วิธีจัดการบัญชี Zoho Mail หลายบัญชีขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของแต่ละบัญชี หากทุกที่อยู่อีเมลเป็นขององค์กรเดียวกัน คุณอาจใช้ชื่อแทนหรือที่อยู่กลุ่มแทนการสร้างบัญชีที่สองได้ แต่หากคุณมีบัญชีแยกกันจริง ๆ แอป Android ของ Zoho และแอปเดสก์ท็อป Trident สำหรับ Windows รองรับการเพิ่มบัญชีได้มากกว่าหนึ่งบัญชี ส่วนในเว็บเบราว์เซอร์ ศูนย์ช่วยเหลือของ Zoho ไม่ได้ระบุวิธีเปิดบัญชี Zoho สองบัญชีพร้อมกัน ดังนั้นคุณจะต้องใช้โปรไฟล์เบราว์เซอร์แยกกัน หรือใช้ WebCatalog Desktop หากต้องการเปิดแต่ละบัญชีในหน้าต่างของตัวเองควบคู่ไปกับแอปที่ใช้ร่วมกัน
ตรวจสอบว่าคุณต้องมีบัญชีที่สองหรือไม่
หลายคนที่มี “บัญชี Zoho Mail หลายบัญชี” จริง ๆ แล้วมีงานเดียวแต่มีที่อยู่อีเมลหลายแห่ง ได้แก่ ที่อยู่ของตัวเอง รวมถึง sales@ หรือ support@ ของบริษัทเดียวกัน Zoho Mail อนุญาตให้กล่องจดหมายเดียวมีชื่อแทนอีเมลและที่อยู่กลุ่มหลายรายการ และคุณเลือกได้ว่าจะส่งจากที่อยู่ใดขณะเขียนอีเมล ผู้ดูแลระบบจะตั้งค่าเหล่านี้ให้ผู้ใช้ในองค์กรผ่าน Zoho Mail Admin Console ลงชื่อเข้าใช้ครั้งเดียว ใช้กล่องจดหมายเดียว ไม่ต้องสลับบัญชี
หน้าเดียวกันอธิบายด้วยว่า คุณสามารถเพิ่มบัญชีภายนอกใน Zoho Mail เป็นบัญชี POP และส่งอีเมลจากบัญชีนั้นภายในกล่องจดหมาย Zoho ได้ ซึ่งมีประโยชน์หากที่อยู่อีเมลที่สองอยู่กับผู้ให้บริการรายอื่น
การมีบัญชี Zoho แยกต่างหากเป็นทางเลือกที่เหมาะสมเมื่อที่อยู่อีเมลเป็นของคนละองค์กร คนละคน หรือมีข้อกำหนดด้านความปลอดภัยต่างกัน เช่น กล่องจดหมายของบริษัทคุณเองกับกล่องจดหมายของลูกค้าที่สร้างให้คุณใช้งาน
เพิ่มบัญชีในแอปของ Zoho
แอปบางตัวของ Zoho รองรับบัญชีหลายบัญชี:
- Android: ในแอป Zoho Mail ให้แตะไอคอนเมนูที่มุมซ้ายบน แตะไอคอน Settings จากนั้นแตะ + Add Account แล้วลงชื่อเข้าใช้ ดูรายละเอียดได้ในคู่มือ Android ของ Zoho
- Windows: ใน Trident ซึ่งเป็นแอปเดสก์ท็อปของ Zoho สำหรับ Mail และ Calendar ให้เปิดเมนูหลัก เลือก Settings → Accounts → Add Account แล้วลงชื่อเข้าใช้ บัญชีแรกจะเป็นบัญชีหลัก ส่วนบัญชีอื่นจะถูกเพิ่มเป็นบัญชีรอง Trident ให้บริการเฉพาะผู้ใช้ Zoho Mail, Zoho Workplace และ Zoho One แบบชำระเงินเท่านั้น
- โปรแกรมอีเมลทุกประเภท: Apple Mail, Outlook และ Thunderbird สามารถจัดการบัญชี Zoho หลายบัญชีผ่าน IMAP ได้ เปิดใช้การเข้าถึง IMAP สำหรับแต่ละบัญชีใน Zoho Mail โดยไปที่ Settings → Mail Accounts บัญชีที่สร้างใหม่ในแพ็กเกจฟรีของ Zoho จะไม่สามารถใช้ฟีเจอร์นี้ได้ และหากเปิดใช้การยืนยันตัวตนแบบสองขั้นตอน คุณอาจต้องใช้รหัสผ่านเฉพาะแอปพลิเคชัน
โปรแกรมอีเมลเหมาะสำหรับอ่านและส่งอีเมล แต่คุณจะไม่ได้ใช้ส่วนอื่น ๆ ของเว็บอินเทอร์เฟซ Zoho Mail เช่น การเชื่อมต่อกับแอป Zoho อื่น ๆ
ใช้โปรไฟล์เบราว์เซอร์แยกกันบนเว็บ
หากคุณตรวจสอบบัญชีที่สองเป็นครั้งคราวเท่านั้น ให้สร้างโปรไฟล์ที่สองใน Chrome, Edge หรือ Firefox เปิด Zoho Mail ในโปรไฟล์นั้น แล้วลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีอีกบัญชีหนึ่ง แต่ละโปรไฟล์มีคุกกี้ของตัวเอง บัญชีทั้งสองจึงยังคงลงชื่อเข้าใช้พร้อมกันได้ วิธีนี้เหมาะสำหรับการใช้งานเป็นครั้งคราว แต่หากมีหลายบัญชี คุณจะต้องสลับไปมาระหว่างหน้าต่างเบราว์เซอร์ที่ดูเหมือนกัน
เปิดบัญชี Zoho แต่ละบัญชีในหน้าต่างแยกกันด้วย WebCatalog Desktop
WebCatalog Desktop (macOS, Windows และ Linux) เปลี่ยน Zoho Mail เวอร์ชันเว็บให้เป็นแอปเดสก์ท็อปที่มีหน้าต่างและไอคอนบน Dock หรือทาสก์บาร์ของตัวเอง โปรไฟล์ จะแยกคุกกี้ เซสชัน และข้อมูลการท่องเว็บออกจากกัน ทำให้แต่ละบัญชี Zoho ลงชื่อเข้าใช้พร้อมกันได้
- เปิด WebCatalog Desktop แล้วไปที่ Profiles
- เลือก Add profile แล้วตั้งชื่อตามบัญชี เช่น “Northwind” หรือ “Client: Acme”
- เปิด Zoho Mail ด้วยโปรไฟล์นั้น แล้วลงชื่อเข้าใช้บัญชี Zoho ที่ต้องการ
- ทำซ้ำตามจำนวนบัญชี Zoho ที่คุณใช้
โปรไฟล์ไม่ได้จำกัดไว้แค่แอปเดียว หากงานของคุณที่ Northwind ยังใช้ Zoho CRM และ Zoho Cliq ด้วย ให้เปิดแอปเหล่านั้นผ่านโปรไฟล์ Northwind เดียวกัน แล้วแอปจะใช้ข้อมูลการลงชื่อเข้าใช้ของบัญชีนั้นร่วมกัน ดูวิธีเปลี่ยนชื่อและลบโปรไฟล์ได้ในคู่มือสร้างและจัดการโปรไฟล์
หากต้องการจัดกลุ่มเครื่องมือของลูกค้าแต่ละรายไว้ด้วยกัน ให้ใส่แอปเหล่านั้นไว้ในพื้นที่ทำงาน: พื้นที่ Northwind มี Zoho Mail, CRM และ Cliq ส่วนพื้นที่ Acme มีแอปของลูกค้ารายนั้น พื้นที่ทำงานใช้สำหรับจัดระเบียบ ส่วนโปรไฟล์มีหน้าที่แยกข้อมูลการลงชื่อเข้าใช้
WebCatalog Desktop ไม่ได้รวมบัญชีต่าง ๆ ไว้ในกล่องจดหมายเดียว แต่ละบัญชีจะยังอยู่ในหน้าต่างของตัวเอง ซึ่งเป็นจุดประสงค์ของการใช้งานนี้ เพราะคุณจะรู้ได้อย่างชัดเจนว่ากำลังเขียนอีเมลในนามขององค์กรใด
คำถามที่พบบ่อย
หากลบโปรไฟล์ อีเมลของฉันจะเป็นอย่างไร
ไม่มีผลใด ๆ กับข้อมูลฝั่ง Zoho การลบโปรไฟล์จะลบข้อมูลและเซสชันภายในเครื่องของโปรไฟล์นั้นออกจากคอมพิวเตอร์ บัญชี Zoho และอีเมลในบัญชียังคงเหมือนเดิม และคุณสามารถลงชื่อเข้าใช้อีกครั้งได้ภายหลัง
สรุป
ใช้ชื่อแทนสำหรับที่อยู่อีเมลเพิ่มเติมในองค์กรเดียวกัน ใช้แอปของ Zoho เองเมื่อเหมาะสม และใช้โปรไฟล์แยกกันเมื่อต้องการให้บัญชี Zoho หลายบัญชีลงชื่อเข้าใช้พร้อมกัน ดาวน์โหลด WebCatalog Desktop เพื่อเปิดแต่ละบัญชีในหน้าต่างของตัวเอง
