A Zoho Cliq beszélgetései átléphetik a vállalati határokat. Dolgozhatsz a munkáltatód szervezetén belül, együttműködhetsz egy beszállítóval, és egy másik feladathoz használhatsz az ügyfél által biztosított külön fiókot. Mindegyik kapcsolat másfajta hozzáférést igényelhet.
Több Zoho Cliq-fiók kezelésének első lépése ezeknek a kapcsolatoknak a feltérképezése. A külön bejelentkezésekhez külön munkamenetek szükségesek. Egy külső csatorna, vendégmeghívás vagy Network lehetővé teheti, hogy a már használt fiókoddal működj együtt másokkal. Egy újabb asztali profil létrehozása nem határozza meg, hogy a szervezeted melyik megoldást engedélyezi.
Ha már egyértelmű a hozzáférési modell, választhatsz a Cliq beépített fiókkezelési lehetőségei közül, vagy a WebCatalogban rendszerezheted ezeket a fiókokat a hozzájuk kapcsolódó munkaalkalmazásokkal együtt.
Válaszd külön a bejelentkezés és a szervezeti tagság kérdését
A „több szervezet” többféle helyzetet jelenthet. Más problémával szembesül az az alkalmazott, akinek egy másik vállalat külön bejelentkezési adatokat biztosít, mint az a partner, akit meghívnak egy közös beszélgetésbe.
A Zoho Cliq és CRM Plus együttes használatáról szóló dokumentációja egyértelműen megfogalmazza ezt a különbséget: a felhasználó egy elsődleges szervezethez tartozik, és külső felhasználóként csatlakozhat más szervezetekhez. A dokumentáció ismerteti az e környezetek közötti váltást, ahol a hozzáférés eltér a belső tagsággal járó jogosultságoktól.
Újabban a Cliq vendégfelhasználó-kezelési funkciói hozzáférést biztosítanak egy másik szervezet kijelölt csatornáihoz és kapcsolataihoz. A részvétel a meghívástól és az érintett szervezet szabályzataitól függ.
Ez azt jelenti, hogy ha ugyanaz az e-mail-cím egynél több vállalat munkájában jelenik meg, az nem feltétlenül jelent két független Cliq-fiókot. Tisztázd, hogy külön bejelentkezést, külső tagságot vagy egy konkrét együttműködési meghívást használsz-e. Nem szabad feltételezni, hogy más Zoho-termékek több szervezetre vonatkozó szabályai változatlanul érvényesek a Cliqre is.
Készíts hozzáférési térképet az asztali fiókok hozzáadása előtt
Készíts rövid nyilvántartást az elvégzendő munkáról. Minden célhelyhez add meg a bejelentkezést, a hozzáférés típusát, a felelős rendszergazdát és a kapcsolódó anyagokat.
| Munkakapcsolat | Ellenőrizendő hozzáférés | Javasolt asztali elrendezés |
|---|---|---|
| Alkalmazott az elsődleges vállalatodnál | Belső fiókod és a hozzád rendelt csatornák | Vállalati profil és munkaterület |
| Az ügyfél külön, engedélyezett bejelentkezést biztosít | Az adott fiók szervezeti és csatorna-hozzáférése | Az ügyfélről elnevezett külön profil |
| A beszállító már használja a Cliqet | Külső csatorna vagy más engedélyezett együttműködési mód | Meglévő fiókod a beszállító projekteszközei mellett |
| Külsős munkatárs csatlakozik egy körülhatárolt feladathoz | Vendéghozzáférés a szükséges beszélgetésekhez, ahol ez támogatott | Az engedélyezett vendégkörnyezet és a projektleírás |
| Hosszú távú partnerközösség | Tagság egy Cliq Networkben | A megfelelő Network a partneri erőforrások mellett |
A térképet a tényleges hozzáférés leírásaként kezeld. Egy „Északi ügyfél” nevű munkaterület csak akkor hasznos, ha a benne lévő fiókkal elérhetők a kívánt beszélgetések.
Például „beszállítói fiók” helyett azt jegyezd fel, hogy „vállalati bejelentkezés, beszállítói külső csatorna, beszerzési felelős”, ha nincs külön beszállítói bejelentkezés. Az egyértelmű elnevezések megakadályozzák, hogy ismétlődő profilok létrehozásával próbálj megoldani egy olyan problémát, amely valójában a hozzáférés beállításához tartozik.
Ismerd meg a már rendelkezésre álló beépített lehetőségeket
A Cliq asztali alkalmazása több fiók bejelentkezését is kezeli
A Zoho Cliq saját asztali alkalmazása már támogatja több fiók használatát. A Zoho dokumentációja szerint az Accounts → Add account menüponttal adhatsz hozzá bejelentkezést, legfeljebb tíz fiókig. Ha kiválasztasz egy fiókot az Accounts menüből, az külön Cliq-ablakban nyílik meg.
Ha a munkád nagy része a Cliqen belül zajlik, ez közvetlen megoldást kínál. Az alkalmazás fiókmenüjéből elérheted a már meglévő külön vállalati bejelentkezéseidet. A WebCatalog akkor válik hasznosabbá, ha minden fiók egy nagyobb munkafolyamat része, amely projektnyilvántartásokat, dokumentumokat, naptárakat és más webalkalmazásokat is magában foglal.
A külső csatornák egy beszélgetés köré kapcsolják össze a szervezeteket
A külső csatorna lehetővé teszi a különböző szervezetekhez tartozó emberek együttműködését. A hozzáférést a szükséges szabályzatok és a meghívás határozzák meg. A Zoho meghatározott adatközpontok között is támogatja a külső csatornákon történő együttműködést, az adatközpontok közötti közvetlen üzenetküldésre azonban eltérő korlátozások vonatkoznak.
A külső csatornák létrehozása előfizetési csomagtól függ: a Free csomagban nem hozhatók létre, a fizetős csomagokban pedig a kiadástól és a rendszergazdai jogosultságoktól függ, hogy ki hozhat létre ilyet. Mielőtt ezt a megoldást választod egy beszállítói kapcsolathoz, ellenőrizd a fogadó szervezet beállításait.
A vendéghozzáférés és a Network eltérő kapcsolatokat szolgál ki
A Zoho megújult vendégfunkciója lehetővé teszi, hogy a meghívott együttműködők meglévő csatornákhoz csatlakozzanak. Ez megfelelő lehet például egy adott kampányban segítő külsős munkatárs számára. A Cliq Network külön környezetet biztosít az átfogóbb külső együttműködéshez, például egy tartós partnerközösség számára.
Mielőtt az újabb munkafolyamatot javaslod, ellenőrizd az aktuális vendégdokumentációt: a Zoho jelenlegi tájékoztatása szerint a Guest Users 2.0 nem támogatott a Zoho One-ban, és nem támogatja az adatközpontok közötti közvetlen üzeneteket. Az elérhető megoldást az adott szervezet tényleges kiadása és konfigurációja alapján kell kiválasztani.
Ezek a beépített lehetőségek szükségtelenné tehetik egy újabb fiók használatát. Akkor használj külön bejelentkezést, ha a munka valóban megköveteli, külső résztvevőként pedig a megfelelő együttműködési funkciót válaszd.
Rendszerezd a jóváhagyott felállást a WebCatalogban
Ha elkészült a hozzáférési térképed, ennek megfelelően alakítsd ki az asztali környezetet. A WebCatalog Desktop segítségével külön ablakban indíthatod el a Cliqet, és más webalkalmazásokkal együtt rendszerezheted.
Két különböző bejelentkezéshez kövesd a WebCatalog profilbeállítási útmutatóját:
- Nyisd meg a Profiles menüt, és válaszd az Add profile lehetőséget.
- Nevezd el az első profilt a benne használt fiók alapján, például „Vállalati működés”.
- Nyisd meg a Cliqet ezzel a profillal, és jelentkezz be a szervezeted szokásos eljárása szerint.
- Hozz létre egy második profilt, például „Északi ügyfél” néven, és ott jelentkezz be az ügyfél által biztosított külön fiókba.
- További célhelyek hozzáadása előtt mindkét munkamenetben ellenőrizd a fiókot és a szervezetet.
A profilok elkülönítik a sütiket, a munkameneteket és a böngészési adatokat. Nem biztosítanak meghívást, nem rendelnek hozzád licencet, és nem módosítják a Cliqen belül megadott hozzáférést.
Ezután minden munkakörnyezethez hozz létre egy munkaterületet. A vállalati munkaterület tartalmazhatja a Cliqet, az operatív feladatkövetőt és a belső kézikönyvet. Az ügyfél munkaterületén helyet kaphat az ügyfél Cliq-munkamenete, projektterve és véleményezendő dokumentumai.
Minden munkaterület saját ablakban nyílik meg. Ha ugyanazt a WebCatalog-profilt több munkaterületen használod, ugyanazt a bejelentkezést használod újra; egy másik munkaterületnév nem hoz létre új fiókazonosságot. Ez az újrafelhasználás megfelelő, ha egy fiók jogosan vesz részt több projekt beszélgetéseiben.
Válassz olyan WebCatalog-csomagot, amely megfelel a szükséges alkalmazások, profilok és munkaterületek számának. A különálló bejelentkezéseket a projektektől függetlenül számold: öt, egyetlen fiókot használó projekthez nem kell automatikusan öt profil.
Példa: háromféle kapcsolatban dolgozó projektmegvalósítási vezető
Képzelj el egy projektmegvalósítási vezetőt, aki egy belső termékbevezetést, egy ügyféloldali bevezetést és egy beszállítói átadást koordinál. A projektekben ugyanaz a személy vesz részt, de nem minden fiók és dokumentum közös.
Belső bevezetés: tartsd a csapat beszélgetését a terv mellett
A belső bevezetéshez használd a vállalati fiókot. Helyezd ezt a Cliq-munkamenetet a kiadási ellenőrzőlista és a döntési napló mellé egy „Termékbevezetés” nevű munkaterületen.
Amikor egy csapattag megkérdezi, hogy teljesült-e egy mérföldkő, a terv ugyanabban a munkakörnyezetben rendelkezésre áll. Rögzítsd a döntést ott, ahol a projektcsapat számít rá, majd válaszolj a megfelelő csatornán. Az előny az, hogy egyszerűbben jutsz el a megbeszéléstől az azt alátámasztó nyilvántartásig.
Ehhez nem kell új Cliq-fiók pusztán azért, mert a bevezetés saját munkaterületet kapott. A vállalati bejelentkezést egy operatív munkaterületen is újra felhasználhatod, ha mindkét környezet ugyanahhoz az identitáshoz tartozik.
Ügyféloldali bevezetés: tartsd külön az ügyfél által biztosított bejelentkezést
Tegyük fel, hogy az ügyfél fiókot biztosít a saját szervezetéhez. Rendeld ezt a bejelentkezést az Északi ügyfél profilhoz, és használd az ügyfél projekteszközeivel együtt.
Az első egyeztetés előtt ellenőrizd, hogy hozzáférsz-e a bevezetési csatornához és a megbeszélendő dokumentumhoz. Ha a csevegés megnyílik, de a projektfájl nem, tisztázd, hogy a fájlszolgáltatás melyik fiókot várja. Egy működő Cliq-munkamenet nem bizonyítja, hogy minden kapcsolódó alkalmazás ugyanazokat a hitelesítő adatokat használja.
Az ügyfél munkaterülete emlékeztessen az aktuális megbízásra. Fájlmegosztáskor ellenőrizd a célközönséget és a célként megadott beszélgetést. A cél az, hogy a szokásos véleményezési folyamat könnyen követhető legyen, és a releváns dokumentumok már kéznél legyenek.
Beszállítói átadás: ahol megfelelő, használd újra a vállalati identitást
A beszállító esetében elegendő lehet egy jóváhagyott külső csatorna. Tartsd meg a vállalati fiókot, és a beszállítói átadás dokumentumait add hozzá egy külön projekt-munkaterülethez.
A hozzáférési térképen szerepeljen, hogy ez a beszélgetés továbbra is a Vállalati működés profilt használja. Ez a különbség fontos, amikor egy megszakítás után visszatérsz: külső féllel együttműködő alkalmazott vagy, nem pedig a beszállító belső szervezetébe bejelentkezett felhasználó.
Ha a beszállító nem tud csatlakozni, kérd meg a felelős rendszergazdákat a meghívás és az együttműködési szabályzatok ellenőrzésére. Egy új WebCatalog-profil létrehozása nem változtatja meg a részvételt szabályozó szerveroldali jogosultságot.
Tartsd naprakészen a hozzáférési térképet a munka változásával
Frissítsd a térképet, amikor elkezdődik egy ügyfélmegbízás, egy külsős munkatárs befejezi a munkát, vagy a felelősség egy másik kollégához kerül. A hasznos kérdések konkrétak: melyik bejelentkezést használjátok, mely beszélgetésekre van még szükség, és ki módosíthatja a hozzáférést?
Egy távozás szükségessé teheti, hogy a rendszergazda megszüntesse a szervezeti vagy vendéghozzáférést. Egy asztali parancsikon eltávolítása ettől különálló rendrakási feladat. A szolgáltatás szintjén szükséges módosítást a tagságot kezelő szervezeten keresztül végezd el, majd ennek megfelelően rendezd át a munkaterületet.
Tekintsd át a beszélgetés köré rendezett alkalmazásokat is. Egy projekt véget érhet úgy, hogy egy régi projektleírás, naptár vagy dokumentumkezelő fiók továbbra is naponta szem előtt marad. Távolítsd el azokat a célhelyeket, amelyek már nem támogatják az aktív munkát, hogy a munkaterület továbbra is a célját tükrözze.
Ha az értesítések zavaróvá válnak, döntsd el, hogy az egyes munkaidőblokkokban mely beszélgetések igényelnek választ. Használd az adott Cliq-környezetben elérhető értesítési beállításokat, és ellenőrizd az eredményt, mielőtt rájuk hagyatkozol. Attól, hogy több fiókot tartasz elérhetően, még nem kell mindegyikre egész nap azonos figyelmet fordítanod.
Adj egyértelmű helyet a következő szervezetnek az asztalodon
Kezdd egy vállalati bejelentkezéssel és egy külső kapcsolattal. Döntsd el, hogy ehhez a kapcsolathoz külön fiók, vendégmeghívás, külső csatorna vagy Network szükséges-e. Az asztali környezet beállítása előtt rögzítsd a választ.
Ezután add hozzá a Zoho Cliqet a WebCataloghoz, hozz létre profilokat a különálló bejelentkezésekhez, és állíts össze munkaterületeket az egyes kapcsolatokhoz tartozó feladatok köré. A fiókstruktúrád így összhangban marad a szervezeteid által biztosított hozzáféréssel, miközben a beszélgetéseket és az eszközöket könnyebben megtalálod egy helyen.
