Samtaler i Zoho Cliq kan gå på tværs af virksomhedsgrænser. Du arbejder måske i din arbejdsgivers organisation, samarbejder med en leverandør og bruger en separat konto udstedt af en kunde til en anden opgave. Hver relation kan kræve en forskellig type adgang.
Det første skridt til at administrere flere Zoho Cliq-konti er at kortlægge disse relationer. Separate login kræver separate sessioner. En ekstern kanal, en gæsteinvitation eller et Network kan give dig mulighed for at samarbejde via den konto, du allerede bruger. Oprettelse af endnu en skrivebordsprofil afgør ikke, hvilken ordning din organisation tillader.
Når adgangsmodellen er på plads, kan du vælge Cliqs indbyggede kontofunktioner eller organisere kontiene sammen med de øvrige arbejdsapps i WebCatalog.
Skeln mellem login og organisation
»Flere organisationer« kan dække over flere forskellige situationer. En medarbejder med et ekstra virksomhedsudstedt login har en anden udfordring end en partner, der er inviteret til en fælles samtale.
Zohos dokumentation til Cliq med CRM Plus gør denne forskel tydelig: En bruger tilhører én primær organisation og kan deltage i andre organisationer som ekstern bruger. Dokumentationen beskriver, hvordan man skifter mellem disse sammenhænge, med en adgang, der adskiller sig fra internt medlemskab.
Senere har Cliqs funktioner til gæstebrugere introduceret adgang til udvalgte kanaler og kontakter i en anden organisation. Deltagelse afhænger af invitationen og de relevante organisationspolitikker.
Det betyder, at den samme e-mailadresse i arbejde for mere end én virksomhed ikke nødvendigvis repræsenterer to uafhængige Cliq-konti. Afklar, om du bruger et separat login, et eksternt medlemskab eller en specifik samarbejdsinvitation. Du bør ikke antage, at regler for flere organisationer i andre Zoho-produkter gælder uændret for Cliq.
Lav en adgangsoversigt, før du tilføjer konti på skrivebordet
Lav en kort oversigt over det arbejde, du skal udføre. Angiv login, adgangstype, ansvarlig administrator og tilhørende materialer for hvert sted, du skal have adgang til.
| Arbejdsrelation | Adgang, der skal bekræftes | Foreslået skrivebordsopsætning |
|---|---|---|
| Medarbejder i din primære virksomhed | Din interne konto og de tildelte kanaler | En virksomhedsprofil og et arbejdsområde |
| Kunden giver dig et separat, godkendt login | Kontoens organisations- og kanaladgang | En separat profil med kundens navn |
| Leverandøren bruger allerede Cliq | En ekstern kanal eller en anden tilladt samarbejdsform | Din eksisterende konto sammen med leverandørens projektværktøjer |
| Ekstern konsulent deltager i en afgrænset opgave | Gæsteadgang til de nødvendige samtaler, hvor det understøttes | Den godkendte gæsteadgang og projektbeskrivelsen |
| Langvarigt partnerfællesskab | Medlemskab af et Cliq Network | Det relevante Network sammen med partnerressourcer |
Brug oversigten som en beskrivelse af den faktiske adgang. Et område med navnet »Kunde Nord« er kun nyttigt, hvis kontoen i det kan få adgang til de tilsigtede samtaler.
Skriv for eksempel »virksomhedslogin, ekstern leverandørkanal, indkøbsansvarlig« i stedet for »leverandørkonto«, når der ikke findes et separat leverandørlogin. Tydelige betegnelser forhindrer, at du opretter dublerede profiler for at løse et problem, der hører hjemme i adgangskonfigurationen.
Forstå de indbyggede muligheder, der allerede findes
Cliqs skrivebordsapp håndterer login til flere konti
Den officielle Zoho Cliq-skrivebordsapp understøtter allerede flere konti. Zoho beskriver Accounts → Add account som metoden til at tilføje et login, med højst ti konti. Når du vælger en konto i menuen Accounts, åbnes et nyt Cliq-vindue til den.
Hvis dit arbejde primært foregår i Cliq, er dette en ligetil mulighed. Du kan bruge appens kontomenu til at få adgang til de separate virksomhedslogin, du allerede har. WebCatalog bliver mere nyttigt, når hver konto er en del af en større arbejdsgang med projektdata, dokumenter, kalendere og andre webapps.
Eksterne kanaler forbinder organisationer omkring en samtale
En ekstern kanal giver personer fra forskellige organisationer mulighed for at samarbejde. De nødvendige politikker og invitationen afgør adgangen. Zoho understøtter også samarbejde i eksterne kanaler på tværs af bestemte datacentre, mens direkte beskeder på tværs af datacentre har andre begrænsninger.
Oprettelse af eksterne kanaler afhænger af abonnementet: Free-abonnementet kan ikke oprette dem, og hvem der kan oprette dem på betalte abonnementer, afhænger af udgaven og administratortilladelserne. Kontrollér værtsorganisationens opsætning, før du vælger denne løsning til et leverandørsamarbejde.
Gæsteadgang og Networks understøtter forskellige relationer
Zohos opdaterede gæstefunktion lader inviterede samarbejdspartnere deltage i eksisterende kanaler. Det kan passe til en ekstern konsulent, der hjælper med en bestemt kampagne. Et Cliq Network giver et dedikeret miljø til bredere eksternt samarbejde, for eksempel et løbende partnerfællesskab.
Kontrollér den aktuelle gæstedokumentation, før du foreslår den nyere arbejdsgang: Zoho oplyser i øjeblikket, at Guest Users 2.0 ikke understøttes i Zoho One, og funktionen understøtter ikke direkte beskeder mellem datacentre. Den tilgængelige løsning bør vælges ud fra den konkrete organisations udgave og konfiguration.
Disse indbyggede muligheder kan fjerne behovet for endnu en konto. Brug et separat login, når arbejdet reelt kræver det, og brug den relevante samarbejdsfunktion, når relationen handler om ekstern deltagelse.
Organiser den godkendte opsætning i WebCatalog
Når adgangsoversigten er klar, kan du indrette skrivebordet efter den. WebCatalog Desktop lader dig starte Cliq i et dedikeret vindue og organisere det sammen med andre webapps.
Ved to forskellige login skal du følge WebCatalogs vejledning til profilopsætning:
- Åbn Profiles, og vælg Add profile.
- Navngiv den første profil efter den konto, den skal indeholde, for eksempel »Virksomhedsdrift«.
- Åbn Cliq med den profil, og log ind via din organisations normale proces.
- Opret en anden profil, for eksempel »Kunde Nord«, og log ind på den separate konto, som kunden har udstedt, dér.
- Bekræft konto og organisation i begge sessioner, før du tilføjer flere destinationer.
Profiler holder cookies, sessioner og browserdata adskilt. De giver ikke en invitation, tildeler ikke en licens og ændrer ikke den adgang, der er givet i Cliq.
Opret derefter et område til hver arbejdssammenhæng. Virksomhedsområdet kan indeholde Cliq, værktøjet til driftsopfølgning og den interne håndbog. Kundeområdet kan indeholde kundens Cliq-session, projektplan og dokumenter til gennemgang.
Hvert område åbnes i sit eget vindue. Hvis du genbruger den samme WebCatalog-profil i flere områder, genbruges det samme login. Et andet områdenavn opretter ikke en anden kontoidentitet. Denne genbrug er passende, når én konto med rette deltager i flere projektsamtaler.
Vælg et WebCatalog-abonnement, der passer til det antal apps, profiler og områder, du har brug for. Tæl forskellige login separat fra projekter: Fem projekter, der bruger én konto, kræver ikke automatisk fem profiler.
Eksempel: En leveranceansvarlig, der arbejder på tværs af tre relationer
Forestil dig en leveranceansvarlig, der koordinerer en intern produktlancering, en implementering hos en kunde og en overdragelse til en leverandør. Projekterne har en person til fælles, men de deler ikke alle konti eller dokumenter.
Intern lancering: Hold teamsamtalen ved siden af planen
Brug virksomhedskontoen til den interne lancering. Placer den pågældende Cliq-session sammen med lanceringstjeklisten og beslutningsloggen i et område med navnet »Produktlancering«.
Når et teammedlem spørger, om en milepæl er klar, er planen tilgængelig i den samme arbejdssammenhæng. Registrer beslutningen dér, hvor projektteamet forventer det, og svar derefter i den relevante kanal. Fordelen er en lettere vej fra diskussionen til den dokumentation, der understøtter den.
Det kræver ikke en ny Cliq-konto, blot fordi lanceringen har sit eget område. Virksomhedens login kan også genbruges i et driftsområde, hvis begge sammenhænge hører til den samme identitet.
Kundeimplementering: Hold kundens udstedte login adskilt
Antag, at kunden stiller en konto til sin organisation til rådighed. Knyt dette login til profilen Kunde Nord, og brug det sammen med kundens projektværktøjer.
Før den første gennemgang skal du bekræfte adgangen til implementeringskanalen og det dokument, der skal drøftes. Hvis chatten åbner, men projektfilen ikke gør, skal du finde ud af, hvilken konto filtjenesten forventer. En fungerende Cliq-session beviser ikke, at alle tilknyttede apps bruger de samme loginoplysninger.
Brug kundeområdet som en påmindelse om den aktive opgave. Når du deler en fil, skal du kontrollere dens tilsigtede målgruppe og den samtale, du deler den i. Formålet er at gøre den normale gennemgangsproces nem at følge med de relevante dokumenter lige ved hånden.
Leverandøroverdragelse: Genbrug virksomhedsidentiteten, hvor det er passende
Til leverandøren kan en godkendt ekstern kanal være nok. Behold virksomhedskontoen, og føj dokumenterne til leverandøroverdragelsen til et separat projektområde.
Adgangsoversigten skal vise, at denne samtale stadig bruger Virksomhedsdrift. Den forskel er vigtig, når du vender tilbage efter en afbrydelse: Du er en medarbejder, der samarbejder eksternt, ikke en person, der er logget ind i leverandørens interne organisation.
Hvis leverandøren ikke kan deltage, skal du få de ansvarlige administratorer til at kontrollere invitationen og samarbejdspolitikkerne. Oprettelse af en ny WebCatalog-profil ændrer ikke den tilladelse på serversiden, der styrer deltagelsen.
Hold adgangsoversigten nyttig, når arbejdet ændrer sig
Opdater oversigten, når en kundeopgave begynder, en ekstern konsulent afslutter sit arbejde, eller ansvaret overgår til en anden kollega. De nyttige spørgsmål er konkrete: Hvilket login bruges, hvilke samtaler er stadig nødvendige, og hvem kan ændre adgangen?
Når nogen stopper, kan det kræve, at en administrator fjerner organisations- eller gæsteadgang. At fjerne en genvej på skrivebordet er en separat oprydningsopgave. Gennemfør ændringen i tjenesten via den organisation, der styrer medlemskabet, og ryd derefter op i arbejdsområdet, så det afspejler ændringen.
Gennemgå også de apps, der omgiver samtalen. Et projekt kan være afsluttet, mens en gammel opgavebeskrivelse, kalender eller dokumentkonto stadig er synlig til daglig. Fjern destinationer, der ikke længere understøtter aktivt arbejde, så området fortsat afspejler sit formål.
Hvis notifikationer bliver distraherende, skal du beslutte, hvilken samtale der kræver svar i hver arbejdsperiode. Brug de tilgængelige notifikationsindstillinger i det relevante Cliq-miljø, og kontrollér resultatet, før du stoler på det. At have flere konti tilgængelige betyder ikke, at alle konti skal have lige meget opmærksomhed hele dagen.
Giv den næste organisation en tydelig plads på dit skrivebord
Start med ét virksomhedslogin og én ekstern relation. Afgør, om relationen kræver en separat konto, en gæsteinvitation, en ekstern kanal eller et Network. Notér svaret, før du konfigurerer skrivebordet.
Tilføj derefter Zoho Cliq til WebCatalog, opret profiler til de forskellige login, og sammensæt områder omkring det arbejde, hver relation medfører. Din kontostruktur forbliver i overensstemmelse med den adgang, dine organisationer giver, mens det bliver lettere at finde samtaler og værktøjer samlet.
