Når Google Chat spænder over personlige samtaler, projekter hos din arbejdsgiver og kundearbejde, begynder organiseringen med at vide, hvilken identitet der hører til i hver samtale. Derefter kan du samle projektets chat, dokumenter og kalender, så de er nemme at tilgå sammen.
Et projekt kræver ikke automatisk en ekstra Google-konto. Du bruger måske én arbejdskonto til flere kundesamarbejder, mens en anden kunde stiller sin egen administrerede identitet til rådighed. De situationer kræver forskellige opsætninger på computeren.
Google understøtter allerede skift mellem konti, du er logget ind på. WebCatalog tilføjer isolerede profiler og projektorienterede arbejdsområder, som kan gøre en mere kompleks arbejdsdag lettere at navigere i. Målet er at gøre det tydeligt, hvilken konto, samtale og hvilke tilknyttede værktøjer du skal bruge, hver gang du går i gang med arbejdet.
Giv identiteter og projekter forskellige roller
»Konto«, »organisation« og »rum« beskriver forskellige dele af en arbejdsgang i Google Chat. Når du holder dem adskilt, bliver både opsætning og fejlfinding lettere.
| Del af opsætningen | Hvad den styrer eller organiserer | Et praktisk eksempel |
|---|---|---|
| Google-konto | Den identitet, du bruger til at logge ind og deltage | Din personlige konto eller den konto, du har fået af din arbejdsgiver |
| Google Workspace-organisation | Administreret adgang og politikker for dens brugere | Din arbejdsgivers indstillinger for Chat og eksternt samarbejde |
| Google Chat-rum | Et samtaleområde med sine egne deltagere | En diskussion om en produktlancering med projektteamet |
| WebCatalog-profil | Isolerede login- og sessionsdata for websteder | En profil med navnet »Arbejde — Acme« |
| Arbejdsområde i WebCatalog | Et skrivebordsvindue, der samler apps og profiler | Et arbejdsområde til en lancering med Chat, Drive og projektbeskrivelsen |
Google beskriver adgangen til Chat via din Google-konto eller Workspace-organisation. Både personlige Google-konti og betalte Workspace-konti kan oprette Chat-rum, men de har forskellige funktioner. Se Googles sammenligning af konti.
Det betyder, at du bør oprette profiler på computeren ud fra de faktiske loginidentiteter og derefter organisere projektarbejdsområder efter arbejdet. Når du opretter et arbejdsområde i WebCatalog, opretter det ikke et Google Chat-rum, inviterer ikke samarbejdspartnere og ændrer ikke organisationens tilladelser.
Start med Googles eksisterende muligheder på computeren
Du behøver ikke en ny app blot for at tilføje endnu et Google-login. Googles vejledning til login med flere konti forklarer, hvordan du tilføjer konti og skifter mellem dem uden at logge ud. I en understøttet Google-tjeneste kan du bruge kontomenuen til at tilføje eller vælge den konto, du har brug for.
Chat er tilgængelig på chat.google.com og i Gmail. Google tilbyder også en selvstændig Chat-app, som installeres som en progressiv webapp via Chrome. Chrome skal være åben, for at appen kan fungere, og på administrerede enheder kan installationen kræve tilladelse.
Disse muligheder kan være tilstrækkelige, hvis kontoskifteren og din eksisterende organisering i browseren passer til din måde at arbejde på. Uanset hvilken løsning du bruger, skal du kontrollere, hvilken konto der har adgang til den samtale, du vil åbne.
WebCatalog er nyttigt, når du ønsker tydelige, genanvendelige kontokontekster og en organisering på computeren af resten af hvert projekt. Du kan holde din personlige identitet adskilt fra arbejdet og derefter genbruge arbejdsidentiteten, hvor den har adgang. De følgende tre samarbejdsmønstre viser, hvordan du træffer de valg.
Personlige samtaler: skab et fast tilholdssted
Din personlige konto bruges måske til familieplaner, en frivilliggruppe og nogle venner, der foretrækker Chat. Giv disse samtaler et genkendeligt sted, så du kan finde dem uden først at skulle navigere gennem din arbejdsgivers projektliste.
Giv profilen navnet Personlig i WebCatalog, eller brug en anden betegnelse, der tydeligt identificerer Google-loginet. Åbn Chat med den profil, og log ind på den ønskede personlige konto. Lad navnet handle om identiteten frem for en midlertidig aktivitet som »Weekendtur«. Aktiviteten ændrer sig; kontoen kan være nyttig i årevis.
I Google Chat kan du bruge tjenestens egen organisering af samtaler til de personer og grupper, du oftest vender tilbage til. Google nævner fastgørelse og frigørelse af rum eller samtaler blandt de funktioner, der er tilgængelige for brugere med personlige konti og betalte Workspace-konti.
Forestil dig, at din frivilliggruppe har en samtale om et arrangement og et planlægningsdokument. Du kan holde samtalen fastgjort i Chat og placere dokumentappen ved siden af den i et relevant arbejdsområde i WebCatalog. Før du åbner eller deler dokumentet, skal du kontrollere, at den personlige konto har den tilsigtede adgang.
Grænsen mellem konti og grænsen mellem projekter tjener nu forskellige formål. Profilen holder loginkonteksten adskilt. Arbejdsområdet samler de ting, du har brug for til arrangementet. Ingen af delene erstatter samtalens medlemsindstillinger eller dokumentets delingsindstillinger.
Arbejdsprojekter: genbrug den rigtige identitet på tværs af teamets arbejde
En konto fra din arbejdsgiver hører normalt til i en tydeligt navngivet arbejdsprofil, såsom Arbejde — Acme. Brug den identitet til de Chat-samtaler, som din organisation har aktiveret og inviteret dig til at deltage i.
Hvis Chat ikke er tilgængelig for kontoen, skal du kontakte Workspace-administratoren. Googles loginvejledning påpeger, at arbejdspladser og uddannelsesinstitutioner skal konfigurere Chat til deres brugere. At åbne den samme identitet i en anden computerapp aktiverer ikke en organisationstjeneste, som ikke er tilgængelig.
Når adgangen fungerer, kan du organisere tilbagevendende projekter efter de oplysninger, hvert projekt har brug for. Ved en produktlancering kan det være:
- Det Google Chat-rum, hvor lanceringsteamet træffer beslutninger.
- Drive-mappen med godkendt kreativt materiale.
- Dokumentet med tjeklisten for lanceringen.
- Kalenderen, der bruges til at bekræfte datoer for gennemgang.
Du kan samle de relevante apps og profiler i et arbejdsområde med navnet Produktlancering i WebCatalog. Et andet arbejdsområde, Teamdrift, kan indeholde værktøjerne til det løbende interne arbejde.
Begge kan bruge den samme arbejdsprofil, når den samme Google-konto har adgang til begge projekter. Du behøver ikke en ny Google-konto eller et isoleret login til hvert projektvindue. Når du genbruger en profil, genbruger du dens sessionsdata, så vinduerne er ikke separate identiteter.
Et arbejdsområde i WebCatalog låser heller ikke Chat til en bestemt projektsamtale. Før du sender en opdatering om lanceringen, skal du vælge det ønskede Google Chat-rum og kontrollere deltagerne. Arbejdsområdet på computeren hjælper dig med at finde frem til arbejdet; samtalen i Google Chat afgør, hvem der modtager beskeden.
Hold projektbeslutninger i den samtale, hvor teamet forventer at finde dem. Hvis en direkte besked afklarer noget, der påvirker hele gruppen, skal du tilføje en passende opsummering til projektdiskussionen. Det gør arbejdsområdet værdifuldt for den næste person, der har brug for beslutningen, ikke kun for den person, der sender beskeder lige nu.
Kundesamarbejde: organiser den identitet, kunden faktisk har inviteret
Adgang hos en kunde kræver en klar beslutning, før du opretter endnu en profil. Spørg, hvilken mailadresse eller administreret identitet kunden forventer, at du bruger.
Der er flere mulige løsninger. En kunde kan invitere din eksisterende Google-konto til arbejde eller privat brug som ekstern deltager. Kunden kan også udstede en konto til dig i sin egen Workspace-organisation. Google beskriver nu også en godkendt gæsteinvitationsproces for personer uden en eksisterende Google-konto; invitationen opretter en gæstekonto, som administreres af den inviterende organisation. De tilgængelige muligheder og begrænsninger forklares i Googles vejledning om eksterne brugere og gæster.
Tilpas din opsætning på computeren til den løsning:
| Kundens løsning | Fornuftigt profilvalg |
|---|---|
| Kunden inviterer din eksisterende arbejdskonto | Genbrug profilen til den konto |
| Kunden stiller en separat Workspace-konto til rådighed | Opret en profil med et navn, der angiver kunden og identiteten |
| Kunden bruger en godkendt gæsteinvitation | Gennemfør invitationen, kontrollér adgangen til Chat, og organiser den oprettede identitet tydeligt |
Hvis din eksisterende arbejdskonto deltager i tre kundeprojekter, kan tre projektarbejdsområder være nyttige. Tre nye Google-konti er ikke automatisk nødvendige. Omvendt bliver en identitet udstedt af en kunde ikke udskiftelig med din arbejdsgiverkonto, blot fordi du placerer dem i samme projektvindue.
Eksternt samarbejde afhænger også af de involverede organisationer. Googles indstillinger for ekstern Chat beskriver administratorindstillinger, begrænsninger for betroede domæner og udgaveafhængige muligheder for eksterne rum. Hvis en invitation mislykkes, skal du bekræfte den inviterede identitet og bede kunden om at kontrollere de relevante adgangsindstillinger.
Til et fælles projekt skal du bruge den samarbejdsform, kunden har godkendt. Hvis det er et Google Chat-rum med ekstern adgang, skal du holde projektsamtalen der. En WebCatalog-profil kan bevare en loginkontekst; den kan ikke give medlemskab af et rum eller tilsidesætte en organisations politik for ekstern chat.
Kontrollér også linkede dokumenter separat. Googles vejledning om ekstern adgang skelner mellem adgang til Chat og adgang til Drive-filer og opgaver. Før en gennemgang skal du åbne det faktiske dokument med den ønskede konto og bekræfte, at det er tilgængeligt. En fungerende samtale afklarer ikke i sig selv alle spørgsmål om filtilladelser.
Omsæt samarbejdsoversigten til en WebCatalog-opsætning
Opbyg først kontolaget. WebCatalogs profilvejledning beskriver, hvordan du opretter en profil og åbner en app med den:
- Tilføj Google Chat fra WebCatalogs appkatalog.
- Åbn Profiles, vælg Add profile, og giv identiteten et genkendeligt navn.
- Åbn Chat med den profil, og log ind på den tilsvarende konto.
- Kontrollér, at kontoen har adgang til en samtale eller et rum, som den skal kunne tilgå.
Gentag for de forskellige identiteter, du faktisk bruger. Hvis du åbner endnu et vindue med den samme profil, isolerer det ikke en anden konto; det bruger den samme sessionskontekst.
Organiser derefter arbejdsområder i WebCatalog omkring det løbende arbejde. Et kundearbejdsområde kan indeholde Chat, kundens dokumentværktøjer og projektstyringsværktøjet. Genbrug en eksisterende profil, når det ønskede login er det samme. Når flere Google-apps bruger én identitet, kan den tilsvarende profil rumme den fælles loginkontekst; kontrollér kontoen, når du åbner hver app.
Før du udvider opsætningen, skal du sammenholde de nødvendige apps, profiler og arbejdsområder med de aktuelle WebCatalog-abonnementer. Antallet af projektarbejdsområder og antallet af kontoidentiteter er to separate planlægningsbeslutninger.
Gør hver projektoverdragelse nem at følge
Lav et kort tjek, før du sender en opdatering: Hvilken konto bruger jeg, hvem deltager i denne samtale, og kan de åbne det linkede materiale? Det fanger uoverensstemmelser mellem konto og adgang, som et ryddeligt skrivebord alene ikke kan løse.
Giv opdateringen nok kontekst til at være nyttig: angiv beslutningen, link til det aktuelle dokument, og forklar, hvad der sker som det næste. Det er især nyttigt, når en kunde deltager via en anden organisation eller en inviteret gæsteidentitet.
Til din næste projektgennemgang kan du opbygge ét Google Chat-arbejdsområde i WebCatalog omkring den faktiske samtale, dokumentværktøjerne og dagsordenen. Brug det til en fuld overdragelse, og behold derefter den opsætning, der gør den rigtige identitet og det rigtige projekt lettest at genkende.
