Bevor du ein weiteres Notion-Konto hinzufügst, prüfe, ob du überhaupt eines brauchst: Ein einzelnes Konto kann mehreren Workspaces angehören. Wenn du separate Konten hast – meist, weil sie unterschiedliche E-Mail-Adressen verwenden –, kannst du bei Notion in allen angemeldet bleiben und über die Seitenleiste zwischen ihnen wechseln, sowohl im Browser als auch in der Desktop-App von Notion. WebCatalog Desktop ist zusätzlich hilfreich, wenn du jedes Konto gleichzeitig in einem eigenen Fenster geöffnet haben möchtest – zusammen mit den dazugehörigen Gmail- und Slack-Konten.
Konten und Workspaces sind nicht dasselbe
Ein Notion-Konto ist ein Login, das mit einer E-Mail-Adresse verknüpft ist. In einem Workspace befinden sich Seiten und Teamspaces. Mit einem Konto kannst du mehreren Workspaces beitreten oder sie erstellen. Sie erscheinen alle in derselben Workspace-Auswahl.
Wenn also ein Kunde deine bestehende E-Mail-Adresse zu seinem Workspace einlädt, brauchst du kein neues Konto. Der Workspace des Kunden wird einfach neben deinem angezeigt. Ein zweites Konto brauchst du, wenn ein Workspace mit einer anderen E-Mail-Adresse verknüpft ist – zum Beispiel, wenn dein Arbeitgeber verlangt, dass du dich mit deiner geschäftlichen Adresse oder über Single Sign-on anmeldest.
Den integrierten Kontowechsler von Notion verwenden
Notion unterstützt die gleichzeitige Anmeldung mit mehreren Konten:
- Klicke in der Seitenleiste auf den Namen deines Workspaces, um die Workspace-Auswahl zu öffnen.
- Wähle Weiteres Konto hinzufügen und melde dich mit der anderen E-Mail-Adresse an.
- Das neue Konto und alle zugehörigen Workspaces werden nun in der Auswahl angezeigt. Wähle einen beliebigen Workspace aus, um zu ihm zu wechseln.
Um dich von einem einzelnen Konto abzumelden, klicke in der Auswahl neben dem Konto auf ••• und wähle Abmelden. Notion legt keine feste Obergrenze für die Anzahl der Konten fest, weist jedoch darauf hin, dass sich die Leistung bei 10 oder mehr angemeldeten Konten verlangsamen kann. Die Anmeldetokens laufen nach 90 Tagen ab. Danach musst du die zusätzlichen Konten erneut hinzufügen.
Das funktioniert im Browser und in der Desktop-App von Notion für Mac und Windows. Für die meisten Nutzerinnen und Nutzer mit einem privaten und einem geschäftlichen Konto reicht das völlig aus.
Jedes Konto mit WebCatalog Desktop in einem eigenen Fenster öffnen
In einem Fenster zeigt die Kontowechsel-Funktion immer nur einen Workspace gleichzeitig an. Wenn du deine geschäftlichen und Kundenkonten lieber nebeneinander geöffnet lassen oder jedes Konto zusammen mit den anderen Tools für die jeweilige Aufgabe nutzen möchtest, kann WebCatalog Desktop (macOS, Windows und Linux) helfen. Damit läuft die Webversion von Notion als Desktop-App mit eigenem Fenster und eigenem Dock- oder Taskleisten-Symbol. Die Profile halten Cookies, Sitzungen und Browserdaten voneinander getrennt.
- Öffne WebCatalog Desktop und gehe zu Profile.
- Wähle Profil hinzufügen und gib dem Profil einen Namen, der zum Konto passt, zum Beispiel „Privat“ oder „Kunde: Acme“.
- Öffne Notion mit diesem Profil und melde dich mit dem entsprechenden Konto an.
- Füge für jedes Notion-Konto, das du in einem eigenen Fenster öffnen möchtest, ein Profil hinzu.
Der eigentliche Vorteil liegt in der Kombination: In einem Profil „Kunde: Acme“ kann Notion mit deiner Acme-Adresse angemeldet sein, ebenso wie Gmail und Slack mit den passenden Acme-Konten – alles an einem Ort. In der Profilanleitung erfährst du, wie du Profile bearbeitest und löschst.
Mit Spaces kannst du anschließend die Apps jedes Kunden in einem eigenen Fenster gruppieren. Spaces organisieren Apps; Profile halten die Anmeldungen getrennt.
Der Kontowechsler von Notion funktioniert weiterhin innerhalb jedes Profils. Du kannst also mehr als ein Notion-Konto in einem Profil verwenden, wenn du möchtest. WebCatalog Desktop synchronisiert nichts zwischen Konten. Seiten werden weiterhin direkt in Notion zwischen Workspaces verschoben.
FAQ
Sollte ich für ein Nebenprojekt ein neues Konto oder einen neuen Workspace verwenden?
In der Regel ist ein neuer Workspace in deinem bestehenden Konto die bessere Wahl. So bleibt das Nebenprojekt getrennt, ohne dass du ein weiteres Login brauchst. Verwende nur dann ein separates Konto, wenn das Projekt eine eigene E-Mail-Adresse oder einen eigenen Rechnungsempfänger benötigt.
Warum sind meine zusätzlichen Notion-Konten aus der Auswahl verschwunden?
Die Anmeldetokens von Notion laufen nach 90 Tagen ab. Dadurch werden die zusätzlichen Konten entfernt. Füge sie über Weiteres Konto hinzufügen erneut hinzu.
Fazit
Nutze zunächst den Kontowechsler von Notion und füge nur dann weitere Konten hinzu, wenn ein Workspace eine andere E-Mail-Adresse benötigt. Wenn du jedes Konto zusammen mit den dazugehörigen Apps in einem eigenen Fenster geöffnet haben möchtest, lade WebCatalog Desktop herunter.
