วันทำงานของคุณเริ่มต้นใน Gmail ต่อด้วย Slack และดำเนินต่อไปในเอกสาร แดชบอร์ด และบอร์ดจัดการโครงการ หลังจากนั้น คุณอาจเปิดบริการเดิมบางอย่างเพื่อใช้งานส่วนตัว แอปอาจดูคุ้นตา แต่บัญชีที่ใช้และวัตถุประสงค์ในการใช้งานนั้นแตกต่างกัน
การเก็บทุกอย่างไว้ในที่เดียวอาจทำให้การรักษาขอบเขตเหล่านี้ทำได้ยากขึ้น ตอนนี้เปิดบัญชีไหนอยู่? แดชบอร์ดของลูกค้ารายนั้นค้างไว้ตรงไหน? พื้นที่ทำงานนี้ใช่ที่ที่ควรใช้แชร์ไฟล์หรือไม่?
WebCatalog ช่วยจัดพื้นที่ให้แต่ละส่วนของวันของคุณอย่างชัดเจน Spaces จัดกลุ่มแอปตามวัตถุประสงค์ ส่วน Profiles ช่วยแยกบัญชีที่อยู่ภายในออกจากกัน เมื่อใช้ร่วมกัน คุณจะสลับระหว่างงานกับกิจกรรมส่วนตัวได้ง่ายขึ้น โดยไม่ต้องออกจากระบบแล้วลงชื่อเข้าใช้อีกครั้งซ้ำ ๆ
Spaces จัดระเบียบงานของคุณ ส่วน Profiles แยกบัญชีของคุณ
Space คือพื้นที่ที่รวมแอปและโปรไฟล์ที่คุณใช้สำหรับส่วนใดส่วนหนึ่งของชีวิตไว้ด้วยกัน คุณอาจสร้าง Space สำหรับงาน อีก Space สำหรับเรื่องส่วนตัว และอีก Space สำหรับโปรเจกต์เสริม แต่ละ Space จะเปิดในหน้าต่างของตัวเอง เพื่อให้ชุดเครื่องมือแต่ละชุดมีพื้นที่เฉพาะ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Spaces ใน WebCatalog Desktop
Profile จะแยกเซสชันและข้อมูลการท่องเว็บของแอปออกจากกัน คุณจึงใช้บัญชีหลายบัญชีสำหรับบริการเดียวกันได้โดยไม่ต้องออกจากระบบทุกครั้งที่สลับบัญชี คุณสามารถใช้โปรไฟล์ในแอปเดสก์ท็อปเฉพาะ หรือรวมโปรไฟล์จากบริการอื่น ๆ ไว้ใน Space เดียวกันได้ ดูเพิ่มเติมเกี่ยวกับ การจัดการหลายบัญชีด้วย Profiles
ตัวอย่างเช่น คุณอาจใช้โปรไฟล์ Gmail สำหรับงานร่วมกับเครื่องมือจัดการโครงการของบริษัทใน Space สำหรับงาน ส่วนโปรไฟล์ Gmail ส่วนตัวก็อาจอยู่ร่วมกับแอปส่วนตัวที่ใช้ในชีวิตประจำวันใน Space ส่วนตัว
Space ตอบคำถามว่า “ฉันกำลังทำงานอะไรอยู่?” ส่วน Profile ตอบว่า “ฉันกำลังใช้บัญชีไหน?”
เริ่มต้นด้วย Work และ Personal
คุณไม่จำเป็นต้องจัดระบบซับซ้อนเพื่อให้การแบ่งแยกนี้มีประโยชน์ เริ่มจากสอง Spaces แล้วกำหนดจุดประสงค์ของแต่ละ Space ให้ชัดเจน
ใน Space Work อาจมีสิ่งต่อไปนี้:
- อีเมลและปฏิทินของบริษัท
- เครื่องมือสื่อสารของทีม
- แอปจัดการเอกสารและโครงการ
- แดชบอร์ดที่คุณตรวจดูระหว่างวันทำงาน
ใน Space Personal อาจมีสิ่งต่อไปนี้:
- อีเมลส่วนตัว
- แอปส่งข้อความสำหรับเพื่อนและครอบครัว
- เว็บไซต์วางแผนการเดินทางและช้อปปิ้ง
- เครื่องมือสำหรับงานอดิเรกและโปรเจกต์ในบ้าน
ให้มองสิ่งเหล่านี้เป็นจุดเริ่มต้น การจัดวางที่ดีที่สุดคือรูปแบบที่สอดคล้องกับวิธีที่คุณใช้แอปจริง ๆ
หากบริการใดต้องใช้ในทั้งสอง Spaces ให้ใช้โปรไฟล์บัญชีที่เหมาะสมในแต่ละ Space เป้าหมายคือทำให้การเปิดบัญชีที่ถูกต้องเป็นส่วนหนึ่งของการเข้าสู่บริบทนั้นโดยตั้งใจ แทนที่จะเป็นอีกเรื่องที่ต้องตัดสินใจหลังจากเปิดแอปแล้ว
ตั้งชื่อบัญชีแต่ละบัญชีให้จำได้ง่าย
ป้ายชื่อมีความสำคัญเมื่อหลายบัญชีใช้ไอคอนแอปเดียวกัน
เลือกชื่อที่เห็นแล้วจำได้ทันที เช่น ส่วนตัว, งาน หรือชื่อลูกค้า หลีกเลี่ยงป้ายชื่ออย่าง “บัญชี 2” ที่ทำให้ต้องจำว่าแต่ละชื่อหมายถึงอะไร
ตัวอย่างการจัดระบบที่เหมาะสำหรับนักออกแบบอิสระอาจเป็นดังนี้:
| Space | สิ่งที่แนะนำให้ใส่ไว้ | ป้ายชื่อโปรไฟล์ |
|---|---|---|
| งาน | อีเมลธุรกิจ การออกใบแจ้งหนี้ การจัดตารางงาน | ธุรกิจ |
| ลูกค้า - Acme | การสื่อสารกับลูกค้า เครื่องมือออกแบบ บอร์ดโครงการ | Acme |
| ส่วนตัว | อีเมลส่วนตัว แอปส่งข้อความ งานอดิเรก | ส่วนตัว |
นี่เป็นเพียงแนวทางจัดระบบ ไม่ได้หมายความว่าคุณต้องสร้าง Space แยกสำหรับทุกบัญชี หากการรวมกิจกรรมที่เกี่ยวข้องไว้ด้วยกันช่วยให้จัดการง่ายขึ้น ก็จัดไว้ด้วยกันได้
ก่อนส่งข้อความ อัปโหลดไฟล์ หรือเผยแพร่โพสต์ การตรวจสอบบัญชีที่ใช้งานอยู่ยังคงเป็นนิสัยที่ดี การตั้งชื่อให้ชัดเจนจะช่วยให้ตรวจสอบได้ง่ายขึ้น
เพิ่ม Spaces สำหรับลูกค้าและโปรเจกต์เมื่อจำเป็น
สำหรับผู้ที่ดูแลลูกค้า แบรนด์ หรือธุรกิจหลายแห่ง บัญชีงานและบัญชีส่วนตัวเป็นเพียงจุดเริ่มต้นเท่านั้น
ลองนึกถึงที่ปรึกษาที่ทำงานกับลูกค้ารายหนึ่งในช่วงเช้า และสนับสนุนลูกค้าอีกรายในช่วงบ่าย งานแต่ละชิ้นอาจมีช่องทางสื่อสาร บอร์ดโครงการ และเครื่องมือรายงานที่แตกต่างกัน
Space เฉพาะสำหรับลูกค้าแต่ละรายช่วยให้ทรัพยากรเหล่านั้นมีพื้นที่ประจำ แทนที่จะต้องจัดหน้าต่างต่าง ๆ ขึ้นมาใหม่จากที่กระจัดกระจาย ที่ปรึกษาสามารถกลับไปยังชุดเครื่องมือที่เกี่ยวข้องกับลูกค้ารายนั้นได้ทันที
แนวทางเดียวกันนี้ใช้ได้กับธุรกิจเสริมเช่นกัน เก็บเครื่องมือจัดการร้านค้า อีเมลธุรกิจ และเครื่องมือวางแผนไว้ด้วยกัน พร้อมตั้งชื่อโปรไฟล์ตามชื่อธุรกิจในกรณีที่ต้องใช้บัญชีแยกกัน
สร้าง Space ใหม่เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงความรับผิดชอบอย่างมีนัยสำคัญ วิธีพิจารณาง่าย ๆ คือถามตัวเองว่า “เมื่อเริ่มทำงานนี้ ฉันอยากให้แอปเหล่านี้อยู่ด้วยกันไหม?” หากคำตอบคือใช่ แอปเหล่านั้นก็น่าจะอยู่ใน Space เดียวกัน
ทำให้การสลับบริบทเป็นส่วนหนึ่งของกิจวัตร
การจัดระบบจะมีประโยชน์ที่สุดเมื่อคุณใช้งานอย่างสม่ำเสมอ
เมื่อเริ่มวันทำงาน ให้เปิด Space สำหรับงาน แล้วเริ่มจากเครื่องมือที่เกี่ยวข้องกับงานแรกของคุณ เมื่อเปลี่ยนไปทำโปรเจกต์ของลูกค้า ให้เปิด Space ของลูกค้ารายนั้น เมื่อทำงานเสร็จ ให้ปิดหน้าต่างงานแล้วกลับไปทำกิจกรรมส่วนตัว
การทำเช่นนี้ทำให้การเปลี่ยนผ่านมีขั้นตอนที่มองเห็นได้ คุณกำลังเลือกบริบทที่ต้องการเข้าสู่ แทนที่จะปล่อยให้ตัวเองทำงานต่อจากแท็บที่บังเอิญเปิดค้างอยู่
จัดระบบให้ดูแลง่ายด้วยเช่นกัน หมั่นตรวจสอบ Spaces เป็นครั้งคราวและนำแอปที่ไม่ได้ใช้แล้วออก หากโปรเจกต์สิ้นสุดลง ให้พิจารณาว่า Space ของโปรเจกต์นั้นยังจำเป็นต้องอยู่ในการตั้งค่าที่ใช้ทุกวันหรือไม่
การเริ่มต้นด้วย Spaces จำนวนไม่มากและตั้งชื่ออย่างชัดเจน มักดีกว่าการจัดโครงสร้างซับซ้อนที่แทบไม่ได้ดูแล
นำเว็บแอปที่ใช้ในชีวิตประจำวันมาไว้ในพื้นที่ทำงานเฉพาะ
WebCatalog Desktop เปลี่ยนเว็บไซต์ให้เป็นแอปเดสก์ท็อป และรองรับการจัดแอปกับบัญชีลงใน Spaces ใช้งานได้บน macOS, Windows และ Linux
จึงเป็นตัวเลือกที่ใช้งานได้จริงเมื่อวันของคุณต้องพึ่งพาบริการบนเว็บ แต่บัญชีแต่ละบัญชีมีวัตถุประสงค์ต่างกัน คุณสามารถสร้างพื้นที่ทำงานจากเครื่องมือที่คุ้นเคย พร้อมกำหนดขอบเขตระหว่างงาน กิจกรรมส่วนตัว และความรับผิดชอบต่อลูกค้าให้ชัดเจนขึ้น
เริ่มจากบัญชีที่คุณสลับใช้งานบ่อยที่สุด ตั้งชื่อโปรไฟล์เวอร์ชันงานและส่วนตัวให้ชัดเจน จากนั้นจัดเครื่องมือที่เกี่ยวข้องไว้ใน Spaces ที่เหมาะสม แล้วค่อยขยายการจัดระบบเมื่อมีโปรเจกต์หรือความรับผิดชอบอื่นที่ต้องการพื้นที่ของตัวเอง
ดาวน์โหลด WebCatalog Desktop แล้วจัดพื้นที่เฉพาะให้บัญชีงานและบัญชีส่วนตัวของคุณ
