個人用の受信トレイ、仕事用のメールアドレス、サイドプロジェクト用のアカウントは、すべて同じパソコンで利用できます。課題は、メールへの返信、ドキュメントの表示、会議の招待の確認といった場面で、それぞれを簡単に見分けられるようにすることです。
複数の Gmail アカウントは、Google のアカウント切り替え機能、個別のブラウザプロフィール、または WebCatalog のようなデスクトップワークスペースで管理できます。Google では、すでにログアウトせずにログイン済みのアカウントを切り替えることができます。WebCatalog は、専用のアプリ起動手段、個別のプロフィール、関連ツールをまとめるスペースという、別の整理方法を提供します。
ここでは、自分に合った構成を選び、日々の作業に役立てる方法を紹介します。
Gmail アカウントの整理方法を選ぶ
まず、最も手間に感じている作業から考えましょう。
| 主なニーズ | 実用的な選択肢 |
|---|---|
| 2 つ目の受信トレイをときどき確認したい | Google のアカウント切り替え機能 |
| 多くのウェブサイトで仕事用と個人用の閲覧環境を分けたい | ブラウザプロフィール |
| プロジェクトごとに使うアプリと一緒に Gmail アカウントへアクセスしたい | WebCatalog Desktop |
| 受信メールを 1 つの受信トレイにまとめたい | 別途メールを集約する仕組み |
アカウントにアクセスしやすくすることと、メールを 1 か所にまとめることは、別の要件です。以下の構成では、各 Gmail の受信トレイをそれぞれのアカウントに分けたまま使います。立場やクライアントとのやり取り、日常の作業を明確に分けたい場合に便利です。
シンプルな構成には Google のアカウント切り替え機能を使う
ときどき切り替える程度なら、まずは Gmail に備わっているアカウントメニューを使いましょう。
- パソコンで Gmail にログインします。
- 右上にあるプロフィール写真または名前のイニシャルを選択します。
- **［アカウントを追加］**を選び、2 つ目のアカウントへのログインを完了します。
- 別のアカウントを選びたいときは、同じメニューを開きます。
この手順は、複数のアカウントに関する Google の説明に沿ったものです。
受信トレイの数が少なく、それぞれのアドレスをすぐに見分けられる場合は、この方法で十分です。新しいメールを書く前に、現在のアドレスを確認する習慣をつけましょう。
また Google は、最初にログインしたアカウントがデフォルトになることが多いと説明しています。一部の Google サービスでは、使用するアカウントが明確でない場合、そのアカウントの設定が適用されることがあります。リンクを開いたときに想定外の Google アカウントが表示されたら、何かを変更する前に、現在どのアカウントを使っているか確認してください。
閲覧環境全体を分けるにはブラウザプロフィールを使う
メールアカウントごとに閲覧環境全体を分けたい場合は、ブラウザプロフィールが便利です。仕事用のブックマーク、保存済みパスワード、閲覧履歴を、個人用の環境から切り離して管理できます。
Chrome では、ブラウザのプロフィールメニューを開き、**［Chrome プロフィールを追加］**を選択して、見分けやすい名前と外観を設定します。そのプロフィール内で、対応する Gmail アカウントにログインしてください。別のアカウントについても同様に設定します。Google は、Chrome プロフィールの作成と切り替え方法を案内しています。
「個人用」や「スタジオ」など、用途がわかる名前を付けましょう。「プロフィール 2」という名前では、複数のウィンドウを開いたときに見分ける手がかりがほとんどありません。
閲覧環境を分けたい場合、ブラウザプロフィールは適した選択肢です。一方、同じアプリやアカウントを一日に何度も開くことが多いなら、WebCatalog を使うと、より直接的にアクセスできる構成にできます。
WebCatalog で複数の Gmail アカウントを管理する
WebCatalog の Gmail デスクトップアプリを使うと、Gmail 専用のウィンドウができ、Dock やタスクバーからアクセスできるようになります。Gmail のウェブインターフェースはそのまま使いながら、各アカウントをデスクトップでの作業の流れにどう組み込むかを選べます。
まずは、わかりやすい名前のプロフィールを作り、必要になったときだけ整理の仕組みを追加していくのが効果的です。
1. Gmail をデスクトップに追加する
WebCatalog Desktop をダウンロードしてインストールし、WebCatalog アカウントにログインします。カタログで Gmail を見つけ、デスクトップアプリとして追加してください。
一度 Gmail を開き、意図したサービスが起動することを確認します。WebCatalog アカウントは WebCatalog の構成を管理するためのものです。利用したい Google アカウントには、別途ログインする必要があります。
2. Google アカウントごとにプロフィールを作成する
WebCatalog で **［プロフィール］に移動し、［プロフィールを追加］**を選択して、用途のわかる名前を入力します。そのプロフィールで Gmail を開き、Google の案内に従ってログインを完了してください。
ほかのアカウントについても同じ手順を繰り返します。たとえば、「個人用」「仕事用」「クライアント A」といったプロフィールを作成します。予定している構成に必要なアプリ、プロフィール、スペースの数に対応する WebCatalog プランを選びましょう。WebCatalog のプロフィールに関する手順では、複数のデスクトップアプリで同じプロフィールを使う方法も説明しています。
明確に分けるために、1 つのプロフィールでは 1 つの Google アカウントを使いましょう。そうすれば、プロフィール名が、開きたい受信トレイを見分ける確かな手がかりになります。
3. 各アカウントの用途を明確にする
プロフィールを追加する前に、そこで何を扱うかを決めましょう。たとえば、次のような構成が考えられます。
| プロフィール | 用途 |
|---|---|
| 個人用 | 家庭に関する連絡、予定、個人で登録しているサービスからのメール |
| 仕事用 | 社内のやり取りと、仕事のメイン受信トレイ |
| クライアント A | そのクライアントに関するメッセージや資料 |
一時的な作業のたびに新しいプロフィールを作るのは避けましょう。別のアカウントが必要なときや、作業を継続的に分けておきたいときに追加してください。
WebCatalog のプロフィールは、セッションと閲覧データを分離して管理します。そのため、アカウントを切り替えるためだけにログアウトすることなく、それぞれのアカウントに戻れます。ただし、Google のセキュリティチェックや所属組織のポリシーによっては、認証を求められることがあります。
4. 関連する Google アプリをまとめる
メールをきっかけに、Drive のドキュメントを確認したり、カレンダーを見たり、プロジェクトボードを更新したりすることはよくあります。Gmail、Google Drive、Google Calendar で対応する Google プロフィールを共通して使い、それぞれのアプリで意図したアカウントを利用できるようにしましょう。
次に、WebCatalog のスペースでツールを整理します。各スペースは専用のウィンドウで開き、クライアントやプロジェクトに必要なアプリとプロフィールをまとめられます。
たとえば、クライアント用のスペースには、そのクライアントの Gmail プロフィール、Drive、Calendar、プロジェクト管理アプリをまとめられます。そのクライアントの仕事に取りかかるとき、関連ツールがいつも決まった場所にある状態にできます。
まずは、最もよく行う仕事用のスペースを 1 つ作りましょう。どのように分けると整理しやすいかがわかってきたら、必要に応じて追加できます。
受信トレイを管理しやすくする
デスクトップの構成を整えることで、アクセスしやすくなります。さらに Gmail 内でいくつかの習慣を取り入れると、メールそのものも処理しやすくなります。
ラベルの付け方を統一する
Gmail のラベルを使うと、メールをカテゴリ別に整理できます。仕事用の各受信トレイで、「要対応」「返答待ち」「参考資料」など、少数の共通ラベルを使うことを検討しましょう。
同じ用語を使えば、アカウントを切り替えた後も作業を再開しやすくなります。アカウントの区別はプロフィール名で、メールの状態はラベルで示しましょう。そうすることで、仕組みの各部分に明確な役割を持たせられます。
各アカウントに適切な署名を設定する
各受信トレイの Gmail の署名設定を確認しましょう。Gmail では、新規メールと返信それぞれにデフォルトの署名を設定できます。
そのアドレスに適した連絡先情報や会社情報を使ってください。アカウントごとに異なる署名は、作成中に見分けるための視覚的な手がかりにもなります。ただし、重要なのは送信元アドレスを確認することです。
通知を受け取る受信トレイを決める
Gmail のデスクトップ通知設定では、新着メールの通知、重要なメールの通知、通知なしを選べます。
まずは、迅速な対応が必要な仕事の通知を有効にし、緊急性の低いアカウントは決めた間隔で確認する方法がおすすめです。通知が表示されない場合は、Gmail の設定とパソコン側の権限の両方を確認してください。
アカウントを確認する順番を決める
まず緊急の仕事メールを確認し、次に進行中のクライアントとのやり取りに対応し、個人用メールは自分で決めた時間に確認する、という短いルーティンを試してみましょう。
目的は、たまたま最後に開いた受信トレイに、次にやることを左右されないようにすることです。すぐに返信するだけでは済まない対応事項は、別のタスクリストで管理しましょう。
よくある質問
2 つの Gmail アカウントに同時にログインしたままにできますか？
はい。Google は複数のアカウントへの同時ログインに対応しています。ブラウザプロフィールや WebCatalog のプロフィールを使えば、それぞれのアカウント環境をさらに整理しやすくなります。
WebCatalog はすべての Gmail メールを 1 つの受信トレイにまとめますか？
この構成では、個別の Gmail アカウントにアクセスできます。各アカウントのメールを共通の受信トレイに統合するものではありません。メールをまとめて読みたい場合は、別途、集約するための仕組みを選んでください。
Gmail、Drive、Calendar では同じ WebCatalog プロフィールを使うべきですか？
これらのアプリで同じ Google アカウントを使いたい場合は、同じプロフィールを使ってください。個人用アカウントや別のクライアント用ログインなど、異なるアカウントには別のプロフィールを作成します。
各 Gmail アカウントの置き場所を明確にする
受信トレイをときどき確認する程度なら、Google のアカウント切り替え機能で十分かもしれません。複数のアカウントを日常的な仕事で使う場合は、デスクトップの構成を整えることで、それぞれの用途と場所がずっと明確になります。
WebCatalog Desktop を使い始めるには、まず Gmail を追加し、よく使うアカウントのプロフィールを作成しましょう。主な作業の流れに合わせてスペースを 1 つ作り、それぞれのメールに関連する仕事を完了するために必要なカレンダー、ドキュメント、アプリを追加していきましょう。
