複数のGmailアカウントは、Googleのアカウント切り替え機能、ブラウザのプロフィール、またはWebCatalog Desktopのようなデスクトップアプリを使って管理できます。Googleではすでに、ログアウトせずにログイン中のアカウントを切り替えることができます。WebCatalog Desktopは、仕事を整理するための別の方法を提供します。Gmailを専用のウィンドウで開き、アカウントごとに個別のプロフィールを設定することで、すべての受信トレイにログインしたままにできます。
個人用の受信トレイ、仕事用のメールアドレス、副業プロジェクト用のアカウントを、1台のパソコンでまとめて使うことができます。大切なのは、メッセージに返信するとき、ドキュメントを開くとき、会議の招待を確認するときに、それぞれのアカウントを見分けやすくすることです。自分に合った設定を選び、日々の作業で活用する方法をご紹介します。
Gmailアカウントの整理方法を選ぶ
まず、最も手間に感じている作業を考えてみましょう。
| 主なニーズ | 実用的な始め方 |
|---|---|
| たまに別の受信トレイを確認する | Googleのアカウント切り替え機能 |
| 複数のウェブサイトで仕事用と個人用の閲覧環境を分ける | ブラウザのプロフィール |
| プロジェクトで使うアプリと一緒にGmailアカウントを使う | WebCatalog Desktop |
| 受信メールを1つの受信トレイにまとめる | Gmailの転送機能または別のメールクライアント |
アカウントにアクセスできるようにすることと、メールをまとめることは別のニーズです。受信トレイを1つにしたい場合は、Gmailで受信メールを別のアドレスに自動転送できます。以下の方法では、Gmailの受信トレイをアカウントごとに分けて管理します。アカウントの使い分け、クライアントとのやり取り、日々の習慣をそれぞれ区別したい場合に便利です。
手軽に使うならGoogleのアカウント切り替え機能
アカウントをたまに切り替えるだけなら、Gmailに備わっているアカウントメニューを使いましょう。
- パソコンでGmailにログインします。
- 右上のプロフィール写真またはイニシャルを選択します。
- アカウントを追加を選び、2つ目のアカウントにログインします。
- 別のアカウントを選ぶときは、同じメニューを開きます。
この手順は、複数アカウントの使用に関するGoogleの説明に沿ったものです。
受信トレイが少数で、各メールアドレスをすぐに見分けられる場合に便利です。新しいメッセージを作成する前に、使用中のアドレスを確認する習慣をつけましょう。
またGoogleによると、最初にログインしたアカウントがデフォルトになることがよくあります。どのアカウントを使うべきか明確でない場合、一部のGoogleサービスでは、そのアカウントの設定が適用されることがあります。リンクを開いたときに想定と異なるGoogleアカウントが表示されたら、何かを変更する前に、現在のアカウントを確認してください。
ブラウザのプロフィールで閲覧環境を分ける
メールアカウントに、閲覧環境全体を紐づけたい場合は、ブラウザのプロフィールが便利です。仕事用のブックマーク、保存したパスワード、閲覧履歴を個人用の環境から分けたいときに役立ちます。
Chromeでブラウザのプロフィールメニューを開き、Chromeプロフィールを追加を選択して、見分けやすい名前と外観を設定します。そのプロフィール内で、該当するGmailアカウントにログインします。別のアカウントについても同じ手順を繰り返します。Googleのヘルプでは、Chromeプロフィールの作成と切り替え方法が説明されています。
「個人用」「スタジオ」など、用途がわかる名前を付けましょう。複数のウィンドウを開いているとき、「プロフィール2」では見分ける助けになりません。
閲覧環境を分けたい場合、ブラウザのプロフィールは適した選択肢です。一方、同じアプリやアカウントを何度も開くことが多いなら、WebCatalog Desktopを使うと、より直接的に整理できます。
WebCatalog Desktopで複数のGmailアカウントを管理する
WebCatalog DesktopのGmailアプリを使うと、Gmail専用のウィンドウを用意し、Dockやタスクバーに配置できます。引き続きGmailのウェブ画面を使いながら、アカウントをデスクトップでどのように使うかを選べます。
まずは名前のわかりやすいプロフィールを作成し、必要になったときにだけ構成を追加するのがおすすめです。
1. Gmailをデスクトップに追加する
WebCatalog Desktopをダウンロードしてインストールします。カタログからGmailを探し、デスクトップアプリとして追加します。
2. Googleアカウントごとにプロフィールを作成する
WebCatalog Desktopでプロフィールを開き、プロフィールを追加を選択して、用途がわかる名前を入力します。そのプロフィールでGmailを開き、Googleのログイン手続きを完了します。
ほかのアカウントについても繰り返します。たとえば、「個人用」「仕事用」「クライアントA」を作成できます。WebCatalogのプロフィールに関する手順では、デスクトップアプリ間でプロフィールを再利用する方法も説明しています。
アカウントを明確に分けるには、プロフィールごとに使用するGoogleアカウントを1つにします。これにより、プロフィール名を見れば、どの受信トレイを開くのか判断しやすくなります。
3. アカウントごとに用途を決める
プロフィールを追加する前に、そこに何をまとめるか決めましょう。たとえば、次のように整理できます。
| プロフィール | 用途 |
|---|---|
| 個人用 | 家族や自宅に関するメール、予定、個人向けサービスの登録 |
| 仕事用 | 社内のやり取りや、主に使う仕事用の受信トレイ |
| クライアントA | そのクライアントに関するメールや資料 |
一時的なタスクごとに新しいプロフィールを作るのは避けましょう。別のアカウントが必要なときや、仕事上の環境を長期的に分けたいときにプロフィールを追加します。
プロフィールを分けると、ログイン状態と閲覧データも分離されます。そのため、アカウントを切り替えるたびにログアウトしなくても、別のアカウントに戻れます。ただし、Googleのセキュリティ確認や組織のポリシーによっては、再認証が必要になることがあります。
4. 関連するGoogleアプリをまとめる
メールを確認したあと、Driveのドキュメントを見直したり、カレンダーを確認したり、プロジェクト管理ボードを更新したりすることはよくあります。Gmail、Google Drive、Google Calendarで該当するGoogleプロフィールを使い、各アプリで必要なアカウントを利用できるようにしましょう。
次に、ツールをスペースにまとめます。スペースはそれぞれ独立したウィンドウで開き、クライアントやプロジェクトに必要なアプリとプロフィールをまとめられます。
たとえば、クライアント用のスペースに、そのクライアントのGmailプロフィール、Drive、Calendar、プロジェクト管理アプリをまとめられます。そのアカウントの仕事を始めるときに、関連ツールをいつも同じ場所から開けます。
まずは、最も頻繁に行う仕事用にスペースを1つ作りましょう。整理に役立つ区分がわかってきたら、必要に応じて追加できます。
受信トレイを使いやすくする
デスクトップでの整理を工夫すれば、アカウントへのアクセスがしやすくなります。さらに、Gmail内の習慣を少し見直すと、メールそのものも処理しやすくなります。
一貫性のあるラベルを使う
Gmailのラベルを使うと、メッセージをカテゴリごとに整理できます。「対応」「返信待ち」「参考」など、仕事用の受信トレイで共通して使うラベルを少数用意することを検討しましょう。
同じラベルを使うと、アカウントを切り替えたあとに作業を再開しやすくなります。プロフィール名でアカウントを識別し、ラベルでメッセージの状態を管理しましょう。こうすると、それぞれの仕組みに明確な役割を持たせられます。
アカウントごとに適切な署名を設定する
各受信トレイのGmailの署名設定を確認しましょう。Gmailでは、新規メッセージと返信に使用するデフォルトの署名を設定できます。
そのメールアドレスに適した連絡先情報や会社情報を使いましょう。署名に違いを持たせると、作成中にアカウントを見分ける手がかりになります。ただし、送信元アドレスを確認することが重要です。
通知する受信トレイを決める
Gmailのデスクトップ通知設定では、新着メール、重要なメール、またはメールの通知なしを選べます。
まずは、時間に敏感な仕事の通知を有効にし、急ぎでないアカウントは決めた時間に確認するとよいでしょう。通知が表示されない場合は、Gmailの設定とパソコン側の権限の両方を確認してください。
よくある質問
2つのGmailアカウントに同時にログインしたままにできますか？
はい。Googleでは複数のアカウントにログインできます。ブラウザのプロフィールやWebCatalog Desktopのプロフィールを使えば、アカウントごとの環境をさらに整理できます。
WebCatalog Desktopを使うと、すべてのGmailのメールが1つの受信トレイにまとまりますか？
いいえ。この設定では、複数のGmailアカウントに個別にアクセスできます。メールを1つの受信トレイに統合する機能ではありません。メッセージをまとめて読みたい場合は、Gmailの転送機能またはメールクライアントを使用してください。
Gmail、Drive、Calendarには同じWebCatalog Desktopプロフィールを使うべきですか？
各アプリで同じGoogleアカウントを使う場合は、同じプロフィールを使用してください。個人用アカウントや別のクライアント用ログインなど、異なるアカウントには別のプロフィールを作成します。
Gmailアカウントごとにわかりやすい場所を用意する
受信トレイをたまに確認するだけなら、Googleのアカウント切り替え機能で十分かもしれません。複数のアカウントを日常的に使うなら、デスクトップ環境を整えることで、それぞれの目的や場所をより明確にできます。
WebCatalog Desktopを使い始めるには、まずGmailを追加し、よく使うアカウントのプロフィールを作成します。主な作業の流れに合わせてスペースを1つ作り、メールに関連する仕事を進めるのに役立つカレンダー、ドキュメント、アプリを追加しましょう。
