Google Voice puede gestionar llamadas muy diferentes: una cita personal, una conversación con un cliente o una llamada atendida en nombre de un colega. Antes de añadir otro inicio de sesión, decide qué diferencia necesitas representar realmente.
Para gestionar varias cuentas de Google Voice, puedes alternar entre ellas desde el menú de cuentas de Google o asignar a cada cuenta su propio perfil en WebCatalog Desktop para mantener ambas sesiones abiertas a la vez. Confirma el número de Voice de cada cuenta y organiza el trabajo en torno a esa cuenta. Si varias personas necesitan atender un mismo número, las funciones de llamadas para empresas de Google Voice quizá sean más adecuadas que otra ventana de cuenta.
WebCatalog Desktop mantiene accesibles en el escritorio los distintos contextos de cuenta. La asignación de números, las suscripciones, el desvío de llamadas y el comportamiento del enrutamiento siguen siendo funciones de Google Voice.
Elige primero cómo organizar las cuentas y los números
Una cuenta de Google identifica al usuario que inició sesión. Un número de Voice es un número proporcionado o asignado a través del servicio. Un número de teléfono vinculado es un número existente que puede recibir llamadas desviadas.
Una cuenta personal de Google tiene un número de Voice; Google ni siquiera permite transferir un segundo número a una cuenta que ya tiene uno. Por tanto, para tener un segundo número personal se necesita una segunda cuenta de Google, y es entonces cuando resulta necesario gestionar varias cuentas.
Las instrucciones de Google para vincular números explican que el desvío envía a teléfonos vinculados las llamadas dirigidas a tu número de Voice. Vincular tu teléfono móvil no crea una segunda identidad de Google Voice ni una bandeja de entrada independiente.
Empieza con la opción que se ajuste a tus necesidades:
| Lo que necesitas | Opción adecuada para empezar | Qué aporta un espacio de trabajo de escritorio |
|---|---|---|
| Mantener accesibles las cuentas de Voice personal y proporcionada por el empleador | Cuentas distintas ya configuradas | Sesiones independientes y contextos de trabajo fáciles de reconocer |
| Atender en otro teléfono las llamadas a tu número de Voice actual | Desvío a un número vinculado, si está disponible | Acceso a la configuración y al historial de la cuenta |
| Permitir que un equipo atienda las llamadas a un número empresarial compartido | Grupo de llamada de Workspace compatible | Las herramientas y los registros complementarios del equipo |
| Ayudar a un ejecutivo a gestionar sus llamadas | Delegación de llamadas autorizada en un plan compatible | Tu propia sesión de trabajo junto a las herramientas de seguimiento acordadas |
Se trata de diseños distintos. Añadir más ventanas de cuenta no crea un grupo de llamada, y desviar un número no asigna a otra persona la responsabilidad de atender la conversación. Decide cómo deben gestionarse las llamadas antes de elegir dónde mostrarlas.
Adapta el diseño a la suscripción de Voice
Las cuentas personales y empresariales de Google Voice no ofrecen todas las mismas funciones. La comparación de suscripciones de Google distingue los planes para un solo usuario de las suscripciones que se añaden a Google Workspace.
El servicio para consumidores sin coste es una opción para un solo usuario. Google también ofrece las suscripciones Starter independiente y Standard independiente a las cuentas personales de Gmail que cumplan los requisitos en EE. UU. Por tanto, que se use una cuenta personal de Gmail no indica si la cuenta tiene el servicio gratuito o un plan de pago.
La documentación de los planes independientes es importante al comparar las funciones empresariales: Standard independiente incluye operadores automáticos, pero no incluye grupos de llamada ni delegación de llamadas. Estas funciones de colaboración están disponibles con Voice Standard y Premier como complementos de Workspace.
En el caso de una cuenta gestionada por una empresa, confirma que Voice se haya habilitado para el usuario. Tener una dirección de correo del trabajo no garantiza que el servicio de Voice esté activo ni que incluya la función de llamadas necesaria.
La ubicación también influye en la elección. Los planes para un solo usuario solo están disponibles en EE. UU. En el caso de las organizaciones, la disponibilidad depende del país y de si el servicio telefónico se proporciona mediante el plan de llamadas de Google, Carrier Link o SIP Link. Consulta la guía de países y proveedores de Google antes de planificar una implementación en varias ubicaciones.
No necesitas rediseñar todo el sistema telefónico para organizar dos cuentas existentes. Sin embargo, debes saber qué servicio tiene cada cuenta antes de esperar que ambas ofrezcan las mismas funciones.
Usa los controles de cuenta de Google cuando sean suficientes
Google ya ofrece inicio de sesión en varias cuentas y opciones para cambiar entre ellas. En el escritorio, usa la imagen de perfil o la inicial para añadir o seleccionar una cuenta y, después, confirma qué cuenta está activa en el servicio que abras.
La aplicación móvil de Voice también explica cómo cambiar de cuenta en Android y en iPhone o iPad. El selector de cuentas es una opción práctica si solo necesitas cambiar de contexto de vez en cuando.
En el escritorio, Google Voice funciona desde la web. La guía de llamadas de Google enumera los navegadores compatibles, como Chrome, Edge, Firefox y Safari. Puede que tener Voice disponible en un navegador sea suficiente para una configuración sencilla.
Los perfiles independientes de WebCatalog Desktop resultan útiles cuando necesitas espacios propios y con nombres claros para las cuentas personal y laboral, en especial si las llamadas dan lugar a documentos, citas o registros de proyectos. Así puedes volver a la sesión que buscas sin depender únicamente de qué cuenta de Google esté seleccionada en una ventana general del navegador.
Asigna a cada cuenta un espacio reconocible en WebCatalog Desktop
Añade Google Voice en WebCatalog Desktop. En Perfiles, elige Añadir perfil, asígnale un nombre según el propósito de la cuenta y abre Voice con ese perfil. Inicia sesión con la cuenta de Google correspondiente. Repite el proceso con otro perfil para la segunda cuenta. Cada perfil abre Voice en su propia ventana de escritorio, con un icono en el Dock o en la barra de tareas, en lugar de una pestaña del navegador que podrías cerrar por accidente.
La documentación de perfiles de WebCatalog explica que las cookies, las sesiones y los datos de navegación se mantienen separados entre perfiles. Algunos nombres útiles podrían ser «Voice personal» y «Trabajo de consultoría».
Antes de continuar, comprueba el correo electrónico de la cuenta y el número de Voice en cada sesión. Un historial de llamadas vacío o una pantalla de registro podrían indicar que seleccionaste una cuenta de Google distinta de la que tiene el servicio. Aclara primero la identidad de la cuenta antes de crear o cambiar números.
Crea un espacio de trabajo con Voice, tu calendario y los registros que usas después de las llamadas. Cada espacio se abre en su propia ventana. Los perfiles separan las sesiones de las cuentas; los espacios organizan las aplicaciones en función de un propósito.
Si el mismo número empresarial sirve para varios proyectos de clientes, puedes reutilizar su perfil en distintos espacios de proyecto. Esto sigue representando la misma cuenta de Voice, con el mismo historial subyacente.
Flujo de trabajo 1: llamadas personales y profesionales durante la jornada laboral
Imagina a un consultor que usa una cuenta personal de Voice y otra cuenta empresarial habilitada por separado. El objetivo es reconocer el contexto de cada conversación y guardar el trabajo resultante en el lugar adecuado.
Al principio del día, abre la sesión de trabajo junto al calendario de citas y las notas actuales de los clientes. Mantén la sesión personal en su propia ventana cuando la necesites. No trates ambos historiales de llamadas como una sola lista de tareas: una llamada perdida sobre una cita personal y una solicitud de un cliente requieren acciones distintas.
Para recibir llamadas entrantes en el escritorio, la sesión debe estar realmente disponible. Google indica que Voice debe permanecer abierto para recibir llamadas en una computadora. Comprueba el micrófono y los altavoces seleccionados, así como los permisos de notificación pertinentes, y haz una llamada de prueba antes de depender de una nueva configuración para tus citas.
Si también usas teléfonos vinculados, revisa la configuración de desvío en la cuenta correcta. Google explica que un número de teléfono no se puede vincular a otro número de Voice si ya está vinculado en otro lugar. No planifiques desviar ambas cuentas al mismo número vinculado solo porque tengas dos sesiones de escritorio; primero comprueba qué permite el servicio.
Al devolver una llamada perdida, abre primero el historial de la cuenta correspondiente. Confirma el contexto de la llamada, haz la devolución y anota la siguiente acción junto con la cita o el trabajo del cliente relacionado.
Flujo de trabajo 2: varios proyectos de clientes usan un mismo número empresarial
Tener un segundo cliente no implica automáticamente que necesites una segunda cuenta de Voice. Si tu consultoría ya usa un número empresarial, quizá sea más útil organizar las llamadas por proyecto.
Crea un espacio para el proyecto que genere conversaciones telefónicas frecuentes. Añade Voice con el perfil empresarial existente, junto con el resumen del proyecto, el calendario y el registro de decisiones. Puedes reutilizar ese perfil en otro espacio de proyecto, que mostrará sus propias herramientas complementarias.
Reutilizar un perfil no divide el historial de Voice por proyecto, no crea buzones de voz específicos para cada proyecto ni cambia el número usado para las llamadas. Mantén esa distinción entre proyectos en los registros que ya utilizas. WebCatalog Desktop organiza las herramientas de manera práctica, pero no clasifica automáticamente a quienes llaman.
Flujo de trabajo 3: atender llamadas en nombre de un colega
Un asistente ejecutivo tiene una necesidad distinta de la de alguien que mantiene dos cuentas personales. El asistente necesita permiso para gestionar las llamadas de otra persona, sin dejar de usar su propia identidad laboral.
En los planes de Workspace Voice que cumplan los requisitos, usa la delegación de llamadas. Un administrador puede asignar permisos para que un delegado haga y reciba llamadas, y acceda al buzón de voz en nombre de quien delega. Los permisos asignados determinan las responsabilidades disponibles.
Antes de empezar a cubrir las llamadas, acuerda cómo será el traspaso en la práctica: cuáles deben transferirse, cuáles se pueden atender directamente y cómo registrar las solicitudes de devolución de llamada. Mantén tu propia sesión de Voice junto al calendario autorizado y el registro de seguimiento en un espacio llamado «Asistencia ejecutiva».
Cuando una llamada entrante requiera más acciones, anota quién debe responder y qué contexto necesita. El espacio de trabajo facilita ese proceso sin necesidad de iniciar sesión con un segundo perfil en la cuenta del ejecutivo. La delegación la concede Google Voice, no WebCatalog Desktop.
Para que un equipo atienda llamadas, evalúa en su lugar un grupo de llamada. En los planes compatibles, Google permite configurar opciones de enrutamiento, horarios laborales y el tratamiento de las llamadas no respondidas. La documentación también señala que las llamadas de grupos de llamada no se desvían a los móviles vinculados de sus miembros, así que comprueba qué dispositivos se usarán para responder al diseñar la cobertura.
Un conjunto de ventanas de cuenta abiertas no puede sustituir esas reglas de enrutamiento. Usa la función adecuada de Voice y organiza el trabajo complementario de cada persona en torno a ella.
Organiza el espacio de trabajo en función de la próxima llamada
Empieza por las cuentas y los números que ya tienes asignados. Identifica si la siguiente mejora debería ser una sesión independiente para el trabajo y la vida personal, un mejor contexto para los proyectos o una configuración compatible de delegación o grupo de llamada.
Después, descarga WebCatalog Desktop. Asigna perfiles distintos a las cuentas independientes, coloca la cuenta de trabajo junto a las herramientas que convierten las llamadas en decisiones y comprueba la configuración de llamadas entrantes antes de tu próxima conversación programada. Así tendrás un espacio más claro para gestionar llamadas y su seguimiento, sin confundir la organización de cuentas con la configuración del sistema telefónico.
