Egy személyes postaláda, egy munkahelyi e-mail-cím és egy mellékprojekthez használt fiók mind megfér ugyanazon a számítógépen. A kihívás az, hogy mindegyiket könnyen felismerje, amikor válaszol egy üzenetre, megnyit egy dokumentumot vagy ellenőriz egy értekezlet-meghívót.
Több Gmail-fiókot is kezelhet a Google fiókváltójával, külön böngészőprofilokkal vagy egy olyan asztali munkakörnyezettel, mint a WebCatalog. A Google már eleve támogatja a bejelentkezett fiókok közötti váltást kijelentkezés nélkül. A WebCatalog másfajta rendszerezési lehetőséget kínál ehhez: közvetlen hozzáférést az alkalmazásokhoz, külön profilokat és tereket az összetartozó eszközök számára.
Az alábbiakban bemutatjuk, hogyan válasszon megfelelő megoldást, és hogyan tegye azt hasznossá a mindennapok során.
Válassza ki, hogyan szeretné rendszerezni Gmail-fiókjait
Kezdje azzal a feladattal, amely a legtöbb nehézséget okozza.
| Elsődleges igénye | Praktikus kiindulópont |
|---|---|
| Időnként ellenőrizne egy második postaládát | A Google fiókváltója |
| Számos webhelyen elkülönítené a munkahelyi és a személyes böngészést | Böngészőprofilok |
| Az egyes projektekhez használt alkalmazások mellett szeretné elérni a Gmail-fiókokat | WebCatalog Desktop |
| Egyetlen postaládába gyűjtené a beérkező üzeneteket | Külön e-mail-összesítési megoldás |
A fiókok könnyű elérhetősége és az üzeneteik egyesítése két különböző igény. Az alábbi megoldás minden Gmail-postaládát a saját fiókjában tart, ami akkor hasznos, ha a különböző szerepköröket, ügyfélbeszélgetéseket és napi rutinokat el szeretné különíteni egymástól.
Használja a Google fiókváltóját az egyszerű kezeléshez
Ha csak alkalmanként vált fiókot, kezdje a Gmail meglévő fiókmenüjével:
- Jelentkezzen be a Gmailbe a számítógépén.
- Kattintson a jobb felső sarokban a profilképére vagy a neve kezdőbetűjére.
- Válassza a Fiók hozzáadása lehetőséget, és jelentkezzen be a második fiókba.
- Nyissa meg ugyanezt a menüt, amikor másik fiókot szeretne kiválasztani.
Ezek a lépések a Google több fiók használatára vonatkozó útmutatását követik.
Ez jól működik, ha csak néhány postaládája van, és gyorsan felismeri az egyes címeket. Tegye a rutinja részévé az aktív cím ellenőrzését, mielőtt új üzenetet kezd írni.
A Google arra is felhívja a figyelmet, hogy gyakran az elsőként bejelentkezett fiók lesz az alapértelmezett. Egyes Google-szolgáltatások ennek a fióknak a beállításait alkalmazhatják, ha nem egyértelmű, melyik fiókot szeretné használni. Ha egy hivatkozás nem a várt Google-fiókba viszi, ellenőrizze az aktív fiókot, mielőtt bármit módosítana.
Használjon böngészőprofilokat az átfogóbb elkülönítéshez
A böngészőprofil akkor hasznos, ha egy e-mail-fiókhoz egy teljes böngészési környezet tartozik. Előfordulhat, hogy a munkahelyi könyvjelzőket, mentett jelszavakat és böngészési előzményeket külön szeretné tartani a személyes környezetétől.
A Chrome-ban nyissa meg a böngésző profilmenüjét, válassza a Chrome-profil hozzáadása lehetőséget, majd adjon meg egy könnyen felismerhető nevet és megjelenést. Ezen a profilon belül jelentkezzen be a megfelelő Gmail-fiókba. Ismételje meg ezt a másik fiókkal is. A Google útmutatója bemutatja, hogyan lehet Chrome-profilokat létrehozni és váltani közöttük.
Válasszon a felhasználást leíró neveket, például „Személyes” és „Stúdió”. A „2. profil” elnevezés nem sokat segít, ha több ablak is nyitva van.
A böngészőprofilok észszerű megoldást jelentenek, ha külön böngészési környezeteket szeretne. Ha a napja során újra és újra ugyanazokat az alkalmazásokat és fiókokat nyitja meg, a WebCatalog közvetlenebb elrendezést kínál.
Kezeljen több Gmail-fiókot a WebCatalog segítségével
A WebCatalog Gmail asztali alkalmazása saját ablakot és helyet biztosít a Gmailnek a Dockban vagy a tálcán. Továbbra is a Gmail webes felületét használja, miközben eldöntheti, hogyan illeszkedjenek a fiókjai az asztali munkafolyamatába.
A leghasznosabb kialakítás az egyértelműen elnevezett profilokkal kezdődik, és csak akkor bővül, amikor további rendszerezésre van szüksége.
1. Adja hozzá a Gmailt az asztali alkalmazásaihoz
Töltse le a WebCatalog Desktopot, telepítse, majd jelentkezzen be WebCatalog-fiókjába. Keresse meg a Gmailt a katalógusban, és adja hozzá asztali alkalmazásként.
Nyissa meg egyszer a Gmailt, és ellenőrizze, hogy valóban a kívánt szolgáltatásból indul ki. A WebCatalog-fiókja a WebCatalog-környezetét kezeli; a használni kívánt Google-fiókba továbbra is külön kell bejelentkeznie.
2. Hozzon létre külön profilt minden Google-fiókhoz
A WebCatalogban lépjen a Profilok részre, válassza a Profil hozzáadása lehetőséget, és adjon meg egy beszédes nevet. Nyissa meg a Gmailt ezzel a profillal, és kövesse a Google bejelentkezési utasításait.
Ismételje meg ezt a többi fiókkal is. Létrehozhat például „Személyes”, „Munka” és „A ügyfél” nevű profilokat. Válasszon olyan WebCatalog-csomagot, amely elegendő alkalmazást, profilt és teret biztosít a tervezett kialakításhoz. A WebCatalog profilokkal kapcsolatos útmutatója azt is bemutatja, hogyan használhatja ugyanazt a profilt több asztali alkalmazásban.
Az egyértelmű elkülönítés érdekében minden profilban egyetlen Google-fiókot használjon. Így a profil neve megbízhatóan jelzi, hogy melyik postaládát készül megnyitni.
3. Adjon minden fióknak konkrét célt
Mielőtt újabb profilt adna hozzá, döntse el, mi tartozik oda. Egy hasznos elrendezés például így nézhet ki:
| Profil | Mire használja? |
|---|---|
| Személyes | Háztartással kapcsolatos üzenetek, időpontok és személyes feliratkozások |
| Munka | Belső beszélgetések és az elsődleges munkahelyi levelezés |
| A ügyfél | Az adott ügyfélhez kapcsolódó üzenetek és erőforrások |
Ne hozzon létre új profilt minden átmeneti feladathoz. Akkor adjon hozzá egyet, ha másik fiókra vagy a munkája tartós elkülönítésére van szüksége.
A WebCatalog profiljai elkülönítve tartják a munkameneteket és a böngészési adatokat. Így visszatérhet a különböző fiókokhoz anélkül, hogy pusztán a váltás miatt ki kellene jelentkeznie. A Google ettől függetlenül továbbra is kérhet hitelesítést, ha ezt a biztonsági ellenőrzései vagy a szervezete szabályzatai megkövetelik.
4. Tartsa együtt az összetartozó Google-alkalmazásokat
Egy e-mail gyakran egy másik feladathoz vezet: egy Drive-dokumentum átnézéséhez, a naptár ellenőrzéséhez vagy egy projekttábla frissítéséhez. Használja ugyanazt a megfelelő Google-profilt a Gmailhez, a Google Drive-hoz és a Google Naptárhoz, hogy ezekben az alkalmazásokban is a kívánt fiók legyen elérhető.
Ezután rendezze az eszközöket egy WebCatalog-térbe. Minden tér saját ablakban nyílik meg, és összegyűjtheti benne az adott ügyfélhez vagy projekthez tartozó alkalmazásokat és profilokat.
Egy ügyfélhez létrehozott tér például tartalmazhatja az ügyfél Gmail-profilját, a Drive-ot, a Naptárat és a projektkezelő alkalmazást. Amikor leül az adott ügyféllel kapcsolatos munkához, a hozzá tartozó eszközöket mindig ugyanott találja.
Kezdje egyetlen térrel a leggyakrabban végzett munkájához. Később továbbiakat is hozzáadhat, ha már látja, milyen elhatárolások segítik a rendszerezettséget.
Tegye könnyebben kezelhetővé postaládáit
Egy jobb asztali elrendezés a hozzáférést könnyíti meg. Néhány Gmailen belüli szokással pedig magukat az üzeneteket is egyszerűbben feldolgozhatja.
Használjon következetes címkerendszert
A Gmail címkéivel kategóriákba rendezheti az üzeneteket. Érdemes egy kisebb, egységes címkekészletet használni a munkahelyi postaládákban, például „Teendő”, „Várakozás” és „Referencia”.
Az azonos elnevezések megkönnyítik a munka folytatását fiókváltás után. A fiók kilétét a profilnév jelezze, az üzenet állapotát pedig a címke. Így a rendszer minden elemének egyértelmű feladata lesz.
Állítsa be a megfelelő aláírást minden fiókban
Nézze át minden postaládában a Gmail aláírás-beállításait. A Gmailben külön alapértelmezett aláírást állíthat be az új üzenetekhez és a válaszokhoz.
Használja az adott címhez illő elérhetőségeket és cégadatokat. A jól megkülönböztethető aláírás további látható támpontot ad üzenetírás közben, de továbbra is a feladó címének ellenőrzése a legfontosabb lépés.
Döntse el, mely postaládák szakíthatják meg a munkáját
A Gmail asztali értesítési beállításaiban kiválaszthatja, hogy az új levelekről, csak a fontos levelekről vagy egyáltalán ne kapjon értesítést.
Észszerű kiindulópont, ha engedélyezi az értesítéseket a sürgős munkákhoz, a kevésbé sürgős fiókokat pedig előre meghatározott időközönként ellenőrzi. Ha egy értesítés nem jelenik meg, nézze át a Gmail beállításait és a számítógépén megadott engedélyeket is.
Tudatos sorrendben ellenőrizze a fiókokat
Próbáljon ki egy rövid rutint: először nézze át a sürgős munkahelyi üzeneteket, utána foglalkozzon az aktuális ügyfélbeszélgetésekkel, a személyes leveleit pedig egy előre kiválasztott időpontban ellenőrizze.
A cél az, hogy ne a legutóbb megnyitott postaláda határozza meg a következő teendőjét. Vezessen külön feladatlistát azokról a vállalásokról, amelyek egy gyors válasznál többet igényelnek.
Gyakran ismételt kérdések
Bejelentkezve maradhatok egyszerre két Gmail-fiókba?
Igen. A Google támogatja több fiók egyidejű bejelentkezését. A böngészőprofilok és a WebCatalog-profilok további lehetőségeket kínálnak a fiókokhoz tartozó külön környezetek rendszerezésére.
A WebCatalog egyetlen postaládába egyesíti az összes Gmail-üzenetet?
Ez a megoldás külön Gmail-fiókokhoz biztosít hozzáférést. Nem egyesíti a leveleiket egy közös postaládába. Ha így szeretné olvasni az üzeneteit, külön válasszon hozzá egy levelezés-összesítési megoldást.
Ugyanazt a WebCatalog-profilt használja a Gmail, a Drive és a Naptár?
Használja ugyanazt a profilt, ha ezeknek az alkalmazásoknak ugyanahhoz a Google-fiókhoz kell kapcsolódniuk. Másik fiókhoz, például személyes fiókhoz vagy külön ügyfélbejelentkezéshez hozzon létre másik profilt.
Adjon minden Gmail-fióknak egyértelmű helyet
Ha csak alkalmanként ellenőrzi a postaládáit, a Google fiókváltója elegendő lehet az igényeihez. Ha több fiók is része a napi munkájának, egy asztali megoldással sokkal egyértelműbbé teheti a szerepüket és a helyüket.
Kezdje el a WebCatalog Desktop használatát a Gmail hozzáadásával és a leggyakrabban használt fiókok profiljainak létrehozásával. Építsen egy teret a fő munkafolyamata köré, majd adja hozzá a naptárat, a dokumentumokat és azokat az alkalmazásokat, amelyek segítenek elvégezni az egyes e-mailekhez kapcsolódó feladatokat.
