Egy beszállító frissített árajánlatot küld a Zalón. Egy ügyfél azt kérdezi, hogy megerősítették-e a szállítás időpontját. A családi csoportban a hétvégi tervekről beszélgettek. Ha ezek a beszélgetések különböző fiókokhoz tartoznak, a megfelelő csevegés megtalálása csak a munka egyik része. Szükséged van a megfelelő dokumentumra, a legutóbbi döntésre és egy egyértelmű következő lépésre is.
Ha több Zalo-fiókot szeretnél kezelni asztali számítógépen, minden meglévő fiókhoz hozz létre külön bejelentkezett profilt és egy könnyen felismerhető munkakörnyezetet. A WebCatalog külön tudja tartani ezeket a munkameneteket, a munkahelyi fiókot pedig egy helyre rendezheti a dokumentumaiddal, naptáraddal és nyilvántartó eszközeiddel.
A cél egy ismételhető folyamat, amely az üzenettől a feladat elvégzéséig vezet. Ez az útmutató egy gyakorlati példát követ: egy projektkoordinátor vietnámi beszállítóval dolgozik, miközben a személyes beszélgetéseit egy másik fiókban tartja.
Adj minden Zalo-fióknak állandó helyet
Először döntsd el, mely beszélgetések tartoznak valóban különböző felhasználói identitásokhoz. Egy személyes fiókhoz és egy már használt munkahelyi fiókhoz külön munkamenetre lehet szükség. Ha több ügyfél ugyanazzal a munkahelyi fiókkal kommunikál, ezek a beszélgetések maradhatnak abban a fiókban; egy új projekt nem igényel automatikusan újabb bejelentkezést.
A Zalo már kínál Windows- és Mac-alkalmazásokat, mobilalkalmazásokat és webes verziót. Az egyik lehetséges megoldás, hogy az egyik fiókhoz natív alkalmazást, a másikhoz pedig külön böngésző-munkamenetet használsz. A WebCatalog akkor hasznos, ha elnevezett profilokat szeretnél, és a beszélgetéseidhez kapcsolódó webalkalmazásokat egyetlen rendezett asztali környezetben kezelnéd.
Két Zalo-fiók számítógépes használatához azokkal a fiókokkal kezdd, amelyeket már használsz, és amelyekbe be tudsz jelentkezni. A WebCatalog Desktopban:
- Nyisd meg a Profiles menüt, válaszd az Add profile lehetőséget, és nevezd el az első profilt „Zalo – Munka” néven.
- Nyisd meg a Zalót ezzel a profillal, és jelentkezz be a kívánt munkahelyi fiókba.
- Adj hozzá egy másik profilt „Zalo – Személyes” néven.
- Nyisd meg a Zalót a Személyes profillal, és jelentkezz be a másik fiókodba.
- Válaszadás előtt minden ablakban ellenőrizd, hogy a megfelelő fiók és a várt beszélgetések láthatók-e.
A WebCatalog profilokról szóló dokumentációja ismerteti, hogy a profilok elkülönítve tartják a sütiket, a munkameneteket és a böngészési adatokat. Ha ugyanazzal a profillal nyitsz egy másik ablakot, az ugyanazt a munkamenetet használja; ha a másik fiókra van szükséged, válaszd a másik profilt.
A QR-kódos hitelesítéshez a Zalo hivatalos bejelentkezési útmutatója szerint jelenítsd meg a kódot a számítógépen, olvasd be a telefonodon futó Zalóval, ellenőrizd a bejelentkezési adatokat, majd hagyd jóvá a bejelentkezést. Győződj meg arról, hogy a telefonon az adott asztali profilhoz szánt fiókot használod. Attól, hogy egy profilt „Munka” névre nevezel el, még nem változik meg, melyik fiók hagyta jóvá a bejelentkezést.
Ha közvetlenül nyitod meg a szolgáltatást, használd a Zalo Webet, vagyis a Zalo Súgóban megadott webes csevegési címet. Ha a Zalo később ismét hitelesítést kér, végezd el a szokásos bejelentkezési folyamatot a megfelelő profilban.
Rendezd a beszélgetés köré a munkához szükséges eszközöket
A fiók ablaka hasznos kiindulópont. A munkához azonban olyan helyre is szükséged van, ahol ellenőrizheted a tényeket és rögzítheted a döntéseket.
Hozz létre egy „Beszállítói projektek” nevű teret a WebCatalogban. Add hozzá a Zalót a Munka profillal, a dokumentumkezelő alkalmazásodat, egy rendeléskövetőt és a szállítási vállalásokhoz használt naptárat. Egy tér a közös célt szolgáló alkalmazásokat és könyvjelzőket csoportosítja saját ablakban.
Tartsd egyértelműen külön a szerepeket: a profil a bejelentkezett munkamenetet választja ki, a tér pedig az eszközöket csoportosítja. Ugyanazt a munkahelyi profilt több projekttérben is használhatod, ha a projektek ugyanahhoz a Zalo-fiókhoz kapcsolódnak. Egy másik tér önmagában nem hoz létre másik fiókot, és nem korlátozza az adott fiókot egyetlen ügyfélre.
Kezdj egy munkahelyi térrel és egy külön személyes Zalo-ablakkal. Válassz olyan WebCatalog-csomagot, amely támogatja az összeállításodban szereplő alkalmazásokat, profilokat és tereket. Azért adj hozzá egy eszközt, mert segít elvégezni egy feladatot, például ellenőrizni egy árajánlatot vagy megerősíteni egy megbeszélést.
Kövess végig egy kérést a csevegéstől a megerősített következő lépésig
Képzeld el, hogy egy ügyfél rendezvényéhez szükséges nyomtatott anyagokat koordinálod. A beszállító módosított árajánlatot küld a munkahelyi Zalo-fiókodba. Az ügyfélnek válaszra van szüksége a mennyiséggel, a nyomdai grafikával és a szállítással kapcsolatban.
Az alábbi munkafolyamat összekapcsolja a beszélgetést azzal a döntéssel, amelyet megalapoz.
Azonosítsd a beszélgetést, mielőtt értelmezed a kérést
Nyisd meg a Munka profilt, és ellenőrizd a feladót, a projektet és a legutóbbi üzenetet. A hasonló nevek, az ismétlődő csoportikonok vagy egy régi beszélgetés miatt könnyű félreértelmezni egy ismerősnek tűnő csevegést.
Olvass vissza annyit, hogy megértsd, mi változott. A „Mehetünk tovább?” vonatkozhat a mennyiségre, egy ármódosításra vagy a végleges grafikára. Ha azelőtt válaszolsz, hogy tisztáznád, milyen döntésről van szó, az újabb üzenetváltáshoz vezethet.
Ebben a példában a beszállító módosított árajánlata eltérő papírspecifikációt tartalmaz. Az első hasznos lépés ennek a változásnak az összevetése a jóváhagyott projektleírással. Közben tartsd látható helyen a beszélgetést és a projektleírást is.
A személyes fiókod továbbra is elérhető maradhat a saját ablakában. Amikor visszatérsz belőle, egy projekttel kapcsolatos válasz elküldése előtt ismét ellenőrizd a munkahelyi fiókot és a beszélgetést. A címkék segítenek a tájékozódásban; azt viszont a Zalón belül megjelenő fiók és címzett mutatja meg biztosan, hogy hová kerül az üzenet.
Ellenőrizd a válaszodat alátámasztó fájlt
Nyisd meg az árajánlatot, és keresd meg a dátumát vagy verzióját. Vesd össze a lényeges adatokat a projekt nyilvántartásával: a mennyiséget, a specifikációt, a jóváhagyott összeget és a kért szállítási időpontot. Egy újabb üzenet nem feltétlenül a véglegesen jóváhagyott dokumentumot tartalmazza.
Ha a módosított árajánlat lényeges változást tartalmaz, nevezd meg pontosan az eltérést. Például: „A módosított árajánlat a vastagabb papírváltozattal számol. Kérlek, erősítsd meg, hogy ez befolyásolja-e a szállítás időpontját, mielőtt jóváhagyjuk.”
Mentsd a módosított árajánlatot a projekt mappájába olyan fájlnévvel, amely azonosítja a projektet és a verziót, és jelöld ellenőrzésre váróként, amíg meg nem erősítik a jóváhagyását. Ez egy külön elvégzendő rendszerezési lépés. Ha a tárhelyalkalmazást a Zalo mellett tartod, könnyebb végrehajtani; a WebCatalog nem másolja át automatikusan a csevegés mellékleteit a projektmappádba.
Mielőtt visszaküldesz egy fájlt, ellenőrizd a címzettet és a mellékletet is. Több megnyitott fiók kényelmessé teheti a hozzáférést, de a végső cél ellenőrzésére így is érdemes egy pillanatot szánni.
Alakítsd a választ nyomon követhető vállalássá
Miután a beszállító megerősítette a részleteket, döntsd el, milyen teendő következik a beszélgetésből. Ha valaki megígéri, hogy holnap elküldi a grafikát, ahhoz felelős és határidő kell. A megerősített szállításnak meg kell jelennie a projekt ütemtervében.
Használj egy ehhez hasonló rövid bejegyzést a meglévő nyilvántartásodban:
| Tétel | Példabejegyzés |
|---|---|
| Kérés | A módosított nyomdai specifikáció jóváhagyása |
| Alátámasztó dokumentum | A módosított árajánlat a projektmappába mentve |
| Döntés | A specifikáció jóváhagyva; a szállítás megerősítése még függőben |
| Következő teendő | A koordinátor egyeztesse a szállítást a beszállítóval |
| Határidő | Az ügyfél következő projektáttekintése előtt |
Ezek projektjegyzet-minták, nem pedig olyan mezők, amelyeket a WebCatalog hozzáad a Zalóhoz. Az a céljuk, hogy a munka akkor is érthető maradjon, amikor a beszélgetés lejjebb kerül a csevegési listában.
A válaszodban közöld, amit már megerősítettek, és jelezd, mi van még függőben. A „A grafika jóváhagyva; a szállítás időpontját a beszállító válasza után erősítem meg” hasznosabb tájékoztatást ad az ügyfélnek, mint egy homályos visszajelzés.
Készíts olyan átadást, amelyet más is használni tud
Ha egy kollégának kell folytatnia a projektet, oszd meg vele a jóváhagyott dokumentumot és a döntési feljegyzést a szokásos munkahelyi eszközeiteken keresztül. Tüntesd fel az aktuális állapotot, a következő teendőt és azt, hogy kitől vártok választ.
Az átadásnak lehetővé kell tennie, hogy a kolléga a személyes csevegési előzményeid rekonstruálása nélkül megértse a munkát. Ha a vállalkozásnak arra van szüksége, hogy több munkatárs válaszoljon ugyanabban az ügyfélbeszélgetésben, az már csapatszintű üzenetkezelési igény, amelyet érdemes közvetlenül kezelni.
Ha az ügyfélválaszokat csapat kezeli, használd a Zalo Official Account szerepköreit
A Zalo Official Account, röviden Zalo OA, más célt szolgál, mint két egyéni Zalo-fiók egyidejű nyitva tartása. Ügyfelek felé megjelenő jelenlétet biztosít egy szervezetnek, miközben a munkatársak hozzáférhetnek a kezelőeszközeihez.
A Zalo Official Account kezdő útmutatója szerint a munkatársak személyes Zalo-fiókjukkal jelentkeznek be az OA Managerbe, és kiválasztják azt az OA-t, amelynek kezelésére jogosultak. Egy rendszergazda a Quản lý → Quản lý admin menüponton keresztül hívhat meg munkatársakat, kiválaszthatja a megfelelő jogosultságokat, és elküldheti az elfogadásra váró meghívót.
Ha több szervezet Zalo Official Accountját kezeled ugyanazzal a jogosultsággal rendelkező bejelentkezéssel, válaszd ki a megfelelő OA-t az OA Manageren belül. Nem kell minden OA-hoz külön személyes fiók vagy WebCatalog-profil. Egy ügyféltér egy helyen tarthatja a megfelelő hivatkozásokat és dokumentumokat, míg a kiválasztott OA határozza meg, melyik vállalkozás ügyein dolgozol.
A közös ügyfélszolgálati munkához a Zalo a beszélgetések kiosztását és a munkatársak szerinti szűrést is dokumentálja. Ezek a funkciók az OA-csomagtól és a munkatárs jogosultságaitól függenek. Ha a használt beállítások támogatják őket, alkalmazd ezeket annak meghatározására, hogy ki foglalkozik az adott ügyféllel.
A beszélgetések kiosztását a Zalo OA biztosítja. A WebCatalog a szolgáltatáshoz való hozzáférést rendezi a többi munkaalkalmazás mellé. Akkor válaszd az OA funkcióit, ha az ügyfelek közös kezelésére van szükség; külön profilokat pedig akkor használj, ha elkülönített bejelentkezett fiókokra van szükséged.
Ellenőrizd a napi munkát befolyásoló részleteket
Mielőtt a napi rutinodat egy új asztali környezetbe helyezed át, próbálj végigvinni egy jellemző beszélgetést az elejétől a végéig. Meg tudod nyitni a szükséges üzenetet, meg tudod vizsgálni a hozzá tartozó dokumentumot, el tudod küldeni a kívánt választ, és rögzíteni tudod az utánkövetést? Ha a hívások is részei ennek a munkafolyamatnak, próbáld ki őket abban a tényleges környezetben, amelyet használni szeretnél. A Zalo natív és webes változatának képességei eltérhetnek.
Tekintsd át az értesítéseket mindegyik fiókban, valamint a számítógéped beállításait is. A munkahelyi fióknak azokra a beszélgetésekre kell felhívnia a figyelmedet, amelyekért felelős vagy, míg a személyes értesítéseket az általad kívánt munkarendhez igazíthatod. Mielőtt időérzékeny válaszoknál támaszkodnál erre az elrendezésre, ellenőrizd, hogy megérkeznek-e a várt értesítések.
A fontos előzményeket és fájlokat külön is ellenőrizd. A Zalo biztonsági mentési és visszaállítási útmutatót biztosít telefoncseréhez, és a saját folyamatai határozzák meg, mi érhető el egy eszköz- vagy munkamenetváltás után. Egy WebCatalog-profil nem jelent biztonsági mentést a Zalo üzenetelőzményeiről. A nélkülözhetetlen projektfeljegyzéseket a csapat által kijelölt helyen tartsd.
Kezdd a következő valódi beszélgetéseddel
Válassz egy munkahelyi fiókot, egy személyes fiókot és egy olyan projektet, amely rendszeresen jár Zalo-üzenetekkel. Add hozzá a Zalót a WebCataloghoz, minden bejelentkezéshez hozz létre elnevezett profilt, a munkahelyi munkamenetet pedig helyezd a projekthez szükséges dokumentumok és nyilvántartás mellé.
Ezután a következő beérkező kérésnél járd végig a teljes folyamatot: ellenőrizd a fiókot és a beszélgetést, nézd át az alátámasztó információkat, küldj egyértelmű választ, és rögzítsd a következő teendőt. Így gyakorlatias módon kezelheted a munkahelyi és személyes Zalo-fiókjaidat, miközben az egyes üzenetek mögött álló munkát is rendezetten tartod.
