En leverantör skickar en uppdaterad offert via Zalo. En kund frågar om leveransdatumet är bekräftat. Din familjegrupp diskuterar helgplaner. När de här konversationerna hör till olika konton är det bara en del av arbetet att hitta rätt chatt. Du behöver också rätt dokument, det senaste beslutet och ett tydligt nästa steg.
För att hantera flera Zalo-konton på datorn ger du varje befintligt konto en separat inloggad profil och en tydligt igenkännbar arbetsplats. WebCatalog kan hålla sessionerna åtskilda och samla arbetskontot tillsammans med dina dokument, din kalender och dina uppföljningsverktyg.
Målet är en arbetsgång som går att upprepa, från ett meddelande till en slutförd uppgift. Den här guiden följer ett praktiskt exempel: en projektsamordnare som arbetar med en vietnamesisk leverantör och samtidigt håller privata konversationer på ett annat konto.
Ge varje Zalo-konto en fast plats
Börja med att avgöra vilka konversationer som faktiskt hör till olika identiteter. Ett privat konto och ett etablerat arbetskonto kan behöva separata sessioner. Flera kunder som kommunicerar med samma arbetsidentitet kan vara kvar på det kontot. Ett nytt projekt kräver inte automatiskt en ny inloggning.
Zalo erbjuder redan program för Windows och Mac, mobilappar och en webbversion. Ett möjligt upplägg är att använda en installerad app för ett konto och en separat webbläsarsession för ett annat. WebCatalog är användbart när du vill ha namngivna profiler och webbapparna kring dina konversationer i en samlad skrivbordsmiljö.
För att använda två Zalo-konton på datorn börjar du med de konton du redan använder och kan autentisera dig på. I WebCatalog Desktop:
- Öppna Profiles, välj Add profile och döp den första profilen till ”Zalo arbete”.
- Öppna Zalo med den profilen och logga in på det avsedda arbetskontot.
- Lägg till en till profil med namnet ”Zalo privat”.
- Öppna Zalo med den privata profilen och logga in på ditt andra konto.
- Kontrollera kontots identitet och att de förväntade konversationerna finns i respektive fönster innan du svarar.
WebCatalogs profildokumentation förklarar att profiler håller cookies, sessioner och webbläsardata åtskilda. Om du öppnar ett till fönster med samma profil återanvänds den sessionen. Välj den andra profilen när du behöver det andra kontot.
För autentisering med QR-kod anger Zalos officiella inloggningsanvisningar att du ska visa koden på datorn, skanna den med Zalo på telefonen, granska inloggningsinformationen och bekräfta. Se till att telefonen använder det konto som är avsett för den aktuella datorprofilen. Att döpa en profil till ”Arbete” ändrar inte vilket konto som godkände inloggningen.
När du öppnar tjänsten direkt använder du Zalo Web, den webbadress för chatten som anges av Zalo Help. Om Zalo senare ber dig att autentisera dig igen genomför du tjänstens vanliga inloggningsprocess i rätt profil.
Samla arbetet kring konversationen
Ett kontofönster är en bra utgångspunkt. Ett fungerande arbetssammanhang behöver också en plats där du kan kontrollera fakta och dokumentera beslut.
Skapa en arbetsyta i WebCatalog med namnet ”Leverantörsprojekt”. Lägg till Zalo med arbetsprofilen, din dokumentapp, ett verktyg för orderuppföljning och kalendern som används för leveransåtaganden. En arbetsyta samlar appar och bokmärken för ett visst ändamål i ett eget fönster.
Håll isär funktionerna: profilen väljer den inloggade sessionen, medan arbetsytan samlar verktygen. Du kan återanvända samma arbetsprofil i flera projektarbetsytor när projekten delar en Zalo-identitet. En annan arbetsyta skapar inte i sig ett annat konto och begränsar inte heller kontot till en viss kund.
Börja med en arbetsyta för jobbet och ett separat privat Zalo-fönster. Välj ett WebCatalog-abonnemang som stöder apparna, profilerna och arbetsytorna i ditt upplägg. Lägg till sådant som hjälper dig att slutföra en uppgift, till exempel att kontrollera en offert eller bekräfta ett möte.
Följ en förfrågan från chatt till ett bekräftat nästa steg
Föreställ dig att du samordnar trycksaker till ett kundevenemang. Leverantören skickar en reviderad offert via ditt Zalo-arbetskonto. Kunden behöver besked om antal, tryckoriginal och leverans.
Följande arbetsflöde håller konversationen kopplad till det beslut den ligger till grund för.
Identifiera konversationen innan du tolkar förfrågan
Öppna arbetsprofilen och kontrollera avsändaren, projektet och det senaste meddelandet. Liknande namn, återkommande gruppikoner eller en gammal konversation kan göra det lätt att misstolka en chatt som ser bekant ut.
Läs tillräckligt mycket av sammanhanget för att förstå vad som har ändrats. ”Kan vi gå vidare?” kan handla om antalet, en prisändring eller det slutliga tryckoriginalet. Om du svarar innan du har identifierat vilket beslut det gäller kan det leda till ytterligare en meddelandeomgång.
I det här exemplet omfattar leverantörens reviderade offert en annan pappersspecifikation. Den första användbara åtgärden är att jämföra ändringen med det godkända projektunderlaget. Ha både konversationen och underlaget synliga medan du gör det.
Ditt privata konto kan fortfarande vara tillgängligt i ett eget fönster. När du återvänder från det kontrollerar du arbetsidentiteten och konversationen igen innan du skickar ett projektsvar. Namnen hjälper dig att hitta rätt, men det är kontot och mottagaren som visas i Zalo som bekräftar vart meddelandet kommer att skickas.
Kontrollera filen som ligger till grund för ditt svar
Öppna offerten och leta upp datumet eller versionsnumret. Jämför relevanta uppgifter med projektdokumentationen: antal, specifikation, godkänt belopp och önskat leveransdatum. Ett nyare meddelande innehåller inte nödvändigtvis det slutligt godkända dokumentet.
Om den reviderade offerten ändrar något väsentligt ska du tydligt ange skillnaden. Till exempel: ”Den reviderade offerten gäller det tjockare pappersalternativet. Bekräfta om detta påverkar leveransdatumet innan vi godkänner den.”
Spara den reviderade offerten i projektmappen med ett filnamn som anger projekt och version, och markera att den väntar på granskning tills godkännandet har bekräftats. Detta är ett aktivt arkiveringssteg. Att ha en lagringsapp bredvid Zalo gör det enklare att utföra, men WebCatalog kopierar inte automatiskt chattbilagor till din projektmapp.
Kontrollera både mottagaren och bilagan innan du skickar tillbaka en fil. Flera öppna konton kan ge smidig åtkomst, men det är ändå värt att ägna ett ögonblick åt att kontrollera slutdestinationen.
Gör svaret till ett åtagande som går att följa upp
När leverantören har bekräftat detaljerna avgör du vad konversationen nu kräver. Ett löfte om att skicka tryckoriginal i morgon behöver en ansvarig och en tidsfrist. En bekräftad leverans behöver föras in i projektets tidsplan.
Använd en kort anteckning som den här i ditt befintliga uppföljningsverktyg:
| Punkt | Exempel på anteckning |
|---|---|
| Förfrågan | Godkänna reviderad tryckspecifikation |
| Underlag | Reviderad offert sparad i projektmappen |
| Beslut | Specifikationen godkänd; leveransbekräftelse inväntas fortfarande |
| Nästa åtgärd | Samordnaren ska bekräfta leveransen med leverantören |
| Tidsfrist | Före kundens nästa projektgenomgång |
Det här är exempel på projektanteckningar, inte fält som WebCatalog lägger till i Zalo. Syftet är att göra arbetet begripligt även när konversationen har flyttats längre ned i chattlistan.
Svara med det som är bekräftat och ange vad som fortfarande återstår. ”Tryckoriginalet är godkänt; jag bekräftar leveransdatumet när leverantören har svarat” ger kunden en mer användbar uppdatering än en vag bekräftelse.
Förbered en överlämning som någon annan kan använda
Om en kollega behöver ta över projektet delar du det godkända dokumentet och beslutsanteckningen via era vanliga arbetsverktyg. Ta med aktuell status, nästa åtgärd och vem som förväntas svara.
En överlämning ska göra det möjligt att förstå arbetet utan att behöva återskapa din privata chatthistorik. Om verksamheten behöver låta flera medarbetare svara i samma kundkonversation är det ett behov av teamkommunikation som bör hanteras direkt.
Använd roller i Zalo Official Account när kundsvaren hanteras av ett team
Zalo Official Account, eller Zalo OA, har ett annat syfte än att hålla två individuella Zalo-konton inloggade. Det ger en organisation en kundinriktad närvaro där medarbetare får tillgång till administrationsverktygen.
Enligt Zalos komma igång-guide för Official Account loggar medarbetare in i OA Manager via sina personliga Zalo-konton och väljer det OA de har behörighet att hantera. En administratör kan bjuda in medarbetare via Quản lý → Quản lý admin, välja relevanta behörigheter och skicka en inbjudan som personen får acceptera.
Om du hanterar Zalo Official Accounts för flera organisationer via samma behöriga inloggning väljer du rätt OA i OA Manager. Du behöver inte ett annat personligt konto eller en annan WebCatalog-profil för varje OA. En kundarbetsyta kan samla relevanta länkar och dokument, medan det valda OA-kontot avgör vilken verksamhet du arbetar med.
För gemensam kundservice dokumenterar Zalo även tilldelning av konversationer och filtrering efter medarbetare. Dessa funktioner beror på OA-abonnemanget och medarbetarens behörigheter. Använd dem för att tydliggöra vem som hanterar en kund när ert upplägg stöder det.
Tilldelning av konversationer tillhandahålls av Zalo OA. WebCatalog organiserar åtkomsten till tjänsten tillsammans med andra arbetsappar. Välj OA-funktioner när behovet är gemensamt kundansvar. Välj separata profiler när behovet är separata inloggade identiteter.
Kontrollera detaljerna som påverkar ditt dagliga arbete
Innan du flyttar dina rutiner till ett nytt datorupplägg bör du prova en representativ konversation från början till slut. Kan du öppna meddelandet du behöver, granska dess dokument, skicka det avsedda svaret och dokumentera uppföljningen? Om samtal ingår i arbetsflödet testar du dem i den faktiska miljö du tänker använda. Zalos installerade appar och webbversion kan ha olika funktioner.
Se över aviseringarna för varje konto och datorns inställningar. Arbetskontot bör uppmärksamma dig på konversationer som du ansvarar för, medan privata aviseringar kan anpassas efter dina önskade arbetstider. Kontrollera att förväntade aviseringar kommer fram innan du förlitar dig på upplägget för tidskritiska svar.
Kontrollera viktig historik och viktiga filer separat. Zalo tillhandahåller vägledning för säkerhetskopiering och återställning vid telefonbyte, och tjänstens egna processer styr vad som är tillgängligt efter byte av enhet eller session. En WebCatalog-profil är inte en säkerhetskopia av din meddelandehistorik i Zalo. Förvara viktig projektdokumentation på den plats som teamet har valt för den.
Börja med din nästa riktiga konversation
Välj ett arbetskonto, ett privat konto och ett projekt som regelbundet ger upphov till Zalo-meddelanden. Lägg till Zalo i WebCatalog, ge varje inloggning en namngiven profil och placera arbetssessionen bredvid dokumenten och uppföljningsverktyget som behövs för projektet.
Använd sedan nästa inkommande förfrågan för att genomföra hela kedjan: kontrollera kontot och konversationen, granska underlaget, skicka ett tydligt svar och dokumentera nästa åtgärd. Det är ett praktiskt sätt att hantera arbetskonton och privata konton i Zalo och samtidigt hålla ordning på arbetet bakom varje meddelande.
