Google Drive は、生活や仕事のさまざまな領域にファイルが分散していると、目的のものを探しにくくなります。提案書は仕事用アカウントにあり、クライアントからは別の会社用ログイン情報が提供され、個人の書類はさらに別のドライブに保存されている、といった状況です。課題は、必要な文書にどのアカウントでアクセスすればよいかを覚えておくことです。
複数の Google Drive アカウントを管理するには、いくつかの便利な方法があります。Google はブラウザでのアカウント切り替えに対応しており、パソコン版ドライブでは複数のアカウントを接続してローカルでファイルにアクセスできます。ブラウザのプロファイルや WebCatalog を使えば、日常的に使うアカウントをさらに整理できます。
適切な構成は、ドライブを開いた後に何をするかによって変わります。共有文書をたまに読むだけでしょうか。Finder やエクスプローラーでファイルを扱うのでしょうか。それとも、クライアントのメール、文書、会議を行き来するのでしょうか。まずその点を考え、日々の作業をカバーできる最小限の構成を作りましょう。
必要な作業に合わせて構成を選ぶ
これらの方法は、それぞれ異なる課題を解決します。複数を組み合わせることもできます。
| 主な用途 | 最初に試すとよい方法 | 留意点 |
|---|---|---|
| 別のアカウントのドライブをときどき開く | Google のアカウント切り替え機能 | 編集やアップロードの前に、使用中の Google アカウントを確認します。 |
| Finder やエクスプローラーからクラウド上のファイルにアクセスする | パソコン版 Google ドライブ | Google は最大4つのアカウントに対応しています。同期設定はアカウントごとに選びます。 |
| ブラウザ環境全体をアカウント別に整理する | ブラウザのプロファイル | 仕事用、個人用、クライアント用など、用途別に独立したブラウザ環境を管理します。 |
| アカウントごとに、ドライブと関連アプリをまとめておく | WebCatalog Desktop | プロファイルでセッションを分離し、スペースで一緒に使うアプリとプロファイルを整理します。 |
また、複数のアカウントと複数のフォルダは区別しましょう。3社のクライアントが既存の仕事用アカウントにフォルダを共有しているのであれば、その1つのアカウントだけで十分かもしれません。別のアカウント環境を作るのは、実際に別の Google アカウントを使う必要がある場合です。同じアカウント内のフォルダであれば、プロジェクト構成をわかりやすく整理するだけで足りることもあります。
たまにウェブでアクセスするなら Google のアカウント切り替えを使う
Google では、複数の Google アカウントにログインし、ログアウトせずに切り替えることができます。Google サービスでプロフィール写真またはイニシャルを選択し、**［アカウントを追加］**を選んでログインします。その後は、アカウントメニューから必要なアカウントを選択できます。
週に数回、2つ目のドライブを確認する程度なら、この方法から始めるのが合理的です。設定はほとんど不要で、引き続きブラウザを主な作業環境として使えます。
成果物をアップロードしたり、文書へのアクセスをリクエストしたりする前に、Google のアカウントメニューに表示されるメールアドレスを確認しましょう。見慣れたアバターだけでは、アカウントを確実に見分けられません。両方のアカウントで同じ写真を使っている場合は、なおさらです。また Google によると、最初にログインしたアカウントがデフォルトになることが多く、サービス側で使用するアカウントを判断できない場合に影響することがあります。
何度も作業を止めてアカウントメニューを確認しているなら、日々の作業環境の中で各アカウントをもっと見分けやすく配置することを検討しましょう。
ローカルでのファイルアクセスが重要ならパソコン版ドライブを使う
Mac の Finder や Windows のエクスプローラーでファイルを扱う必要があるなら、まず Google 純正の同期クライアントを使いましょう。パソコン版ドライブは、最大4つのアカウントを同時に使用できます。
別のアカウントを接続するには、次の手順で操作します。
- パソコン版ドライブのメニューを開きます。
- 右上のプロフィール写真を選択します。
- **［別のアカウントを追加］**を選び、ブラウザでログインします。
- Google の案内に従ってパソコン版ドライブを再起動します。
アカウントを接続したら、それぞれのドライブのデータをどの程度デバイス上に保存するかを決めます。Google のストリーミングとミラーリングのガイドでは、その違いが説明されています。ストリーミングでは、ファイルを主にクラウドに保存し、開いたファイルやオフラインで使用できるようにしたファイルにローカルの保存容量を使います。ミラーリングでは、マイドライブの完全なコピーをローカルとクラウドの両方に保存します。共有ドライブはストリーミングに対応しています。
たとえばデザイナーなら、自分の仕事用アカウントにある制作素材には日常的にローカルでアクセスする一方、クライアントの参考資料フォルダを見るのはたまに、ということもあるでしょう。この2つでは、ローカル保存について異なる判断が必要です。ディスクの空き容量、外出先で必要なファイル、組織が定める要件を考慮しましょう。
ローカルのファイルを操作するときも、アカウント名を見分けやすくしておきましょう。アップロード先やエクスポート先を選ぶ前に、アカウントとフォルダをあわせて確認してください。ファイル名が正しくても、保存先のドライブが間違っていれば、それを探す全員に余計な手間がかかります。
ここでの WebCatalog の役割は別にあります。ドライブのウェブ画面や関連アプリへのアクセスを整理することです。Google のファイル同期クライアントの代わりになるわけでも、別々の Google アカウントのストレージを統合するわけでもありません。同じプロジェクトでも、ローカルファイルにはパソコン版ドライブを、ウェブ上の作業には WebCatalog を使うことができます。
ブラウザ環境全体を分けるならブラウザのプロファイルを使う
すでにブラウザ中心で仕事をしているなら、プロファイルを分けるだけで十分かもしれません。Chrome のプロファイルでは、ブックマーク、履歴、パスワード、設定などの情報を個別に管理できます。
Chrome でブラウザのプロファイルメニューを開き、**［Chrome プロファイルを追加］**を選んで、わかりやすい名前を付けます。そのプロファイルでドライブを開き、そこで使いたい Google アカウントにログインします。別のアカウント環境が必要になったら、同じ手順を繰り返します。
プロファイル名は、「個人用」「スタジオ」「Acme 仕事用アカウント」など、役割がすぐにわかるものにしましょう。同じアカウントをプロジェクト終了後も使い続けるのであれば、プロジェクト名はあまり適していません。
この方法は、クライアントの調査用タブ、ブックマーク、その他のウェブサイトを専用のブラウザ環境にまとめたい場合に便利です。アカウントが増えてきたら、ブラウザウィンドウの管理自体が新たな作業になっていないか、注意しましょう。
日常的なアカウント作業を WebCatalog で整理する
メール、カレンダー、チャット、プロジェクト管理ツールを使う一連の作業の中にドライブが含まれているなら、WebCatalog が役立ちます。プロファイルによってアカウントのセッションと閲覧データを分離できるため、それぞれのアカウントに専用の環境で戻れます。
まずは、よく使うアカウントから始めましょう。WebCatalog のプロファイル設定手順に従います。
- WebCatalog Desktop を開き、**［Profiles］**に移動します。
- **［Add profile］**を選択し、見分けやすい名前を付けます。
- そのプロファイルでドライブを開き、使用する Google アカウントにログインします。
- もう一方のアカウントについても同じ手順を繰り返します。
ドライブ用に使う仕事用プロファイルは、同じ Google アカウントの Gmail や Google Calendar にも使えます。同じプロファイルを使うことで、メールでの依頼から文書、そしてレビュー会議へと移る際も、一貫したアカウント環境を保てます。
クライアントやプロジェクトごとにアプリとプロファイルをまとめたい場合は、スペースを使います。各スペースは独立したウィンドウで開きます。アカウントを分離するのはプロファイルであり、スペースはそれらを整理する役割を担います。
最初の構成は小さく保ちましょう。作業環境全体を再現する前に、1つの定期的な作業に必要なアプリを追加します。WebCatalog の Basic プランには、デスクトップアプリ2つ、プロファイル2つ、スペース1つが含まれています。Pro と Business では、アプリ、プロファイル、スペースを無制限に利用できるため、複数のクライアントや多数のアプリへと利用を広げる場合に役立ちます。
クライアント文書を扱う実践的なワークフロー
仕事用の Google アカウントと、Acme から提供された別のアカウントを持つコンサルタントを考えてみましょう。Acme は、自社のアカウントを使ってプロジェクト作業を行うことを求めています。一方、ほかのクライアントは、コンサルタントの仕事用メールアドレスに直接文書を共有しています。
区分の基準として役立つのは、その作業に必要な Google アカウントです。Acme には専用のプロファイルを用意します。ほかのクライアントについては、仕事用アカウントにアクセス権が付与されているのであれば、仕事用プロファイルのままでかまいません。
正しいアカウントから始める
作業を始める前に、Acme のドライブ用プロファイルを開きます。アカウントのメールアドレスを確認してから、プロジェクトフォルダに移動しましょう。メールで届いた依頼であれば、そのメッセージが、いま開いているものと同じプロジェクトとアカウントに関する内容か確認します。
作業開始時にこれを行う習慣を付けましょう。集中して作業する前に一度確認するほうが、誤ったアカウントでアップロードしてから対応するよりも、無理なく続けられます。
共有された文書で作業する
クライアントが最新版として指定した文書を開きます。別のコピーを作る前に、コピーの作成が本当に作業に含まれているかを確認しましょう。新しいファイルを作ると、レビュー担当者がある版について議論している間に、自分は別の版を修正しているという状況になりかねません。
そのアカウントで閲覧、コメント、編集のどれができるかは、Google の共有設定によって決まります。プロファイルを追加すると、別のログイン環境を用意できますが、アクセス権が変わるわけではありません。
閲覧権限しかないのに編集が必要な場合は、使用すべきアカウントで文書のオーナーに連絡し、権限を調整してもらいましょう。コピーをいくつ作っても、共同作業の根本的な取り決めは解決しません。
アップロードする前に保存先を選ぶ
新しい成果物については、アップロードするファイルを選ぶ前に、合意済みのプロジェクトフォルダに移動します。「Acme オンボーディング提案書」のように、プロジェクトと用途がわかる名前を付けましょう。クライアントに既存の命名規則がある場合は、それに従います。
引き渡し時には、合意したファイルへのリンクを共有し、何がレビューできる状態になったかを伝えます。それから、次のクライアントの環境に移りましょう。目指すのは、アカウントからプロジェクト、文書へとたどる手順を繰り返し使えるようにし、記憶に頼る判断を減らすことです。
構成を変える前に問題を切り分ける
何かがおかしいと感じたら、次の3つのケースを区別しましょう。
ファイルが誤ったアカウントで開く。 使用中のウィンドウで Google アカウントのメールアドレスを確認します。意図したアカウントの環境でリンクを開き、もう一度試してください。保存したリンクは場所を示すものであり、正しいアカウントを使っていることを保証するものではありません。
正しいアカウントでもファイルにアクセスできない。 元の共有への招待と、そこに記載されているアドレスを確認します。そのアドレスにアクセス権があるか、オーナーに確認を依頼しましょう。職場や学校の組織では、外部との共有が制限されている場合もあるため、別のプロファイルに変えても制限を解消できるとは限りません。
ローカルストレージにファイルが見当たらない。 パソコン版ドライブで該当するアカウントを確認し、同期設定とオフライン設定を見直します。同じ文書がウェブアプリで正常に開けるとしても、これはローカルでのファイルの利用可否に関する問題です。
この区別によって、ログアウト、プロファイルの作り直し、文書の移動を繰り返すのではなく、適切な箇所に対処できるようになります。
次のクライアントへの引き渡しを、繰り返しやすくする
すでに納品する必要がある文書を1つ選び、その作業の流れを WebCatalog Desktop で整理しましょう。アクセス権のある Google アカウントにわかりやすい名前のプロファイルを用意し、合意済みのプロジェクトフォルダを開いて、関連する連絡手段もすぐ使えるようにしておきます。最初の依頼から編集、最終レビューまで、そのファイルの流れをたどってみましょう。
引き渡し時には、タブを探し回らなくても、3つの質問に答えられる状態が理想です。どのアカウントを使ったのか、現在のファイルはどこにあるのか、クライアントにはどのリンクを確認してもらえばよいのか。その答えを簡単に見つけられる構成を維持し、必要なローカル同期はパソコン版ドライブに任せましょう。
