確認しましょう。アバターを目印にするだけでは不十分です。特に、両方のアカウントで同じ写真を使っている場合は注意が必要です。また Google によると、最初にログインしたアカウントがデフォルトになることが多く、サービスが使用するアカウントを判断できない場合に影響することがあります。
アカウントメニューを何度も確認することになっているなら、日々の環境の中で各アカウントをもっと見分けやすくすることを検討しましょう。
ローカルファイルへのアクセスが必要ならパソコン版 Google ドライブを使う
Mac の Finder や Windows のエクスプローラーでファイルを扱う必要がある場合は、まず Google 純正の同期クライアントを使いましょう。パソコン版 Google ドライブは最大 4 つのアカウントを同時にサポートしています。
別のアカウントを接続する手順は次のとおりです。
- パソコン版 Google ドライブのメニューを開きます。
- 右上にあるプロフィール写真を選択します。
- 別のアカウントを追加を選び、ブラウザーでログインします。
- Google の案内に従ってパソコン版 Google ドライブを再起動します。
アカウントを接続したら、それぞれの Drive のファイルをどの程度デバイス上に置くかを決めましょう。Google のストリーミングとミラーリングに関するガイドでは、その違いが説明されています。ストリーミングでは基本的にファイルをクラウドに保存し、開いたファイルやオフラインで利用可能にしたファイルにのみローカル容量を使います。ミラーリングでは、マイドライブの完全なコピーをローカルとクラウドの両方に保存します。共有ドライブはストリーミングに対応しています。
たとえばデザイナーの場合、自分の仕事用アカウントにある作業素材には普段からローカルでアクセスする必要があっても、クライアントの参考資料フォルダを見るのはたまにかもしれません。このようなニーズには、それぞれ異なるローカル保存の設定が適しています。空きディスク容量、出張中に必要なファイル、組織で定められた要件を考慮しましょう。
ローカルファイルを操作するときにアカウント名を見分けられるようにしておきましょう。アップロード先やエクスポート先を選ぶ前に、アカウントとフォルダの両方を確認してください。ファイル名が正しくても、別の Drive に保存されていれば、探す人全員の手間が増えてしまいます。
ここで WebCatalog Desktop が担う役割は異なります。Drive のウェブ画面や関連アプリへのアクセスを整理するためのものであり、Google のファイル同期クライアントの代わりにはなりません。また、別々の Google アカウントのストレージをまとめることもありません。同じプロジェクトで、ローカルファイルにはパソコン版 Google ドライブを、ウェブでの作業には WebCatalog Desktop を使えます。
ブラウジング環境全体を分けるならブラウザープロフィールを使う
すでにブラウザー中心で仕事をしているなら、プロフィールを分けるだけで十分かもしれません。Chrome プロフィールを使うと、ブックマーク、履歴、パスワード、設定などを分けて管理できます。
Chrome でブラウザーのプロフィールメニューを開き、Chrome プロフィールを追加を選んで、分かりやすい名前を付けます。そのプロフィールで Drive を開き、そこで使う Google アカウントにログインします。必要に応じて、別のアカウントについても同じ手順を繰り返します。
「個人用」「スタジオ」「Acme 仕事用アカウント」など、すぐに役割を認識できる名前を付けましょう。同じアカウントをプロジェクト終了後も使い続けるなら、プロジェクト名を付けてもあまり役に立ちません。
クライアントの調査用タブやブックマーク、ほかのウェブサイトを専用のブラウザー環境にまとめたい場合は、この方法が便利です。アカウント数が増えてきたら、ブラウザーウィンドウの管理そのものが新たな作業になっていないか確認しましょう。
WebCatalog Desktop で繰り返し行うアカウント作業を整理する
Drive が、メール、カレンダー、チャット、プロジェクト管理ツールなどを使う一連の作業の一部である場合、WebCatalog Desktop が役立ちます。プロフィールを使えば、アカウントのセッションとブラウジングデータを分けて、それぞれ固有の環境でアカウントを再び開けます。
まずは、最も頻繁に使うアカウントから始めましょう。WebCatalog のプロフィール設定手順に従います。
- WebCatalog Desktop を開き、プロフィールに移動します。
- プロフィールを追加を選択し、分かりやすい名前を付けます。
- そのプロフィールで Drive を開き、使用する Google アカウントにログインします。
- ほかのアカウントについても同じ手順を繰り返します。
Drive 用に使う仕事用プロフィールは、同じ Google アカウントで Gmail や Google カレンダーを使うときにも利用できます。プロフィールを共通にすると、メールでの依頼から文書、確認会議へと移動するときも、一貫したアカウント環境を保てます。
クライアントやプロジェクトごとにアプリやプロフィールをまとめたい場合は、スペースを使いましょう。スペースはそれぞれ別のウィンドウで開きます。アカウントの分離はプロフィールで行い、スペースはそれらをまとめて整理するために使います。
最初は小さな構成にしておきましょう。作業環境全体を再現するのではなく、まずは定期的に行う 1 つの作業に関係するアプリを追加します。
クライアントの文書を扱う実践的なワークフロー
仕事用の Google アカウントと、Acme から提供された別のアカウントを持つコンサルタントを考えてみましょう。Acme は、プロジェクト作業を同社のアカウントで行うことを求めています。また、ほかのクライアントは、コンサルタントの仕事用メールアドレスに直接文書を共有しています。
作業に必要な Google アカウントが、使い分けの基準になります。Acme 用には専用のプロフィールを用意します。ほかのクライアントが使用を許可しているアカウントが仕事用アカウントであれば、そのクライアントの文書は仕事用プロフィールのままで構いません。
正しいアカウントから始める
作業を始める前に、Acme の Drive プロフィールを開きます。アカウントのメールアドレスを確認してから、プロジェクトフォルダに移動します。作業の依頼がメールで届いた場合は、そのメールが、現在開いているものと同じプロジェクトおよびアカウントに関するものか確認しましょう。
作業セッションの開始時にこれを習慣にしましょう。作業に集中する時間の最初に一度確認するほうが、誤ったアカウントでアップロードしてしまった後に修正するよりも続けやすい方法です。
共有された文書で作業する
クライアントが最新版として指定した文書を開きます。別のコピーを作る前に、そのコピーが本当に依頼内容に含まれているか確認しましょう。コピーを作成すると、レビュー担当者が一方のバージョンについて話し合っている間に、あなたが別のバージョンを修正するといった事態になりかねません。
Google の共有設定によって、アカウントに閲覧、コメント、編集のどの権限があるかが決まります。プロフィールを追加すれば別のログイン環境を使えますが、共有権限が変わるわけではありません。
閲覧権限しかないのに編集が必要な場合は、使用するアカウントを明示して文書の所有者に相談しましょう。コピーをいくつも作っても、根本的な共同作業の設定は解決しません。
アップロードする前に保存先を決める
新しい納品物を作成する場合は、アップロードするファイルを選ぶ前に、合意済みのプロジェクトフォルダに移動します。「Acme オンボーディング提案書」のように、プロジェクトと用途が分かる名前を付けましょう。クライアントに既存の命名規則がある場合は、それに従います。
引き渡し時には、合意したファイルへのリンクを共有し、レビューできる状態になったことを伝えます。その後、次のクライアントの環境に移りましょう。目指すのは、アカウントからプロジェクト、文書へとつながる、記憶に頼る判断を減らした繰り返し可能な手順です。
設定を変える前に問題を切り分ける
何かがおかしいと感じたときは、次の 3 つのケースに分けて考えましょう。
ファイルが間違ったアカウントで開く。 現在のウィンドウで使っている Google のメールアドレスを確認します。リンクを正しいアカウント環境で開き直してから、もう一度試してください。保存したリンクはファイルの場所を示すだけで、正しいアカウントを使っていることを保証するものではありません。
正しいアカウントなのにファイルにアクセスできない。 元の共有招待と、そこに記載されたメールアドレスを確認します。所有者に、そのアドレスにアクセス権が付与されているか確認してもらいましょう。職場や学校の組織で外部共有が制限されている場合もあるため、プロフィールを変えても制限が解消されないことがあります。
ローカルストレージにファイルが見当たらない。 パソコン版 Google ドライブで該当アカウントを確認し、同期とオフラインの設定を見直します。同じ文書をウェブアプリで正しく開ける場合でも、これはローカルでファイルを利用できるかどうかの問題です。
このように区別すれば、何度もログアウトしたり、プロフィールを作り直したり、文書を移動したりせず、問題があるレイヤーに対処できます。
次のクライアントへの引き渡しを繰り返しやすくする
すでに納品する必要がある文書を 1 つ選び、WebCatalog Desktopでワークフローを整理しましょう。使用が許可された Google アカウントに分かりやすい名前のプロフィールを付け、合意済みのプロジェクトフォルダを開き、関連するやり取りもすぐ確認できるようにしておきます。最初の依頼から編集、最終確認まで、そのファイルをたどってみましょう。
引き渡しの際にタブを探し回らなくても、次の 3 つの質問に答えられる状態を目指します。どのアカウントを使ったか、現在のファイルがどこにあるか、クライアントにどのリンクを確認してもらえばよいか。必要に応じてパソコン版 Google ドライブでローカル同期を行いながら、これらの答えを見つけやすくしてくれる設定を維持しましょう。
