Google Chatを個人的な会話、勤務先のプロジェクト、クライアントとの仕事にまたがって使う場合、整理の第一歩は、それぞれの会話でどのアカウントを使うべきかを把握することです。そのうえで、プロジェクトのチャット、ドキュメント、カレンダーにまとめてアクセスしやすいように配置できます。
プロジェクトごとに別のGoogleアカウントが必要になるわけではありません。1つの仕事用アカウントで複数のクライアントと共同作業をすることもあれば、別のクライアントから専用の管理対象アカウントを提供されることもあります。こうした状況では、それぞれ異なるデスクトップ環境の構成が適しています。
Googleは、ログイン済みアカウント間の切り替えにすでに対応しています。WebCatalogは、これに分離されたプロファイルとプロジェクト単位のスペースを加えることで、さまざまな仕事が入り組む一日でも目的の作業にたどり着きやすくします。目指すのは、作業を始めるたびに、使うべきアカウント、会話、関連ツールが明確になっている状態です。
アカウントとプロジェクトに異なる役割を持たせる
「アカウント」「組織」「スペース」は、Google Chatのワークフローにおける異なる要素を表します。これらを区別しておくと、設定もトラブルシューティングも簡単になります。
| 構成要素 | 管理・整理する対象 | 具体例 |
|---|---|---|
| Googleアカウント | ログインや会話への参加に使うユーザー情報 | 個人用アカウントや勤務先から発行されたアカウント |
| Google Workspace組織 | ユーザーのアクセス権とポリシーの管理 | 勤務先のChat設定や外部との共同作業に関する設定 |
| Google Chatのスペース | 固有の参加者がいる会話の場 | プロジェクトチームによる製品ローンチの話し合い |
| WebCatalogのプロファイル | 分離されたウェブサイトのログイン情報とセッションデータ | 「仕事 — Acme」という名前のプロファイル |
| WebCatalogのスペース | アプリとプロファイルをまとめるデスクトップウィンドウ | Chat、Drive、プロジェクト概要をまとめたローンチ用ワークスペース |
Googleは、GoogleアカウントまたはWorkspace組織を通じたChatへのアクセスについて説明しています。個人のGoogleアカウントでも有料のWorkspaceアカウントでもChatのスペースを作成できますが、利用できる機能は異なります。詳しくは、Googleのアカウント比較をご覧ください。
つまり、デスクトップのプロファイルは実際にログインに使うアカウントごとに作成し、プロジェクトのワークスペースは作業内容に合わせて整理するのがよいということです。WebCatalogでスペースを作成しても、Google Chatのスペースが作成されたり、共同作業者が招待されたり、組織の権限が変更されたりすることはありません。
まずはGoogleが提供する既存のデスクトップ向け機能を確認する
Googleのログインをもう1つ追加するだけなら、新しいアプリは必要ありません。Googleの複数アカウントへのログインガイドでは、ログアウトせずにアカウントを追加したり切り替えたりする方法が説明されています。対応するGoogleサービスでは、アカウントメニューから必要なアカウントを追加または選択できます。
Chatは、chat.google.comとGmail内で利用できます。GoogleはスタンドアロンのChatアプリも提供しており、Chromeを通じてプログレッシブウェブアプリとしてインストールできます。このアプリを使うにはChromeを開いておく必要があり、管理対象デバイスではインストールに許可が必要な場合があります。
アカウント切り替え機能と現在のブラウザ上の整理方法が自分の働き方に合っていれば、これらの選択肢で十分かもしれません。どの方法を使う場合でも、開きたい会話にどのアカウントでアクセスできるかを確認してください。
WebCatalogが役立つのは、明確で再利用できるアカウント環境と、プロジェクトごとの関連ツールをまとめたデスクトップ環境が欲しいときです。個人用アカウントと仕事用アカウントを分離し、アクセスが認められている場所では仕事用アカウントを再利用できます。以下の3つの共同作業パターンで、その選び方を説明します。
個人的な会話：いつでも迷わず開ける場所を作る
個人用アカウントでは、家族の予定、ボランティアグループ、Chatを好んで使う友人とのやり取りなどを行っているかもしれません。そうした会話には分かりやすい置き場所を用意し、勤務先のプロジェクト一覧をたどらずに見つけられるようにしましょう。
WebCatalogでは、プロファイルに個人用という名前を付けるか、Googleのログインアカウントを明確に識別できる別のラベルを使います。そのプロファイルでChatを開き、目的の個人用アカウントにログインします。「週末の旅行」のような一時的な活動ではなく、アカウントを示すラベルにしてください。活動は変わっても、アカウントは何年も使い続ける可能性があるためです。
Google Chat内では、よくやり取りする相手やグループに対して、Chat自体の会話整理機能を使いましょう。Googleは、個人用アカウントと有料Workspaceアカウントで利用できる機能として、スペースや会話の固定と固定解除を挙げています。
たとえば、ボランティアグループにイベント用の会話と計画書があるとします。Chatでその会話を固定し、WebCatalogの関連スペース内で、その隣にドキュメント用アプリを配置できます。ドキュメントを開いたり共有したりする前に、個人用アカウントに適切なアクセス権があることを確認してください。
これで、アカウントの区切りとプロジェクトの区切りが、それぞれ異なる目的を果たすようになります。プロファイルはログイン環境を分離し、スペースはイベントに必要なものを集めます。どちらも、会話のメンバー設定やドキュメントの共有設定に代わるものではありません。
仕事のプロジェクト：チームの作業全体で適切なアカウントを再利用する
勤務先から発行されたアカウントは、通常、仕事 — Acmeのように分かりやすい名前を付けた仕事用プロファイルにまとめるのが適切です。そのアカウントを使って、組織が利用を許可し、自分が参加を招待されているChatの会話にアクセスします。
そのアカウントでChatを利用できない場合は、Workspace管理者に確認してください。Googleのログインに関する案内には、職場や学校の組織では、ユーザー向けにChatを設定する必要があると記載されています。同じアカウントを別のデスクトップアプリで開いても、組織で利用できないサービスが有効になるわけではありません。
アクセスできるようになったら、継続的なプロジェクトごとに、必要な情報を中心に整理します。製品ローンチなら、たとえば次のようなものです。
- ローンチチームが意思決定を行うGoogle Chatのスペース。
- 承認済みの制作素材を保存したDriveフォルダ。
- リリースのチェックリストを記載したドキュメント。
- レビュー日程の確認に使うカレンダー。
WebCatalogで製品ローンチという名前のスペースを作り、関連するアプリとプロファイルをまとめられます。別のチーム運営スペースには、日常的な社内業務のツールを配置できます。
両方のプロジェクトで同じGoogleアカウントの利用が認められているなら、どちらにも同じ仕事用プロファイルを使えます。プロジェクトのウィンドウごとに、新しいGoogleアカウントや分離されたログイン環境を用意する必要はありません。プロファイルを再利用するとセッションデータも再利用されるため、各ウィンドウが別々のアカウントになるわけではありません。
また、WebCatalogのスペースを作成しても、Chatが特定のプロジェクトの会話に固定されるわけではありません。ローンチに関する更新を投稿する前に、目的のGoogle Chatスペースを選び、参加者を確認してください。デスクトップのワークスペースは作業へのアクセスを助けますが、誰にメッセージが届くかを決めるのはGoogle Chatの会話です。
プロジェクトの決定事項は、チームが確認するはずの会話に残しましょう。グループ全体に関わることがダイレクトメッセージで解決した場合は、適切な要約をプロジェクトの話し合いに追加します。そうすることで、ワークスペースは今メッセージを送っている人だけでなく、次にその決定を確認する人にとっても役立つものになります。
クライアントとの共同作業：クライアントが実際に招待したアカウントに合わせて整理する
クライアントへのアクセスについては、別のプロファイルを作る前に、どのアカウントを使うのかを明確にする必要があります。クライアントがどのメールアドレスまたは管理対象アカウントの使用を想定しているかを確認してください。
考えられる形態はいくつかあります。クライアントが、既存の仕事用または個人用Googleアカウントを外部参加者として招待する場合もあれば、自社のWorkspace組織のアカウントを発行する場合もあります。またGoogleは現在、既存のGoogleアカウントを持たない人を対象とした、承認済みのゲスト招待方法についても案内しています。この招待では、招待元の組織が管理するゲストアカウントが作成されます。利用可能な方法と制限については、Googleの外部ユーザーとゲストに関するガイドで説明されています。
デスクトップ環境の構成を、その形態に合わせましょう。
| クライアントとの利用形態 | 適切なプロファイルの選択 |
|---|---|
| クライアントが既存の仕事用アカウントを招待する | そのアカウントのプロファイルを再利用する |
| クライアントが別のWorkspaceアカウントを提供する | クライアント名とアカウントが分かるラベルを付けたプロファイルを作成する |
| クライアントが承認済みのゲスト招待を使う | 招待手続きを完了し、Chatへのアクセスを確認したうえで、作成されたアカウントを分かりやすく整理する |
既存の仕事用アカウントで3つのクライアントプロジェクトに参加するなら、3つのプロジェクト用スペースが役立つかもしれません。しかし、新しいGoogleアカウントが3つ必要になるとは限りません。逆に、クライアントから発行されたアカウントを勤務先のアカウントと同じプロジェクトウィンドウに配置しても、その2つのアカウントを同じように使えるわけではありません。
外部との共同作業は、関係する組織にも左右されます。Googleの外部Chatの管理機能では、管理者設定、信頼できるドメインに関する制限、外部スペース向けのエディション別オプションが説明されています。招待がうまくいかない場合は、招待されたアカウントを確認し、関連するアクセス設定をクライアントに確認してもらってください。
共同プロジェクトでは、クライアントが承認した共同作業の方法を使いましょう。それが外部とのやり取りを許可したGoogle Chatスペースであれば、プロジェクトの会話はその場所で続けます。WebCatalogのプロファイルはログイン環境を保持できますが、スペースへの参加権限を付与したり、組織の外部チャットポリシーを上書きしたりすることはできません。
リンク先のドキュメントも別途確認してください。Googleの外部アクセスに関する案内では、ChatへのアクセスとDriveのファイルやタスクへのアクセスが区別されています。レビューの前に、目的のアカウントで実際のドキュメントを開き、利用できることを確認しましょう。会話ができるからといって、すべてのファイル権限の問題が解決しているとは限りません。
共同作業の関係をWebCatalogの構成に落とし込む
まずはアカウントの構成を整えます。WebCatalogのプロファイルの手順では、プロファイルを作成して、そのプロファイルでアプリを開く方法が説明されています。
- WebCatalogのアプリカタログからGoogle Chatを追加します。
- Profilesを開き、Add profileを選択して、アカウントが分かる名前を付けます。
- そのプロファイルでChatを開き、対応するアカウントにログインします。
- そのアカウントでアクセスできるはずの会話またはスペースを確認します。
実際に使う別々のアカウントについて、この手順を繰り返します。同じプロファイルで別のウィンドウを開いても、2つ目のアカウントを分離することにはなりません。同じセッション環境が使われます。
次に、継続中の仕事に合わせて、WebCatalogのスペースを整理します。クライアント用のスペースには、Chat、クライアントのドキュメントツール、プロジェクト管理ツールなどをまとめられます。使いたいログインアカウントが同じなら、既存のプロファイルを再利用してください。複数のGoogleアプリで1つのアカウントを使う場合は、対応するプロファイルで共通のログイン環境を保持できます。各アプリを開く際には、アカウントを確認しましょう。
構成を拡張する前に、必要なアプリ、プロファイル、スペースを現在のWebCatalogのプランと照らし合わせてください。プロジェクトのワークスペース数とアカウント数は、別々に検討すべきものです。
各プロジェクトの引き継ぎを分かりやすくする
更新情報を送る前に、送信先に関する簡単な確認をしましょう。今どのアカウントを使っているか、この会話には誰が参加しているか、参加者はリンク先の資料を開けるか。 これにより、デスクトップを整えるだけでは解決できない、アカウントやアクセス権の食い違いに気付けます。
更新情報には、役立つだけの背景を添えましょう。決定事項を明示し、最新のドキュメントへのリンクを付け、次に何をするかを伝えます。クライアントが別の組織や招待されたゲストアカウントを通じて参加している場合は、特に役立ちます。
次のプロジェクトレビューに向けて、実際の会話、ドキュメントツール、議題をまとめたGoogle Chat用ワークスペースをWebCatalogで1つ作成してみてください。それを使って一連の引き継ぎを行い、適切なアカウントとプロジェクトを最も見分けやすい構成を残しましょう。
