Samtal i Zoho Cliq kan sträcka sig över företagsgränser. Du kanske arbetar inom din arbetsgivares organisation, samarbetar med en leverantör och använder ett separat konto som en kund har tilldelat dig för ett annat uppdrag. Varje relation kan kräva en annan typ av åtkomst.
Det första steget för att hantera flera Zoho Cliq-konton är att kartlägga dessa relationer. Separata inloggningar behöver separata sessioner. En extern kanal, en gästinbjudan eller ett Network kan låta dig samarbeta via det konto du redan använder. Att skapa ytterligare en skrivbordsprofil avgör inte vilket upplägg din organisation tillåter.
När åtkomstmodellen är tydlig kan du välja Cliqs inbyggda kontofunktioner eller organisera kontona tillsammans med de övriga arbetsapparna i WebCatalog.
Skilj inloggningsfrågan från organisationsfrågan
”Flera organisationer” kan beskriva flera olika situationer. En anställd med ytterligare en företagsutfärdad inloggning har ett annat problem än en partner som bjudits in till ett gemensamt samtal.
Zohos dokumentation för Cliq med CRM Plus gör denna skillnad tydlig: en användare tillhör en primär organisation och kan ansluta till andra organisationer som extern användare. Dokumentationen beskriver hur man växlar mellan dessa sammanhang, med åtkomst som skiljer sig från internt medlemskap.
På senare tid har Cliqs funktioner för gästanvändare infört åtkomst till tilldelade kanaler och kontakter inom en annan organisation. Deltagandet beror på inbjudan och relevanta organisationspolicyer.
Det innebär att samma e-postadress som förekommer i mer än ett företags arbete inte nödvändigtvis representerar två oberoende Cliq-konton. Ta reda på om du använder en separat inloggning, ett externt medlemskap eller en specifik samarbetsinbjudan. Utgå inte från att regler för flera organisationer i andra Zoho-produkter gäller oförändrade i Cliq.
Gör en åtkomstkarta innan du lägger till konton på skrivbordet
Skapa en enkel förteckning över det arbete du behöver utföra. Ange inloggning, åtkomsttyp, ansvarig administratör och tillhörande material för varje destination.
| Arbetsrelation | Åtkomst att bekräfta | Föreslaget skrivbordsupplägg |
|---|---|---|
| Anställd i ditt huvudsakliga företag | Ditt interna konto och dina tilldelade kanaler | En företagsprofil och en arbetsyta |
| Kunden ger dig en separat, godkänd inloggning | Kontots organisations- och kanalåtkomst | En separat profil med kundens namn |
| Leverantören använder redan Cliq | En extern kanal eller annan tillåten samarbetsväg | Ditt befintliga konto bredvid leverantörens projektverktyg |
| En konsult ansluter till ett avgränsat uppdrag | Gäståtkomst till nödvändiga samtal, där det stöds | Den godkända gästmiljön och projektbeskrivningen |
| Långsiktig partnergemenskap | Medlemskap i ett Cliq Network | Relevant Network bredvid partnerresurser |
Behandla kartan som en beskrivning av faktisk åtkomst. En arbetsyta med namnet ”Kund Nord” är bara användbar om kontot i den kan nå de avsedda samtalen.
Skriv till exempel ”företagsinloggning, extern leverantörskanal, inköpsansvarig” i stället för ”leverantörskonto” när det inte finns någon separat leverantörsinloggning. Tydliga etiketter hindrar dig från att skapa dubbla profiler för att lösa ett problem som hör hemma i åtkomstkonfigurationen.
Förstå de inbyggda alternativ som redan finns
Cliqs skrivbordsapp hanterar inloggning på flera konton
Zoho Cliqs egen skrivbordsapp stöder redan flera konton. Zoho anger Accounts → Add account för att lägga till en inloggning, med högst tio konton. Om du väljer ett konto i menyn Accounts öppnas ett nytt Cliq-fönster för det.
Om ditt arbete främst sker i Cliq är detta ett direkt alternativ. Du kan använda appens kontomeny för att komma åt de separata företagsinloggningar du redan har. WebCatalog blir mer användbart när varje konto är en del av ett större arbetsflöde med projektunderlag, dokument, kalendrar och andra webbappar.
Externa kanaler kopplar samman organisationer kring ett samtal
En extern kanal låter personer från olika organisationer samarbeta. Tillämpliga policyer och inbjudan avgör åtkomsten. Zoho stöder också samarbete i externa kanaler mellan vissa datacenter, medan direktmeddelanden mellan datacenter har andra begränsningar.
Möjligheten att skapa externa kanaler beror på abonnemanget: med Free-abonnemanget går det inte att skapa dem, och vem som kan skapa dem med betalabonnemang beror på utgåva och administratörsbehörigheter. Kontrollera värdorganisationens konfiguration innan du väljer denna väg för en leverantörsrelation.
Gäståtkomst och Networks passar olika relationer
Zohos uppdaterade gästfunktion låter inbjudna samarbetspartner ansluta till befintliga kanaler. Det kan passa en konsult som hjälper till med en specifik kampanj. Ett Cliq Network ger en särskild miljö för bredare externt samarbete, till exempel en löpande partnergemenskap.
Kontrollera den aktuella gästdokumentationen innan du föreslår det nyare arbetsflödet: Zoho anger för närvarande att Guest Users 2.0 inte stöds i Zoho One, och funktionen stöder inte direktmeddelanden mellan datacenter. Vilken väg som är tillgänglig bör avgöras av den aktuella organisationens utgåva och konfiguration.
Dessa inbyggda alternativ kan undanröja behovet av ytterligare ett konto. Använd en separat inloggning när arbetet verkligen kräver det, och använd lämplig samarbetsfunktion när relationen handlar om externt deltagande.
Organisera det godkända upplägget i WebCatalog
När åtkomstkartan är klar konfigurerar du skrivbordet utifrån den. Med WebCatalog Desktop kan du starta Cliq i ett eget fönster och organisera det tillsammans med andra webbappar.
För två separata inloggningar följer du WebCatalogs anvisningar för profilkonfiguration:
- Öppna Profiles och välj Add profile.
- Ge den första profilen ett namn utifrån kontot den ska innehålla, till exempel ”Företagsdrift”.
- Öppna Cliq med den profilen och logga in enligt organisationens vanliga process.
- Skapa en andra profil, till exempel ”Kund Nord”, och logga in på det separata kundutfärdade kontot där.
- Bekräfta konto och organisation i båda sessionerna innan du lägger till fler destinationer.
Profiler håller kakor, sessioner och webbläsardata åtskilda. De ger dig ingen inbjudan, tilldelar ingen licens och ändrar inte den åtkomst som beviljats i Cliq.
Skapa sedan en arbetsyta för varje arbetssammanhang. Företagets arbetsyta kan innehålla Cliq, verktyget för verksamhetsuppföljning och den interna handboken. Kundens arbetsyta kan innehålla kundens Cliq-session, projektplan och granskningsdokument.
Varje arbetsyta öppnas i ett eget fönster. Om du återanvänder samma WebCatalog-profil i flera arbetsytor återanvänds samma inloggning; ett annat namn på arbetsytan skapar inte en annan kontoidentitet. Denna återanvändning passar när ett konto på ett legitimt sätt deltar i flera projektsamtal.
Välj ett WebCatalog-abonnemang som passar det antal appar, profiler och arbetsytor du behöver. Räkna separata inloggningar för sig och projekt för sig: fem projekt som använder ett konto kräver inte automatiskt fem profiler.
Exempel: en leveransansvarig som arbetar med tre relationer
Föreställ dig en leveransansvarig som samordnar en intern produktlansering, en kundimplementering och en leverantörsöverlämning. Projekten har en person gemensamt, men de delar inte alla konton eller dokument.
Intern lansering: håll teamsamtalet bredvid planen
Använd företagskontot för den interna lanseringen. Placera den Cliq-sessionen bredvid lanseringschecklistan och beslutsloggen i en arbetsyta med namnet ”Produktlansering”.
När en teammedlem frågar om en milstolpe är klar finns planen tillgänglig i samma arbetssammanhang. Dokumentera beslutet där projektteamet förväntar sig att hitta det och svara sedan i rätt kanal. Fördelen är en enklare väg från diskussion till det underlag som stöder den.
Detta kräver inte ett nytt Cliq-konto bara för att lanseringen har en egen arbetsyta. Företagsinloggningen kan också återanvändas i en arbetsyta för verksamhetsdrift om båda sammanhangen hör till samma identitet.
Kundimplementering: håll kundens tilldelade inloggning separat
Anta att kunden tillhandahåller ett konto för sin organisation. Tilldela den inloggningen till profilen Kund Nord och använd den tillsammans med kundens projektverktyg.
Bekräfta åtkomsten till implementeringskanalen och dokumentet som ska diskuteras före den första granskningen. Om chatten öppnas men projektfilen inte gör det, ta reda på vilket konto filtjänsten förväntar sig. En fungerande Cliq-session bevisar inte att alla tillhörande appar använder samma inloggningsuppgifter.
Använd kundens arbetsyta som en påminnelse om det aktiva uppdraget. När du delar en fil kontrollerar du den avsedda målgruppen och vilket samtal den ska delas i. Poängen är att göra den normala granskningsprocessen enkel att följa, med relevanta dokument redan till hands.
Leverantörsöverlämning: återanvänd företagsidentiteten när det är lämpligt
För leverantören kan en godkänd extern kanal räcka. Behåll företagskontot och lägg dokumenten för leverantörsöverlämningen i en separat projektarbetsyta.
Åtkomstkartan bör visa att detta samtal fortfarande använder Företagsdrift. Den skillnaden är viktig när du återkommer efter ett avbrott: du är en anställd som samarbetar externt, inte någon som är inloggad i leverantörens interna organisation.
Om leverantören inte kan ansluta ber du de ansvariga administratörerna att kontrollera inbjudan och samarbetspolicyerna. Att skapa en ny WebCatalog-profil ändrar inte den serverbaserade behörighet som styr deltagandet.
Håll åtkomstkartan användbar när arbetet förändras
Uppdatera kartan när ett kunduppdrag börjar, en konsult avslutar sitt uppdrag eller ansvaret flyttas till en annan kollega. De användbara frågorna är konkreta: vilken inloggning används, vilka samtal behövs fortfarande och vem kan ändra den åtkomsten?
När någon slutar kan en administratör behöva ta bort organisations- eller gäståtkomst. Att ta bort en skrivbordsgenväg är en separat städåtgärd. Genomför ändringen på tjänstenivå via den organisation som styr medlemskapet och städa sedan arbetsytan så att den stämmer överens med ändringen.
Se också över apparna runt samtalet. Ett projekt kan avslutas medan en gammal projektbeskrivning, kalender eller ett dokumentkonto fortfarande finns kvar i den dagliga vyn. Ta bort destinationer som inte längre stöder aktivt arbete så att arbetsytan fortsätter att spegla sitt syfte.
Om aviseringarna blir distraherande bestämmer du vilket samtal som kräver svar under varje arbetspass. Använd aviseringsinställningarna i den aktuella Cliq-miljön och kontrollera resultatet innan du förlitar dig på dem. Att ha fler konton tillgängliga betyder inte att varje konto måste få lika mycket uppmärksamhet hela dagen.
Ge nästa organisation en tydlig plats på skrivbordet
Börja med en företagsinloggning och en extern relation. Avgör om relationen behöver ett separat konto, en gästinbjudan, en extern kanal eller ett Network. Anteckna svaret innan du konfigurerar skrivbordet.
Lägg sedan till Zoho Cliq i WebCatalog, skapa profiler för de separata inloggningarna och bygg arbetsytor kring det arbete varje relation ger upphov till. Din kontostruktur förblir anpassad till den åtkomst dina organisationer tillhandahåller, samtidigt som det blir enklare att hitta samtalen och verktygen tillsammans.
