Klockan 9 behöver ett varumärke ett nytt produktinlägg, ett annat har frågor om kvällens pass och ett tredje väntar på att en bildtext ska godkännas. Du öppnar Instagram, letar fram rätt bild och stannar upp: vilket konto är det här?
För att hantera flera Instagram-konton på ett bra sätt behöver du ett tillförlitligt sätt att växla mellan varje varumärkes inloggning, innehåll, konversationer och beslut. Det hjälper att kunna byta konto snabbare. En återkommande arbetsrutin hjälper dig att slutföra arbetet efter bytet.
Tänk dig en person som ansvarar för ett bageri, en träningsstudio och en webbutik. Arbetsflödet nedan följer en typisk dag med dessa tre varumärken. Du kan använda samma arbetssätt för två konton, med färre fönster och en kortare genomgång.
09.00: Välj varumärke innan du väljer uppgift
Börja med en kort plan för varje konto. För bageriet kan dagens prioritet vara att presentera helgmenyn. För studion kan det vara att fylla ett pass. För butiken kan det handla om att besvara leveransfrågor innan du förbereder en lansering.
Skriv det exakta Instagram-användarnamnet bredvid varje prioritering. Varumärkesnamn och profilbilder kan likna varandra, särskilt när du hanterar flera verksamhetsställen inom samma företag. Användarnamnet ger dig något konkret att kontrollera.
Instagram har redan alternativ för att lägga till och växla mellan konton. Om du bara behöver byta Instagram-konto på datorn då och då kan den inbyggda funktionen passa dina rutiner. Kontrollera det aktiva användarnamnet efter bytet och genomför de inloggningskontroller som Instagram begär.
Om du ofta växlar mellan varumärken och deras andra verktyg kan du ge varje varumärke en separat WebCatalog-profil. Profiler håller inloggningssessionerna åtskilda. Den officiella profilguiden beskriver hur du gör:
- Öppna WebCatalog Desktop och gå till Profiles.
- Välj Add profile och ge profilen ett tydligt varumärkesnamn.
- Öppna Instagram med den profilen och logga in på det konto du har behörighet till.
- Upprepa för nästa varumärke och kontrollera sedan användarnamnet i varje session.
Använd konsekvent namn som ”Bageriet — Instagram” och ”Studion — Instagram” i din konfiguration. Om du öppnar samma profil på en annan plats används fortfarande den profilens session. Skapa en annan profil när du behöver en annan inloggning.
För exemplet med tre varumärken väljer du ett WebCatalog-abonnemang som stöder det antal profiler, appar och arbetsytor du behöver.
Följ ägarens upplägg för åtkomst. Om din behörighet ges via Meta Business Suite ska du använda den godkända vägen. Att skapa en WebCatalog-profil ger inte direkt åtkomst till ett varumärkes Instagram-inloggning.
09.15: Samla underlagen i samma arbetsmiljö
Öppna nu bageriets godkända meny, innehållskalender och Instagram-konto. Du ska kunna besvara tre frågor utan att behöva leta bland en annan kunds filer: Vad marknadsför vi? Vad är godkänt? Vad ska kunden göra härnäst?
Arbetsytor i WebCatalog samlar appar och profiler i ett fönster för en kund eller ett projekt. En arbetsyta för bageriet kan innehålla dess Instagram-profil, planeringsdokument och designverktyg. Studion kan ha en egen arbetsyta med sitt konto och bokningsunderlag.
Välj rätt profil för varje app du lägger till. En arbetsyta organiserar arbetet, medan profiler avgör vilken inloggningssession en app använder. Att flytta samma profil mellan arbetsytor skapar inte separata konton.
Håll upplägget tillräckligt litet för att vara överskådligt. Du behöver förmodligen dagens uppdragsbeskrivning, godkänt material, kontot och källan till kundinformation. Ett arkiv över alla kampanjer behöver inte ligga bredvid inlägget du håller på att slutföra.
Bestäm affärsmålet innan du börjar skriva. Ett meddelande från bageriet kan uppmana människor att förbeställa. Ett inlägg från studion kan hänvisa dem till ett visst pass. En butikslansering kan länka till en produktkollektion. Det beslutet gör både bildtexten och den senare resultatuppföljningen mer användbara.
10.00: Förbered ett komplett inlägg innan du byter varumärke
Gör klart allt som behövs för bageriets publicering innan du börjar skriva studions bildtext. Samla den godkända bilden eller videon, den slutliga texten, taggarna, länkmålet och den planerade tiden i varumärkets planeringsdokument.
Använd filnamn som identifierar både varumärket och kampanjen. ”Bageriet — helgmeny — godkänd” är lättare att känna igen i en uppladdningsdialog än ”final-v3”. Godkännandestatusen bör också dokumenteras i planeringsverktyget, eftersom ett filnamn i sig inte kan tala om ifall någon har begärt en senare ändring.
Granska inlägget ur kundens perspektiv. Framgår det vad som erbjuds, när det är tillgängligt och hur kunden ska gå vidare? Visar bilden produkten som nämns i bildtexten? Stämmer erbjudandet med den aktuella menyn eller bokningssidan?
Om samma kampanj körs på flera verksamhetsställen ska du anpassa de lokala uppgifterna med omsorg. Kontrollera öppettider, bokningslänkar, hämtningsrutiner och eventuella lokala priser igen. Det är just på liknande konton som en kopierad bildtext kan föra över gårdagens eller en annan filials uppgifter till dagens inlägg.
Bestäm sedan hur inlägget ska publiceras:
- Publicera nu: Använd Instagram när den tillgängliga redigeraren har de funktioner ditt inlägg behöver och innehållet är godkänt.
- Schemalägg till senare: Använd det schemaläggningsverktyg som används för varumärkets kalender. Meta Business Suite stöder schemaläggning av innehåll på Facebook och Instagram, vilket beskrivs i Metas officiella publiceringsutbildning.
- Slutför på mobilen: Om formatet kräver en funktion som finns i Instagram-appen på telefonen ska du lämna en tydlig överlämning med materialet, bildtexten och det avsedda kontot.
WebCatalog tillhandahåller arbetsmiljön på datorn runt dessa verktyg. Funktionerna för schemaläggning och publicering kommer från Instagram, Meta Business Suite eller den publiceringstjänst du använder.
Precis innan du bekräftar ska du kontrollera destinationskontot, materialet, den slutliga bildtexten och tidpunkten tillsammans. I Meta Business Suite ska du bekräfta den valda företagsresursen och publiceringsdestinationen även om du öppnade verktyget från en varumärkesspecifik arbetsyta. Din Meta-inloggning kan ha åtkomst till flera varumärken.
Öppna och granska det publicerade inlägget efter publiceringen. Efter schemaläggning ska du kontrollera att inlägget visas i publiceringsverktygets schema med rätt konto och tid. Dokumentera den nya statusen innan du går vidare till studion. ”Bildtext godkänd”, ”schemalagt” och ”publicerat” är olika steg i arbetet.
11.30: Avsätt en egen genomgång för meddelanden och kommentarer
Att hantera interaktioner kräver andra underlag än innehållsproduktion. Öppna studions senaste passinformation innan du besvarar bokningsfrågor och butikens leveransinformation innan du diskuterar beställningar.
Arbeta igenom ett varumärkes konversationer i taget. Börja med meddelanden som gäller något som snart ska hända: ett pass i kväll, en hämtning i dag eller en kund som väntar på en utlovad uppdatering. Ta sedan hand om rutinfrågor och kommentarer.
Kontrollera kontots identitet och konversationshistoriken inför varje svar. En återkommande kund kan redan ha fått ett svar från en kollega. Genom att läsa tråden kan du fortsätta samtalet utan att ge motstridiga löften.
Ha återanvändbara svar till hands vid varje varumärkes konto, med uppgifter som teamet har godkänt. Se dem som utgångspunkter. Anpassa namn, produkter, datum och svaret på den faktiska frågan innan du skickar. Ett vänligt svar från bageriet och en saklig leveransuppdatering bör låta som de företag de representerar.
Om ett svar kräver någon annans beslut ska du dokumentera frågan, vem som ansvarar och nästa utlovade uppdatering i teamets arbetsverktyg. En oläst konversation i sig är en bristfällig överlämning, eftersom någon annan kan öppna den utan att veta varför den inte har avslutats.
För team som använder Meta Business Suite stöder dess inkorgsverktyg kundkommunikation vid sidan av andra företagsuppgifter. Kom överens om vilken inkorg teamet ska arbeta i och vem som ansvarar för varje varumärke. WebCatalog håller de valda verktygen lättillgängliga. Det slår inte ihop separata Instagram-inkorgar och tilldelar inte konversationer till kollegor.
Avsluta genomgången med att kontrollera vad som fortfarande är olöst. Du ska kunna ange nästa åtgärd för varje konversation som fortfarande behöver uppmärksamhet.
14.00: Hitta tillbaka till rätt konto efter avbrott
Ett kundsamtal eller en brådskande designändring kan avbryta en perfekt organiserad förmiddag. När du kommer tillbaka ska du börja med varumärkets planeringsanteckningar i stället för att anta att det öppna kontot fortfarande är det du behöver.
Öppna motsvarande profil, kontrollera användarnamnet och läs den senast dokumenterade statusen. Om bageriets inlägg redan är schemalagt ska du granska det schemalagda inlägget innan du skapar något nytt. Om studions bildtext väntar på godkännande ska du fortsätta från det godkända dokumentet i stället för en äldre kopia i en meddelandetråd.
Separata fönster på datorn ger varje arbetsmiljö en synlig plats. De ersätter inte den här kontrollen. Du kan fortfarande öppna fel varumärke, välja en annan destination i ett publiceringsverktyg eller klistra in text som är avsedd för ett annat konto.
När Instagram ber dig att autentisera dig igen ska du genomföra den vanliga verifieringsprocessen. En sparad profil upprätthåller en separat session, men Instagram kan fortfarande kräva inloggning eller andra kontokontroller. WebCatalog kringgår inte dessa krav och ändrar inte plattformens regler.
16.30: Lämna en överlämning som nästa person kan agera på
För att hantera flera Instagram-konton för företag måste någon kunna ta över arbetet när du inte är tillgänglig. Avsluta dagen för varje varumärke med en kort sammanställning av slutfört arbete, beslut som återstår och tidskritiska konversationer.
En användbar överlämning kan se ut så här:
Studion: Morgondagens inlägg om passet är schemalagt. Den godkända bildtexten finns i innehållskalendern. Två bokningsfrågor behöver bekräftas av receptionen. Fråga receptionen innan du svarar. Kvällsansvarig tar nästa kontroll av inkorgen.
Lägg till länkar till det faktiska inlägget, planeringsposten eller konversationen där verktygen stöder det. Behåll kunduppgifter i det godkända systemet i stället för att kopiera dem till ett allmänt överlämningsdokument.
Ordna en kollegas åtkomst genom Metas stödda konto- eller företagsbehörigheter. Metas vägledning om företagsportföljer beskriver hur konton och behörigheter hanteras. Låt ägaren ge den åtkomst som arbetet kräver och kontrollera att kollegan kan utföra de nödvändiga uppgifterna med sin egen behöriga inloggning.
En WebCatalog-profil är en lokal arbetsmiljö, inte en behörighet att agera för en kund. När ansvarsområden förändras ska du granska både den underliggande Meta-åtkomsten och konfigurationen på datorn.
Skriv till sist ner en observation inför morgondagen: en återkommande kundfråga, ett otydligt erbjudande eller ett inlägg som är värt att följa upp. Hämta resultatsiffror från Instagrams tillgängliga rapporter eller företagets rapporteringsverktyg. WebCatalog organiserar åtkomsten till dessa verktyg. Det beräknar inte sammanställd Instagram-statistik.
Börja med de två konton du använder mest
Bygg rutinen kring ditt faktiska arbete: välj varumärke, kontrollera användarnamnet, slutför uppgiften och dokumentera resultatet. Lägg bara till fler appar när de hjälper dig att genomföra dessa steg.
Konfigurera Instagram i WebCatalog, skapa separata profiler för dina två mest använda konton och placera vart och ett bredvid tillhörande planeringsunderlag. Använd det upplägget nästa gång du arbetar med publicering och inkorgen. Då har du en tydlig plats att återvända till när nästa varumärke behöver din uppmärksamhet.
