วิธีจัดการบัญชี Google Voice หลายบัญชีสำหรับการโทรเรื่องงานและเรื่องส่วนตัว

Google Voice รองรับการโทรที่แตกต่างกันได้หลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นการนัดหมายส่วนตัว การพูดคุยกับลูกค้า หรือการสนทนาที่รับหน้าที่จัดการแทนเพื่อนร่วมงาน ก่อนเพิ่มการเข้าสู่ระบบอีกบัญชี ให้ตัดสินใจก่อนว่าคุณต้องการแยกความแตกต่างด้านใดจริง ๆ

หากต้องการจัดการบัญชี Google Voice หลายบัญชี ให้สลับไปมาระหว่างบัญชีด้วยเมนูบัญชีของ Google หรือกำหนดโปรไฟล์แยกให้แต่ละบัญชีใน WebCatalog Desktop เพื่อให้ทั้งสองบัญชียังคงลงชื่อเข้าใช้พร้อมกันได้ ตรวจสอบหมายเลข Voice ของแต่ละบัญชี และจัดระเบียบงานให้สอดคล้องกับบัญชีนั้น หากมีหลายคนต้องรับสายจากหมายเลขเดียวกัน ฟีเจอร์โทรสำหรับธุรกิจของ Google Voice อาจเหมาะกว่าการเปิดหน้าต่างบัญชีเพิ่มอีกหน้าต่าง

WebCatalog Desktop ช่วยให้เข้าถึงบริบทของแต่ละบัญชีได้จากเดสก์ท็อป ส่วนการกำหนดหมายเลข การสมัครใช้บริการ การโอนสาย และการกำหนดเส้นทางสาย ยังคงเป็นหน้าที่ของ Google Voice

เลือกรูปแบบบัญชีและหมายเลขก่อน

บัญชี Google ใช้ระบุตัวผู้ใช้ที่ลงชื่อเข้าใช้ ส่วนหมายเลข Voice คือหมายเลขที่บริการจัดหาให้หรือกำหนดให้ หมายเลขโทรศัพท์ที่ลิงก์ไว้คือหมายเลขโทรศัพท์ที่มีอยู่แล้วและสามารถรับสายที่โอนมาได้

บัญชี Google ส่วนบุคคลหนึ่งบัญชีมีหมายเลข Voice ได้หนึ่งหมายเลขเท่านั้น โดย Google จะไม่ โอนหมายเลขที่สอง ไปยังบัญชีที่มีหมายเลขอยู่แล้ว ดังนั้น หากต้องการหมายเลขส่วนบุคคลหมายเลขที่สอง ก็ต้องมีบัญชี Google อีกบัญชี และนั่นคือจุดที่จำเป็นต้องจัดการหลายบัญชี

คำแนะนำเรื่องหมายเลขที่ลิงก์ไว้ ของ Google อธิบายว่าการโอนสายจะส่งสายที่โทรมายังหมายเลข Voice ของคุณต่อไปยังโทรศัพท์ที่ลิงก์ไว้ การลิงก์โทรศัพท์มือถือไม่ได้สร้างตัวตน Google Voice ที่สองหรือกล่องข้อความแยกอีกกล่อง

เริ่มจากเลือกรูปแบบที่ตรงกับงาน:

สิ่งที่ต้องการ	แนวทางเริ่มต้นที่เหมาะสม	สิ่งที่พื้นที่ทำงานบนเดสก์ท็อปช่วยได้
เข้าถึงบัญชี Voice ส่วนตัวและบัญชีที่นายจ้างจัดหาให้	แยกบัญชีที่จัดเตรียมไว้ให้	แยกเซสชันและบริบทการทำงานให้สังเกตได้ชัดเจน
รับสายจากหมายเลข Voice เดิมบนโทรศัพท์อีกเครื่อง	การโอนสายไปยังหมายเลขที่ลิงก์ไว้ หากมีให้บริการ	เข้าถึงการตั้งค่าและประวัติของบัญชี
ให้ทีมรับสายจากหมายเลขธุรกิจที่ใช้ร่วมกัน	กลุ่มรับสาย (ring group) ของ Workspace ที่มีสิทธิ์ใช้	เครื่องมือและบันทึกต่าง ๆ ของทีมที่เกี่ยวข้อง
ช่วยผู้บริหารจัดการสายโทรศัพท์	การมอบหมายสิทธิ์จัดการสายที่ได้รับอนุญาตในแพ็กเกจที่มีสิทธิ์ใช้	เซสชันงานของคุณเองที่เปิดคู่กับเครื่องมือติดตามงานที่ตกลงกันไว้

รูปแบบเหล่านี้แตกต่างกัน การเพิ่มหน้าต่างบัญชีไม่ได้สร้างกลุ่มรับสาย และการโอนหมายเลขก็ไม่ได้มอบหมายให้บุคคลอื่นรับผิดชอบการสนทนา ตัดสินใจก่อนว่าต้องการให้การโทรทำงานอย่างไร แล้วจึงเลือกว่าจะเปิดใช้งานจากที่ใด

เลือกรูปแบบให้ตรงกับแพ็กเกจ Google Voice ที่ใช้อยู่

บัญชี Google Voice ส่วนบุคคลและบัญชีธุรกิจไม่ได้มีฟีเจอร์เหมือนกันทั้งหมด การเปรียบเทียบแพ็กเกจ ของ Google แสดงความแตกต่างระหว่างแพ็กเกจสำหรับผู้ใช้คนเดียวกับการสมัครใช้บริการที่เพิ่มใน Google Workspace

บริการสำหรับผู้บริโภคที่ไม่มีค่าใช้จ่ายเป็นหนึ่งในตัวเลือกสำหรับผู้ใช้คนเดียว นอกจากนี้ Google ยังมีแพ็กเกจ Starter standalone และ Standard standalone สำหรับบัญชี Gmail ส่วนบุคคลที่มีสิทธิ์ในสหรัฐอเมริกา ดังนั้น การใช้บัญชี Gmail ส่วนบุคคลจึงไม่ได้บอกว่าบัญชีนั้นใช้บริการฟรีหรือแพ็กเกจแบบชำระเงิน

เอกสารประกอบแพ็กเกจแบบ standalone มีความสำคัญเมื่อเปรียบเทียบฟีเจอร์สำหรับธุรกิจ โดย Standard standalone มีระบบตอบรับอัตโนมัติ แต่ไม่มีฟีเจอร์กลุ่มรับสายหรือการมอบหมายสิทธิ์จัดการสาย ฟีเจอร์การทำงานร่วมกันเหล่านี้มีให้ใช้ในรูปแบบส่วนเสริมของ Workspace สำหรับ Voice Standard และ Premier

สำหรับบัญชีที่บริษัทจัดการ ให้ตรวจสอบว่ามีการจัดเตรียม Voice ให้กับผู้ใช้แล้ว การมีอีเมลที่ทำงานเพียงอย่างเดียวไม่ได้ยืนยันว่ามีบริการ Voice ที่ใช้งานได้หรือมีฟีเจอร์การโทรที่จำเป็น

พื้นที่ให้บริการก็มีผลต่อการเลือกเช่นกัน แพ็กเกจสำหรับผู้ใช้คนเดียวให้บริการเฉพาะในสหรัฐอเมริกา สำหรับองค์กร ความพร้อมให้บริการขึ้นอยู่กับประเทศและบริการโทรศัพท์ที่ใช้ ไม่ว่าจะเป็นแพ็กเกจโทรของ Google, Carrier Link หรือ SIP Link โปรดดูคู่มือประเทศและผู้ให้บริการ ของ Google ก่อนวางแผนเปิดใช้ในหลายพื้นที่

คุณไม่จำเป็นต้องออกแบบระบบโทรศัพท์ใหม่ทั้งหมดเพื่อจัดระเบียบบัญชีเดิมสองบัญชี แต่คุณจำเป็นต้องทราบว่าบัญชีแต่ละบัญชีใช้บริการแบบใด ก่อนคาดหวังว่าจะมีฟีเจอร์เหมือนกันทั้งคู่

ใช้การควบคุมบัญชีในตัวของ Google หากตรงกับความต้องการ

Google มีฟีเจอร์ลงชื่อเข้าใช้และสลับบัญชีหลายบัญชี อยู่แล้ว บนเดสก์ท็อป ให้ใช้รูปโปรไฟล์หรืออักษรย่อเพื่อเพิ่มหรือเลือกบัญชี จากนั้นตรวจสอบว่าบัญชีใดกำลังใช้งานอยู่ในบริการที่เปิด

แอป Google Voice บนมือถือก็มีคำแนะนำเรื่องการสลับบัญชีสำหรับ Android และ iPhone หรือ iPad ตัวเลือกบัญชีเป็นทางเลือกที่สะดวก หากคุณต้องการสลับบริบทเป็นครั้งคราวเท่านั้น

สำหรับการใช้งานบนเดสก์ท็อป Google Voice ทำงานผ่านเว็บ คำแนะนำเรื่องการโทร ของ Google ระบุเบราว์เซอร์ที่รองรับ เช่น Chrome, Edge, Firefox และ Safari การเปิด Google Voice ไว้ในเบราว์เซอร์อาจเพียงพอสำหรับการตั้งค่าที่ไม่ซับซ้อน

การใช้โปรไฟล์แยกใน WebCatalog Desktop จะเป็นประโยชน์เมื่อบัญชีส่วนตัวและบัญชีงานต้องมีพื้นที่แยกที่ตั้งชื่อไว้อย่างชัดเจน โดยเฉพาะเมื่อการโทรเชื่อมโยงกับเอกสาร การนัดหมาย หรือบันทึกโครงการ คุณสามารถกลับไปยังเซสชันที่ต้องการได้โดยไม่ต้องพึ่งว่าบัญชี Google ใดถูกเลือกไว้ในหน้าต่างเบราว์เซอร์ทั่วไป

กำหนดพื้นที่แยกที่จำแนกได้ง่ายให้แต่ละบัญชีใน WebCatalog Desktop

เพิ่ม Google Voice ใน WebCatalog Desktop ใน Profiles ให้เลือก Add profile ตั้งชื่อตามวัตถุประสงค์ของบัญชี แล้วเปิด Voice ด้วยโปรไฟล์นั้น ลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Google ที่ต้องการ ทำซ้ำโดยสร้างโปรไฟล์ที่สองสำหรับอีกบัญชี แต่ละโปรไฟล์จะเปิด Voice ในหน้าต่างเดสก์ท็อปของตัวเอง พร้อมไอคอนใน Dock หรือแถบงาน แทนที่จะเป็นแท็บเบราว์เซอร์ที่อาจเผลอปิดได้

เอกสารประกอบเรื่องโปรไฟล์ ของ WebCatalog อธิบายว่าคุกกี้ เซสชัน และข้อมูลการท่องเว็บจะแยกจากกันในแต่ละโปรไฟล์ ชื่อที่ใช้ได้ เช่น “Voice ส่วนตัว” และ “งานที่ปรึกษา”

ก่อนดำเนินการต่อ ให้ตรวจสอบอีเมลบัญชีและหมายเลข Voice ในแต่ละเซสชัน ประวัติการโทรที่ว่างเปล่าหรือหน้าจอสมัครใช้บริการอาจหมายความว่าคุณเลือกบัญชี Google คนละบัญชีกับบัญชีที่มีบริการอยู่ ให้ตรวจสอบและแก้ไขเรื่องบัญชีให้ถูกต้องก่อนสร้างหรือเปลี่ยนหมายเลข

สร้างพื้นที่ทำงาน สำหรับงานที่มี Voice ปฏิทิน และบันทึกที่คุณใช้หลังการโทร แต่ละพื้นที่จะเปิดในหน้าต่างของตัวเอง โปรไฟล์ใช้แยกเซสชันบัญชี ส่วนพื้นที่ทำงานใช้จัดระเบียบแอปตามวัตถุประสงค์

หากใช้หมายเลขธุรกิจเดียวกันกับหลายโครงการของลูกค้า คุณสามารถนำโปรไฟล์นั้นกลับมาใช้ในพื้นที่โครงการต่าง ๆ ได้ แต่ยังคงเป็นบัญชี Voice เดิมและมีประวัติการใช้งานชุดเดิม

ขั้นตอนการทำงานที่ 1: รับสายส่วนตัวและสายงานระหว่างวันทำงาน

ลองนึกถึงที่ปรึกษาที่มีบัญชี Voice ส่วนตัวอยู่แล้ว และมีบัญชีธุรกิจที่จัดเตรียมไว้ให้อีกบัญชีหนึ่ง เป้าหมายคือแยกบริบทของแต่ละการสนทนาให้ชัดเจน และเก็บงานที่เกิดขึ้นตามมาไว้ในที่ที่เหมาะสม

เมื่อเริ่มวันทำงาน ให้เปิดเซสชันงานไว้ข้างปฏิทินนัดหมายและบันทึกของลูกค้าปัจจุบัน เปิดเซสชันส่วนตัวในอีกหน้าต่างหนึ่งเมื่อต้องการ อย่ามองประวัติการโทรทั้งสองบัญชีเป็นรายการงานเดียวกัน เพราะการพลาดรับสายเรื่องนัดส่วนตัวและคำขอจากลูกค้ามีขั้นตอนถัดไปที่แตกต่างกัน

สำหรับสายเรียกเข้าบนเดสก์ท็อป ต้องเปิดเซสชันไว้จึงจะรับสายได้ Google ระบุว่าต้องเปิด Voice ไว้เพื่อรับสายบนคอมพิวเตอร์ ตรวจสอบไมโครโฟน ลำโพง และสิทธิ์การแจ้งเตือนที่เกี่ยวข้อง จากนั้นโทรทดสอบก่อนพึ่งพาการตั้งค่าใหม่สำหรับการนัดหมาย

หากใช้โทรศัพท์ที่ลิงก์ไว้ด้วย ให้ตรวจสอบการตั้งค่าโอนสายในบัญชีที่ถูกต้อง Google ระบุว่าไม่สามารถลิงก์หมายเลขโทรศัพท์ไปยังหมายเลข Voice อื่นได้ หากหมายเลขนั้นลิงก์ไว้กับที่อื่นแล้ว อย่าวางแผนให้เซสชันเดสก์ท็อปสองเซสชันโอนสายของทั้งสองบัญชีไปยังหมายเลขที่ลิงก์ไว้หมายเลขเดียวกัน โดยไม่ตรวจสอบก่อนว่าบริการอนุญาตหรือไม่

เมื่อต้องโทรกลับหลังพลาดรับสาย ให้เปิดประวัติของบัญชีที่ถูกต้องก่อน ยืนยันบริบทของสาย จากนั้นโทรกลับและบันทึกขั้นตอนถัดไปไว้กับนัดหมายหรืองานลูกค้าที่เกี่ยวข้อง

ขั้นตอนการทำงานที่ 2: หลายโครงการของลูกค้าใช้หมายเลขธุรกิจเดียวกัน

การมีลูกค้ารายที่สองไม่ได้หมายความว่าต้องมีบัญชี Voice ที่สองโดยอัตโนมัติ หากธุรกิจที่ปรึกษาของคุณใช้หมายเลขธุรกิจเดียวอยู่แล้ว การจัดระเบียบสายตามโครงการอาจเป็นการปรับปรุงที่มีประโยชน์กว่า

สร้างพื้นที่สำหรับโครงการที่มีการพูดคุยทางโทรศัพท์บ่อย เพิ่ม Voice โดยใช้โปรไฟล์ธุรกิจเดิม พร้อมกับเอกสารสรุปโครงการ กำหนดการ และบันทึกการตัดสินใจ พื้นที่ของอีกโครงการหนึ่งสามารถใช้โปรไฟล์เดียวกันซ้ำได้ โดยแสดงเครื่องมือประกอบของโครงการนั้นเอง

การใช้โปรไฟล์ซ้ำไม่ได้แยกประวัติของ Voice ตามโครงการ ไม่ได้สร้างกล่องข้อความเสียงแยกสำหรับแต่ละโครงการ และไม่ได้เปลี่ยนหมายเลขที่ใช้โทร ให้บันทึกความแตกต่างของแต่ละโครงการไว้ในระเบียนที่คุณใช้อยู่แล้ว WebCatalog Desktop ช่วยจัดเครื่องมือต่าง ๆ ให้อยู่ในตำแหน่งที่สะดวก แต่ไม่ได้จัดหมวดหมู่ผู้โทรโดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนการทำงานที่ 3: รับสายแทนเพื่อนร่วมงาน

ความต้องการของผู้ช่วยผู้บริหารแตกต่างจากผู้ที่ดูแลบัญชีส่วนตัวสองบัญชี ผู้ช่วยจำเป็นต้องได้รับอนุญาตให้จัดการสายของบุคคลอื่น โดยยังคงใช้ตัวตนบัญชีงานของตนเอง

ในแพ็กเกจ Workspace Voice ที่มีสิทธิ์ใช้ ให้ใช้การมอบหมายสิทธิ์จัดการสาย ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดสิทธิ์ให้ผู้รับมอบหมายโทรออก รับสาย และเข้าถึงข้อความเสียงในนามของผู้มอบหมายได้ สิทธิ์ที่กำหนดจะเป็นตัวระบุความรับผิดชอบที่ทำได้

ก่อนเริ่มรับสายแทน ให้ตกลงขั้นตอนการส่งต่องานในทางปฏิบัติ เช่น สายใดควรโอนต่อ สายใดจัดการได้โดยตรง และจะบันทึกคำขอให้โทรกลับอย่างไร เปิดเซสชัน Voice ของคุณเองไว้ข้างปฏิทินที่ได้รับอนุญาตและบันทึกติดตามงานในพื้นที่ “สนับสนุนผู้บริหาร”

เมื่อสายเรียกเข้าต้องดำเนินการต่อ ให้บันทึกว่าใครควรตอบกลับและต้องใช้บริบทอะไร พื้นที่ทำงานช่วยรองรับกระบวนการนี้โดยไม่ต้องสร้างโปรไฟล์ที่ลงชื่อเข้าใช้บัญชีของผู้บริหาร การมอบหมายสิทธิ์เป็นฟีเจอร์ของ Google Voice ไม่ใช่ของ WebCatalog Desktop

หากต้องการให้ทีมช่วยกันรับสาย ให้พิจารณาใช้กลุ่มรับสาย แทน Google รองรับตัวเลือกการกำหนดเส้นทาง เวลาทำการ และการจัดการสายที่ไม่มีผู้รับในแพ็กเกจที่มีสิทธิ์ใช้ เอกสารของ Google ยังระบุด้วยว่าสายจากกลุ่มรับสายจะไม่โอนไปยังหมายเลขมือถือที่ลิงก์ไว้ของสมาชิก ดังนั้นควรตรวจสอบอุปกรณ์ที่จะใช้รับสายจริงเมื่อออกแบบการรับสาย

การเปิดหน้าต่างบัญชีหลายหน้าต่างใช้แทนกฎการกำหนดเส้นทางเหล่านั้นไม่ได้ ให้ใช้ฟีเจอร์ Voice ที่เหมาะสม แล้วจัดระเบียบงานสนับสนุนของแต่ละคนให้สอดคล้องกับฟีเจอร์นั้น

จัดพื้นที่ทำงานให้พร้อมสำหรับสายถัดไป

เริ่มจากบัญชีและหมายเลขที่กำหนดให้คุณอยู่แล้ว ระบุว่าการปรับปรุงที่ต้องการคือการแยกเซสชันส่วนตัวกับงาน การมีบริบทของโครงการที่ดีขึ้น หรือการจัดการด้วยการมอบหมายสิทธิ์หรือกลุ่มรับสายที่รองรับ

จากนั้นดาวน์โหลด WebCatalog Desktop กำหนดโปรไฟล์แยกให้บัญชีที่แตกต่างกัน วางบัญชีที่ใช้ทำงานไว้ข้างเครื่องมือที่ช่วยเปลี่ยนการโทรให้เป็นการตัดสินใจ และตรวจสอบการตั้งค่ารับสายก่อนการสนทนาครั้งถัดไปตามกำหนดเวลา ผลลัพธ์คือพื้นที่จัดการสายและติดตามงานที่ชัดเจนขึ้น โดยไม่สับสนระหว่างการจัดระเบียบบัญชีกับการกำหนดค่าระบบโทรศัพท์