A Google Voice egészen eltérő hívásokhoz használható: személyes időpont-egyeztetéshez, ügyfélmegbeszéléshez vagy egy kolléga nevében folytatott beszélgetéshez. Mielőtt újabb bejelentkezést adna hozzá, döntse el, valójában milyen különbséget szeretne megjeleníteni.
Több Google Voice-fiók kezeléséhez használjon külön asztali munkamenetet minden meglévő fiókjához, ellenőrizze a hozzá tartozó Voice-számot, és szervezze a munkát az adott fiók köré. Ha több embernek kell fogadnia egyetlen szám hívásait, a Google Voice üzleti telefonálási funkciói megfelelőbbek lehetnek egy újabb fiókablaknál.
A WebCatalog segít abban, hogy a különböző fiókokhoz tartozó munkakörnyezetek könnyen elérhetők legyenek az asztalon. A számkiosztás, az előfizetés, az átirányítás és a hívásirányítás működése továbbra is a Google Voice-hoz tartozik.
Először válassza ki a fiókok és számok elrendezését
A Google-fiók a bejelentkezett felhasználót azonosítja. A Voice-szám a szolgáltatás által biztosított vagy azon keresztül kiosztott telefonszám. A kapcsolt telefonszám egy már meglévő telefonszám, amelyre a hívások átirányíthatók.
A Google kapcsolt számokra vonatkozó útmutatója elmagyarázza, hogy az átirányítás a Voice-számra érkező hívásokat továbbítja a kapcsolt telefonokra. A mobiltelefon kapcsolása nem hoz létre második Google Voice-identitást vagy külön beérkező üzenetmappát.
Induljon ki a munkához illő megoldásból:
| Mire van szüksége? | Megfelelő kiindulópont | Mit ad hozzá egy asztali munkakörnyezet? |
|---|---|---|
| A személyes és a munkáltató által biztosított Voice-fiókok elérhetővé tétele | Külön, már beállított fiókok | Elkülönülő munkamenetek és könnyen felismerhető munkakörnyezetek |
| Meglévő Voice-számának hívásfogadása egy másik telefonon | Átirányítás kapcsolt számra, ahol elérhető | Hozzáférés a fiók beállításaihoz és előzményeihez |
| Közös üzleti számra érkező hívások kezelése csapattal | A feltételeknek megfelelő Workspace-csengetési csoport | A kapcsolódó csapateszközök és nyilvántartások |
| Vezető hívásainak kezelésében való segítségnyújtás | Engedélyezett hívásdelegálás egy megfelelő csomagban | Saját munkamenet a megbeszélt utánkövetési eszközök mellett |
Ezek eltérő megoldások. További fiókablakok hozzáadása nem hoz létre csengetési csoportot, egy szám átirányítása pedig nem tesz másvalakit felelőssé a beszélgetésért. Először döntse el, hogyan működjenek a hívások, és csak utána válassza ki, hol jelenjenek meg.
Igazítsa a megoldást a tényleges Voice-előfizetéshez
A személyes és üzleti Google Voice-fiókok nem mind ugyanazokat a funkciókat kínálják. A Google előfizetés-összehasonlítása megkülönbözteti az egyfelhasználós csomagokat a Google Workspace-hez hozzáadott előfizetésektől.
Az ingyenes lakossági szolgáltatás az egyik egyfelhasználós lehetőség. A Google emellett Starter standalone és Standard standalone előfizetéseket is kínál az Egyesült Államokban a jogosult személyes Gmail-fiókokhoz. Egy személyes Gmail-bejelentkezésből tehát nem derül ki, hogy a fiók az ingyenes szolgáltatást vagy egy fizetős csomagot használja-e.
Az üzleti funkciók összehasonlításakor fontos az önálló csomagok dokumentációja: a Standard standalone tartalmaz automata telefonkezelőt, de nem tartalmaz csengetési csoportokat vagy hívásdelegálást. Ezek az együttműködési funkciók a Workspace-bővítményként kínált Voice Standard és Premier csomagokban érhetők el.
Vállalat által kezelt fióknál ellenőrizze, hogy a Voice szolgáltatást beállították-e a felhasználó számára. A munkahelyi e-mail-cím önmagában még nem jelent működő Voice-szolgáltatást vagy hozzáférést a szükséges hívásfunkcióhoz.
A helyszín is befolyásolja a választást. Az egyfelhasználós csomagok csak az Egyesült Államokban érhetők el. Szervezetek esetében az elérhetőség az országtól és attól függ, hogy a telefonszolgáltatást a Google híváscsomagja, a Carrier Link vagy a SIP Link biztosítja-e. Mielőtt több helyszínre kiterjedő bevezetést tervezne, tekintse át a Google országokra és szolgáltatókra vonatkozó útmutatóját.
Két meglévő fiók rendszerezéséhez nincs szükség a teljes telefonrendszer újratervezésére. Azt azonban tudnia kell, hogy az egyes fiókok milyen szolgáltatással rendelkeznek, mielőtt mindkettőtől ugyanazokat a funkciókat várná el.
Használja a Google saját fiókkezelő eszközeit, ha megfelelnek a célnak
A Google eleve biztosítja a több fiókkal való bejelentkezést és a fiókváltást. Asztali gépen a profilképre vagy a monogramra kattintva adhat hozzá vagy választhat ki egy fiókot, majd ellenőrizze, melyik fiók aktív a megnyitott szolgáltatásban.
A Voice mobilalkalmazás dokumentációja az Androidon, illetve az iPhone-on vagy iPaden történő fiókváltást is ismerteti. A fiókválasztó hasznos lehetőség, ha csak időnként kell váltania a különböző környezetek között.
Asztali használat esetén a Google Voice a webes felületén keresztül működik. A Google telefonálási útmutatója felsorolja a támogatott böngészőket, köztük a Chrome-ot, az Edge-et, a Firefoxot és a Safarit. Egy egyszerű összeállításhoz elegendő lehet, ha a Voice-ot egy böngészőben tartja elérhetően.
A külön WebCatalog-profilok akkor válnak hasznossá, ha a személyes és a munkahelyi fióknak állandó, névvel ellátott helyre van szüksége, különösen akkor, ha a hívások dokumentumokhoz, időpontokhoz vagy projektnyilvántartásokhoz vezetnek. Így anélkül térhet vissza a kívánt munkamenethez, hogy kizárólag arra kellene hagyatkoznia, éppen melyik Google-fiók van kiválasztva egy általános böngészőablakban.
Adjon minden fióknak könnyen felismerhető helyet az asztalon
Adja hozzá a Google Voice-ot a WebCatalog Desktophoz. A Profiles menüben válassza az Add profile lehetőséget, nevezze el a profilt a fiók rendeltetése szerint, majd ezzel a profillal nyissa meg a Voice-ot. Jelentkezzen be a megfelelő Google-fiókkal. Ismételje meg ezt egy második profillal a másik fiókhoz.
A WebCatalog profilokról szóló dokumentációja elmagyarázza, hogy a cookie-k, a munkamenetek és a böngészési adatok profilonként elkülönülnek. Hasznos név lehet például a „Személyes Voice” és a „Tanácsadói munka”.
Mielőtt továbblépne, minden munkamenetben ellenőrizze a fiók e-mail-címét és Voice-számát. Az üres híváselőzmények vagy a regisztrációs képernyő azt jelenthetik, hogy nem azt a Google-fiókot választotta ki, amelyhez a szolgáltatás tartozik. A számok létrehozása vagy módosítása előtt tisztázza, hogy a megfelelő fiókban van-e.
Hozzon létre egy munkahelyi teret, amely tartalmazza a Voice-ot, a naptárát és a hívások után használt nyilvántartásokat. Minden tér külön ablakban nyílik meg. A profilok a fiókok munkameneteit különítik el; a terek egy adott cél köré rendezik az alkalmazásokat.
Ha ugyanaz az üzleti szám több ügyfélprojektet szolgál ki, a hozzá tartozó profilt különböző projektterekben is felhasználhatja. Ez továbbra is ugyanazt a Voice-fiókot jelenti, ugyanazokkal a mögöttes előzményekkel. Válasszon olyan WebCatalog-csomagot, amely támogatja a tervezett összeállításhoz szükséges profilokat, alkalmazásokat és tereket.
1. munkafolyamat: Személyes és szakmai hívások egy munkanap során
Képzeljen el egy tanácsadót, aki egy meglévő személyes Voice-fiókot és egy külön beállított üzleti fiókot használ. A cél az egyes beszélgetések kontextusának felismerése, valamint az azokból következő munka megfelelő helyen tartása.
A nap elején nyissa meg a munkahelyi munkamenetet az időpontokat tartalmazó naptár és az aktuális ügyféljegyzetek mellett. A személyes munkamenetet tartsa külön ablakban, amikor szüksége van rá. Ne kezelje a két híváselőzményt egyetlen feladatlistaként: egy személyes időponttal kapcsolatos nem fogadott hívás és egy ügyfélkérés eltérő következő lépéseket igényel.
Az asztali gépre érkező hívásokhoz a munkamenetnek ténylegesen elérhetőnek kell lennie. A Google szerint a Voice-nak nyitva kell maradnia ahhoz, hogy számítógépen hívásokat fogadhasson. Ellenőrizze a kiválasztott mikrofont, hangszórókat és a vonatkozó értesítési engedélyeket, majd kezdeményezzen próbahívást, mielőtt az új összeállításra támaszkodna az egyeztetett beszélgetéseknél.
Ha kapcsolt telefonokat is használ, a megfelelő fiókban ellenőrizze azok átirányítási beállításait. A Google dokumentációja szerint egy telefonszám nem kapcsolható másik Voice-számhoz, ha már máshol hozzá van kapcsolva. Ne tervezze úgy a két asztali munkamenetet, hogy mindkét fiók ugyanarra a kapcsolt számra irányítson át, amíg nem ellenőrizte, mit enged meg a szolgáltatás.
Nem fogadott hívás visszahívásakor először a megfelelő fiók előzményeit nyissa meg. Ellenőrizze a hívás kontextusát, majd hívja vissza a hívót, és rögzítse a következő lépést a kapcsolódó időpontnál vagy ügyfélmunkánál.
2. munkafolyamat: Több ügyfélprojekt használ egy üzleti számot
Egy második ügyfél nem tesz automatikusan szükségessé egy második Voice-fiókot. Ha tanácsadói vállalkozása már egyetlen üzleti számot használ, hasznosabb fejlesztés lehet a hívások projektek szerinti rendszerezése.
Hozzon létre egy teret egy olyan projekthez, amelyhez gyakori telefonos egyeztetések kapcsolódnak. Adja hozzá a Voice-ot a meglévő üzleti profillal, valamint a projekt összefoglalóját, ütemtervét és döntési naplóját. Egy másik projekttere is használhatja ugyanezt a profilt, miközben a saját támogató eszközeit jeleníti meg.
Amikor egy ügyfél telefonál, nyissa meg a megfelelő projektkörnyezetet, és dolgozzon az aktuális projektleírás alapján. A végén rögzítse a döntést, a felelőst és a következő lépést. Például: „Erősítse meg a módosított szállítási határidőt a projekt szponzorával, majd küldje el a frissített ütemtervet.” Ez végrehajtható feladat anélkül, hogy a beszélgetés minden részletét le kellene másolni.
Egy profil ismételt felhasználása nem bontja projektekre a Voice előzményeit, nem hoz létre projektspecifikus hangpostafiókokat, és nem változtatja meg a hívásokhoz használt számot. Ezt a projekt szerinti elkülönítést a már használt nyilvántartásokban tartsa fenn. A WebCatalog kényelmes elrendezést biztosít az eszközöknek; a hívókat nem sorolja be automatikusan.
A munkanap végén vesse össze az üzleti fiók nem fogadott hívásait és hangpostaüzeneteit ezekkel a projektnyilvántartásokkal. Az utánkövetést ott jelölje, ahol a munkát kezeli, hogy a projekt másnapi megnyitásakor látható legyen, mi igényel még figyelmet.
3. munkafolyamat: Hívások kezelése egy kolléga nevében
Egy vezetői asszisztens igényei eltérnek attól, aki két személyes bejelentkezést tart fenn. Az asszisztensnek engedélyre van szüksége ahhoz, hogy másvalaki hívásait kezelje, miközben továbbra is a saját munkahelyi identitását használja.
A megfelelő Workspace Voice-csomagokban használjon hívásdelegálást. A rendszergazda jogosultságokat adhat egy meghatalmazottnak arra, hogy a meghatalmazó nevében hívásokat kezdeményezzen és fogadjon, valamint hozzáférjen a hangpostához. A kiosztott jogosultságok határozzák meg az ellátható feladatokat.
A helyettesítés megkezdése előtt állapodjanak meg a gyakorlati átadásról: mely hívásokat kell továbbkapcsolni, melyeket lehet közvetlenül kezelni, és hogyan kell rögzíteni a visszahívási kéréseket. Saját Voice-munkamenetét tartsa az engedélyezett naptár és az utánkövetési nyilvántartás mellett egy „Vezetői támogatás” nevű térben.
Ha egy bejövő hívás további intézkedést igényel, rögzítse, kinek kell válaszolnia, és milyen háttérinformációra van szüksége. A munkakörnyezet anélkül támogatja ezt a folyamatot, hogy egy második profillal be kellene jelentkezni a vezető fiókjába. A delegálási jogosultságot a Google Voice biztosítja, nem a WebCatalog.
Csapatban történő hívásfogadáshoz inkább egy csengetési csoportot érdemes megvizsgálni. A Google a megfelelő csomagokban hívásirányítási lehetőségeket, munkaidő-beállításokat és a nem fogadott hívások kezelését is támogatja. Dokumentációja azt is megjegyzi, hogy a csengetési csoport hívásait a rendszer nem irányítja át a tagok kapcsolt mobilszámaira, ezért a hívásfogadás megtervezésekor ellenőrizze a ténylegesen használt eszközöket.
Több megnyitott fiókablak nem helyettesítheti ezeket az irányítási szabályokat. Használja a megfelelő Voice-funkciót, majd e köré szervezze az egyes munkatársak kapcsolódó munkáját.
Építse a munkakörnyezetet a következő hívás köré
Induljon ki a már Önhöz rendelt fiókokból és számokból. Határozza meg, hogy a következő fejlesztés a személyes és munkahelyi munkamenetek elkülönítése, a projektkörnyezet jobb áttekinthetősége vagy egy támogatott delegálási, illetve csengetési csoportos megoldás legyen-e.
Ezután nyissa meg a Google Voice-ot a WebCatalogban. Adjon külön profilt az eltérő fiókoknak, helyezze a munkához használt fiókot azok mellé az eszközök mellé, amelyek a hívásokat döntésekké alakítják, és a következő ütemezett beszélgetés előtt ellenőrizze a bejövő hívások beállításait. Az eredmény egy áttekinthetőbb hely a hívások és az utánkövetésük kezelésére, anélkül, hogy összekeverné a fiókok rendszerezését a telefonrendszer konfigurálásával.
