Dina privata chattar behöver en annan plats än kundfrågor, orderuppdateringar och bokningsförfrågningar. Med WhatsApp i WebCatalog kan du hålla kontona i separata skrivbordsprofiler och organisera företagskontot tillsammans med de andra appar du använder i jobbet.
För att hantera flera WhatsApp-konton börjar du med två registrerade konton, ger vart och ett en separat profil och länkar varje profil från rätt konto på telefonen. Telefonnumret identifierar WhatsApp-kontot, medan profilen håller dess skrivbordssession åtskild från andra.
Den här praktiska guiden går igenom konfigurationen och förklarar sedan vad du ska kontrollera när båda fönstren visar samma chattar, en QR-kod dyker upp igen eller ytterligare en enhet inte går att länka.
Före länkningen: ge varje nummer en tydlig plats
Skriv ner vilket konto som ska höra till vilken profil innan du skannar något. Ett enkelt upplägg kan se ut så här:
| Syfte | WhatsApp-konto | Profilnamn i WebCatalog | Plats på datorn |
|---|---|---|---|
| Vänner och familj | Privat nummer | Privat | WhatsApp öppnat med profilen Privat |
| Kundsamtal | Företagsnummer | Butik | WhatsApp öppnat med profilen Butik |
Använd namn som du känner igen direkt. ”Privat” och ”Butik” är mer användbara under en hektisk eftermiddag än ”Profil 1” och ”Profil 2”.
Varje konto behöver ett eget telefonnummer. WhatsApps inbyggda funktion för flera konton stöder två konton på en mobil enhet. I hjälpdokumentationen beskrivs växling mellan flera konton som en mobilfunktion. Det är inte samma sak som att ha separata länkade sessioner på datorn. WebCatalog tillhandahåller skrivbordsmiljön, inte ett extra telefonnummer eller ett nytt WhatsApp-konto.
Du behöver också tillgång till varje kontos primära telefon för att godkänna länkningen. Kontrollera vilka enheter som redan är länkade: WhatsApps standardgräns för länkade enheter är upp till fyra enheter per konto. Vissa företagserbjudanden har andra gränser, så kontrollera vilka villkor som gäller för ditt konto.
WhatsApp erbjuder redan officiella appar för Mac och Windows samt WhatsApp Web. Det är användbara alternativ. WebCatalog är särskilt relevant när du vill ha flera namngivna sessioner och en samlad plats för de andra appar som du använder i anslutning till dina konversationer.
Konfiguration, steg 1: skapa den privata sessionen
Skapa en profil innan du loggar in
Installera WebCatalog Desktop, hitta WhatsApp i appkatalogen och öppna skrivbordsappen. Följ WebCatalogs anvisningar för profiler: öppna Profiler, välj Lägg till profil och ge den nya profilen ett tydligt namn, till exempel ”Privat”. Öppna WhatsApp med den profilen vald.
Profiler håller cookies, sessioner och webbläsardata åtskilda. Det är det som gör att två instanser av samma tjänst kan behålla olika inloggade identiteter. Att bara öppna ett nytt fönster skapar inte den separationen.
Om du redan använder WhatsApp i WebCatalog ska du ta reda på vilken profil den befintliga sessionen tillhör innan du lägger till en ny. Du kanske kan behålla den som din privata profil och bara skapa den företagsprofil som saknas. Det finns ingen anledning att börja om ifall den befintliga länkningen är korrekt.
Länka det avsedda kontot
Öppna WhatsApps webbinloggning i profilen Privat. Godkänn sedan sessionen från ditt privata WhatsApp-konto på den primära telefonen.
WhatsApps process för att länka enheter börjar på telefonen. På Android öppnar du Länkade enheter via Fler alternativ. På iPhone går du via Inställningar. Välj Länka en enhet, genomför eventuell begärd enhetsautentisering och skanna QR-koden som visas i den avsedda skrivbordsprofilen.
Om du har flera WhatsApp-konton på telefonen ska du först se till att rätt konto är aktivt. QR-koden länkar det konto som godkänner den. Namnet du gav din WebCatalog-profil väljer inte telefonnummer åt dig.
När chattarna visas kontrollerar du kontots profiluppgifter och en konversation som du känner igen. Bekräfta identiteten innan du svarar någon. Låt sessionen vara kvar medan du konfigurerar det andra kontot.
Konfiguration, steg 2: lägg till företagssessionen utan att ersätta den första
Skapa en andra WebCatalog-profil med ett namn som hör till företaget, till exempel ”Butik”. Öppna WhatsApp med den profilen. En profil som inte har länkats ska visa inloggningsprocessen, inte det privata kontots befintliga chattar.
Om dina privata konversationer visas direkt ska du stanna här och använda den första felsökningspunkten nedan. Du behöver inte skanna någon ny kod förrän du har bekräftat att skrivbordssessionerna är separata.
För ett nummer som är registrerat i WhatsApp Business godkänner du den nya skrivbordssessionen från WhatsApp Business-appen på den primära telefonen. WhatsApps guide för QR-länkning i Business beskriver samma väg via Länkade enheter: välj Länka en enhet och skanna QR-koden i profilen Butik.
För ett andra konto i vanliga WhatsApp använder du i stället det kontots länkningsflöde. Det viktiga är vilket konto som godkänner länkningen, inte om du kallar profilen ”Företag”.
Efter länkningen kontrollerar du företagets identitet och en kundkonversation som du känner igen. Växla sedan tillbaka till Privat och kontrollera att chattarna där fortfarande är privata. Den här kontrollen åt båda hållen fångar upp en felaktig länkning innan konfigurationen blir en del av din vardag.
Nu har du ett praktiskt upplägg för två WhatsApp-konton på PC eller Mac: två identiteter, två profiler och en separat länkad session för varje konto.
Placera kundkonversationen bredvid arbetet den leder till
Ett kundmeddelande leder ofta till en annan uppgift: att kontrollera en order, skicka en faktura eller bekräfta en bokning. Skapa en arbetsyta för företaget och lägg till WhatsApp med profilen Butik tillsammans med relevant ordersystem, e-postkonto eller schemaläggningsapp.
Varje arbetsyta öppnas i ett eget fönster. Den organiserar dina appar och profiler kring ett syfte, medan profilerna håller kontona åtskilda. Om du lägger till WhatsApp med samma profil i två arbetsytor får du samma konto på båda ställena.
Håll Privat utanför företagets arbetsyta, eller ge den en egen arbetsyta om det passar dina rutiner och gränserna i ditt abonnemang. Målet är att göra nästa steg självklart: kundmeddelanden leder till företagsverktyg, medan privata meddelanden förblir lätta att känna igen.
Det här upplägget gör separata inkorgar tillgängliga. Det slår inte ihop chatthistorik och lägger inte till tilldelning eller dirigering av konversationer i en gemensam inkorg. Om flera kollegor behöver fördela kundkonversationer mellan sig bör ni separat utvärdera de teamfunktioner som WhatsApp eller ert kundsupportsystem erbjuder.
Felsökning: börja med det symtom du ser
”Båda fönstren visar samma konto”
Kontrollera först vilken WebCatalog-profil som är vald i respektive fönster. Om båda använder Privat delar de samma session även om de har öppnats från olika arbetsytor. Öppna det ena med den separata profilen Butik.
Om profilerna är olika men kontot ändå är detsamma har du sannolikt godkänt båda sessionerna från samma WhatsApp-konto. Gå igenom Länkade enheter och logga ut från den felaktiga sessionen på den primära telefonen. Länka sedan den avsedda profilen från rätt konto.
Kontrollera noga vilken enhet posten avser innan du kopplar bort den. Du behöver bara rätta till den felaktiga länkningen, inte skapa om båda WhatsApp-kontona.
”Det går inte att slutföra anslutningen med QR-koden”
Kontrollera att du använder WhatsApps funktion Länka en enhet på telefonen. Att skanna med den vanliga kameran ersätter inte den godkännandeprocessen. Kontrollera att både datorn och den primära telefonen har fungerande internetanslutning.
WhatsApps guide för felsökning av anslutningar rekommenderar att du uppdaterar webbsessionen och kontrollerar nätverket. Prova de enkla stegen innan du rensar profildata, eftersom det kan ta bort den session du försöker behålla.
Om skanningen fortfarande krånglar beskriver WhatsApp även hur du länkar med ett telefonnummer och en kod på åtta tecken för WhatsApp Web och Windows. Om alternativet visas följer du anvisningarna och godkänner begäran på rätt primär telefon. Det är en annan länkningsmetod, inte en kontoregistrering.
”WhatsApp låter mig inte länka en dator till”
Gå igenom kontots lista över länkade enheter på dess primära telefon. En gammal bärbar dator, webbläsarsession eller tidigare WebCatalog-profil kan fortfarande ta upp en plats.
Ta bort en enhet som du inte längre använder och försök sedan igen. Kontrollera varje konto för sig: hur många lediga platser det privata kontot har säger ingenting om företagskontots lista. WebCatalog höjer inte WhatsApps gräns för antal enheter, och du kan inte kringgå den genom att skapa fler profiler.
Undvik att koppla bort en kollegas aktiva företagssession bara för att enhetsnamnet ser obekant ut. Ta först reda på vilken session som inte längre används.
”Det fungerade i går, men nu ser jag en QR-kod igen”
Kontrollera först att du har öppnat den ursprungliga profilen. En ny profil har egna sessionsdata och kan därför helt korrekt be dig att länka igen.
Kontrollera sedan Länkade enheter på den primära telefonen. En session som har loggats ut där måste godkännas igen. WhatsApp anger också att länkade enheter kopplas bort om den primära telefonen har varit inaktiv i mer än 14 dagar, så håll kontot på telefonen aktivt även om de flesta konversationerna sker på datorn.
När du har identifierat orsaken länkar du den befintliga profilen på nytt från rätt konto. Att ge profilen ett nytt namn återställer inte en WhatsApp-session som har löpt ut eller återkallats.
”Chattarna fungerar, men samtalsfunktionerna är inte vad jag förväntade mig”
Separata kontosessioner löser ett problem med åtkomst och organisering. De garanterar inte att alla funktioner som finns i WhatsApps inbyggda appar fungerar likadant i webbversionen.
Om samtal är en central del av din vardag bör du kontrollera om den officiella appen för Mac eller Windows uppfyller dina krav. Det kan vara klokt att använda en inbyggd app för det konto du främst ringer med och WebCatalog för det omgivande arbetsflödet i företaget. Bedöm upplägget utifrån det du faktiskt behöver göra: skicka meddelanden och bilagor, ringa samtal och komma åt relaterade verktyg.
Håll upplägget tydligt när det växer
Innan du skickar ett svar till en kund bör du kasta en blick på den aktiva profilen och kontots identitet. När du lägger till ytterligare en verksamhet eller byter nummer ska du uppdatera kopplingen mellan konto och profil innan du länkar den nya sessionen.
När du slutar använda en skrivbordssession ska du ta bort länkningen i WhatsApp i stället för att bara ta bort genvägen. Det avslutar kopplingen till den gamla enheten och gör listan över länkade enheter lättare att förstå senare.
För att organisera flera WhatsApp-konton på datorn kan du börja med WhatsApp i WebCatalog, skapa en profil för varje konto och länka dem ett i taget. Lägg till dina företagsverktyg i en arbetsyta när konversationerna börjar leda till arbete som hör hemma bredvid dem.
