Google Chatを個人的な会話、勤務先のプロジェクト、クライアントとの業務で使う場合、アカウントを分けて管理する実用的な方法は2つあります。Google標準のアカウント切り替え機能を使えば、Chat、Gmail、またはChatのスタンドアロンアプリで、ログイン中のアカウントを切り替えられます。WebCatalog Desktopでは、Googleの各アカウントに専用のプロファイルを割り当てられるため、複数のアカウントに同時にログインした状態を保てます。どちらの方法でも、まずは会話ごとにどのアカウントを使うべきか把握しておきましょう。
プロジェクトごとに、必ずしも別のGoogleアカウントが必要なわけではありません。1つの仕事用アカウントで複数のクライアント案件に参加する場合もあれば、クライアントから専用の管理アカウントを提供される場合もあります。状況によって、デスクトップ上の設定方法は異なります。
WebCatalog Desktopでは、分離されたプロファイルと、プロジェクト単位で整理できるスペースを利用できます。これにより、複雑な業務も把握しやすくなります。仕事を始めるたびに、使うアカウント、会話、関連ツールが明確になっている状態を保つことが目的です。
アカウントとプロジェクトにそれぞれの役割を持たせる
Google Chatの利用環境では、「アカウント」「組織」「スペース」はそれぞれ異なるものを指します。違いを理解しておけば、設定もトラブルシューティングも簡単になります。
| 設定要素 | 管理・整理するもの | 実際の例 |
|---|---|---|
| Googleアカウント | ログインして参加する際に使うアカウント | 個人アカウント、または勤務先から付与されたアカウント |
| Google Workspace組織 | ユーザーのアクセス権とポリシー | 勤務先のChat設定や外部との共同作業の設定 |
| Google Chatのスペース | 参加者が設定された会話の場 | プロジェクトチームによる製品ローンチの話し合い |
| WebCatalog Desktopのプロファイル | ウェブサイトのログイン状態やセッションデータの分離 | 「仕事 — Acme」という名前のプロファイル |
| WebCatalog Desktopのスペース | アプリとプロファイルをまとめたデスクトップウィンドウ | Chat、Drive、プロジェクト概要を含むローンチ用ワークスペース |
Googleの説明によると、ChatにはGoogleアカウントまたはWorkspace組織を通じてアクセスできます。個人のGoogleアカウントと有料のWorkspaceアカウントのどちらでもChatのスペースを作成できますが、利用できる機能は異なります。Googleのアカウント比較をご覧ください。
つまり、実際にログインするアカウントごとにデスクトッププロファイルを作成し、プロジェクトの作業はワークスペースで整理するのがよいでしょう。WebCatalog Desktopでスペースを作成しても、Google Chatのスペースが作られたり、共同作業者が招待されたり、組織の権限が変更されたりするわけではありません。
まずはGoogleが提供するデスクトップ機能を試す
Googleのアカウントを2つ目に追加するだけなら、新しいアプリは必要ありません。Googleの複数アカウントでのログインガイドでは、ログアウトせずにアカウントを追加して切り替える方法が説明されています。対応するGoogleサービスでアカウントメニューを開き、必要なアカウントを追加するか選択してください。
Chatはchat.google.comとGmail内から利用できます。Googleは、Chromeを通じてプログレッシブウェブアプリとしてインストールするChatスタンドアロンアプリも提供しています。このアプリを使うにはChromeを起動しておく必要があります。また、仕事用または学校用アカウントでは、インストールに管理者のサポートが必要な場合があります。
アカウント切り替え機能と既存のブラウザー環境が働き方に合っているなら、これらの方法で十分なこともあります。どの方法を使う場合でも、開こうとしている会話にどのアカウントがアクセスできるか確認してください。
明確で再利用可能なアカウント環境を用意し、プロジェクトに必要なツールもデスクトップ上でまとめたい場合は、WebCatalog Desktopが役立ちます。個人アカウントと仕事用アカウントを分けながら、権限のある場所では同じ仕事用アカウントを再利用できます。ここから紹介する3つの共同作業パターンを参考に、適切な設定を選びましょう。
個人的な会話：迷わず使える環境を用意する
個人のGoogleアカウント用に個人用など、期間限定の活動（「週末旅行」など）ではなく、ログインアカウントがわかる名前のプロファイルを作成します。そのプロファイルでChatを開き、個人アカウントにログインしてください。
Chatでは、よく利用するスペースや会話を固定しておきましょう。Googleによると、固定機能は個人アカウントと有料のWorkspaceアカウントの両方で利用できます。プロファイルによってログイン状態は分けられますが、各メッセージを誰が見られるかは、引き続きChat内のメンバー設定で決まります。
仕事のプロジェクト：チームの業務に適切なアカウントを使う
勤務先から付与されたアカウントには、仕事 — Acmeのような、わかりやすい名前の仕事用プロファイルを用意しましょう。組織が利用を許可し、参加を招待したChatの会話では、そのアカウントを使います。
そのアカウントでChatを利用できない場合は、Workspace管理者に確認してください。Googleのログインに関する案内によると、仕事用または学校用アカウントでは、組織がユーザー向けにChatを設定する必要があります。同じアカウントを別のデスクトップアプリで開いても、組織のサービスが利用できない状態は解消されません。
アクセスできることを確認したら、それぞれのプロジェクトに必要な情報をもとに、継続的な業務を整理しましょう。製品ローンチの場合、たとえば次のようなものが考えられます。
- ローンチチームが意思決定を行うGoogle Chatのスペース
- 承認済みのクリエイティブ素材を保存するDriveフォルダ
- リリースチェックリストを記載したドキュメント
- レビュー日を確認するためのカレンダー
関連するアプリやプロファイルを、WebCatalog Desktopの製品ローンチというスペースにまとめられます。チーム運営という別のスペースには、日常的な社内業務に使うツールをまとめるとよいでしょう。
同じGoogleアカウントが両方のプロジェクトで認証されているなら、どちらのスペースでも同じ仕事用プロファイルを使えます。プロジェクトのウィンドウごとに新しいGoogleアカウントや分離されたログインを用意する必要はありません。プロファイルを再利用するとセッションデータも再利用されるため、各ウィンドウが別々のアカウントになるわけではありません。
また、WebCatalog Desktopのスペースを作っても、Chatで特定のプロジェクトの会話が自動的に開かれるわけではありません。ローンチの最新情報を投稿する前に、意図したGoogle Chatのスペースを選び、参加者を確認してください。デスクトップのワークスペースは作業にたどり着きやすくするものです。メッセージの送信先はGoogle Chatの会話で決まります。
プロジェクトの決定事項は、チームが見つけられる場所に残しましょう。グループ全体に関わる内容がダイレクトメッセージで決まった場合は、適切な概要をプロジェクトの会話にも共有します。そうすれば、現在メッセージを送っている人だけでなく、後から決定事項を確認する人にとっても、ワークスペースが役立ちます。
クライアントとの共同作業：招待されたアカウントを整理する
クライアント用に別のプロファイルを作る前に、どのアカウントを使うか明確にしましょう。クライアントが使用を想定しているメールアドレスや管理アカウントを確認してください。
利用形態はいくつかあります。クライアントが、既存の仕事用または個人のGoogleアカウントを外部参加者として招待する場合があります。クライアント自身のWorkspace組織のアカウントを発行する場合もあります。また、Workspaceアカウントを持たない人向けに、招待した組織が管理するゲストアカウントを作成する方法もGoogleから案内されています。利用できる方法や制限については、Googleの外部ユーザーとゲストに関するガイドをご覧ください。
その利用形態に合わせて、デスクトップ環境を整えましょう。
| クライアントとの利用形態 | 適切なプロファイルの選択 |
|---|---|
| クライアントが既存の仕事用アカウントを招待する | そのアカウントのプロファイルを再利用する |
| クライアントが別のWorkspaceアカウントを提供する | クライアント名とアカウントがわかるプロファイルを作成する |
| クライアントが承認済みのゲスト招待を利用する | 招待を完了し、Chatにアクセスできることを確認してから、作成されたアカウントをわかりやすく整理する |
既存の仕事用アカウントで3つのクライアントプロジェクトに参加するなら、プロジェクトごとに3つのスペースを作ると便利かもしれません。しかし、新しいGoogleアカウントが3つ必要とは限りません。反対に、クライアントから付与されたアカウントを勤務先のアカウントと同じプロジェクトウィンドウに入れても、両者を相互に置き換えて使えるようになるわけではありません。
外部との共同作業が可能かどうかは、関係する組織の設定にも左右されます。Googleの外部Chatの管理機能では、管理者による設定、信頼済みドメインの制限、外部スペースに関するエディションごとのオプションが説明されています。招待がうまくいかない場合は、招待されたアカウントを確認し、クライアントに該当するアクセス設定を確認してもらいましょう。
共同プロジェクトでは、クライアントが承認した方法で連携してください。外部ユーザーとの利用が許可されたGoogle Chatのスペースを使う場合は、プロジェクトの会話をそのスペースに集約しましょう。WebCatalog Desktopのプロファイルはログイン環境を保持できますが、スペースへの参加権限を付与したり、組織の外部Chatポリシーを回避したりすることはできません。
リンク先のドキュメントについても個別に確認してください。Googleの外部Chatの管理機能では、Chatへのアクセスと、共有されたDriveファイルやタスクへのアクセスは別々に扱われます。レビューの前に、目的のアカウントで実際のドキュメントを開き、利用できることを確認しましょう。会話に参加できても、ファイルの権限がすべて整っているとは限りません。
共同作業の構成をWebCatalog Desktopで実現する
まずアカウント環境を整えます。WebCatalogのプロファイルに関する手順では、プロファイルの作成方法と、そのプロファイルでアプリを開く方法を説明しています。
- WebCatalog DesktopにGoogle Chatを追加します。
- プロファイルを開き、プロファイルを追加を選んで、アカウントがわかる名前を付けます。
- そのプロファイルでChatを開き、対応するアカウントにログインします。
- そのアカウントでアクセスできるはずの会話またはスペースを開き、アクセスを確認します。
実際に使う別のアカウントがあれば、同じ手順を繰り返します。各プロファイルでChatを開くと、専用のデスクトップアプリとして別々のウィンドウとDockまたはタスクバーのアイコンが用意されます。同じプロファイルで別のウィンドウを開いても、2つ目のアカウントが分離されるわけではなく、同じセッション環境が使われます。
次に、継続中の業務に合わせてスペースを整理します。クライアント用のスペースには、Chat、クライアントのドキュメントツール、プロジェクト管理ツールなどをまとめられます。ログインアカウントが同じなら、既存のプロファイルを再利用します。複数のGoogleアプリを同じアカウントで使う場合は、該当するプロファイルで共通のログイン環境を保持できますが、各アプリを開く際にアカウントを確認してください。
最新情報を送る前に、簡単な宛先確認を行いましょう。**どのアカウントを使っているか、この会話の参加者は誰か、リンク先の資料を相手が開けるか。**整理されたデスクトップだけでは解決できない、アカウントやアクセス権の食い違いを防ぐことができます。
WebCatalog Desktopをダウンロードして、個人用、仕事用、クライアント用のGoogle Chatアカウントに同時にログインした状態を保ちましょう。
