En personlig indbakke, en arbejdsadresse og en konto til et sideprojekt kan sagtens høre hjemme på den samme computer. Udfordringen er at gøre det nemt at kende forskel på dem, når du besvarer en besked, åbner et dokument eller tjekker en mødeinvitation.
Du kan administrere flere Gmail-konti via Googles kontoskifter, separate browserprofiler eller et arbejdsområde på computeren som WebCatalog. Google understøtter allerede, at du kan skifte mellem konti, du er logget ind på, uden at logge ud. WebCatalog giver dig en anden måde at organisere arbejdet på: direkte adgang til apps, separate profiler og områder til relaterede værktøjer.
Her kan du se, hvordan du vælger en opsætning og får glæde af den i løbet af dagen.
Vælg, hvordan du vil organisere dine Gmail-konti
Start med den opgave, der giver mest besvær.
| Dit vigtigste behov | Et praktisk udgangspunkt |
|---|---|
| Tjekke en ekstra indbakke en gang imellem | Googles kontoskifter |
| Holde arbejdsrelateret og privat browsing adskilt på tværs af mange websites | Browserprofiler |
| Få adgang til Gmail-konti sammen med de apps, du bruger til hvert projekt | WebCatalog Desktop |
| Samle indgående beskeder i én indbakke | En separat løsning til samling af e-mail |
At have nem adgang til konti og at samle deres beskeder er to forskellige behov. Opsætningen nedenfor holder hver Gmail-indbakke på sin egen konto, hvilket er nyttigt, når identiteter, kundesamtaler og daglige rutiner skal forblive adskilte.
Brug Googles kontoskifter til en enkel opsætning
Hvis du kun skifter konto en gang imellem, kan du starte med Gmails eksisterende kontomenu:
- Log ind på Gmail på din computer.
- Vælg dit profilbillede eller forbogstav øverst til højre.
- Vælg Tilføj konto, og gennemfør login på den anden konto.
- Åbn den samme menu, når du vil vælge en anden konto.
Disse trin følger Googles vejledning til flere konti.
Det fungerer godt, når du har få indbakker og hurtigt kan genkende hver adresse. Gør det til en vane at tjekke den aktive adresse, før du skriver en ny besked.
Google forklarer også, at den konto, du logger ind på først, ofte bliver standardkontoen. Nogle Google-tjenester kan bruge denne kontos indstillinger, når det er uklart, hvilken konto der skal bruges. Hvis et link fører dig til en uventet Google-konto, skal du tjekke den aktive identitet, før du ændrer noget.
Brug browserprofiler til en mere omfattende adskillelse
En browserprofil er nyttig, når en e-mailkonto hører til et helt browsermiljø. Du vil måske holde arbejdsrelaterede bogmærker, gemte adgangskoder og browserhistorik adskilt fra din private opsætning.
I Chrome skal du åbne browserens profilmenu, vælge Tilføj Chrome-profil og vælge et navn og et udseende, der er nemt at genkende. Log ind på den relevante Gmail-konto i profilen. Gentag for den anden identitet. Google beskriver, hvordan du opretter og skifter mellem Chrome-profiler.
Vælg navne, der beskriver formålet, f.eks. »Privat« og »Studio«. En profil med navnet »Profil 2« hjælper dig ikke meget, når du har flere vinduer åbne.
Browserprofiler er et fornuftigt valg, når du ønsker separate browsermiljøer. Hvis din hverdag drejer sig om gentagne gange at åbne de samme apps og konti, tilbyder WebCatalog en mere direkte løsning.
Administrer flere Gmail-konti med WebCatalog
WebCatalogs Gmail-app til computeren giver Gmail sit eget vindue og en plads i din Dock eller på proceslinjen. Du fortsætter med at bruge Gmails webgrænseflade, mens du vælger, hvordan kontiene skal indgå i din arbejdsgang på computeren.
Den mest nyttige opsætning starter med tydeligt navngivne profiler og udvides kun, når du har brug for mere struktur.
1. Føj Gmail til din computer
Download WebCatalog Desktop, installer det, og log ind på din WebCatalog-konto. Find Gmail i kataloget, og tilføj det som en computerapp.
Åbn Gmail én gang for at bekræfte, at du starter med den tjeneste, du forventer. Din WebCatalog-konto administrerer din WebCatalog-opsætning; du logger stadig separat ind på den Google-konto, du vil bruge.
2. Opret en profil til hver Google-identitet
Gå til Profiler i WebCatalog, vælg Tilføj profil, og indtast et beskrivende navn. Åbn Gmail med den pågældende profil, og følg Googles loginvejledning.
Gentag for de andre konti. Opret f.eks. »Privat«, »Arbejde« og »Kunde A«. Vælg et WebCatalog-abonnement, der dækker de apps, profiler og områder, du har brug for i din opsætning. WebCatalogs profilvejledning forklarer også, hvordan du genbruger en profil på tværs af computerapps.
Brug én Google-identitet i hver profil for at holde dem tydeligt adskilt. Det gør profilnavnet til en pålidelig indikator for den indbakke, du vil åbne.
3. Giv hver konto et bestemt formål
Før du tilføjer endnu en profil, skal du beslutte, hvad der hører til i den. En nyttig opdeling kan se sådan ud:
| Profil | Brug den til |
|---|---|
| Privat | Beskeder om husstanden, aftaler og private abonnementer |
| Arbejde | Interne samtaler og din primære arbejdsindbakke |
| Kunde A | Beskeder og ressourcer knyttet til den pågældende kunde |
Undgå at oprette en ny profil til hver midlertidig opgave. Tilføj en, når du har brug for en anden konto eller en varig adskillelse i dit arbejde.
WebCatalog-profiler holder sessioner og browserdata adskilt. Det giver dig mulighed for at vende tilbage til forskellige konti uden at skulle logge ud blot for at skifte mellem dem. Google kan stadig kræve godkendelse, når sikkerhedstjek eller din organisations politikker gør det nødvendigt.
4. Hold relaterede Google-apps samlet
E-mail fører ofte til en anden opgave: at gennemgå et dokument i Drev, tjekke en kalender eller opdatere en projekttavle. Genbrug den relevante Google-profil til Gmail, Google Drev og Google Kalender, så den ønskede identitet er tilgængelig på tværs af disse apps.
Organiser derefter værktøjerne i et WebCatalog-område. Hvert område åbnes i sit eget vindue og kan samle apps og profiler til en kunde eller et projekt.
Et kundeområde kan f.eks. indeholde kundens Gmail-profil, Drev, Kalender og en projektstyringsapp. Når du sætter dig for at arbejde med kunden, har de relaterede værktøjer en fast plads.
Start med ét område til det arbejde, du udfører oftest. Du kan tilføje flere, når du ved, hvilke opdelinger der hjælper dig med at holde orden.
Gør dine indbakker nemmere at administrere
En bedre opsætning på computeren giver nem adgang. Et par vaner i Gmail gør det lettere at håndtere selve beskederne.
Brug et ensartet etiketsystem
Etiketter i Gmail giver dig mulighed for at organisere beskeder i kategorier. Overvej at bruge et lille sæt etiketter på tværs af dine arbejdsindbakker, f.eks. »Handling«, »Afventer« og »Reference«.
De samme betegnelser gør det nemmere at genoptage arbejdet, når du har skiftet konto. Lad profilnavnet angive kontoens identitet og etiketten angive beskedens status. Det giver hver del af dit system en klar funktion.
Indstil den rette signatur på hver konto
Gennemgå Gmails signaturindstillinger for hver indbakke. Gmail understøtter standardsignaturer til nye beskeder og svar.
Brug de kontakt- og virksomhedsoplysninger, der passer til den pågældende adresse. En særpræget signatur giver endnu et synligt fingerpeg, mens du skriver, men det vigtigste er stadig at tjekke afsenderadressen.
Beslut, hvilke indbakker der må afbryde dig
I Gmails indstillinger for skrivebordsnotifikationer kan du vælge notifikationer for nye mails, vigtige mails eller ingen mails.
Et fornuftigt udgangspunkt er at tillade notifikationer for tidskritisk arbejde og tjekke mindre presserende konti med planlagte mellemrum. Hvis en notifikation ikke vises, skal du gennemgå både Gmails indstillinger og tilladelserne på din computer.
Tjek konti i en bevidst valgt rækkefølge
Prøv en kort rutine: Gennemgå først vigtige arbejdsbeskeder, håndter derefter igangværende kundesamtaler, og tjek privat e-mail på et tidspunkt, du selv har valgt.
Målet er at undgå, at den senest åbnede indbakke bestemmer, hvad du gør som det næste. Hav en separat opgaveliste til forpligtelser, der kræver mere end et hurtigt svar.
Ofte stillede spørgsmål
Kan jeg være logget ind på to Gmail-konti samtidig?
Ja. Google understøtter, at du er logget ind på flere konti. Browserprofiler og WebCatalog-profiler giver yderligere muligheder for at organisere separate kontomiljøer.
Samler WebCatalog alle Gmail-beskeder i én indbakke?
Denne opsætning giver dig adgang til separate Gmail-konti. Den samler ikke deres mails i en fælles indbakke. Vælg en separat løsning til samling af e-mail, hvis det er sådan, du ønsker at læse dine beskeder.
Skal Gmail, Drev og Kalender bruge den samme WebCatalog-profil?
Brug den samme profil, når disse apps skal bruge den samme Google-identitet. Opret en anden profil til en anden identitet, f.eks. en privat konto eller et separat kundelogin.
Giv hver Gmail-konto en tydelig plads
Hvis du kun tjekker indbakker en gang imellem, kan Googles kontoskifter måske dække dit behov. Når flere konti indgår i dit daglige arbejde, kan en opsætning på computeren gøre deres formål og placering meget tydeligere.
Kom i gang med WebCatalog Desktop ved at tilføje Gmail og oprette profiler til de konti, du bruger mest. Opbyg ét område omkring din primære arbejdsgang, og tilføj derefter den kalender, de dokumenter og de apps, der hjælper dig med at udføre arbejdet bag hver e-mail.
