En leverandør sender et opdateret tilbud via Zalo. En kunde spørger, om leveringsdatoen er bekræftet. Din familiegruppe diskuterer weekendplaner. Når disse samtaler hører til forskellige konti, er det kun en del af arbejdet at finde den rigtige chat. Du har også brug for det korrekte dokument, den seneste beslutning og et klart næste skridt.
Hvis du vil administrere flere Zalo-konti på computeren, skal du give hver eksisterende konto en separat profil med sit eget login og et genkendeligt sted at arbejde. WebCatalog kan holde disse sessioner adskilt og samle arbejdskontoen med dine dokumenter, din kalender og dine opfølgningsværktøjer.
Målet er en fast fremgangsmåde fra en besked til en afsluttet opgave. Denne vejledning følger et praktisk eksempel: en projektkoordinator, der arbejder med en vietnamesisk leverandør og samtidig holder private samtaler på en anden konto.
Giv hver Zalo-konto et fast sted
Beslut først, hvilke samtaler der faktisk hører til forskellige identiteter. En privat konto og en etableret arbejdskonto kan have brug for separate sessioner. Flere kunder, der kommunikerer med den samme arbejdsidentitet, kan blive på den konto. Et nyt projekt kræver ikke automatisk et nyt login.
Zalo tilbyder allerede programmer til Windows og Mac, mobilapps og en webversion. En mulighed er at bruge en installeret app til den ene konto og en separat browsersession til den anden. WebCatalog er nyttigt, når du vil have navngivne profiler og webappsene omkring dine samtaler samlet i ét organiseret skrivebordsmiljø.
Hvis du vil bruge to Zalo-konti på en pc, skal du starte med de konti, du allerede bruger og kan logge ind på. I WebCatalog Desktop:
- Åbn Profiles, vælg Add profile, og kald den første profil “Zalo Arbejde”.
- Åbn Zalo med den profil, og log ind på den ønskede arbejdskonto.
- Tilføj en anden profil med navnet “Zalo Privat”.
- Åbn Zalo med profilen Privat, og log ind på din anden konto.
- Kontrollér kontoens identitet og de forventede samtaler i hvert vindue, før du svarer.
WebCatalogs profildokumentation forklarer, at profiler holder cookies, sessioner og browserdata adskilt. Hvis du åbner et andet vindue med den samme profil, genbruges den session. Vælg den anden profil, når du skal bruge den anden konto.
Ved QR-godkendelse siger Zalos officielle loginvejledning, at du skal få vist koden på computeren, scanne den med Zalo på din telefon, gennemgå loginoplysningerne og bekræfte. Sørg for, at telefonen bruger den konto, der er tiltænkt den pågældende computerprofil. At kalde en profil “Arbejde” kan ikke ændre, hvilken konto der godkendte loginforsøget.
Når du åbner tjenesten direkte, skal du bruge Zalo Web, som er den webchatadresse, Zalo Help angiver. Hvis Zalo senere beder dig om at godkende igen, skal du gennemføre den normale loginproces i den relevante profil.
Saml arbejdet omkring samtalen
Et kontovindue er et nyttigt udgangspunkt. Et arbejdsmiljø har også brug for et sted, hvor du kan kontrollere fakta og registrere beslutninger.
Opret et område i WebCatalog med navnet “Leverandørprojekter”. Tilføj Zalo med profilen Arbejde, din dokumentapp, et værktøj til ordreopfølgning og den kalender, der bruges til leveringsaftaler. Et område samler apps og bogmærker til et bestemt formål i sit eget vindue.
Hold rollerne tydelige: Profilen vælger den session, der er logget ind, mens området samler værktøjerne. Du kan genbruge den samme arbejdsprofil på tværs af projektområder, når projekterne deler en Zalo-identitet. Et ekstra område opretter ikke i sig selv en anden konto og begrænser heller ikke den pågældende konto til en bestemt kunde.
Start med ét arbejdsområde og et separat vindue til din private Zalo-konto. Vælg et WebCatalog-abonnement, der understøtter de apps, profiler og områder, du har brug for i din opsætning. Tilføj noget, fordi det hjælper dig med at afslutte en opgave, f.eks. at kontrollere et tilbud eller bekræfte et møde.
Følg én forespørgsel fra chat til et bekræftet næste skridt
Forestil dig, at du koordinerer tryksager til en kundes arrangement. Leverandøren sender et revideret tilbud via din Zalo-arbejdskonto. Kunden har brug for svar om antal, trykoriginal og levering.
Følgende arbejdsgang holder samtalen knyttet til den beslutning, den understøtter.
Identificér samtalen, før du fortolker forespørgslen
Åbn profilen Arbejde, og kontrollér afsenderen, projektet og den seneste besked. Enslydende navne, gruppeikoner, der går igen, eller en gammel samtale kan gøre det let at fejlfortolke en chat, der ser velkendt ud.
Læs nok af sammenhængen til at forstå, hvad der har ændret sig. “Kan vi gå videre?” kan handle om antallet, en prisændring eller den endelige trykoriginal. Hvis du svarer, før du har identificeret den beslutning, der skal træffes, kan det føre til endnu en runde beskeder.
I dette eksempel omfatter leverandørens reviderede tilbud en anden papirspecifikation. Den første nyttige handling er at sammenligne ændringen med den godkendte projektbeskrivelse. Hold både samtalen og projektbeskrivelsen synlige, mens du gør det.
Din private konto kan forblive tilgængelig i sit eget vindue. Når du vender tilbage fra den, skal du kontrollere arbejdsidentiteten og samtalen igen, før du sender et svar om projektet. Navnene hjælper dig med at finde rundt, men det er kontoen og modtageren, der vises inde i Zalo, som bekræfter, hvor beskeden bliver sendt hen.
Kontrollér den fil, der understøtter dit svar
Åbn tilbuddet, og find datoen eller versionsnummeret. Sammenlign de relevante oplysninger med projektets registreringer: antal, specifikation, godkendt beløb og ønsket leveringsdato. En nyere besked indeholder ikke nødvendigvis det endeligt godkendte dokument.
Hvis det reviderede tilbud ændrer noget væsentligt, skal du tydeligt angive forskellen. For eksempel: “Det reviderede tilbud bruger den kraftigere papirtype. Bekræft venligst, om det påvirker leveringsdatoen, før vi godkender det.”
Gem det reviderede tilbud i projektmappen med et filnavn, der identificerer projektet og versionen, og markér det som afventende gennemgang, indtil godkendelsen er bekræftet. Dette er et bevidst arkiveringstrin. Det er nemmere at udføre, når du har en lagerapp ved siden af Zalo, men WebCatalog kopierer ikke automatisk vedhæftede filer fra chatten til din projektmappe.
Før du sender en fil tilbage, skal du kontrollere både modtageren og den vedhæftede fil. Flere åbne konti kan gøre adgangen nem, men den endelige destination fortjener stadig et øjebliks opmærksomhed.
Gør svaret til en aftale, der kan følges op på
Når leverandøren har bekræftet detaljerne, skal du beslutte, hvad samtalen nu kræver. Et løfte om at sende trykoriginalen i morgen kræver en ansvarlig og en frist. En bekræftet levering skal fremgå af projektets tidsplan.
Brug en kort registrering som denne i dit eksisterende opfølgningsværktøj:
| Punkt | Eksempel på registrering |
|---|---|
| Forespørgsel | Godkend revideret trykspecifikation |
| Dokumentation | Revideret tilbud gemt i projektmappen |
| Beslutning | Specifikation godkendt; leveringsbekræftelse afventes stadig |
| Næste handling | Koordinatoren skal bekræfte leveringen med leverandøren |
| Frist | Før kundens næste projektgennemgang |
Dette er eksempler på projektnoter, ikke felter, som WebCatalog føjer til Zalo. Formålet er at gøre arbejdet forståeligt, efter at samtalen er rykket længere ned på chatlisten.
Svar med det, der er bekræftet, og angiv, hvad der stadig afventes. “Trykoriginalen er godkendt; jeg bekræfter leveringsdatoen, når leverandøren har svaret” giver kunden en mere nyttig opdatering end en vag bekræftelse.
Forbered en overdragelse, som andre kan bruge
Hvis en kollega skal fortsætte projektet, skal du dele det godkendte dokument og beslutningsnotatet via jeres sædvanlige arbejdsværktøjer. Medtag den seneste status, den næste handling og hvem der forventes at svare.
En overdragelse skal gøre det muligt for kollegaen at forstå arbejdet uden at skulle rekonstruere din personlige chathistorik. Hvis virksomheden har brug for, at flere medarbejdere besvarer den samme kundesamtale, er det et behov for teambaseret kommunikation, som bør håndteres direkte.
Brug roller i Zalo Official Account, når et team skal besvare kunder
Zalo Official Account, eller Zalo OA, har et andet formål end at holde to individuelle Zalo-konti åbne. Det giver en organisation en kundevendt tilstedeværelse, hvor medarbejderne har adgang til administrationsværktøjerne.
Ifølge Zalos introduktionsvejledning til Official Account logger medarbejdere ind på OA Manager via deres personlige Zalo-konti og vælger den OA, de har tilladelse til at administrere. En administrator kan invitere medarbejdere via Quản lý → Quản lý admin, vælge de relevante tilladelser og sende en invitation, som personen skal acceptere.
Hvis du administrerer Zalo Official Accounts for flere organisationer via det samme autoriserede login, skal du vælge den korrekte OA inde i OA Manager. Du behøver ikke en særskilt personlig konto eller WebCatalog-profil til hver OA. Et kundeområde kan samle de relevante links og dokumenter, mens den valgte OA afgør, hvilken virksomhed du arbejder med.
Til fælles kundeservice dokumenterer Zalo også tildeling af samtaler og filtrering efter medarbejder. Disse funktioner afhænger af OA-abonnementet og medarbejderens tilladelser. Brug dem til at fastlægge, hvem der håndterer en kunde, når din opsætning understøtter dem.
Tildeling af samtaler leveres af Zalo OA. WebCatalog organiserer adgangen til tjenesten sammen med andre arbejdsapps. Vælg OA-funktioner, når behovet er et fælles ansvar for kunderne, og vælg separate profiler, når behovet er separate loginidentiteter.
Kontrollér de detaljer, der påvirker dit daglige arbejde
Før du flytter dine rutiner over i en ny computeropsætning, skal du afprøve én typisk samtale fra start til slut. Kan du åbne den besked, du har brug for, gennemgå dens dokument, sende det tilsigtede svar og registrere opfølgningen? Hvis opkald er en del af arbejdsgangen, skal du teste dem i det miljø, du faktisk har tænkt dig at bruge. Zalos installerede apps og webversion kan have forskellige funktioner.
Gennemgå notifikationerne på hver konto og i computerens indstillinger. Arbejdskontoen skal gøre dig opmærksom på de samtaler, du har ansvar for, mens private notifikationer kan tilpasses dine foretrukne arbejdstider. Kontrollér, at de forventede notifikationer kommer frem, før du bruger opsætningen til tidskritiske svar.
Kontrollér vigtig historik og vigtige filer separat. Zalo har vejledning om sikkerhedskopiering og gendannelse ved skift af telefon, og Zalos egne processer afgør, hvad der er tilgængeligt efter et skift af enhed eller session. En WebCatalog-profil er ikke en sikkerhedskopi af din Zalo-beskedhistorik. Opbevar vigtige projektoplysninger på det sted, dit team har valgt til dem.
Start med din næste rigtige samtale
Vælg én arbejdskonto, én privat konto og ét projekt, der regelmæssigt giver anledning til Zalo-beskeder. Føj Zalo til WebCatalog, giv hvert login en navngiven profil, og placér arbejdssessionen ved siden af de dokumenter og det opfølgningsværktøj, der er brug for i projektet.
Brug derefter den næste indgående forespørgsel til at gennemføre hele forløbet: Bekræft kontoen og samtalen, kontrollér de understøttende oplysninger, send et klart svar, og registrér den næste handling. Det er en praktisk måde at administrere arbejds- og privatkonti i Zalo på, samtidig med at du holder styr på arbejdet bag hver besked.
