Ha a Google Chat személyes beszélgetésekre, munkahelyi projektekre és ügyfélmunkára egyaránt szolgál, a rendszerezés első lépése annak tisztázása, hogy melyik beszélgetésben melyik fiókot kell használnod. Ezután úgy rendezheted el a projekt csevegését, dokumentumait és naptárát, hogy könnyen, egy helyről elérhesd őket.
Egy projekthez nem feltétlenül kell újabb Google-fiók. Előfordulhat, hogy egyetlen munkahelyi fiókkal több ügyféllel is együttműködsz, míg egy másik ügyfél saját, felügyelt fiókot biztosít. Ezek a helyzetek eltérő asztali elrendezést igényelnek.
A Google már eleve támogatja a bejelentkezett fiókok közötti váltást. A WebCatalog ezt elkülönített profilokkal és projektközpontú terekkel egészíti ki, amelyek megkönnyíthetik az eligazodást egy összetettebb munkanapon. A cél az, hogy a munka megkezdésekor mindig egyértelmű legyen, melyik fiókot, beszélgetést és kapcsolódó eszközöket kell használnod.
A fiókoknak és a projekteknek legyen külön szerepük
A „fiók”, a „szervezet” és a „tér” a Google Chat-munkafolyamat különböző elemeit jelöli. Ha megkülönbözteted őket, a beállítás és a hibaelhárítás is egyszerűbb lesz.
| A beállítás eleme | Mit szabályoz vagy rendszerez? | Gyakorlati példa |
|---|---|---|
| Google-fiók | Az azonosító, amellyel bejelentkezel és részt veszel a beszélgetésekben | A személyes vagy a munkáltatód által biztosított fiókod |
| Google Workspace-szervezet | A felhasználók felügyelt hozzáférése és a rájuk vonatkozó szabályzatok | A munkáltatód Chatre és külső együttműködésre vonatkozó beállításai |
| Google Chat-tér | Saját résztvevőkkel rendelkező beszélgetési felület | Termékbevezetési egyeztetés a projektcsapattal |
| WebCatalog-profil | Elkülönített webhely-bejelentkezési és munkamenetadatok | Egy „Munka – Acme” nevű profil |
| Tér a WebCatalogban | Alkalmazásokat és profilokat csoportosító asztali ablak | Termékbevezetési munkaterület a Chattel, a Drive-val és a projekt összefoglalójával |
A Google dokumentációja ismerteti a Chat elérését Google-fiókon vagy Workspace-szervezeten keresztül. Személyes Google-fiókkal és fizetős Workspace-fiókkal is létrehozhatók Chat-terek, bár az elérhető funkciók eltérnek; lásd a Google fiókösszehasonlítását.
Ez azt jelenti, hogy az asztali profilokat a ténylegesen használt bejelentkezési fiókok köré érdemes felépíteni, a projektmunkaterületeket pedig a feladatok köré rendezni. Ha létrehozol egy teret a WebCatalogban, az nem hoz létre Google Chat-teret, nem hív meg közreműködőket, és nem módosítja a szervezeti jogosultságokat.
Kezdd a Google meglévő asztali lehetőségeivel
Pusztán egy második Google-fiók hozzáadásához nincs szükséged új alkalmazásra. A Google többfiókos bejelentkezési útmutatója bemutatja, hogyan adhatsz hozzá fiókokat, és hogyan válthatsz közöttük kijelentkezés nélkül. A funkciót támogató Google-szolgáltatásokban a fiókmenüben adhatod hozzá vagy választhatod ki a szükséges fiókot.
A Chat a chat.google.com címen és a Gmailen belül is elérhető. A Google önálló Chat-alkalmazást is kínál, amely progresszív webalkalmazásként telepíthető a Chrome-on keresztül. Az alkalmazás működéséhez a Chrome-nak nyitva kell lennie, felügyelt eszközökön pedig engedélyre lehet szükség a telepítéséhez.
Ezek a lehetőségek elegendők lehetnek, ha a fiókváltó és a böngésződben már kialakított rendszerezés illeszkedik a munkamódszeredhez. Bármelyik megoldást választod, ellenőrizd, melyik fiók fér hozzá a megnyitni kívánt beszélgetéshez.
A WebCatalog akkor válik hasznossá, ha egyértelműen elkülönített, újra felhasználható fiókkörnyezeteket szeretnél, valamint asztali elrendezést az egyes projektek többi eszközéhez. Elkülönítheted a személyes fiókodat a munkától, a munkahelyi fiókodat pedig mindenhol használhatod, ahol rendelkezik a szükséges jogosultsággal. Az alábbi három együttműködési minta bemutatja, hogyan érdemes meghozni ezeket a döntéseket.
Személyes beszélgetések: alakíts ki számukra állandó helyet
A személyes fiókodat használhatod családi tervekhez, egy önkéntes csoporthoz és néhány baráthoz, akik szívesen csevegnek a Chaten. Adj ezeknek a beszélgetéseknek jól felismerhető helyet, hogy anélkül találhasd meg őket, hogy előbb a munkáltatód projektlistáján kellene átnavigálnod.
A WebCatalogban nevezd el a profilt Személyes néven, vagy használj más címkét, amely egyértelműen azonosítja a Google-fiókot. Nyisd meg a Chatet ezzel a profillal, és jelentkezz be a megfelelő személyes fiókba. A címke a fiókra utaljon, ne valamilyen átmeneti tevékenységre, például „Hétvégi kirándulásra”. A tevékenység változni fog, a fiók viszont évekig hasznos maradhat.
A Google Chaten belül használd a szolgáltatás saját beszélgetésrendszerezési lehetőségeit azokhoz az emberekhez és csoportokhoz, akikhez a leggyakrabban visszatérsz. A Google a személyes és a fizetős Workspace-fiókokkal is elérhető funkciók között sorolja fel a terek és beszélgetések rögzítését, illetve a rögzítés megszüntetését.
Tegyük fel, hogy az önkéntes csoportodnak van egy eseményhez kapcsolódó beszélgetése és egy tervezési dokumentuma. A beszélgetést rögzítheted a Chatben, a dokumentumhoz használt alkalmazást pedig elhelyezheted mellette a WebCatalog megfelelő terében. A dokumentum megnyitása vagy megosztása előtt ellenőrizd, hogy a személyes fiókod rendelkezik-e a szükséges hozzáféréssel.
A fiók és a projekt elkülönítése így más-más célt szolgál. A profil a bejelentkezési környezetet tartja külön. A tér összegyűjti az eseményhez szükséges dolgokat. Egyik sem helyettesíti a beszélgetés tagsági beállításait vagy a dokumentum megosztási jogosultságait.
Munkahelyi projektek: használd a megfelelő fiókot a csapat különböző feladataihoz
A munkáltató által biztosított fióknak általában egy egyértelmű nevű munkahelyi profilban van a helye, például Munka – Acme néven. Ezt a fiókot használd azokhoz a Chat-beszélgetésekhez, amelyeket a szervezeted engedélyezett, és amelyekbe meghívott.
Ha a Chat nem érhető el az adott fiókkal, fordulj a Workspace-adminisztrátorhoz. A Google bejelentkezési útmutatója megjegyzi, hogy a munkahelyi és iskolai szervezeteknek be kell állítaniuk a Chatet a felhasználóik számára. Attól, hogy ugyanazzal a fiókkal egy másik asztali alkalmazásban jelentkezel be, még nem válik elérhetővé egy letiltott szervezeti szolgáltatás.
Ha a hozzáférés már működik, a rendszeresen előkerülő projekteket a hozzájuk szükséges információk köré rendezd. Egy termékbevezetésnél ezek például a következők lehetnek:
- A Google Chat-tér, ahol a bevezetésen dolgozó csapat meghozza a döntéseket.
- A jóváhagyott kreatív anyagokat tartalmazó Drive-mappa.
- A kiadási ellenőrzőlistát tartalmazó dokumentum.
- Az egyeztetési időpontok véglegesítéséhez használt naptár.
A megfelelő alkalmazásokat és profilokat a WebCatalogban egy Termékbevezetés nevű térbe csoportosíthatod. Egy másik, Csapatműködés nevű térben a rendszeres belső munkához szükséges eszközök kaphatnak helyet.
Mindkettő használhatja ugyanazt a munkahelyi profilt, ha ugyanaz a Google-fiók rendelkezik jogosultsággal mindkét projekthez. Nem kell minden projektablakhoz új Google-fiók vagy elkülönített bejelentkezés. Egy profil újbóli használatakor annak munkamenetadatait is újra használod, tehát az ablakok nem jelentenek külön fiókokat.
A WebCatalogban létrehozott tér a Chatet sem köti egy adott projektbeszélgetéshez. Mielőtt közzéteszel egy frissítést a termékbevezetésről, válaszd ki a megfelelő Google Chat-teret, és ellenőrizd a résztvevőit. Az asztali munkaterület segít elérni a munkához szükséges dolgokat; azt viszont a Google Chat-beszélgetés határozza meg, hogy ki kapja meg az üzenetet.
A projektdöntéseket abban a beszélgetésben tartsd, ahol a csapat számít rájuk. Ha egy közvetlen üzenetváltásban olyan kérdés oldódik meg, amely az egész csoportot érinti, írd be a megfelelő összefoglalót a projekt beszélgetésébe. Így a munkaterület annak is hasznos lesz, akinek legközelebb szüksége lesz a döntésre, nem csupán annak, aki éppen üzeneteket küld.
Ügyfél-együttműködés: azt a fiókot rendszerezd, amelyet az ügyfél ténylegesen meghívott
Az ügyfél-hozzáférésről érdemes tudatosan dönteni, mielőtt újabb profilt hozol létre. Kérdezd meg, melyik e-mail-cím vagy felügyelt fiók használatát várja el az ügyfél.
Többféle megoldás is lehetséges. Az ügyfél külső résztvevőként meghívhatja a meglévő munkahelyi vagy személyes Google-fiókodat. Biztosíthat számodra egy fiókot a saját Workspace-szervezetében. A Google már egy jóváhagyott vendégmeghívási eljárást is dokumentál azok számára, akiknek nincs meglévő Google-fiókjuk; a meghívás ilyenkor egy, a meghívó szervezet által felügyelt vendégfiókot hoz létre. Az elérhető lehetőségeket és korlátozásokat a Google külső felhasználókról és vendégekről szóló útmutatója ismerteti.
Az asztali beállításodat ehhez a megoldáshoz igazítsd:
| Az ügyfél által választott megoldás | Ésszerű profilválasztás |
|---|---|
| Az ügyfél a meglévő munkahelyi fiókodat hívja meg | Használd újra az ehhez a fiókhoz tartozó profilt |
| Az ügyfél külön Workspace-fiókot biztosít | Hozz létre egy profilt, amelynek neve az ügyfelet és a fiókot is azonosítja |
| Az ügyfél jóváhagyott vendégmeghívást használ | Fogadd el és fejezd be a meghívási folyamatot, ellenőrizd a Chat-hozzáférést, és rendszerezd egyértelműen a létrejött fiókot |
Ha a meglévő munkahelyi fiókoddal három ügyfélprojektben veszel részt, hasznos lehet három projektteret létrehozni. Három új Google-fiókra viszont nem feltétlenül van szükség. Fordítva is igaz: attól, hogy az ügyfél által biztosított fiókot a munkáltatói fiókoddal azonos projektablakba helyezed, a két fiók még nem válik felcserélhetővé.
A külső együttműködés az érintett szervezetektől is függ. A Google külső Chatre vonatkozó szabályozási lehetőségei ismertetik az adminisztrátori beállításokat, a megbízható domainekre vonatkozó korlátozásokat és a külső terek kiadástól függő lehetőségeit. Ha egy meghívás sikertelen, ellenőrizd, melyik fiókot hívták meg, és kérd meg az ügyfelet a megfelelő hozzáférési beállítások ellenőrzésére.
Közös projekt esetén az ügyfél által jóváhagyott együttműködési módot használd. Ha ez egy külső részvételt engedélyező Google Chat-tér, a projekt beszélgetését ott folytasd. A WebCatalog-profil megőrizheti a bejelentkezési környezetet, de nem adhat tagságot egy térben, és nem írhatja felül a szervezet külső csevegésre vonatkozó szabályzatát.
A hivatkozott dokumentumokat is külön ellenőrizd. A Google külső hozzáférésről szóló útmutatója megkülönbözteti a Chat-hozzáférést a Drive-fájlokhoz és feladatokhoz való hozzáféréstől. Egy egyeztetés előtt nyisd meg a tényleges dokumentumot a megfelelő fiókkal, és ellenőrizd, hogy elérhető-e. Egy működő beszélgetés önmagában még nem rendez minden fájlhozzáférési kérdést.
Alakítsd WebCatalog-beállítássá az együttműködések áttekintését
Először a fiókok rendszerét építsd ki. A WebCatalog profilokra vonatkozó útmutatója bemutatja, hogyan hozhatsz létre profilt, és hogyan nyithatsz meg vele egy alkalmazást:
- Add hozzá a Google Chatet a WebCatalog alkalmazáskatalógusából.
- Nyisd meg a Profiles menüt, válaszd az Add profile lehetőséget, és adj jól felismerhető nevet a fióknak.
- Nyisd meg a Chatet ezzel a profillal, és jelentkezz be a hozzá tartozó fiókba.
- Ellenőrizd, hogy elérsz-e egy olyan beszélgetést vagy teret, amelyhez a fióknak hozzá kell férnie.
Ismételd meg ezt minden ténylegesen használt, különálló fióknál. Ha ugyanazzal a profillal újabb ablakot nyitsz, az nem különít el egy második fiókot: ugyanazt a munkamenet-környezetet használja.
Ezután rendezd a WebCatalog tereit a folyamatban lévő munkák köré. Egy ügyféltérben helyet kaphat a Chat, az ügyfél dokumentumkezelő eszközei és a projektkövető. Ha ugyanazzal a fiókkal szeretnél bejelentkezni, használd újra a meglévő profilt. Ha több Google-alkalmazás is ugyanazt a fiókot használja, a megfelelő profil tárolhatja ezt a közös bejelentkezési környezetet; minden alkalmazás megnyitásakor ellenőrizd a fiókot.
Mielőtt tovább bővítenéd az elrendezést, vesd össze a szükséges alkalmazások, profilok és terek számát a WebCatalog aktuális csomagjaival. A projektmunkaterületek száma és a különálló fiókok száma két külön tervezési kérdés.
Tedd könnyen követhetővé a projekt minden átadását
Frissítés küldése előtt végezz rövid ellenőrzést: Melyik fiókot használom, kik vesznek részt ebben a beszélgetésben, és meg tudják-e nyitni a hivatkozott anyagokat? Ez kiszűri azokat a fiók- és hozzáférési eltéréseket, amelyeket egy rendezett asztali környezet önmagában nem old meg.
Adj elegendő háttérinformációt ahhoz, hogy a frissítés hasznos legyen: nevezd meg a döntést, hivatkozz az aktuális dokumentumra, és írd le a következő lépést. Ez különösen akkor hasznos, ha az ügyfél másik szervezeten keresztül vagy meghívott vendégfiókkal vesz részt az együttműködésben.
A következő projektáttekintéshez hozz létre egy Google Chat-munkaterületet a WebCatalogban, amely a tényleges beszélgetésre, dokumentumkezelő eszközökre és napirendre épül. Használd egy teljes átadáshoz, majd tartsd meg azt az elrendezést, amelyben a legkönnyebb felismerni a megfelelő fiókot és projektet.
