Google Voice kan bruges til meget forskellige opkald: en privat aftale, en kundesamtale eller en samtale, der håndteres på en kollegas vegne. Før du tilføjer endnu et login, skal du beslutte, hvilken forskel du faktisk har brug for at afspejle.
Hvis du vil administrere flere Google Voice-konti, skal du bruge en separat desktopsession til hver konto, du allerede har, bekræfte dens Voice-nummer og organisere arbejdet omkring den pågældende konto. Når flere personer skal besvare opkald til ét nummer, kan Google Voices funktioner til virksomhedstelefoni være mere velegnede end endnu et kontovindue.
WebCatalog hjælper med at holde de forskellige kontokontekster tilgængelige på computeren. Nummertildeling, abonnement, viderestilling og opkaldsrouting håndteres fortsat i Google Voice.
Vælg først, hvordan konti og numre skal organiseres
En Google-konto identificerer den bruger, der er logget ind. Et Voice-nummer er et nummer, der leveres eller tildeles via tjenesten. Et tilknyttet telefonnummer er et eksisterende telefonnummer, der kan modtage viderestillede opkald.
Googles vejledning om tilknyttede numre forklarer, at viderestilling sender opkald til dit Voice-nummer videre til tilknyttede telefoner. Når du tilknytter din mobiltelefon, opretter det ikke en ekstra Google Voice-identitet eller en separat indbakke.
Start med den løsning, der passer til arbejdet:
| Dit behov | Et passende udgangspunkt | Hvad et desktoparbejdsområde bidrager med |
|---|---|---|
| Have adgang til både private og arbejdsgiverleverede Voice-konti | Separate klargjorte konti | Adskilte sessioner og genkendelige arbejdskontekster |
| Besvare opkald til dit eksisterende Voice-nummer på en anden telefon | Viderestilling til et tilknyttet nummer, hvor det er tilgængeligt | Adgang til kontoens indstillinger og historik |
| Lade et team håndtere opkald til et fælles virksomhedsnummer | En Workspace-opkaldsgruppe på et understøttet abonnement | Teamets øvrige værktøjer og registreringer |
| Hjælpe en leder med at håndtere opkald | Autoriseret opkaldsdelegering på et understøttet abonnement | Din egen arbejdssession ved siden af de aftalte opfølgningsværktøjer |
Det er forskellige opsætninger. Flere kontovinduer opretter ikke en opkaldsgruppe, og viderestilling af et nummer giver ikke en anden person ansvaret for samtalen. Beslut, hvordan opkaldene skal fungere, før du vælger, hvor de skal vises.
Tilpas opsætningen til det faktiske Voice-abonnement
Private Google Voice-konti og virksomhedskonti har ikke alle de samme funktioner. Googles abonnementssammenligning skelner mellem enkeltbrugerabonnementer og abonnementer, der tilføjes til Google Workspace.
Den gratis forbrugertjeneste er én mulighed for enkeltbrugere. Google tilbyder også abonnementerne Starter standalone og Standard standalone til kvalificerede private Gmail-konti i USA. Et privat Gmail-login fortæller dig derfor ikke, om en konto bruger den gratis tjeneste eller et betalt abonnement.
Dokumentationen til selvstændige abonnementer er vigtig, når du sammenligner virksomhedsfunktioner: Standard standalone omfatter automatiske omstillinger, men ikke opkaldsgrupper eller opkaldsdelegering. Disse samarbejdsfunktioner er tilgængelige med Voice Standard og Premier som tilføjelser til Workspace.
For en virksomhedsadministreret konto skal du bekræfte, at Voice er blevet klargjort til brugeren. En arbejdsmailadresse er ikke i sig selv ensbetydende med en fungerende Voice-tjeneste eller den nødvendige opkaldsfunktion.
Placering påvirker også valget. Enkeltbrugerabonnementer er kun tilgængelige i USA. For organisationer afhænger tilgængeligheden af landet, og af om telefonitjenesten leveres via Googles opkaldsabonnement, Carrier Link eller SIP Link. Se Googles lande- og udbydervejledning, før du planlægger en udrulning på tværs af lokationer.
Du behøver ikke at omlægge hele telefonsystemet for at organisere to eksisterende konti. Men du skal vide, hvilken tjeneste hver konto har, før du forventer de samme funktioner fra begge.
Brug Googles indbyggede kontofunktioner, når de passer til behovet
Google tilbyder allerede login med og skift mellem flere konti. På computeren kan du bruge profilbilledet eller forbogstavet til at tilføje eller vælge en konto og derefter bekræfte, hvilken konto der er aktiv i den tjeneste, du åbner.
Voice-mobilappen har også dokumentation om kontoskift på Android og iPhone eller iPad. Kontovælgeren er en nyttig mulighed, når du kun har brug for at skifte kontekst en gang imellem.
På computeren bruges Google Voice via webgrænsefladen. Googles opkaldsvejledning angiver understøttede browsere, herunder Chrome, Edge, Firefox og Safari. I en enkel opsætning kan det være nok at have Voice tilgængelig i en browser.
Separate WebCatalog-profiler bliver nyttige, når den private konto og arbejdskontoen har brug for faste, navngivne pladser, især når opkald fører videre til dokumenter, aftaler eller projektregistreringer. Du kan vende tilbage til den ønskede session uden udelukkende at være afhængig af, hvilken Google-konto der tilfældigvis er valgt i et almindeligt browservindue.
Giv hver konto en genkendelig plads på computeren
Tilføj Google Voice til WebCatalog Desktop. Under Profiles skal du vælge Add profile, give profilen et navn efter kontoens formål og åbne Voice med den pågældende profil. Log ind med den ønskede Google-konto. Gentag med en anden profil til den anden konto.
WebCatalogs profildokumentation forklarer, at cookies, sessioner og browserdata holdes adskilt mellem profiler. Nyttige navne kan være “Privat Voice” og “Konsulentarbejde”.
Før du fortsætter, skal du kontrollere kontoens mailadresse og Voice-nummer i hver session. En tom opkaldshistorik eller en tilmeldingsskærm kan betyde, at du har valgt en anden Google-konto end den, der har tjenesten. Afklar kontoidentiteten, før du opretter eller ændrer numre.
Opret et arbejdsområde med Voice, din kalender og de registreringer, du bruger efter opkald. Hvert arbejdsområde åbnes i sit eget vindue. Profiler adskiller kontosessioner, mens arbejdsområder organiserer apps omkring et formål.
Hvis det samme virksomhedsnummer bruges til flere kundeprojekter, kan du genbruge dets profil i forskellige projektarbejdsområder. Det er stadig den samme Voice-konto med den samme underliggende historik. Vælg et WebCatalog-abonnement, der understøtter profilerne, appsene og arbejdsområderne i din ønskede opsætning.
Arbejdsgang 1: Private og arbejdsrelaterede opkald i løbet af en arbejdsdag
Forestil dig en konsulent, der bruger en eksisterende privat Voice-konto og en separat klargjort virksomhedskonto. Målet er at kunne genkende konteksten for hver samtale og holde det efterfølgende arbejde det rette sted.
Åbn arbejdssessionen ved siden af aftalekalenderen og de aktuelle kundenotater ved dagens begyndelse. Hold den private session i sit eget vindue, når du har brug for den. Undgå at behandle de to opkaldshistorikker som én opgaveliste: Et ubesvaret opkald om en privat aftale og en kundehenvendelse kræver forskellige næste skridt.
Ved indgående opkald på computeren skal sessionen rent faktisk være tilgængelig. Google oplyser, at Voice skal forblive åben for at modtage opkald på en computer. Kontrollér den valgte mikrofon, højttalerne og de relevante notifikationstilladelser, og foretag derefter et testopkald, før du tager en ny opsætning i brug til aftaler.
Hvis du også bruger tilknyttede telefoner, skal du gennemgå deres viderestillingsindstillinger på den korrekte konto. Google dokumenterer, at et telefonnummer ikke kan knyttes til et andet Voice-nummer, hvis det allerede er tilknyttet et andet sted. Du bør ikke planlægge to desktopsessioner ud fra, at begge konti kan viderestilles til det samme tilknyttede nummer, uden først at kontrollere, hvad tjenesten tillader.
Når du ringer tilbage efter et ubesvaret opkald, skal du først åbne historikken for den relevante konto. Bekræft opkaldets kontekst, ring derefter tilbage, og registrer næste handling sammen med den tilhørende aftale eller kundeopgave.
Arbejdsgang 2: Flere kundeprojekter bruger ét virksomhedsnummer
En kunde mere kræver ikke automatisk en ekstra Voice-konto. Hvis din konsulentvirksomhed allerede bruger ét virksomhedsnummer, kan det være en mere nyttig forbedring at organisere opkald efter projekt.
Opret et arbejdsområde til et projekt, der medfører hyppige telefonsamtaler. Tilføj Voice med den eksisterende virksomhedsprofil sammen med projektbeskrivelsen, tidsplanen og beslutningsloggen. Et andet projektarbejdsområde kan genbruge den samme profil og samtidig vise sine egne understøttende værktøjer.
Når en kunde ringer, skal du åbne den relevante projektkontekst og arbejde ud fra den aktuelle projektbeskrivelse. Registrer til sidst beslutningen, den ansvarlige og næste skridt. For eksempel: “Bekræft den ændrede leveringsdato med projektsponsoren, og send derefter den opdaterede tidsplan.” Det kan omsættes til handling uden at skulle kopiere alle dele af samtalen.
Genbrug af en profil opdeler ikke Voices historik efter projekt, opretter ikke projektspecifikke telefonsvarere og ændrer ikke det nummer, der bruges til opkald. Oprethold denne opdeling mellem projekter i de registreringer, du allerede bruger. WebCatalog placerer værktøjerne praktisk; det klassificerer ikke automatisk dem, der ringer.
Inden arbejdsdagen slutter, skal du gennemgå ubesvarede opkald og talebeskeder fra virksomhedskontoen og sammenholde dem med projektregistreringerne. Registrer opfølgningen dér, hvor du administrerer arbejdet, så du kan se, hvad der stadig kræver opmærksomhed, når du åbner et projekt igen i morgen.
Arbejdsgang 3: Håndter opkald på en kollegas vegne
En direktionsassistent har et andet behov end en person, der vedligeholder to private logins. Assistenten har brug for tilladelse til at håndtere en anden persons opkald og samtidig fortsat bruge sin egen arbejdsidentitet.
På understøttede Workspace Voice-abonnementer kan du bruge opkaldsdelegering. En administrator kan tildele en stedfortræder tilladelser til at foretage opkald, modtage opkald og få adgang til telefonsvareren på vegne af den person, der delegerer. De tildelte tilladelser afgør, hvilke ansvarsområder der er tilgængelige.
Aftal den praktiske overdragelse, inden du overtager opkaldshåndteringen: Hvilke opkald skal omstilles, hvilke kan håndteres direkte, og hvordan skal en anmodning om at blive ringet op registreres? Hold din egen Voice-session ved siden af den kalender og de opfølgningsregistreringer, du har adgang til, i et arbejdsområde med navnet “Ledelsesstøtte”.
Når et indgående opkald kræver yderligere handling, skal du registrere, hvem der skal svare, og hvilken kontekst vedkommende har brug for. Arbejdsområdet understøtter denne proces uden at kræve en ekstra profil, der er logget ind på lederens konto. Delegering gives af Google Voice, ikke af WebCatalog.
Hvis et team skal besvare opkald, bør du i stedet vurdere en opkaldsgruppe. Google understøtter valg af routing, arbejdstider og håndtering af ubesvarede opkald på understøttede abonnementer. Dokumentationen bemærker også, at opkald til opkaldsgrupper ikke viderestilles til medlemmernes tilknyttede mobilnumre, så kontrollér de enheder, der faktisk skal bruges til at besvare opkaldene, når du planlægger dækningen.
En samling åbne kontovinduer kan ikke erstatte disse routingregler. Brug den relevante Voice-funktion, og organiser derefter hver persons understøttende arbejde omkring den.
Byg arbejdsområdet op omkring det næste opkald
Start med de konti og numre, du allerede har fået tildelt. Afgør, om den næste forbedring er en separat privat- og arbejdssession, bedre projektkontekst eller en understøttet opsætning med delegering eller opkaldsgrupper.
Åbn derefter Google Voice i WebCatalog. Giv forskellige konti separate profiler, placer den konto, du arbejder med, ved siden af de værktøjer, der omsætter opkald til beslutninger, og kontrollér opsætningen til indgående opkald før din næste planlagte samtale. Resultatet er et mere overskueligt sted at håndtere opkald og opfølgning uden at forveksle kontoorganisering med konfiguration af telefonsystemet.
