Az egyik ügyfél egy bevezető bejegyzés frissítését kéri. Egy másiknak egy vásárló megkeresésére kell válaszolni. Egy harmadik az e havi eredményeket szeretné látni egy megbeszélés előtt. Mindhárom feladat a Facebookon zajlik, de mindegyik más briefre, jóváhagyási folyamatra és üzleti eszközökre épül.
Több Facebook-oldal hatékony kezeléséhez először gondoskodj arról, hogy a saját fiókod megkapja a megfelelő hozzáférést, majd alakíts ki ismételhető munkafolyamatot minden ügyfélhez. A közzétételhez és az oldalak kezeléséhez használd a Meta eszközeit, a kapcsolódó dokumentumoknak és alkalmazásoknak pedig alakíts ki állandó helyet az asztali munkakörnyezetedben.
A WebCatalog Desktop segít ebben a rendszerezésben. A Facebookot külön asztali ablakban nyithatod meg, a munkaterületekkel pedig egy helyen tarthatod az egyes ügyfelekhez kapcsolódó feladatokat. Ez a kialakítás akkor működik a legjobban, ha tükrözi, hogyan szolgálja ki az ügynökséged az ügyfeleit a kezdeti beállításoktól az átadásig.
Kezdd a megfelelő fiók- és oldalstruktúrával
Sokan keresnek rá a „több Facebook-fiók kezelése” kifejezésre, miközben valójában több ügyfél oldalát kell kezelniük. Mielőtt további bejelentkezéseket állítanál be, tisztázd, mihez van már hozzáférésed.
| Mit kezelsz? | Mit jelent ez az ügyfélmunka szempontjából? |
|---|---|
| A Facebook-fiókod | Az azonosítód, amellyel bejelentkezel, és hozzáférést kapsz az oldalakhoz. |
| Egy Facebook-oldal | Az ügyfél nyilvános megjelenési felülete, saját tartalommal, üzenetekkel és közönséggel. |
| Egy üzleti portfólió | A Meta üzleti eszközein belüli hely az üzleti eszközök és a hozzájuk tartozó jogosultságok rendszerezésére. |
| Egy hirdetési fiók | Olyan hirdetési eszköz, amelyet külön kell azonosítani, ha a szerződés fizetett kampányokra is kiterjed. |
Ha a Facebook-fiókod már jóváhagyott hozzáféréssel rendelkezik több ügyfél oldalához, használd továbbra is ezt a hozzáférést. Nincs szükséged külön személyes bejelentkezésre pusztán azért, mert újabb ügyféllel bővült az ügyfélköröd.
A Meta különbséget tesz a Facebook-hozzáférés és a feladatalapú hozzáférés között. A Facebook-hozzáféréssel át lehet váltani egy oldalra. A feladatalapú hozzáférés a kijelölt munkák elvégzését teszi lehetővé olyan eszközökön keresztül, mint a Meta Business Suite. Ha egy oldal üzleti portfólióhoz tartozik, ellenőrizd az adott üzleti eszközre vonatkozó jogosultságokat is.
Ezt a különbséget rögzítsd az ügyfélindítási jegyzeteidben. A „be tudok jelentkezni a Facebookra” és az „el tudom végezni a szerződésben vállalt munkát ezen az ügyféloldalon” két külön mérföldkő.
Ügyfélindítás: biztosíts hozzáférést és egyértelmű briefet
Minden új ügyfélhez készíts rövid adatlapot az oldal pontos URL-címével, a hozzáférést kezelő ügyféloldali kapcsolattartóval, az általad nyújtott szolgáltatásokkal és a tartalmakat jóváhagyó személlyel. Ha az együttműködés ezekre az eszközökre is kiterjed, tüntesd fel a megfelelő üzleti portfólió és hirdetési fiók azonosítóját is.
Ez az adatlap segít elkerülni a félreértések egyik gyakori forrását: a hasonló cégneveket. Egy étteremcsoportnak lehet vállalati oldala, helyi egységhez tartozó oldala és egy korábbi helyszín oldala is. Még a tartalomkészítés megkezdése előtt állapodjatok meg abban, pontosan melyik eszközről van szó.
Igazítsd a hozzáférést a munkához
Kérd meg az ügyfél adminisztrátorát, hogy adja meg a munkádhoz szükséges oldal- vagy üzletieszköz-jogosultságokat. A közzétételi, az üzenetkezelési és a hirdetési megbízás eltérő feladatokkal járhat. A Meta hozzáférés-szabályozási lehetőségeivel igazítsátok a jogosultságokat ehhez a feladatkörhöz.
A közvetlenül a Facebookon kezelt oldalaknál egy teljes körű irányítással rendelkező személy adhat, módosíthat vagy eltávolíthat oldal-hozzáférést. Az üzleti portfólió által kezelt oldalaknál az ügyfél adminisztrátorával együtt, a portfólió jogosultsági rendszerén keresztül intézzétek ezt. A Meta üzleti portfóliókról szóló képzése bemutatja a fiókok és a jogosultságok kapcsolatát.
Minden csapattag a saját, jóváhagyott hozzáférését használja. Az ügyfélnek tudnia kell azonosítani, ki dolgozik a fiókon, és módosítani a hozzáférést, ha változik a megbízás.
Ellenőrizd, hogy ténylegesen el tudod-e végezni a feladatot
Az első tartalmi határidő előtt nyisd meg az ügyfél oldalát vagy üzleti eszközeit azzal a fiókkal, amelyet a munkához használni fogsz. Ellenőrizd, hogy eléred-e a briefben szereplő funkciókat: szükség szerint a tartalom-előkészítést, az üzeneteket, az elemzéseket vagy a hirdetéseket.
Ha az oldal nem jelenik meg a Facebook profilváltójában, ellenőrizd, milyen hozzáférést kaptál. A feladatalapú hozzáféréssel rendelkezőknek a Meta Business Suite-ban kellhet dolgozniuk. Egy újabb asztali ablak létrehozása nem pótolja a hiányzó Meta-jogosultságot.
Az ügyfélindítást egy egyeztetett jóváhagyási renddel zárjátok le. Rögzítsétek, hová kerüljenek a visszajelzések, ki adja meg a végső jóváhagyást, és milyen csatornán jussanak el hozzád a sürgős módosítások. Ezek a döntések adják meg, mit érdemes rendszerezned az asztali munkakörnyezetben.
A munkaterület kialakítása: minden ügyfél kapjon ismerős munkakörnyezetet
Egy ügynökség Facebookkal kapcsolatos munkája túlmutat magán az oldalon. Szükséged lehet egy Google Drive-ban tárolt kampánybriefre, az ügyfél Instagram-fiókjára, egy tervezőeszközre és egy tartalomnaptárra. Ha ezt a teljes eszközkészletet minden feladathoz újra meg kell nyitnod, az felesleges előkészülettel jár.
A WebCatalog munkaterületeivel ügyfelenként csoportosíthatod az alkalmazásokat, fiókokat és könyvjelzőket. Egy „Northline Studio” nevű munkaterület például tartalmazhatja a Facebookot, a Meta Business Suite-ot, az ügyfél dokumentumkezelő eszközeit, valamint az aktuális briefre és a jóváhagyott anyagokra mutató könyvjelzőket.
A munkaterületet a következő várható feladathoz igazítsd. Ha ez az ügyfél kizárólag közösségkezeléssel bíz meg, helyezd előtérbe a beérkező üzeneteket és a válaszadási útmutatót. Ha az együttműködés középpontjában havi bevezetések állnak, tartsd könnyen elérhető helyen a kampánynaptárt és a kreatív fájlokat.
Az alapbeállítás létrehozásához:
- Telepítsd a WebCatalog Desktopot, és add hozzá a Facebookot az alkalmazáskatalógusából.
- Add hozzá a többi használt webes eszközt. A Meta Business Suite esetében a webhelyét, a
https://business.facebook.comcímet adhatod hozzá asztali alkalmazásként. - Hozz létre egy munkaterületet az ügyfél könnyen felismerhető cégnevével.
- Add hozzá a megfelelő alkalmazásokat és könyvjelzőket, majd nyisd meg az oldalt és a briefet, hogy ellenőrizd a kialakítás használhatóságát.
A WebCatalog első lépéseket bemutató útmutatója ismerteti az alkalmazások és webhelyek hozzáadását. Válassz olyan csomagot, amely támogatja az ügyfélkörödhöz szükséges számú alkalmazást és munkaterületet.
Használj profilokat, ha külön kell választani a bejelentkezési munkameneteket
A WebCatalog-profilok elkülönítik a sütiket és a bejelentkezési munkameneteket. Olyan különálló fiókokhoz használd őket, amelyek kezelésére jogosult vagy, például egy ügynökségi Google-fiókhoz és egy ügyfél által biztosított Google-fiókhoz.
A munkaterület a munkát rendszerezi; a kiválasztott profil határozza meg a bejelentkezési munkamenetet. Ugyanazt az engedélyezett Facebook-profilt több ügyfél munkaterületén is használhatod, ha az adott fiók hozzáfér az oldalaikhoz. Ebben az esetben felesleges minden oldalhoz külön profilt létrehozni.
Amikor belépsz egy munkaterületre, a Facebookon vagy a Meta Business Suite-ban is ellenőrizd a kiválasztott oldalt. Az ügyfél neve csak a tájékozódást segíti. Nem rögzíti a mögöttes szolgáltatást egy adott oldalhoz, különösen akkor, ha több munkaterület ugyanazt a bejelentkezési munkamenetet használja.
Közzététel: egyszerre egy ügyfél tartalmi ciklusát vidd végig
Ha a hozzáférés és a munkaterület készen áll, határozz meg egy tartalmi ciklust, amelyet a fiókon dolgozó bárki követni tud. Egy praktikus sorrend: brief, vázlat, jóváhagyás, ütemezés, majd a közzétett tartalom ellenőrzése.
A munkaszakaszt az ügyfél munkaterületének megnyitásával és az oldal nevének ellenőrzésével kezdd. Mielőtt egy régi bejegyzésszöveget szerkesztenél, olvasd el az aktuális briefet. Lehet, hogy az előző bejegyzés óta változott a kampány ajánlata, cél-URL-je vagy célközönsége.
A munkanaptárban néhány mezőt minden ügyfélnél egységesen vezess:
- Az oldal és a kampány, amelyhez a bejegyzés tartozik.
- A jóváhagyott szöveg és a végleges anyag helye.
- A tervezett közzétételi dátum, időpont és időzóna.
- A jóváhagyó személy és a jóváhagyás állapota.
- Az éles bejegyzés hivatkozása, miután megerősítetted a közzétételt.
Ezek a mezők különösen hasznosak, ha az ügyfélnek több telephelye van. A „pénteki bevezetés” többféleképpen értelmezhető; egy konkrét oldal, dátum és jóváhagyott fájl viszont egyértelmű feladatot ad a közzétételt végző személynek.
A Meta Business Suite eszközöket biztosít a bejegyzések és történetek ütemezéséhez, valamint az ügyfélüzenetek kezeléséhez. Ezeket a funkciókat az arra jogosult tartalmaknál és fiókoknál használd. Az ügyfél munkaterületén ezek mellett tartsd kéznél a csapatod számára szükséges speciális jóváhagyási vagy közzétételi eszközöket is.
Ütemezés előtt ellenőrizd a kiválasztott közzétételi célt, az anyag előnézetét, a bejegyzésszöveget, a hivatkozást és az időpontot. Amikor a bejegyzés megjelenik, ellenőrizd, hogy a megfelelő oldalra került-e, és add hozzá a hivatkozását a naptárhoz. Ez a hivatkozás hasznos kiindulópont lesz, ha az ügyfél módosítást vagy teljesítményértékelést kér.
A WebCatalog megkönnyíti, hogy visszatérj a megfelelő eszközökhöz. Az ütemezés és a közzététel továbbra is a Meta Business Suite-ban vagy az általad választott közzétételi szolgáltatásban történik.
Közösségkezelés: minden válaszban vedd figyelembe az ügyfél sajátosságait
A különböző ügyfelekhez érkező üzenetek megtévesztően hasonlónak tűnhetnek. Az „Ez elérhető?” kérdés vonatkozhat szobafoglalásra, termékre vagy konzultációra is. A hasznos válasz a vállalkozástól, az ajánlatától és az érdeklődő által már megadott információktól függ.
Minden ügyfélhez tarts rövid válaszadási útmutatót az üzenetkezelő eszközök mellett. Szerepeljenek benne az azonnal megerősíthető tények, az ügyfél közreműködését igénylő kérdések, valamint az ilyen továbbított ügyekért felelős kapcsolattartó.
Egy kiskereskedelmi ügyfél például engedélyezheti a nyitvatartással és az átvételi lehetőségekkel kapcsolatos válaszadást, miközben a készletre vonatkozó kérdéseket a munkatársakkal szeretné ellenőriztetni. Egy szakmai szolgáltatásokat nyújtó ügyfél kérheti, hogy minden árajánlatkérést továbbítsanak az értékesítési csapatának. Az útmutatót az ügyféllel kötött tényleges megállapodás alapján alakítsd ki.
Az üzenetek feldolgozására szánt munkaszakaszban ellenőrizd az oldal kilétét, tekintsd át a beszélgetés előzményeit, válaszold meg, amit tudsz, és rögzítsd, mi igényel további intézkedést. A megoldatlan kérdéseknek legyen egyértelmű felelőse. Ha egy csapattárs átveszi a feladatot, látnia kell, mire van szüksége az érdeklődőnek, és mit ígértél már neki.
A rutinszerű ellenőrzéseket ügyfelenként csoportosítsd, a sürgős ügyekhez pedig határozz meg egyértelmű továbbítási útvonalat. Így összpontosítottan dolgozhatsz anélkül, hogy a válaszadási folyamat attól függne, ki veszi észre először az értesítést.
Jelentéskészítés: kapcsold az egyes oldalak eredményeit a briefjükhöz
A havi jelentés akkor hasznosabb, ha arra a kérdésre ad választ, amelynek megoldásával az ügyfél megbízott. Egy helyi rendezvényszervezőt a részvétellel kapcsolatos érdeklődések érdekelhetnek. Egy kereskedőt az új kollekció iránti érdeklődés. Egy ismertséget építő vállalkozás azt szeretné megérteni, mely témák vonzzák a közönségét.
A Meta üzleti eszközein keresztül oldal- és tartalomelemzéseket biztosít. Áttekintésükkor ügyelj arra, hogy a jelentési időszak, az oldal és a kampány kontextusa következetes legyen. Különítsd el a fizetett és az organikus eredményeket, ahol a jelentéskészítő eszközeid ezt lehetővé teszik, és magyarázd el, melyik tevékenység hozta az egyes eredményeket.
Mentsd el a jelentés hivatkozását az ügyfél munkaterületén, a következő havi brief mellé. Ezután alakítsd a megfigyeléseket konkrét tartalmi döntésekké: térj vissza egy hasznos témára, pontosíts egy ajánlatot, tesztelj másik formátumot, vagy dolgozz át egy olyan választ, amely bizonytalanságot okoz az érdeklődőkben.
A cél egy olyan döntés, amelyet az ügyfél megért, a csapat pedig továbbvihet a következő tartalmi ciklusba.
Átadás: ugyanolyan gondosan zárd le az együttműködést, ahogyan elkezdted
Amikor egy csapattárs szerepkört vált, vagy véget ér egy ügyfélmegbízás, haladj végig az ügyfélindításkor létrehozott adatlapon. Tisztázzátok, ki kezeli majd az ütemezett bejegyzéseket, a megválaszolatlan üzeneteket és a következő jelentési határidőt.
Add át a jóváhagyott anyagokat és a tartalomnaptárt a megállapodás szerinti helyen. Jelöld meg azokat az ütemezett tartalmakat, amelyeknek aktívnak kell maradniuk, amelyeket módosítani kell, vagy amelyek közzétételét törölni kell. Kérd meg az ügyfél adminisztrátorát, hogy a Meta hozzáférés-szabályozási lehetőségeivel frissítse a megfelelő oldal- vagy üzleti jogosultságokat.
Végül távolítsd el azokat az ügyfélhez tartozó parancsikonokat, amelyekre már nincs szükséged, és vizsgáld felül a külön erre a célra létrehozott WebCatalog-profilokat. Egy helyi profil törlése eltávolítja annak helyi böngészési adatait és munkameneteit; a jogosultságokat továbbra is a Metában és a többi érintett szolgáltatásban kell módosítani. Ha egy profil más aktív ügyfeleket is kiszolgál, tartsd meg, és csak az elavult munkaterületi elemeket távolítsd el.
Hozd létre a következő ügyfél-munkaterületedet a WebCatalogban
Több ügyfél Facebook-oldalának kezelése könnyebbé válik, ha minden együttműködéshez egyértelműen azonosítható oldal, jóváhagyott hozzáférés, használható brief és ismerős eszközkészlet tartozik. Ugyanez a folyamat az első két ügyfelednél és egy nagyobb ügyfélkörnél is működhet.
Töltsd le a WebCatalog Desktopot, és kezdd egy aktív ügyféllel. Helyezd el egy munkaterületen a Facebookot, a közzétételi eszközöket, az aktuális briefet és a válaszadási útmutatót. Használd ezt a munkaterületet egy teljes tartalmi cikluson át, majd igazítsd az elrendezést a következő ügyfél igényeihez.
