V Disku Google se hůře orientuje, když vaše soubory patří do různých oblastí vašeho života. Nabídku máte ve firemním účtu, klient vám poskytne samostatné firemní přihlašovací údaje a osobní dokumenty jsou na dalším Disku. Nejtěžší je zapamatovat si, pod kterou identitou najdete dokument, který právě potřebujete.
Existuje několik dobrých způsobů, jak spravovat více účtů Disku Google. Google podporuje přepínání účtů v prohlížeči a Disk pro počítače umožňuje připojit více účtů pro místní přístup k souborům. Profily prohlížeče a WebCatalog nabízejí další možnosti, jak si uspořádat účty, které během dne používáte.
Správné nastavení závisí na tom, co děláte po otevření Disku. Čtete občas sdílený dokument, pracujete se soubory ve Finderu nebo Průzkumníku souborů, nebo přecházíte mezi klientskými e-maily, dokumenty a schůzkami? Začněte touto otázkou a pak si vytvořte co nejjednodušší uspořádání, které pokryje vaši běžnou práci.
Zvolte si uspořádání podle práce, kterou potřebujete dělat
Tyto možnosti řeší různé části problému a můžete jich používat několik současně.
| Vaše hlavní potřeba | Vhodný výchozí bod | Na co pamatovat |
|---|---|---|
| Občas otevřít Disk jiného účtu | Přepínač účtů Google | Před úpravami nebo nahráváním ověřte aktivní účet Google. |
| Přistupovat ke cloudovým souborům přes Finder nebo Průzkumníka souborů | Disk Google pro počítače | Google podporuje až čtyři účty; pro každý nastavte synchronizaci. |
| Uspořádat celé prostředí prohlížeče podle identity | Profily prohlížeče | Spravujete oddělené prostředí prohlížeče pro práci, osobní použití nebo klienta. |
| Mít Disk vedle ostatních aplikací pro každou identitu | WebCatalog Desktop | Profily oddělují relace; prostory organizují aplikace a profily, které používáte společně. |
Rozlišujte také mezi více účty a více složkami. Pokud s vaším stávajícím firemním účtem sdílejí složky tři klienti, může vám stačit tento jediný účet. Další prostředí účtu si vytvořte až tehdy, když skutečně potřebujete používat jinou identitu Google. U složek pod stejnou identitou může stačit přehledná struktura projektů.
Pro občasný přístup přes web používejte přepínač účtů Google
Google umožňuje přihlásit se k více účtům Google a přepínat mezi nimi bez odhlašování. Ve službě Google vyberte svůj profilový obrázek nebo iniciálu, zvolte Přidat účet a přihlaste se. Potom můžete požadovaný účet vybrat z nabídky účtů.
Je to rozumný výchozí bod pro někoho, kdo druhý Disk kontroluje několikrát týdně. Nastavení je minimální a prohlížeč zůstává vaším hlavním pracovním prostředím.
Než nahrajete výstup práce nebo požádáte o přístup k dokumentu, zkontrolujte e-mailovou adresu uvedenou v nabídce účtu Google. Známý avatar není spolehlivým vodítkem, zvlášť když oba účty používají stejnou fotografii. Google také uvádí, že první účet, ke kterému se přihlásíte, bývá často výchozí. To může hrát roli, když služba neví, který účet chcete použít.
Pokud se opakovaně zastavujete, abyste zkontrolovali nabídku účtů, zvažte, zda každé identitě nepřidělit ve svém každodenním prostředí snáze rozpoznatelné místo.
Když potřebujete místní přístup k souborům, použijte Disk pro počítače
U souborů, které potřebujete ve Finderu na Macu nebo v Průzkumníku souborů ve Windows, začněte vlastním synchronizačním klientem Googlu. Disk pro počítače podporuje až čtyři účty současně.
Další účet připojíte takto:
- Otevřete nabídku Disku pro počítače.
- Vpravo nahoře vyberte svůj profilový obrázek.
- Zvolte Přidat další účet a přihlaste se přes prohlížeč.
- Podle pokynů Googlu restartujte Disk pro počítače.
Po připojení účtů rozhodněte, jak velkou část každého Disku chcete mít v zařízení. Průvodce streamováním a zrcadlením od Googlu vysvětluje rozdíl: při streamování zůstávají soubory převážně v cloudu a místní prostor zabírají soubory, které otevřete nebo zpřístupníte offline; zrcadlení uchovává úplnou kopii sekce Můj disk místně i v cloudu. Sdílené disky podporují streamování.
Například grafik může potřebovat pravidelný místní přístup k pracovním podkladům ve vlastním firemním účtu, zatímco klientovu složku s referenčními materiály navštěvuje jen občas. Tyto potřeby vyžadují odlišná rozhodnutí o místním úložišti. Zvažte dostupné místo na disku, soubory potřebné na cestách a případné požadavky vaší organizace.
Při procházení místních souborů používejte snadno rozpoznatelné názvy účtů. Než vyberete cíl nahrávání nebo exportu, zkontrolujte účet i složku. Správně pojmenovaný soubor na nesprávném Disku stále přidělává práci všem, kdo se ho snaží najít.
WebCatalog zde slouží k jinému účelu: organizuje přístup k webovému rozhraní Disku a souvisejícím aplikacím. Nenahrazuje synchronizačního klienta Googlu ani neslučuje úložiště patřící samostatným účtům Google. Pro místní soubory můžete používat Disk pro počítače a pro webovou část stejného projektu WebCatalog.
Pro širší oddělení prohlížení používejte profily prohlížeče
Pokud už pracujete převážně v prohlížeči, mohou vám stačit samostatné profily. Profily Chromu uchovávají odděleně informace, jako jsou záložky, historie, hesla a nastavení.
V Chromu otevřete nabídku profilů prohlížeče, zvolte Přidat profil Chrome a profil srozumitelně pojmenujte. V tomto profilu otevřete Disk a přihlaste se účtem Google, který v něm chcete používat. Podle potřeby postup zopakujte pro další identitu.
Profily pojmenovávejte podle role, kterou okamžitě poznáte: „Osobní“, „Studio“ nebo „Pracovní účet Acme“. Název projektu je méně užitečný, pokud budete stejný účet používat i po skončení projektu.
Tento přístup je pohodlný, pokud chcete mít karty s rešeršemi pro daného klienta, záložky a další weby ve vyhrazeném prostředí prohlížeče. S rostoucím počtem účtů sledujte, zda se správa oken prohlížeče nestává samostatným úkolem.
Uspořádejte si pravidelnou práci s účty ve WebCatalogu
WebCatalog se hodí, když je Disk jednou ze zastávek v širším pracovním postupu zahrnujícím e-mail, kalendáře, chat a projektové nástroje. Jeho profily udržují relace účtů a data prohlížení oddělené, takže se ke každému účtu můžete vracet v jeho vlastním prostředí.
Začněte identitami, které používáte nejčastěji. Postupujte podle pokynů WebCatalogu k nastavení profilů:
- Otevřete WebCatalog Desktop a přejděte do Profiles.
- Vyberte Add profile a zadejte snadno rozpoznatelný název.
- V tomto profilu otevřete Disk a přihlaste se k zamýšlenému účtu Google.
- Postup zopakujte pro druhý účet.
Firemní profil, který používáte pro Disk, může sloužit také pro Gmail a Kalendář Google pod stejnou identitou Google. Díky jeho opakovanému používání zůstáváte ve stejném kontextu účtu, když přecházíte od e-mailového požadavku k dokumentu a poté ke schůzce nad jeho připomínkami.
Prostory používejte, když chcete seskupit aplikace a profily podle klienta nebo projektu. Každý prostor se otevírá ve vlastním okně. Oddělení účtů zajišťují profily; prostor slouží k jejich uspořádání.
Počáteční uspořádání udržujte jednoduché. Než znovu vytvoříte celé své pracovní prostředí, přidejte aplikace používané při jednom opakujícím se úkolu. Tarif Basic WebCatalogu zahrnuje dvě desktopové aplikace, dva profily a jeden prostor. Tarify Pro a Business podporují neomezený počet aplikací, profilů a prostorů, což je důležité, pokud začnete pracovat pro více klientů nebo používat větší sady aplikací.
Praktický pracovní postup pro klientské dokumenty
Představte si konzultanta s firemním účtem Google a samostatným účtem, který mu poskytla společnost Acme. Acme očekává, že projektová práce bude probíhat prostřednictvím jejího účtu. Konzultant má i další klienty, kteří sdílejí dokumenty přímo s jeho firemní adresou.
Užitečným dělicím kritériem je identita Google vyžadovaná pro danou práci. Acme dostane vlastní profil. Ostatní klienti mohou zůstat pod firemním profilem, pokud právě tomuto účtu udělili přístup.
Začněte ve správném účtu
Před zahájením úkolu otevřete profil Disku pro Acme. Zkontrolujte e-mailovou adresu účtu a poté přejděte do složky projektu. Pokud úkol přišel e-mailem, ověřte, že se zpráva týká stejného projektu a účtu, který máte otevřený.
Udělejte si z toho zvyk na začátku každého pracovního bloku. Jedna kontrola před soustředěnou prací se dodržuje snáze než napravování následků nahrání souboru pod nesprávnou identitou.
Pracujte se sdíleným dokumentem
Otevřete dokument, který klient označil jako aktuální verzi. Než vytvoříte samostatnou kopii, ověřte si, zda je kopie skutečně součástí zadání. Nový soubor může vést k tomu, že připomínkující diskutují o jedné verzi, zatímco vy upravujete jinou.
Nastavení sdílení od Googlu určuje, zda váš účet může dokument zobrazovat, komentovat nebo upravovat. Další profil poskytuje jiné přihlášené prostředí; tato oprávnění ale nemění.
Pokud máte přístup pouze pro čtení, ale potřebujete dokument upravovat, vyřešte to s jeho vlastníkem pomocí zamýšleného účtu. Vytvoření několika kopií nevyřeší samotné nastavení spolupráce.
Před nahráváním vyberte cíl
U nového výstupu nejprve přejděte do dohodnuté složky projektu a teprve potom vyberte soubor k nahrání. Použijte název, který označuje projekt a účel, například „Acme – návrh úvodního zaškolení“. Pokud má klient zavedený způsob pojmenovávání, dodržujte ho.
Při předání sdílejte odkaz na dohodnutý soubor a uveďte, co je připraveno ke kontrole. Potom přejděte do prostředí dalšího klienta. Cílem je opakovatelný postup od účtu přes projekt k dokumentu, při kterém se musíte méně spoléhat na paměť.
Než změníte nastavení, zjistěte příčinu problému
Když něco nefunguje správně, rozlišujte tyto tři případy:
Soubor se otevírá pod nesprávným účtem. Zkontrolujte e-mailovou adresu Google v aktivním okně. Otevřete odkaz v prostředí zamýšleného účtu a zkuste to znovu. Uložený odkaz určuje umístění; nezaručuje, že používáte správnou identitu.
Správný účet nemá k souboru přístup. Zkontrolujte původní pozvánku ke sdílení a adresu, která je v ní uvedena. Požádejte vlastníka, aby pro tuto adresu ověřil přístup. Pracovní a školní organizace mohou také omezovat externí sdílení, takže jiný profil nemusí toto omezení vyřešit.
Soubor chybí v místním úložišti. Zkontrolujte příslušný účet v Disku pro počítače a projděte jeho nastavení synchronizace a přístupu offline. Jde o otázku místní dostupnosti souboru, i když se stejný dokument ve webové aplikaci otevírá správně.
Toto rozlišení vám pomůže zasáhnout na správné úrovni namísto opakovaného odhlašování, opětovného vytváření profilů nebo přesouvání dokumentů.
Usnadněte si opakování dalšího předání klientovi
Vyberte dokument, který už potřebujete dodat, a uspořádejte si práci s ním ve WebCatalog Desktop. Vytvořte pro oprávněnou identitu Google jasně pojmenovaný profil, otevřete dohodnutou složku projektu a mějte po ruce související komunikaci. Projděte s dokumentem celou cestu od počátečního požadavku přes úpravy až po závěrečnou kontrolu.
Při předání byste měli být schopni odpovědět na tři otázky, aniž byste museli prohledávat karty: který účet jsem použil, kde je aktuální soubor a který odkaz má klient zkontrolovat? Ponechte si uspořádání, ve kterém tyto odpovědi snadno najdete, a místní synchronizaci podle potřeby přenechte Disku pro počítače.
