วิธีจัดการบัญชี Google Voice หลายบัญชีสำหรับการโทรเรื่องงานและเรื่องส่วนตัว

Google Voice รองรับการโทรได้หลากหลายรูปแบบ ทั้งการนัดหมายส่วนตัว การพูดคุยกับลูกค้า หรือการสนทนาแทนเพื่อนร่วมงาน ก่อนเพิ่มการเข้าสู่ระบบอีกบัญชี ให้ตัดสินใจก่อนว่าความแตกต่างที่คุณต้องการแยกให้ชัดเจนจริง ๆ คืออะไร

หากต้องการจัดการบัญชี Google Voice หลายบัญชี ให้ใช้เซสชันเดสก์ท็อปแยกกันสำหรับแต่ละบัญชีที่คุณมีอยู่แล้ว ตรวจสอบหมายเลข Voice ของบัญชีนั้น และจัดระเบียบงานโดยยึดบัญชีนั้นเป็นหลัก เมื่อหลายคนต้องรับสายจากหมายเลขเดียวกัน ฟีเจอร์การโทรสำหรับธุรกิจของ Google Voice อาจเหมาะสมกว่าการเปิดหน้าต่างบัญชีเพิ่มอีกหน้าต่าง

WebCatalog ช่วยให้เข้าถึงบริบทของแต่ละบัญชีบนเดสก์ท็อปได้สะดวก ส่วนการกำหนดหมายเลข การสมัครใช้บริการ การโอนสาย และลักษณะการกำหนดเส้นทางสายยังคงเป็นหน้าที่ของ Google Voice

เลือกรูปแบบบัญชีและหมายเลขก่อน

บัญชี Google ใช้ระบุตัวผู้ใช้ที่ลงชื่อเข้าใช้ หมายเลข Voice คือหมายเลขที่บริการนี้จัดให้หรือกำหนดให้ ส่วนหมายเลขโทรศัพท์ที่ลิงก์คือหมายเลขโทรศัพท์ที่มีอยู่แล้วและสามารถรับสายที่โอนมาได้

คำแนะนำเกี่ยวกับหมายเลขที่ลิงก์ของ Google อธิบายว่า การโอนสายจะส่งสายที่โทรเข้าหมายเลข Voice ของคุณต่อไปยังโทรศัพท์ที่ลิงก์ไว้ การลิงก์โทรศัพท์มือถือไม่ได้สร้างตัวตน Google Voice อีกชุดหรือกล่องข้อความแยกต่างหาก

เริ่มจากรูปแบบที่สอดคล้องกับงาน:

สิ่งที่คุณต้องการ	จุดเริ่มต้นที่เหมาะสม	สิ่งที่พื้นที่ทำงานบนเดสก์ท็อปช่วยได้
เข้าถึงทั้งบัญชี Voice ส่วนตัวและบัญชีที่นายจ้างจัดให้ได้สะดวก	บัญชีแยกกันที่จัดเตรียมบริการไว้แล้ว	เซสชันที่แยกจากกันและบริบทการทำงานที่สังเกตได้ชัดเจน
รับสายจากหมายเลข Voice เดิมบนโทรศัพท์อีกเครื่อง	การโอนสายไปยังหมายเลขที่ลิงก์ ในกรณีที่รองรับ	เข้าถึงการตั้งค่าและประวัติของบัญชี
ให้ทีมรับสายจากหมายเลขธุรกิจที่ใช้ร่วมกัน	กลุ่มผู้รับสายของ Workspace ที่เข้าเกณฑ์	เครื่องมือและบันทึกที่ทีมใช้ประกอบการทำงาน
ช่วยผู้บริหารจัดการสายโทรศัพท์	การมอบหมายการโทรที่ได้รับอนุญาตบนแพ็กเกจที่เข้าเกณฑ์	เซสชันการทำงานของคุณเองที่อยู่ข้างเครื่องมือติดตามงานตามที่ตกลงกัน

รูปแบบเหล่านี้แตกต่างกัน การเพิ่มหน้าต่างบัญชีไม่ได้สร้างกลุ่มผู้รับสาย และการโอนสายจากหมายเลขหนึ่งก็ไม่ได้มอบหมายให้บุคคลอื่นรับผิดชอบการสนทนานั้น ตัดสินใจก่อนว่าการโทรควรทำงานอย่างไร แล้วจึงเลือกว่าจะให้ปรากฏอยู่ที่ใด

เลือกรูปแบบให้ตรงกับการสมัครใช้บริการ Voice ที่มีอยู่จริง

บัญชี Google Voice ส่วนตัวและบัญชีธุรกิจไม่ได้มีฟีเจอร์เหมือนกันทั้งหมด ตารางเปรียบเทียบการสมัครใช้บริการของ Google แยกแพ็กเกจสำหรับผู้ใช้รายเดียวออกจากการสมัครใช้บริการที่เพิ่มใน Google Workspace

บริการสำหรับผู้บริโภคที่ไม่มีค่าใช้จ่ายเป็นตัวเลือกหนึ่งสำหรับผู้ใช้รายเดียว นอกจากนี้ Google ยังมีการสมัครใช้บริการ Starter standalone และ Standard standalone สำหรับบัญชี Gmail ส่วนตัวที่เข้าเกณฑ์ในสหรัฐอเมริกา ดังนั้น การลงชื่อเข้าใช้ด้วย Gmail ส่วนตัวจึงไม่ได้บอกว่าบัญชีนั้นใช้บริการฟรีหรือแพ็กเกจแบบชำระเงิน

เอกสารเกี่ยวกับแพ็กเกจแบบสแตนด์อโลนมีความสำคัญต่อการเปรียบเทียบฟีเจอร์ธุรกิจ โดย Standard standalone มีระบบตอบรับอัตโนมัติ แต่ไม่มีกลุ่มผู้รับสายหรือการมอบหมายการโทร ฟีเจอร์การทำงานร่วมกันเหล่านี้มีให้ใน Voice Standard และ Premier ที่เป็นส่วนเสริมของ Workspace

สำหรับบัญชีที่บริษัทจัดการ ให้ตรวจสอบว่าผู้ใช้ได้รับการจัดเตรียมบริการ Voice แล้ว การมีเพียงที่อยู่อีเมลที่ทำงานไม่ได้หมายความว่าจะมีบริการ Voice ที่พร้อมใช้งานหรือฟีเจอร์การโทรที่ต้องการ

สถานที่ใช้งานก็มีผลต่อการเลือกเช่นกัน แพ็กเกจสำหรับผู้ใช้รายเดียวให้บริการเฉพาะในสหรัฐอเมริกา สำหรับองค์กร ความพร้อมให้บริการขึ้นอยู่กับประเทศและการใช้บริการโทรศัพท์ผ่านแพ็กเกจการโทรของ Google, Carrier Link หรือ SIP Link โปรดดูคู่มือประเทศและผู้ให้บริการของ Google ก่อนวางแผนใช้งานในหลายพื้นที่

คุณไม่จำเป็นต้องออกแบบระบบโทรศัพท์ใหม่ทั้งหมดเพื่อจัดระเบียบบัญชีเดิมสองบัญชี แต่คุณต้องทราบว่าแต่ละบัญชีใช้บริการใดอยู่ ก่อนคาดหวังว่าทั้งสองบัญชีจะมีฟีเจอร์เหมือนกัน

ใช้เครื่องมือควบคุมบัญชีของ Google เมื่อเหมาะสม

Google มีการลงชื่อเข้าใช้และสลับระหว่างหลายบัญชีอยู่แล้ว บนเดสก์ท็อป ให้ใช้รูปโปรไฟล์หรืออักษรย่อเพื่อเพิ่มหรือเลือกบัญชี จากนั้นตรวจสอบว่าบริการที่คุณเปิดอยู่กำลังใช้บัญชีใด

แอป Voice บนอุปกรณ์เคลื่อนที่ก็มีคำแนะนำเกี่ยวกับการสลับบัญชีบน Android และ iPhone หรือ iPad เช่นกัน ตัวเลือกบัญชีเป็นตัวเลือกที่มีประโยชน์เมื่อคุณต้องเปลี่ยนบริบทเพียงเป็นครั้งคราว

สำหรับการใช้งานบนเดสก์ท็อป Google Voice ทำงานผ่านเว็บ คำแนะนำเกี่ยวกับการโทรของ Google ระบุเบราว์เซอร์ที่รองรับ ซึ่งรวมถึง Chrome, Edge, Firefox และ Safari การเปิด Voice ไว้ในเบราว์เซอร์อาจเพียงพอสำหรับการใช้งานที่ไม่ซับซ้อน

โปรไฟล์ WebCatalog ที่แยกกันจะมีประโยชน์เมื่อบัญชีส่วนตัวและบัญชีที่ทำงานต้องมีพื้นที่ประจำที่ตั้งชื่อไว้ชัดเจน โดยเฉพาะเมื่อการโทรนำไปสู่งานเอกสาร การนัดหมาย หรือบันทึกโครงการ คุณสามารถกลับไปยังเซสชันที่ต้องการได้ โดยไม่ต้องพึ่งเพียงว่าขณะนั้นหน้าต่างเบราว์เซอร์ทั่วไปเลือกบัญชี Google ใดอยู่

จัดพื้นที่ประจำบนเดสก์ท็อปให้แต่ละบัญชีอย่างชัดเจน

เพิ่ม Google Voice ลงใน WebCatalog Desktop ใน Profiles ให้เลือก Add profile ตั้งชื่อตามวัตถุประสงค์ของบัญชี แล้วเปิด Voice ด้วยโปรไฟล์นั้น ลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Google ที่ต้องการ ทำซ้ำโดยสร้างโปรไฟล์ที่สองสำหรับอีกบัญชีหนึ่ง

เอกสารเกี่ยวกับโปรไฟล์ของ WebCatalog อธิบายว่า คุกกี้ เซสชัน และข้อมูลการท่องเว็บจะแยกจากกันระหว่างโปรไฟล์ ชื่อที่มีประโยชน์อาจเป็น “Voice ส่วนตัว” และ “งานที่ปรึกษา”

ก่อนดำเนินการต่อ ให้ตรวจสอบอีเมลบัญชีและหมายเลข Voice ในแต่ละเซสชัน ประวัติการโทรที่ว่างเปล่าหรือหน้าจอสมัครใช้บริการอาจหมายความว่าคุณเลือกบัญชี Google คนละบัญชีกับบัญชีที่มีบริการอยู่ ให้แก้ไขข้อสงสัยเรื่องตัวตนของบัญชีนี้ก่อนสร้างหรือเปลี่ยนหมายเลข

สร้างพื้นที่ทำงานที่รวม Voice ปฏิทิน และบันทึกที่คุณใช้หลังการโทร แต่ละพื้นที่จะเปิดในหน้าต่างของตัวเอง โปรไฟล์ใช้แยกเซสชันของบัญชี ส่วนพื้นที่ทำงานใช้จัดแอปตามวัตถุประสงค์

หากหมายเลขธุรกิจเดียวใช้กับโครงการของลูกค้าหลายราย คุณสามารถนำโปรไฟล์นั้นกลับมาใช้ในพื้นที่ทำงานของแต่ละโครงการได้ โดยยังคงเป็นบัญชี Voice เดิมและมีประวัติพื้นฐานชุดเดียวกัน เลือกแพ็กเกจ WebCatalog ที่รองรับจำนวนโปรไฟล์ แอป และพื้นที่ทำงานตามรูปแบบที่คุณต้องการ

ขั้นตอนการทำงานที่ 1: การโทรส่วนตัวและเรื่องงานระหว่างวันทำงาน

ลองนึกถึงที่ปรึกษาที่ใช้บัญชี Voice ส่วนตัวที่มีอยู่แล้วและบัญชีธุรกิจที่จัดเตรียมบริการแยกไว้ เป้าหมายคือการแยกแยะบริบทของแต่ละบทสนทนาและเก็บงานที่เกิดขึ้นไว้ในที่ที่เหมาะสม

เมื่อเริ่มวันทำงาน ให้เปิดเซสชันงานไว้ข้างปฏิทินนัดหมายและบันทึกลูกค้าล่าสุด เปิดเซสชันส่วนตัวไว้ในหน้าต่างแยกเมื่อต้องการใช้ หลีกเลี่ยงการมองประวัติการโทรทั้งสองบัญชีเป็นรายการงานเดียวกัน เพราะสายที่ไม่ได้รับเกี่ยวกับนัดหมายส่วนตัวกับคำขอจากลูกค้าต้องมีการดำเนินการต่อที่แตกต่างกัน

สำหรับการรับสายบนเดสก์ท็อป เซสชันต้องเปิดพร้อมใช้งานจริง Google ระบุว่า ต้องเปิด Voice ไว้เพื่อรับสายบนคอมพิวเตอร์ ตรวจสอบไมโครโฟน ลำโพง และสิทธิ์การแจ้งเตือนที่เกี่ยวข้องที่คุณเลือกไว้ จากนั้นทดลองโทรก่อนใช้การตั้งค่าใหม่นี้กับการนัดหมายจริง

หากคุณใช้โทรศัพท์ที่ลิงก์ไว้ด้วย ให้ตรวจสอบการตั้งค่าการโอนสายในบัญชีที่ถูกต้อง เอกสารของ Google ระบุว่า หมายเลขโทรศัพท์ที่ลิงก์อยู่ที่อื่นแล้วจะไม่สามารถลิงก์กับหมายเลข Voice อีกหมายเลขได้ จึงไม่ควรวางแผนให้สองเซสชันบนเดสก์ท็อปโอนสายจากทั้งสองบัญชีไปยังหมายเลขที่ลิงก์หมายเลขเดียวกัน โดยยังไม่ได้ตรวจสอบว่าบริการอนุญาตให้ทำเช่นนั้นหรือไม่

เมื่อจะโทรกลับสายที่ไม่ได้รับ ให้เปิดประวัติของบัญชีที่เหมาะสมก่อน ตรวจสอบบริบทของการโทร จากนั้นโทรกลับและบันทึกสิ่งที่ต้องทำต่อไว้กับนัดหมายหรืองานของลูกค้าที่เกี่ยวข้อง

ขั้นตอนการทำงานที่ 2: โครงการของลูกค้าหลายรายใช้หมายเลขธุรกิจเดียวกัน

การมีลูกค้ารายที่สองไม่ได้หมายความว่าคุณต้องมีบัญชี Voice ที่สองเสมอไป หากธุรกิจที่ปรึกษาของคุณใช้หมายเลขธุรกิจเดียวอยู่แล้ว การจัดระเบียบการโทรตามโครงการอาจเป็นสิ่งที่ช่วยปรับปรุงการทำงานได้มากกว่า

สร้างพื้นที่ทำงานสำหรับโครงการที่ต้องพูดคุยทางโทรศัพท์บ่อยครั้ง เพิ่ม Voice โดยใช้โปรไฟล์ธุรกิจเดิม พร้อมทั้งสรุปโครงการ กำหนดการ และบันทึกการตัดสินใจ พื้นที่ทำงานของอีกโครงการสามารถใช้โปรไฟล์นี้ร่วมกันได้ ขณะเดียวกันก็แสดงเครื่องมือประกอบของโครงการนั้นเอง

เมื่อลูกค้าโทรมา ให้เปิดบริบทของโครงการที่เกี่ยวข้องและทำงานโดยอ้างอิงสรุปโครงการฉบับปัจจุบัน เมื่อจบการสนทนา ให้บันทึกการตัดสินใจ ผู้รับผิดชอบ และขั้นตอนถัดไป ตัวอย่างเช่น “ยืนยันวันส่งมอบที่ปรับใหม่กับผู้สนับสนุนโครงการ แล้วส่งกำหนดการฉบับอัปเดต” ข้อความนี้นำไปดำเนินการต่อได้โดยไม่ต้องคัดลอกบทสนทนาทุกส่วน

การใช้โปรไฟล์เดิมซ้ำไม่ได้แยกประวัติของ Voice ตามโครงการ ไม่ได้สร้างกล่องข้อความเสียงเฉพาะโครงการ และไม่ได้เปลี่ยนหมายเลขที่ใช้โทร ให้แยกความแตกต่างของแต่ละโครงการไว้ในบันทึกที่คุณใช้อยู่แล้ว WebCatalog ช่วยจัดวางเครื่องมือให้ใช้งานสะดวก แต่ไม่ได้จัดประเภทผู้โทรโดยอัตโนมัติ

ก่อนจบวันทำงาน ให้ตรวจสอบสายที่ไม่ได้รับและข้อความเสียงจากบัญชีธุรกิจเทียบกับบันทึกโครงการเหล่านั้น ระบุงานที่ต้องติดตามไว้ในที่ที่คุณใช้จัดการงาน เพื่อให้เมื่อเปิดโครงการอีกครั้งในวันพรุ่งนี้ คุณจะเห็นว่ายังมีเรื่องใดที่ต้องจัดการ

ขั้นตอนการทำงานที่ 3: จัดการสายโทรศัพท์แทนเพื่อนร่วมงาน

ผู้ช่วยผู้บริหารมีความต้องการต่างจากผู้ที่ดูแลการเข้าสู่ระบบส่วนตัวสองบัญชี ผู้ช่วยจำเป็นต้องได้รับอนุญาตให้จัดการสายของบุคคลอื่น โดยยังคงใช้ตัวตนในการทำงานของตนเอง

สำหรับแพ็กเกจ Workspace Voice ที่เข้าเกณฑ์ ให้ใช้การมอบหมายการโทร ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดสิทธิ์ให้ผู้รับมอบหมายโทรออก รับสาย และเข้าถึงข้อความเสียงแทนผู้มอบหมายได้ สิทธิ์ที่ได้รับจะเป็นตัวกำหนดขอบเขตหน้าที่ที่ทำได้

ตกลงวิธีส่งต่องานให้ชัดเจนก่อนเริ่มรับสายแทน ได้แก่ สายใดควรโอน สายใดจัดการได้โดยตรง และจะบันทึกคำขอให้โทรกลับอย่างไร เปิดเซสชัน Voice ของคุณเองไว้ข้างปฏิทินที่ได้รับอนุญาตให้เข้าถึงและบันทึกติดตามงาน ในพื้นที่ทำงาน “สนับสนุนผู้บริหาร”

เมื่อสายเรียกเข้าต้องมีการดำเนินการต่อ ให้บันทึกว่าใครควรเป็นผู้ตอบกลับและต้องทราบบริบทใดบ้าง พื้นที่ทำงานช่วยรองรับกระบวนการนี้ได้โดยไม่ต้องมีโปรไฟล์ที่สองซึ่งลงชื่อเข้าใช้บัญชีของผู้บริหาร สิทธิ์การมอบหมายมาจาก Google Voice ไม่ใช่ WebCatalog

หากต้องการให้ทีมร่วมกันรับสาย ให้พิจารณากลุ่มผู้รับสายแทน Google รองรับตัวเลือกการกำหนดเส้นทางสาย เวลาทำการ และการจัดการสายที่ไม่มีผู้รับบนแพ็กเกจที่เข้าเกณฑ์ เอกสารยังระบุด้วยว่า สายของกลุ่มผู้รับสายจะไม่ถูกโอนไปยังหมายเลขมือถือที่สมาชิกแต่ละคนลิงก์ไว้ ดังนั้นควรตรวจสอบอุปกรณ์ที่จะใช้รับสายจริงเมื่อออกแบบการรับสายให้ครอบคลุม

การเปิดหน้าต่างบัญชีไว้หลายหน้าต่างไม่สามารถทดแทนกฎการกำหนดเส้นทางสายเหล่านั้นได้ ให้ใช้ฟีเจอร์ Voice ที่เหมาะสม แล้วจึงจัดระเบียบงานประกอบของแต่ละคนให้สอดคล้องกัน

จัดพื้นที่ทำงานให้พร้อมสำหรับสายถัดไป

เริ่มจากบัญชีและหมายเลขที่ได้รับการกำหนดให้คุณอยู่แล้ว ระบุว่าสิ่งที่ควรปรับปรุงต่อไปคือการแยกเซสชันส่วนตัวกับงาน การจัดบริบทโครงการให้ดีขึ้น หรือการใช้รูปแบบการมอบหมายหรือกลุ่มผู้รับสายที่บริการรองรับ

จากนั้นเปิด Google Voice ใน WebCatalog แยกโปรไฟล์สำหรับบัญชีที่ต่างกัน วางบัญชีที่ใช้ทำงานไว้ข้างเครื่องมือที่ช่วยเปลี่ยนการโทรให้เป็นการตัดสินใจ และตรวจสอบการตั้งค่ารับสายก่อนการสนทนาตามนัดครั้งถัดไป ผลลัพธ์คือพื้นที่ที่ชัดเจนยิ่งขึ้นสำหรับจัดการสายและงานติดตาม โดยไม่สับสนระหว่างการจัดระเบียบบัญชีกับการกำหนดค่าระบบโทรศัพท์