การจัดการบัญชี Zangi เริ่มต้นจากการรู้ว่าผู้คนใช้ตัวตนใดในการติดต่อคุณ ผู้ติดต่อเรื่องงานอาจรู้จัก Zangi Private Number หมายเลขหนึ่ง ขณะที่เพื่อนรู้จักอีกหมายเลขหนึ่ง แต่ละบัญชียังมีอุปกรณ์ ข้อมูลเข้าสู่ระบบ และประวัติการสนทนาที่ต้องคำนึงถึงด้วย
มีจุดเริ่มต้นสำคัญที่ควรทราบ: เอกสารเกี่ยวกับบัญชีฉบับปัจจุบัน ของ Zangi ระบุว่าแอปส่งข้อความสำหรับผู้ใช้ทั่วไปใช้งานได้บนอุปกรณ์เคลื่อนที่เท่านั้น และแต่ละบัญชีมีอุปกรณ์ที่ใช้งานอยู่ได้ครั้งละหนึ่งเครื่อง ดังนั้น การมีบัญชีที่สองและอุปกรณ์เครื่องที่สองจึงเป็นการตัดสินใจที่ต่างจากการเปิดหน้าต่างเบราว์เซอร์เพิ่มอีกหน้าต่างหนึ่ง
หากต้องการจัดการหลายบัญชี Zangi ให้จัดระเบียบตัวตนที่คุณใช้อยู่ เก็บข้อมูลการเข้าถึงให้พร้อมใช้งาน และเลือกวิธีใช้งานบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ที่ระบบรองรับ WebCatalog ช่วยจัดระเบียบเว็บแอปที่เกี่ยวข้องกับงานนั้นได้ เช่น เอกสารและปฏิทิน แต่ไม่ได้เปลี่ยน Zangi Private Messenger ให้เป็นบริการส่งข้อความบนเว็บ
เริ่มจากผู้คนที่ต้องติดต่อคุณ
ก่อนตั้งค่าบัญชีเพิ่มเติม ให้ระบุขอบเขตที่คุณต้องการแยกให้ชัดเจน การแยกการสื่อสารกับลูกค้าออกจากการสนทนาส่วนตัวอาจเป็นเหตุผลที่เหมาะสมในการมีอีกตัวตนหนึ่ง แต่หากคุณมีหลายโครงการที่ทำร่วมกับผู้ร่วมงานกลุ่มเดิม ก็อาจเพียงต้องจัดการบทสนทนาและบันทึกโครงการให้ชัดเจนขึ้น
เขียนคำอธิบายสั้น ๆ สำหรับแต่ละบัญชีที่มีอยู่ “ผู้ติดต่อส่วนตัว” และ “งานที่ปรึกษา” มีประโยชน์กว่า “บัญชี 1” และ “บัญชี 2” เพราะช่วยบอกว่าบทสนทนาใหม่ควรอยู่ในบัญชีใด
ตารางสรุปบัญชีที่ใช้งานได้จริงอาจทำได้ง่าย ๆ ดังนี้:
| วัตถุประสงค์ของบัญชี | ผู้ที่ใช้ติดต่อ | อุปกรณ์ที่คุณตรวจดูเป็นประจำ | ข้อมูลงานที่เก็บไว้ที่อื่น |
|---|---|---|---|
| ส่วนตัว | เพื่อนและครอบครัว | โทรศัพท์ส่วนตัว | แผนและนัดหมายส่วนตัว |
| งานที่ปรึกษา | ผู้ติดต่อฝั่งลูกค้าที่ตกลงกันไว้ | โทรศัพท์สำหรับงาน | บรีฟโครงการ บันทึกการประชุม และสิ่งที่ต้องทำต่อไป |
นี่คือตัวอย่างบันทึกเพื่อการวางแผนของคุณเอง ไม่ใช่แดชบอร์ดภายใน Zangi เก็บรหัสผ่านไว้ในโปรแกรมจัดการรหัสผ่าน แทนที่จะเก็บในเอกสารโครงการที่แชร์ร่วมกัน
นอกจากนี้ ให้ตัดสินใจด้วยว่าทั้งสองตัวตนจำเป็นต้องพร้อมรับการติดต่อในเวลาเดียวกันหรือไม่ ผู้ที่เปิดดูบทสนทนาส่วนตัวเป็นครั้งคราวมีความต้องการต่างจากผู้ที่รอรับสายลูกค้าตลอดช่วงเวลาทำงาน ความแตกต่างนี้ควรเป็นแนวทางในการจัดอุปกรณ์ที่คุณใช้
เลือกว่าจะใช้งานสองบัญชีอย่างไร
Zangi ระบุว่าคุณสามารถสร้างบัญชีแยกกันบนอุปกรณ์แต่ละเครื่องได้ หากต้องการใช้บริการบนอุปกรณ์มากกว่าหนึ่งเครื่อง สำหรับสองตัวตนที่ใช้งานอยู่แล้วและต่างมีความสำคัญระหว่างวัน การมีอุปกรณ์เฉพาะสำหรับแต่ละบัญชีจะช่วยสร้างขอบเขตการใช้งานที่ชัดเจน
ข้อดีในทางปฏิบัติคือความชัดเจน: คุณรู้ว่าโทรศัพท์เครื่องใดใช้สำหรับบทบาทใด ข้อแลกเปลี่ยนคือคุณต้องดูแลและตรวจดูอุปกรณ์ทั้งสองเครื่อง โทรศัพท์อีกเครื่องที่ไม่ได้ชาร์จแบตเตอรี่หรือวางไว้ไกลมือไม่ได้ช่วยให้บัญชีที่สองมีประโยชน์ขึ้นมา
ก่อนสลับบัญชีบนอุปกรณ์เครื่องเดียว ให้ตรวจสอบว่าบัญชีปัจจุบันตั้งรหัสผ่านไว้แล้ว และคุณได้เก็บข้อมูลเข้าสู่ระบบของทั้งสองบัญชีไว้อย่างปลอดภัย เมื่อออกจากระบบ ให้เลือก Keep History เพื่อเก็บแชตและไฟล์ของบัญชีนั้นไว้บนอุปกรณ์ Delete History จะลบข้อมูลในเครื่องดังกล่าว โดยไม่มีสำเนาบนคลาวด์ให้กู้คืน จากนั้นเข้าสู่ระบบอีกบัญชีและตรวจสอบ Private Number ของบัญชีนั้น วิธีนี้เป็นการเปลี่ยนบัญชีที่กำลังใช้งาน ไม่ใช่การสร้างกล่องข้อความที่รับข้อความจากสองบัญชีพร้อมกัน
โปรไฟล์เบราว์เซอร์ไม่สามารถเปลี่ยนรูปแบบการใช้งานบัญชีบนมือถือของ Zangi ได้ หากสิ่งที่คุณต้องการโดยเฉพาะคือ “ใช้ Zangi สองบัญชีบนพีซี” ให้หาข้อสรุปเรื่องการรองรับแพลตฟอร์มนั้นก่อนจัดส่วนอื่น ๆ บนเดสก์ท็อป การมีรายการในไดเรกทอรีแอปหรือทางลัดไปยังเว็บไซต์ไม่ได้ยืนยันว่าแอปส่งข้อความสำหรับผู้ใช้ทั่วไปมีไคลเอนต์บนเบราว์เซอร์
ให้การเข้าถึงบัญชีเป็นส่วนหนึ่งของการตั้งค่า
Zangi กำหนด Private Number ให้เมื่อสมัครใช้งาน แทนการบังคับใช้หมายเลขโทรศัพท์หรือที่อยู่อีเมล ตัวอย่างการเริ่มต้นใช้งาน อธิบายวิธีใช้หมายเลขนั้นเพื่อติดต่อกับผู้อื่น
สำหรับแต่ละบัญชี ให้เก็บข้อมูลไว้สามอย่าง ได้แก่ วัตถุประสงค์ของบัญชี Private Number และอุปกรณ์ที่คุณใช้บัญชีนั้นเป็นประจำ ส่วนรหัสผ่านให้เก็บแยกไว้อย่างปลอดภัย รายละเอียดเหล่านี้มีความสำคัญเมื่อสองบัญชีมีชื่อหรือรูปโปรไฟล์คล้ายกัน
คู่มือบัญชีของ Zangi ระบุว่าต้องใช้รหัสผ่านเพื่อเข้าสู่ระบบอีกครั้งหลังออกจากระบบ และบริการไม่สามารถรีเซ็ตรหัสผ่านที่ลืมได้ ตรวจสอบข้อมูลเข้าสู่ระบบที่มีอยู่ก่อนออกจากระบบเพื่อทดลองสลับบัญชี
เมื่อบัญชีพร้อมแล้ว ให้ทดสอบการสื่อสารตามปกติที่คุณตั้งใจจะใช้งาน ขอให้ผู้ติดต่อที่ไว้ใจได้ส่งข้อความไปยัง Private Number ที่ต้องการ ตรวจสอบว่าคุณได้รับข้อความในบัญชีที่คาดไว้ แล้วตอบกลับ การทดสอบนี้เป็นการตรวจสอบตัวตนและช่องทางการสื่อสาร ไม่ใช่การยืนยันว่าการแจ้งเตือนในอนาคตทั้งหมดจะมาถึงไม่ว่าอุปกรณ์จะอยู่ในสภาวะใดก็ตาม
หากคุณกำลังแนะนำบัญชีงานให้ผู้ติดต่อเดิมรู้จัก ให้อธิบายการเปลี่ยนแปลงในบทสนทนาที่คุ้นเคยก่อน ระบุว่าควรส่งข้อความเกี่ยวกับโครงการในอนาคตไปยังบัญชีใด และการเปลี่ยนแปลงมีผลเมื่อใด การเปลี่ยนผ่านที่ชัดเจนมีประโยชน์กว่าการปล่อยให้อีกฝ่ายเดาเองว่าควรใช้โปรไฟล์ใดจากสองโปรไฟล์ที่คล้ายกัน
ให้ผู้ติดต่อมีช่องทางที่แน่นอนเพียงช่องทางเดียวสำหรับแต่ละวัตถุประสงค์
การแยกบัญชีจะได้ผลดีที่สุดเมื่อผู้ที่คุยกับคุณเข้าใจการแบ่งนั้น สำหรับลูกค้า ให้ตกลงกันว่าจะใช้บัญชีใดในการประสานงานโครงการ ส่วนเพื่อน ให้ใช้ตัวตนส่วนตัวที่พวกเขารู้จักอยู่แล้วต่อไป
คำแนะนำด้านความเป็นส่วนตัว ของ Zangi อธิบายว่าการค้นหาคุณโดยตรงต้องใช้ Private Number และไม่มีการค้นหาแบบสาธารณะด้วยชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ หรือที่อยู่อีเมลของคุณ แชร์หมายเลขที่เหมาะสมโดยตรงให้กับผู้ที่จำเป็นต้องใช้
ตัวอย่างเช่น ที่ปรึกษาอาจใช้บัญชีงานสำหรับกำหนดการสัมภาษณ์ การเปลี่ยนแปลงนัดประชุม และการชี้แจงสั้น ๆ บรีฟโครงการสามารถระบุช่องทางติดต่อที่ต้องการได้โดยไม่ต้องเปิดเผยบัญชีส่วนตัว ส่วนบัญชีส่วนตัวก็ยังคงใช้กับความสัมพันธ์นอกเหนือจากงานนั้นได้
หากมีหลายคนทำงานเดียวกัน ให้พิจารณาว่ากลุ่มจะมีประโยชน์กว่าการเพิ่มอีกบัญชีหรือไม่ เอกสารเกี่ยวกับกลุ่ม ของ Zangi ครอบคลุมการสร้างกลุ่มและการจัดการสมาชิก กลุ่มโครงการที่ตั้งชื่ออย่างชัดเจนสามารถรวมผู้เกี่ยวข้องไว้ในบทสนทนาเดียว โดยทุกคนยังคงใช้บัญชีของตนเอง
ตกลงกันว่าข้อมูลใดควรอยู่ในบทสนทนานั้น คำถามสั้น ๆ เพื่อประสานงานอาจอยู่ในกลุ่ม ส่วนข้อสรุปที่ได้รับการอนุมัติควรอยู่ในเอกสารโครงการที่ดูแลให้เป็นปัจจุบัน วิธีนี้ช่วยไม่ให้เธรดข้อความกลายเป็นที่เดียวที่ผู้คนจะค้นพบได้ว่าทีมตกลงอะไรกันไว้
แยกประวัติการสนทนาออกจากบันทึกการทำงาน
การกลับเข้าใช้บัญชีได้อีกครั้งกับการค้นหาบทสนทนาเก่าเป็นคนละเรื่องกัน เอกสารด้านความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว ของ Zangi ระบุว่าบทสนทนาถูกเก็บไว้บนอุปกรณ์ของผู้ร่วมสนทนา ไม่ใช่คลังข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์ที่คุณจะเปิดดูภายหลังได้
ก่อนเปลี่ยนโทรศัพท์หรือล้างข้อมูลแอป ให้ทำตามคำแนะนำปัจจุบันสำหรับแพลตฟอร์มของคุณ Zangi มีเอกสารเกี่ยวกับตัวเลือกการโอนย้ายข้อมูลบน Android และระบุว่าปัจจุบันตัวเลือกนี้ยังไม่มีบน iOS ไม่ควรถือว่าการเข้าสู่ระบบบัญชีบนอุปกรณ์อีกเครื่องเพียงอย่างเดียวเป็นการรับประกันว่าประวัติทั้งหมดจะปรากฏที่นั่น
สื่อก็มีการตั้งค่าระยะเวลาเก็บรักษาของตนเองเช่นกัน คู่มือการจัดเก็บข้อมูล อธิบายตัวควบคุม Keep Media และตัวเลือกการจัดการพื้นที่จัดเก็บ ตรวจสอบการตั้งค่าเหล่านี้เมื่อไฟล์แนบมีความสำคัญต่อโครงการ แทนที่จะคิดว่าไฟล์จะยังเปิดใช้ได้ตลอดไป
สำหรับงาน ให้ตัดสินใจว่าข้อมูลใดจำเป็นต้องกลายเป็นบันทึกที่ดูแลต่อเนื่อง วันประชุมที่อนุมัติแล้วควรอยู่ในปฏิทิน ข้อกำหนดที่ยืนยันแล้วควรอยู่ในบรีฟ ไฟล์ที่เพื่อนร่วมงานต้องใช้ควรอยู่ในพื้นที่โครงการที่ตกลงกันไว้ โดยเป็นที่ที่เหมาะสมสำหรับการแชร์ไฟล์นั้น
นี่คือการส่งต่อข้อมูลจากบทสนทนาเข้าสู่ระบบการทำงานอย่างตั้งใจ เก็บเฉพาะเนื้อหาที่จำเป็นต่องาน และปฏิบัติตามข้อตกลงที่คุณมีกับผู้ร่วมสนทนาคนอื่นว่าควรเก็บข้อมูลนั้นไว้ที่ใด หลีกเลี่ยงการคัดลอกบทสนทนาส่วนตัวทั้งหมด หากบันทึกข้อสรุปสั้น ๆ ก็เพียงพอต่อการใช้งาน
ใช้ WebCatalog สำหรับงานที่ต่อเนื่องจากบทสนทนา
ลองนึกถึงที่ปรึกษาอิสระที่กำลังเตรียมเวิร์กช็อป Zangi บนโทรศัพท์สำหรับงานใช้รับส่งข้อความสั้น ๆ กับลูกค้า ส่วนงานบนเดสก์ท็อปเกี่ยวข้องกับบรีฟ ปฏิทิน และเอกสารที่จะกลายเป็นกำหนดการเวิร์กช็อป
สร้างสเปซใน WebCatalog ชื่อ “วางแผนเวิร์กช็อป” สำหรับเว็บแอปและบุ๊กมาร์กที่เกี่ยวข้องเหล่านั้น จัดให้บรีฟลูกค้าและกำหนดการเข้าถึงได้ง่าย ขณะที่บทสนทนา Zangi ยังคงอยู่ในแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ที่รองรับ
เมื่อลูกค้ายืนยันการเปลี่ยนแปลง ให้ทำตามขั้นตอนสั้น ๆ ดังนี้:
- อ่านข้อความในบัญชีที่ใช้สำหรับงานนั้น
- ระบุว่าสิ่งใดเปลี่ยนไป: วันที่ กลุ่มผู้เข้าร่วม กำหนดการ หรือชิ้นงานที่ร้องขอ
- อัปเดตเอกสารการทำงานหรือรายการปฏิทินที่เกี่ยวข้อง
- จดคำถามที่ยังไม่ได้ข้อสรุปและผู้ที่ควรตอบ
- ตอบกลับในบทสนทนา Zangi เดิมพร้อมขั้นตอนถัดไปที่ยืนยันแล้ว
ตัวอย่างเช่น “ตอนนี้เวิร์กช็อปจะเริ่มเวลา 10:00 น. ฉันอัปเดตกำหนดการแล้ว และจะส่งฉบับแก้ไขให้ช่วงบ่ายวันนี้” เป็นการเชื่อมบทสนทนาเข้ากับสิ่งที่คุณได้ลงมือทำจริง
หากเว็บแอปที่ใช้สนับสนุนงานมีข้อมูลเข้าสู่ระบบส่วนตัวและงานแยกกัน โปรไฟล์ WebCatalog สามารถแยกเซสชันเบราว์เซอร์เหล่านั้นได้ เปิด Profiles เลือก Add profile ตั้งชื่อให้ชัดเจน แล้วเข้าสู่ระบบเว็บแอปที่เกี่ยวข้องด้วยโปรไฟล์นั้น
Spaces ใช้จัดระเบียบเครื่องมือ ส่วนโปรไฟล์ใช้แยกเซสชันบนเว็บของเครื่องมือเหล่านั้น ทั้งสองฟีเจอร์ไม่ได้นำเข้าแชต Zangi หรือควบคุมบัญชีบนมือถือของ Zangi เลือกแผน WebCatalog ที่รองรับจำนวนแอป โปรไฟล์ และสเปซที่งานของคุณต้องใช้
ตรวจสอบว่าองค์กรของคุณใช้ผลิตภัณฑ์ Zangi ใด
การค้นหา Zangi บนเดสก์ท็อปบางครั้งอาจนำไปยัง Zangi for Business หน้าผลิตภัณฑ์อธิบายว่านี่เป็นบริการสำหรับธุรกิจที่แยกต่างหาก มีการดูแลจัดการทีมและตัวเลือกการใช้งานผ่านแอปและเดสก์ท็อป
หากองค์กรของคุณซื้อผลิตภัณฑ์นั้นไว้ ให้ทำตามคำแนะนำในการติดตั้งใช้งานและใช้สิทธิ์เข้าถึงที่ผู้ดูแลระบบจัดให้ สอบถามว่าต้องติดตั้งแอปพลิเคชันใด ใช้ตัวตนใด และใครเป็นผู้จัดการการเปลี่ยนแปลงบัญชี ควรประเมินบริการสำหรับธุรกิจจากเอกสารของบริการนั้นเอง ไม่ใช่ถือเป็นหลักฐานว่า Private Number สำหรับผู้ใช้ทั่วไปสามารถใช้กับกล่องข้อความบนเว็บที่เปิดให้ใช้งานทั่วไปได้
ความแตกต่างนี้มีประโยชน์เมื่อเพื่อนร่วมงานหลายคนต้องการการเข้าถึงที่ประสานงานกัน ให้ตัดสินใจว่าความต้องการคือการมีสองตัวตนส่วนตัว/งานของคุณเอง หรือเป็นบริการสื่อสารที่องค์กรดูแลจัดการ ความต้องการเหล่านี้นำไปสู่หน้าที่รับผิดชอบด้านบัญชีและรูปแบบการสนับสนุนที่แตกต่างกัน
ทำให้กิจวัตรดูแลรักษาได้ง่าย
ทบทวนวัตถุประสงค์ของแต่ละบัญชีทุกครั้งที่หน้าที่รับผิดชอบของคุณเปลี่ยนไป ตรวจสอบว่าผู้ติดต่อยังใช้ตัวตนที่ตั้งใจไว้ อุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องพร้อมใช้งาน และข้อสรุปสำคัญของโครงการมีที่เก็บชัดเจน
ใช้การตั้งค่าการแจ้งเตือนของ Zangi เพื่อปรับการแจ้งเตือนข้อความ กลุ่ม และสายเรียกเข้าให้เหมาะกับกิจวัตรของคุณ จากนั้นตรวจสอบการแจ้งเตือนที่คุณคาดว่าจะได้รับบนอุปกรณ์ที่ใช้งานจริง บัญชีงานจะมีประโยชน์เมื่อคุณรู้ว่าควรตรวจดูเมื่อใด และควรทำอย่างไรกับบทสนทนาในนั้น
เริ่มจากสองตัวตนที่มีบทบาทชัดเจนและขั้นตอนการทำงานประจำหนึ่งรูปแบบ ใช้ Zangi สื่อสารบนแพลตฟอร์มที่รองรับต่อไป และใช้ WebCatalog Desktop จัดระเบียบเว็บแอปที่ช่วยเปลี่ยนบทสนทนาเหล่านั้นให้กลายเป็นงานที่สำเร็จลุล่วง
