A Zangi-fiókok kezelése azzal kezdődik, hogy tudod, melyik azonosítódat használják mások a kapcsolatfelvételhez. Egy munkahelyi kapcsolattartód az egyik Zangi privát számodat ismerheti, míg a barátaid egy másikat. Minden fióknál figyelembe kell venni a használt eszközt, a bejelentkezési adatokat és a beszélgetési előzményeket is.
Fontos kiindulópont, hogy a Zangi jelenlegi fiókdokumentációja szerint a lakossági üzenetküldő kizárólag mobileszközön használható, fiókonként egy aktív eszközzel. Egy második fiók és egy második eszköz használata tehát más jellegű döntés, mint egy újabb böngészőablak megnyitása.
Több Zangi-fiók kezeléséhez rendszerezd a már használt azonosítóidat, tartsd kéznél a hozzájuk tartozó hozzáférési adatokat, és válassz egy támogatott mobileszközös megoldást. A WebCatalog segíthet rendszerezni az ehhez a munkához kapcsolódó webalkalmazásokat, például a dokumentumaidat és a naptáradat. A Zangi Private Messengert azonban nem alakítja webes üzenetküldő szolgáltatássá.
Indulj ki azokból, akiknek el kell érniük téged
Mielőtt újabb fiókot hoznál létre, határozd meg, mit szeretnél elkülöníteni. Az ügyfelekkel folytatott kommunikáció és a személyes beszélgetések szétválasztása indokolhat egy újabb azonosítót. Ha viszont ugyanazokkal az együttműködő partnerekkel több projekten dolgozol, lehet, hogy egyszerűen csak átláthatóbb beszélgetésekre és projektfeljegyzésekre van szükséged.
Írj rövid leírást minden meglévő fiókhoz. A „Személyes kapcsolatok” és a „Tanácsadói munka” hasznosabb, mint az „1. fiók” és a „2. fiók”, mert megmutatja, hová tartozik egy új beszélgetés.
A fiókok gyakorlati áttekintése egyszerű is lehet:
| A fiók célja | Akik ezen keresztül keresnek | Az eszköz, amelyet általában ellenőrzöl | Máshol tárolt információk |
|---|---|---|---|
| Személyes | Barátok és családtagok | Saját telefon | Személyes tervek és találkozók |
| Tanácsadói munka | Előre egyeztetett ügyfélkapcsolatok | Munkahelyi telefon | Projektleírás, megbeszélési jegyzetek és következő teendők |
Ez a saját tervezési nyilvántartásod példája, nem a Zangin belüli irányítópult. A jelszavakat a jelszókezelődben tárold, ne egy megosztott projektdokumentumban.
Azt is döntsd el, hogy mindkét azonosítódon egyidejűleg elérhetőnek kell-e lenned. Másra van szüksége annak, aki időnként ránéz egy személyes beszélgetésre, mint annak, aki munka közben folyamatosan egy ügyfél hívását várja. Ez a különbség határozza meg az eszközök használatának módját.
Válaszd ki, hogyan fogod használni a két fiókot
A Zangi szerint minden eszközön külön fiókot hozhatsz létre, ha egynél több eszközön szeretnéd használni a szolgáltatást. Ha két olyan, már használatban lévő azonosítód van, amely napközben egyaránt fontos, az egyes fiókokhoz rendelt külön eszközök egyértelműen elkülönítik a használatukat.
Ennek gyakorlati előnye az átláthatóság: tudod, melyik telefon melyik szerepkörhöz tartozik. Cserébe mindkét eszközt karban kell tartanod és ellenőrizned kell. Egy lemerült vagy nem kéznél lévő második telefon nem teszi hasznossá a második fiókot.
Mielőtt egy eszközön fiókot váltanál, győződj meg arról, hogy az aktuális fiókhoz be van állítva jelszó, és mindkét fiók bejelentkezési adatait biztonságosan tároltad. Kijelentkezéskor válaszd a Keep History (Előzmények megőrzése) lehetőséget, hogy az adott fiók csevegései és fájljai megmaradjanak az eszközön. A Delete History (Előzmények törlése) eltávolítja ezeket a helyi adatokat, és nincs olyan felhőben tárolt másolat, amelyből visszaállíthatnád őket. Ezután jelentkezz be a másik fiókba, és ellenőrizd annak privát számát. Ezzel az aktív fiókot változtatod meg; nem hozol létre két fiókot egyszerre kezelő bejövő üzenetlistát.
Egy böngészőprofil nem változtatja meg a Zangi mobilos fiókmodelljét. Ha kifejezetten „két Zangi-fiók számítógépen” a célod, előbb tisztázd ezt a platformkövetelményt, és csak utána rendezd be az asztali munkakörnyezeted többi részét. Egy alkalmazáskatalógus-bejegyzés vagy egy webhelyre mutató parancsikon nem bizonyítja, hogy a lakossági üzenetküldőnek van böngészős kliense.
A fiókhozzáférést is kezeld a beállítás részeként
A Zangi a regisztrációkor privát számot rendel hozzád ahelyett, hogy telefonszámot vagy e-mail-címet kérne. Az első lépéseket bemutató példái elmagyarázzák, hogyan használhatod ezt a számot a másokkal való kapcsolatfelvételhez.
Minden fiókhoz tarts nyilván három adatot: a célját, a privát számát és azt az eszközt, amelyen általában használod. A jelszót külön, biztonságos helyen tárold. Ezek az adatok különösen fontosak, ha két fióknak hasonló neve vagy profilképe van.
A Zangi fiókútmutatója szerint a kijelentkezés utáni újbóli bejelentkezéshez jelszó szükséges, és a szolgáltatás nem tudja visszaállítani az elfelejtett jelszót. Ellenőrizd a meglévő bejelentkezési adataidat, mielőtt kijelentkezéssel kezdenél kísérletezni a fiókváltással.
Ha elkészült a fiók, próbáld ki azt a hétköznapi kommunikációt, amelyre támaszkodni szeretnél. Kérj meg egy megbízható ismerőst, hogy küldjön üzenetet a megfelelő privát számra, ellenőrizd, hogy a várt fiókban kaptad-e meg, majd válaszolj. Ezzel az azonosítót és a kommunikációs útvonalat ellenőrzöd, nem azt bizonyítod, hogy a jövőben minden értesítés minden eszközállapot mellett megérkezik.
Ha egy meglévő kapcsolatodnak bemutatod a munkahelyi fiókodat, először egy már megszokott beszélgetésben magyarázd el a változást. Mondd el, melyik fiókba érkezzenek a jövőbeli projektüzenetek, és mikortól lép életbe a váltás. Az egyértelmű átállás hasznosabb annál, mint ha a másik félnek kellene kitalálnia, melyik hasonló profilt használja.
Minden célhoz adj meg egy megbízható elérhetőséget
A fiókok elkülönítése akkor működik a legjobban, ha a veled kommunikáló emberek értik a rendszert. Az ügyfelekkel állapodj meg abban, melyik fiókot használjátok a projekt egyeztetésére. A barátaiddal továbbra is a már ismert személyes azonosítódat használd.
A Zangi adatvédelmi útmutatója elmagyarázza, hogy a közvetlen megtalálhatóság a privát számtól függ, és név, telefonszám vagy e-mail-cím alapján nincs nyilvános keresési lehetőség. A megfelelő számot közvetlenül azokkal oszd meg, akiknek szükségük van rá.
Egy tanácsadó például a munkahelyi fiókját használhatja az interjúk időpontjának egyeztetésére, a megbeszélések módosítására és rövid pontosításokra. A projektleírásban megadható az előnyben részesített kapcsolattartási mód anélkül, hogy a személyes fiókot fel kellene fedni. A személyes fiók így továbbra is az adott megbízáson kívüli kapcsolatokra összpontosíthat.
Ha többen dolgoztok egy feladaton, gondold át, hogy egy újabb fióknál nem lenne-e hasznosabb egy csoport. A Zangi csoportokról szóló dokumentációja ismerteti a csoportok létrehozását és tagjaik kezelését. Egy egyértelműen elnevezett projektcsoport egyetlen beszélgetésben tarthatja az érintetteket, miközben mindenki megtartja a saját fiókját.
Állapodjatok meg abban, mi tartozik ebbe a beszélgetésbe. A rövid egyeztető kérdések maradhatnak a csoportban, a jóváhagyott döntések viszont egy naprakészen tartott projektdokumentumba valók. Így elkerülhető, hogy kizárólag egy üzenetváltásból lehessen megtudni, miben állapodott meg a csapat.
Különítsd el a beszélgetési előzményeket és a munkához tartozó nyilvántartásokat
Más kérdés újra hozzáférni egy fiókhoz, és más megtalálni annak korábbi beszélgetéseit. A Zangi biztonsági és adatvédelmi dokumentációja szerint a beszélgetések a résztvevők eszközein tárolódnak, nem pedig egy később böngészhető szerverarchívumban.
Telefoncsere vagy az alkalmazásadatok törlése előtt kövesd az adott platformra vonatkozó aktuális útmutatást. A Zangi dokumentál egy androidos adatátviteli lehetőséget; tájékoztatása szerint ez jelenleg iOS-en nem érhető el. Abból, hogy egyszerűen bejelentkezel egy fiókba egy másik eszközön, nem szabad arra következtetned, hogy annak teljes előzményei is megjelennek majd ott.
A médiafájloknak külön megőrzési beállításaik is vannak. Az adattárolási útmutató ismerteti a Keep Media (Média megőrzése) vezérlőit és a tárhelykezelési lehetőségeket. Ellenőrizd ezeket a beállításokat, ha egy melléklet fontos a projekthez, ahelyett, hogy feltételeznéd, korlátlan ideig elérhető marad.
Munka esetén döntsd el, mi kerüljön be egy naprakészen tartott nyilvántartásba. Egy jóváhagyott megbeszélési időpont a naptárba való. Egy megerősített követelmény a projektleírásba tartozik. A kollégák számára szükséges fájlt a projekt megbeszélt tárolási helyére kell tenni, ha a megosztása helyénvaló.
Ez az információ tudatos átvezetése a beszélgetésből a munkavégzés rendszerébe. Csak a feladathoz szükséges anyagokat őrizd meg, és tartsd be a többi résztvevővel kötött megállapodást arról, hogy minek hol van a helye. Ne másolj át egy teljes magánbeszélgetést, ha egy rövid döntési feljegyzés is elegendő.
Használd a WebCatalogot a beszélgetést követő munkához
Vegyünk például egy független tanácsadót, aki workshopot készít elő. A munkahelyi telefonon futó Zangi az ügyféllel folytatott rövid üzenetváltásokat kezeli. Az asztali munka egy projektleírásra, egy naptárra és egy olyan dokumentumra épül, amelyből a workshop napirendje készül.
Hozz létre egy „Workshoptervezés” nevű teret a WebCatalogban ezeknek a webalkalmazásoknak és a kapcsolódó könyvjelzőknek. Tartsd könnyen elérhető helyen az ügyfél projektleírását és a napirendet, miközben a Zangi-beszélgetés a támogatott mobilalkalmazásban marad.
Amikor az ügyfél megerősít egy változást, kövesd ezt a rövid lépéssort:
- Olvasd el az üzenetet az adott megbízáshoz használt fiókban.
- Azonosítsd, mi változott: az időpont, a résztvevői kör, a napirend vagy egy kért teljesítendő feladat.
- Frissítsd a megfelelő munkadokumentumot vagy naptárbejegyzést.
- Jegyezd fel a nyitott kérdéseket, és azt, hogy kinek kell válaszolnia rájuk.
- Az eredeti Zangi-beszélgetésben válaszolva erősítsd meg a következő lépést.
Például a „A workshop most már 10:00-kor kezdődik; frissítettem a napirendet, és ma délután elküldöm az átdolgozott változatot” üzenet összekapcsolja a beszélgetést egy ténylegesen elvégzett művelettel.
Ha a munkát támogató webalkalmazásokhoz külön személyes és munkahelyi bejelentkezést használsz, a WebCatalog-profilok elkülöníthetik ezeket a böngésző-munkameneteket. Nyisd meg a Profiles (Profilok) menüt, válaszd az Add profile (Profil hozzáadása) lehetőséget, adj egy egyértelmű nevet, majd ezzel a profillal jelentkezz be a megfelelő webalkalmazásba.
A terek rendszerezik az eszközöket; a profilok elkülönítik a webes munkameneteiket. Egyik funkció sem importálja a Zangi-csevegéseket, és nem kezeli annak mobilos fiókjait. Válassz olyan WebCatalog-csomagot, amely támogatja a munkádhoz szükséges alkalmazásokat, profilokat és tereket.
Ellenőrizd, melyik Zangi-terméket használja a szervezeted
Egyes, a Zangi asztali használatára irányuló keresések a Zangi for Business oldalára vezetnek. A termékoldal egy különálló üzleti megoldást mutat be, amely csapatadminisztrációt, valamint alkalmazásos és asztali használati lehetőségeket kínál.
Ha a szervezeted megvásárolta ezt a terméket, kövesd a hozzá tartozó bevezetési útmutatót, és használd a rendszergazda által biztosított hozzáférést. Kérdezd meg, melyik alkalmazást kell telepítened, melyik azonosítót kell használnod, és ki kezeli a fiókok módosításait. Az üzleti megoldást a saját dokumentációja alapján kell megítélni, nem pedig annak bizonyítékaként kezelni, hogy egy lakossági privát szám nyilvános webes üzenetkezelő felületen is használható.
Ez a különbségtétel hasznos, ha több kollégának van szüksége összehangolt hozzáférésre. Döntsd el, hogy a saját két személyes és munkahelyi azonosítódra van-e szükséged, vagy egy szervezet által kezelt kommunikációs szolgáltatásra. Ezek eltérő fiókkezelési felelősségekkel és támogatási megoldásokkal járnak.
Tedd könnyen fenntarthatóvá a rutint
Valahányszor változnak a feladataid, vizsgáld felül az egyes fiókok célját. Ellenőrizd, hogy a kapcsolataid továbbra is a megfelelő azonosítót használják-e, a szükséges eszköz elérhető-e, és a fontos projektdöntéseknek van-e egyértelmű helyük.
A Zangi értesítési beállításaival igazítsd az üzenetek, csoportok és hívások értesítéseit a napi rutinodhoz, majd ellenőrizd a várt jelzéseket azon az eszközön, amelyet ténylegesen használsz. Egy munkahelyi fiók akkor hasznos, ha tudod, mikor kell ellenőrizned, és mit kell kezdened a benne zajló beszélgetésekkel.
Kezdj két világosan elkülönített azonosítóval és egy ismétlődő munkafolyamattal. A Zangi-kommunikációt tartsd a támogatott platformján, a WebCatalog Desktop segítségével pedig rendszerezd azokat a webalkalmazásokat, amelyekkel ezekből a beszélgetésekből elvégzett munka lesz.
